Erfolgreich-delegieren-Tipps-Regeln
Beginnen wir bei der Definition: Delegieren bedeutet, Aufgaben, Verantwortung oder Kompetenzen an andere - in der Regel die Mitarbeiter - zu übertragen. Manche tun sich mit dieser Delegation enorm schwer - aus Unsicherheit oder Selbstüberschätzung. Etwa Chefs, die massiv den Kontrollverlust fürchten. Oder zu sehr von sich überzeugt sind, getreu dem Mottospruch: Wenn man nicht alles selber macht, wird's eben kacke. Wieder andere delegieren besonders gerne und oft - nämlich Arbeit und von sich weg. Das erleichtert das Leben und schützt obendrein vor Fehlern. Mit der Kunst des Delegierens haben beide Varianten allerdings so viel gemein, wie dieser Artikel mit einer Herztransplantation...

Erfolgreich delegieren: Warum überhaupt?

Delegieren, weiterleiten, übertragen, outsourcen - warum ist das überhaupt sinnvoll?

Ganz einfach: Weil keiner von uns alles kann - weder gleichzeitig, noch alles gleich gut. Kurzum: Delegieren hilft dabei effizienter und effektiver zu arbeiten. So manche Führungskraft bleibt dadurch überhaupt noch arbeitsfähig. Zahlreiche Mitarbeiter aber auch.

Wer Aufgaben abgibt, profitiert gleich mehrfach davon:

  • Sie können sich auf wesentlichere Aufgaben konzentrieren.
  • Ihre Ergebnisse werden besser, weil Sie Ihre Kräfte fokussieren.
  • Sie werden aber auch besser, weil die Arbeit jetzt vom besten Spezialisten dafür erledigt wird.
  • Sie haben weniger Stress.
  • Sie trainieren gleichzeitige Ihre Sozial- und Führungskompetenzen.

Die Erkenntnis, ein andere könnte die Aufgabe womöglich besser lösen, setzt aber zugleich Mut und Charakterstärke voraus. Schließlich steckt dahinter die Einsicht der eigenen Unzulänglichkeit.

Genau deshalb fällt vielen (Chefs) auch das Delegieren so schwer:

  • Sie fürchten, sie sehen dadurch weniger kompetent aus.
  • Sie denken, das Ergebnis wird dadurch schlechter.
  • Sie meinen, es dauert zu lange, anderen zu erklären, was sie wollen.
  • Sie haben Angst davor, die Kontrolle zu verlieren.
  • Sie fürchten, die Übersicht zu verlieren, wenn Sie Aufgaben an verschiedene Personen verteilen.
  • Sie glauben, dass es schneller geht, wenn Sie es selbst machen.

Natürlich sind das alles bloß Annahmen und Ausreden - eitle meistens noch dazu. Und die helfen selten weiter - weder Führungskräften noch Mitarbeitern.

Wer erfolgreich delegieren will, muss sich aber davon frei machen sowie an die Delegierten Ermessens- und Entscheidungsspielräume übertragen. Eigene Größe, Mut und Vertrauen - alle drei Eigenschaften sind für das Übertragen von Aufgaben oder Kompetenzen essenziell und eine zwingende Voraussetzung.

Welche Aufgaben lassen sich delegieren?

Um die Frage zu beantworten, müssen Sie sich natürlich erst einmal einen Überblick über alle anstehenden Aufgaben verschaffen - etwa, indem Sie sich fragen:

  • Welche Aufgaben kann nur ich machen?
  • Welche Aufgaben sollte ich zwar machen, benötige hierfür aber die Hilfe von Kollegen?
  • Welche Aufgaben können andere Teammitglieder deutlich besser erledigen als ich?

Das ist natürlich nur eine sehr grobe Einteilung. Die Technik selbst aber ist ein wesentlicher Baustein der Selbstorganisation und des Zeitmanagments.

Einer der Urväter solcher Techniken für mehr Produktivität - der amerikanische US-Präsident Dwight D. Eisenhower -, hat das Problem des Delegieren schon seinerzeit wesentlich systematischer gelöst - mithilfe einer bis heute legendären Matrix - der Eisenhower-Matrix.

