Arbeitsanweisung: Muster, Arbeitsrecht & Anleitung

Arbeitsrecht: Was ist eine Arbeitsanweisung?

Die Arbeitsanweisung ist eine verbindliche – schriftliche oder mündliche – Anweisung des Arbeitgebers, die detailliert beschreibt, wie eine bestimmte Arbeitsaufgabe oder ein Prozess zu erledigen ist.

Sie konkretisiert die im Arbeitsvertrag vereinbarte Arbeitspflicht und legt ebenso verständlich wie verbindlich fest, welche Tätigkeit (was) von wem (wer) mit welchen Hilfsmitteln (womit) und auf welche Weise (wie) auszuführen ist.

Beispiele für Arbeitsanweisungen

Zu den häufigen Anwendungen einer Anweisung gehören:

• Genaue Bedienung einer Maschine oder Software (Bedienungsanweisung)
• Detaillierte Anleitung für den Einbau (Montageanweisung)
• Hygieneregeln bei der Essenszubereitung
• Notfall- und Sicherheitsanweisungen (Notfallanweisung)
• Regelung zur betrieblichen Ordnung (z.B. private Nutzung von Arbeitsmitteln)

Der Unterschied zwischen einer Arbeitsanweisung (Englisch: Basic Operating Procedures, BOP) und allgemeinen Prozessbeschreibung ist: Während Prozessbeschreibungen Abläufe allgemein dokumentieren, regeln Arbeitsanweisungen konkret und verbindlich einzelne Arbeitsschritte, die zwingend einzuhalten sind.

Was ist das Ziel einer Arbeitsanweisung?

Vorrangiges Ziel der Arbeitsanweisung ist, Arbeitsabläufe zu standardisieren, Fehler zu vermeiden, die Qualität der Arbeit zu sichern und die Arbeitssicherheit zu gewährleisten.

Im Idealfall beschreiben Arbeitsanweisungen die beste und effizienteste Methode, wie die Arbeit erledigt werden soll und spart damit Zeit und Kosten – auch bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter.

Arbeitsanweisung rechtliche Grundlage

Im Arbeitsrecht haben Arbeitsanweisungen eine hohe Bedeutung und basieren auf dem sogenannten Weisungsrecht (Direktionsrecht) des Arbeitgebers. Geregelt ist das im § 106 Gewerbeordnung (GewO) bzw. § 315 BGB. Es erlaubt dem Arbeitgeber, Inhalt, Ort und Zeit der Arbeitsleistung nach billigem Ermessen zu bestimmen.

Das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) verpflichtet Arbeitgeber überdies, für die Sicherheit und Gesundheit der Beschäftigten zu sorgen. Spezielle Verordnungen wie die Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV), die Gefahrstoffverordnung (GefStoffV) und die Biostoffverordnung (BioStoffV) verlangen teils sogar konkrete, schriftliche und verständliche Arbeitsanweisungen, insbesondere bei Tätigkeiten mit besonderen Gefahren.

Jedoch dürfen Arbeitsanweisungen nicht die arbeitsvertraglich vereinbarten Hauptpflichten – z.B. Gehalt oder Umfang der Arbeitsleistung – einseitig ändern. Solche Änderungen bedürfen einer Änderungskündigung.

Wie verbindlich ist eine Arbeitsanweisung?

Eine rechtskonforme Arbeitsanweisung ist für Arbeitnehmer verbindlich. Sie müssen diese unbedingt exakt befolgen! Wer diese ignoriert oder dagegen handelt, riskiert arbeitsrechtliche Konsequenzen – von Ermahnung über Abmahnung bis hin zur (verhaltensbedingten) Kündigung im Wiederholungsfall.

Nur wenn eine Anweisung offensichtlich rechtswidrig oder unzumutbar ist, darf der Arbeitnehmer ihre Ausführung verweigern.

Arbeitsanweisung mündlich: Ist sie gültig?

Arbeitsanweisungen können grundsätzlich schriftlich, mündlich oder sogar durch schlüssiges Verhalten („konkludent“) erteilt werden. Deshalb ist auch eine mündlich erteilte Arbeitsanweisung rechtlich gültig und verbindlich, sofern sie nicht gegen Arbeitsvertrag, Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung oder gesetzliche Vorschriften verstößt.

Das Kernproblem einer mündlichen Anweisung ist jedoch ihre Beweisbarkeit im Streitfall. Für Arbeitgeber wie Arbeitnehmer ist es deshalb ratsam, wichtige Anweisungen immer schriftlich zu dokumentieren!

Arbeitsanweisung schreiben und erstellen

Damit eine Arbeitsanweisung rechtlich wirksam ist, muss Sie verschiedene Anforderungen erfüllen. Beim Schreiben und Erstellen von Arbeitsanweisungen sollten Sie unbedingt auf folgende Punkte achten:

Formale Anforderungen

• Verständlichkeit

  Anweisungen müssen in einer für die Beschäftigten verständlichen Sprache und Form geschrieben sein sowie den jeweiligen Arbeitsplatz und die jeweilige Tätigkeiten genau nennen.