Sein Credo dahinter: Mehr Führen, weniger durchführen... Um das zu erreichen ging er so vor:

Unterteilen Sie dazu zunächst Aufgaben in die zwei Kategorien wichtig und eilig:

  • Sind sie wichtig oder unwichtig?
  • Sind sie eilig oder nicht eilig?

Jetzt legen Sie ein Koordinatensystem für diese Kategorien an – oben eilig, unten nicht eilig, links wichtig rechts unwichtig. Dort tragen Sie nun Ihre Aufgaben ein.

  • Den Quadrant rechts unten können Sie gleich wieder vergessen. Das sind die unwichtigen uneiligen Aufgaben. Die können Sie irgendwann mal erledigen.
  • Die Aufgaben im Quadranten darüber (unwichtig, aber eilig) delegieren Sie.
  • Die Aufgaben, die nicht eilig, aber wichtig sind (unten links), tragen Sie sich in Ihrem Kalender ein. Sie werden täglich abgearbeitet.
  • Die Aufgaben oben links erledigen Sie noch heute! Sie sind wichtig und eilig.

Grafisch sieht das dann so aus:

Eisenhower-Matrix-Tabelle

Natürlich wäre es müßig, die Quadranten täglich anzulegen. Tatsächlich aber geht den meisten das Prinzip sofort intuitiv in Fleisch und Blut über. So wissen Sie sofort, was zu tun, zu lassen oder eben zu delegieren ist.

Und nicht zuletzt ist Delegieren auch eine veritable Motivationstechnik für Mitarbeiter. Wer das Gefühl hat, mehr machen zu dürfen, macht auch meistens mehr (als verlangt) und entwickelt sich weiter.

Ich kann aber nichts delegieren!

Extra-Tipp-IconZugegeben, nicht jeder Mensch ist in der Lage, Aufgabe zu delegieren. Selbstständige zum Beispiel können schlecht Ihren Job an jemand anderen vergeben. Manchmal nicht mal an einen Mitarbeiter, weil der Kunde die Dienstleistung eben nur von dieser Person erbracht haben möchte. In dem Fall können Sie aber zumindest überlegen, ob es sich lohnt, Routinetätigkeiten (wie zum Beispiel Buchführung, Steuererklärung, Sekretariat, ...) an entsprechende Dienstleister auszulagern (Fachjargon: Outsourcing). Das rechnet sich insbesondere dann, wenn Sie in derselben Zeit einen wesentlich höheren Stundenlohn erwirtschaften können, als Sie dem Dienstleister bezahlen.

Auch im Unternehmen können hierarchische Strukturen das Delegieren verhindern: Wenn einem der Chef eine Aufgabe gibt, kann man schlecht den Kollegen damit beauftragen. Bei genauerem Hinsehen lässt sich manches aber vielleicht doch weitergeben. Arbeitsteilung und Spezialistentum sind schließlich sinnvoll. Und manchmal hilft es schon, den Kollegen einfach nett zu fragen oder zu bitten.

Was (bei der Argumentation) auch hilft:

  1. Betrachten Sie es nicht als Delegation, sondern als Jobmodifikation.
  2. Statt Arbeit zu delegieren, die Sie nicht mögen, geben Sie die Dinge weiter, in denen Sie gerne gut wären.
  3. Delegieren Sie nicht Lappalien ohne große Wirkung, sondern wichtige Teilaufgaben.

Gerade der letzte Punkt signalisiert den Kollegen, dass Sie sich nicht für das tägliche Kleinklein zu schade sind, sondern das große Ziel im Auge haben.


Erfolgreich delegieren: Die Checkliste

Delegieren-Checkliste-Grafik

Nachdem Sie sich einen Überblick verschafft haben, welche Aufgaben überhaupt delegierbar sind (Danke, Dwight!), geht es um das Übertragen selbst, die Delegation...

  • Idealbesetzung finden.

    Das Ziel darf nicht sein, Arbeit einfach wegzuschaffen und damit zu vermeiden, sondern Sie dem zu geben, der das beste Ergebnis liefert. Gewiss, hier kommt es oft zu Zielkonflikten, weil die echten Leistungsträger im Unternehmen ohnehin mit Arbeit überreichlich eingedeckt sind. In dem Fall gilt es abzuwägen zwischen dem vorhandenen Zeitbudget, den Ansprüchen und der möglichen Zweitbesetzung.

  • Aufgabe formulieren.

    Nehmen Sie sich die Zeit, den Kollegen, den Sie mit einer Aufgabe betrauen möchten, ausführlich zu briefen. Mal eben schnell eine Aufgabe per E-Mail rüberschießen oder einen Post-It auf dem Schreibtisch des Kollegen kleben - das ist keine Art zu delegieren. Das führt am Ende nur dazu, dass der Kollege entweder verärgert ist, weil er sich nicht wertgeschätzt genug fühlt. Oder aber er ist frustriert, weil er nicht genau weiß, wie und was er jetzt genau zu tun hat und was Sie eigentlich von ihm wollen. Entsprechend wird auch das Ergebnis aussehen.

  • Ziele erläutern.

    Geben Sie eine Aufgabe ab, sollten Sie auch daran denken, der Person das Ziel dahinter zu erklären. Wird eine Teilaufgabe oder eine vorbereitende Tätigkeit abgegeben, fehlt der betrauten Person oft der Hintergrund. Das kann zu suboptimalen Ergebnissen führen - und zu sinkender Motivation, wenn man sich nur wie ein Rädchen im Getriebe fühlt. Deswegen: Zeigen Sie unbedingt immer auch das Ziel hinter der Aufgabe und deren Bedeutung für das Gesamtprojekt.

  • Transparenz schaffen.

    Haben Sie jemandem Verantwortung oder Kompetenzen übertragen, sollten das alle anderen wissen. Nur so wird der Kollege erst handlungs- und durchsetzungsfähig. Überdies dokumentieren Sie ihm und anderen so, welches Vertrauen Sie in den Kollegen und dessen Fähigkeiten stecken.

  • Voraussetzungen schaffen.

    Machen Sie es dem oder den Kollegen möglich, die Aufgabe auch wirklich zu erledigen. Versorgen Sie diese mit allen Informationen, die dafür erforderlich sind. Zum Beispiel: Wo finde ich alle Unterlagen zum Projekt? Wie ist der aktuelle Stand? Zugleich sollten die Kollegen sich alle notwendigen Ressourcen beschaffen können - Zugänge zu bestimmten Programmen, Materialien und so weiter.

  • Timing optimieren.

    Es ist ein schönes Klischee, dessen sich Werbespots gerne bedienen: Kurz vor Feierabend kommt der Chef an den Schreibtisch und haut dem Mitarbeiter noch einen Stapel Akten auf den Tisch. Die sollen noch eben abgearbeitet werden - natürlich bis gestern. In jedem Klischee steckt aber oft ein wahrer Kern: Etwas auf den letzten Drücker zu delegieren, erzeugt nur Frust. Besser Sie machen das gleich morgens, sodass den Kollegen genug Zeit bleibt, sich neu zu organisieren.

  • Rückfragen beantworten.

    Geben Sie Ihrem Kollegen die Sicherheit, dass dieser sich jederzeit mit Fragen an Sie wenden kann. Damit zeigen Sie, dass es Ihnen nicht darum geht, Arbeit abzuschieben, sondern dass Sie immer noch in die Aufgabe involviert sind.

  • Limits setzen.

    Nicht jeder Mitarbeiter und Kollege ist gleich motiviert, wenn er oder sie eine neue Aufgabe bekommt. Deadlines gibt es dafür aber in der Regel trotzdem. Damit Sie selbst diese einhalten, sollten Sie unbedingt auch klare Zeitvorgaben kommunizieren: Was darf wie lange brauchen? Oft ist es sinnvoll, hier noch einen Puffer einzuplanen, den Sie freilich nicht kommunizieren.

  • Freiheiten lassen.

    Letztlich übertragen Sie immer nur ein Ziel, ein Ergebnis. Hinsichtlich des Lösungsweges sollten Sie offen bleiben. Jeder Mensch arbeitet anders. Und wenn sie jeden einzelnen Schritt vorgeben, ist es auch kein Delegieren mehr, sondern eine Vorschrift im Wortsinn.

  • Feedback geben.

    Wurde die Aufgabe abgeschlossen, vergessen Sie nicht, dem Kollegen ein Feedback zum Ergebnis zu geben. So sorgen Sie dafür, dass auch der Kollege davon profitiert, seine Arbeit künftig verbessern und seine Fähigkeiten ausbauen kann. Mit einem Dankeschön, zeigen Sie zudem, dass Sie den Einsatz des Kollegen zu schätzen wissen und honorieren seine Arbeit. Gesten wie diese schaffen ein angenehmes Arbeitsklima und führen dazu, dass die Kollegen auch künftig gerne mit Ihnen zusammenarbeiten werden.


SMART-Methode-Grafik

Als Faustregel für erfolgreiches Delegieren können Sie sich auch an der sogenannten SMART-Methode orientieren. Dabei handelt es sich um Akronym, die Buchstaben stehen für:

  • Spezifisch (also so konkret wie möglich)
  • Messbar (qualitativ und quantitativ)
  • Attraktiv (lohnend oder herausfordernd für den Mitarbeiter)
  • Realistisch (machbar - innerhalb der Zeit und mit den Mitteln)
  • Terminiert (also zeitlich begrenzt)

Merke: Keiner kann (ein guter) Chef sein, der nicht auch delegieren kann. Und es ist besser, wenn man eben nicht alles selber macht.

Delegieren: Diese Fehler sollten Sie vermeiden

Extra-Tipp-IconAuch beim Delegieren gibt es einige Fallstricke und Fehler, die Sie vermeiden sollten. Ansonsten sorgen Sie dafür, dass die Motivation des Mitarbeiters, an den Sie eine Aufgabe delegiert haben, in kurzer Zeit bei Null angekommen ist - also genau das Gegenteil von dem, was Sie eigentlich erreichen wollten.

Wenn Sie die folgenden klassischen Fehler umgehen, steigert das Delegieren nicht nur die Motivation, sondern trägt auch zur Produktivität der Mitarbeiter bei.

  • Unklare Vorgaben.

    Betrauen Sie einen Mitarbeiter mit einer wichtigen Aufgabe, müssen Sie unbedingt darauf achten, dass dieser wirklich verstanden hat, was er erledigen soll. Nicht jeder Mitarbeiter gibt Unklarheiten von sich aus zu, fragen Sie deshalb nach, ob noch Fragen bestehen. Ebenfalls hilfreich ist es, den Mitarbeiter die Aufgabe in eigenen Worten wiederholen zu lassen.

  • Ständiges Einmischen.

    Auch Mikromanagement genannt. Sicher kann es schwierig sein, die Kontrolle und Verantwortung für eine Aufgabe aus der Hand zu geben. Dennoch sollten Sie unbedingt darauf verzichten, Ihrem Mitarbeiter ständig dazwischen zu funken. Dies erzeugt nur den Eindruck, Sie würden Ihren Entschluss bereuen und Ihrem Mitarbeiter kein gutes Ergebnis zutrauen. Demonstrieren Sie stattdessen Vertrauen.

  • Ausbleibende Kontrolle.

    Zwar muss der Mitarbeiter eigenverantwortlich und selbstständig arbeiten, dennoch gehört die (abschließende) Kontrolle zur Delegation. Nur so können Sie Mitarbeiter für eine gute Arbeit loben und dadurch die Motivation auch für weitere Projekte steigern. Insbesondere wenn es sich um Teilprojekte handelt, sollten alle Beteiligten für ihre Arbeit gewürdigt werden. Andernfalls wird das Delegieren in der Zukunft immer schwerer gelingen.

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