• Details

  Arbeitsanweisungen müssen so detailliert und logisch formuliert sein, dass die Zielsetzung, Verantwortlichkeiten, erforderliche Ressourcen, genauen Arbeitsschritte und notwendige Sicherheitsvorkehrungen genannt werden.

• Verweise

  Bei Tätigkeiten mit besonderen Gefahrstoffen oder gefährlichen Maschinen sind spezifische Anforderungen und Hinweise auf Schutzausrüstung oder Notfallmaßnahmen verpflichtend.

• Zugänglichkeit

  Anweisungen müssen jederzeit für die Beschäftigten zugänglich sein (z.B. per Aushang) und regelmäßig aktualisiert werden, insbesondere bei Änderungen der Arbeitsbedingungen oder rechtlichen Vorgaben.

• Schriftform

  Es wird empfohlen, Arbeitsanweisungen stets schriftlich zu erstellen und vom zuständigen Vorgesetzten unterschreiben zu lassen, um ihre Rechtsverbindlichkeit zu gewährleisten.

Gestalterische Anforderungen

• Nachvollziehbarkeit

  Vermeiden Sie langen Fließtext. Schreiben Sie stattdessen eine konkrete Schritt-für-Schritt-Anleitung, mit genauen Abläufen in Bulletpoint-Form.

• Darstellung

  Ergänzen Sie die Anweisung bei komplexen Prozessen durch grafische Darstellungen – zum Beispiel Illustrationen, Piktogramme, Flussdiagramme oder Checklisten. Ein gutes Beispiel sind die Sicherheitsinstruktionen im Flugzeug in jeder Sitztasche.

• Einheitlichkeit

  Verwenden Sie beim Formulieren aller Arbeitsanweisungen eine einheitliche, einfache Sprache mit kurzen Sätzen und möglichst wenig Fachbegriffen. Falls diese erforderlich sind, ergänzen Sie das Dokument um ein Glossar für die Fachbegriffe.

Überdies raten Experten dazu, die Beschäftigten beim Erstellen und Überarbeiten von Arbeitsanweisungen einzubeziehen. Das erhöht die Akzeptanz und Verbindlichkeit der Regeln. Zudem sollten die Bestimmungen mit den rechtlichen Standards des Unternehmens im Einklang stehen (siehe Corporate Compliance).

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Arbeitsanweisung Muster – Beispiel und Vorlage

Im Folgenden finden Sie ein Beispiel und Muster für eine Arbeitsanweisung. Diese können auch gleich online an Ihre individuellen Bedürfnisse und Aufgaben anpassen. Dazu einfach den Kasten anklicken und online umschreiben – oder Sie laden sich das Muster als Vorlage (PDF oder Word) im Anschluss kostenlos herunter.

Die Muster Arbeitsanweisung können Sie sich hier zusätzlich als PDF oder Word-Vorlage kostenlos herunterladen:

Arbeitsanweisung Muster (PDF)

Arbeitsanweisung Vorlage (Word)

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Was sind die Vorteile von Arbeitsanweisungen?

Arbeitsanweisungen erfüllen mehrere Funktionen und haben zahlreiche Vorteile. Zu den wichtigsten Argumenten für solche Anweisungen gehören:

• Arbeitssicherheit

  Sie senken das Risiko von Missverständnissen, Unfällen oder Bedienungsfehlern.

• Standardisierung

  Sie stellen sicher, dass Tätigkeiten immer gleich (gut) ausgeführt werden.

• Qualitätssicherung

  Die Vorgaben sorgen für eine gleichbleibende Güte der Produkte oder Dienstleistungen.

• Effizienzsteigerung

  Durch klare Strukturen werden unnötige Schritte vermieden, die Produktivität gesteigert.

• Wissensdokumentation

  Sie dokumentieren Wissen und Erfahrungen nachhaltig für das gesamte Unternehmen.

• Zusammenarbeit

  Sie erleichtern die Teamarbeit und das Onboarding neuer Mitarbeitender.

Arbeitsanweisung Nachteile

• Aufwand

  Einfache Anweisungen für komplexe Abläufe sind zeitaufwändig und benötigen viel Sorgfalt.

• Aktualisierung

  Regeln müssen regelmäßig überprüft und gepflegt werden, sonst werden sie selbst zur Fehlerquelle.

• Bürokratie

  Sie erhöhen den Verwaltungsaufwand und können Prozesse verlangsamen.

• Kreativität

  Sie reduzieren die Eigeninitiative und Kreativität der Mitarbeitenden.

• Motivation

  Zu detaillierte Anweisungen führen zu Monotonie und demotivierenden Routinearbeiten.

Grundsätzlich eignen sich Arbeitsanweisungen vor allem für wiederkehrende Aufgaben (weniger für einmalige Aufgaben) sowie für Tätigkeiten, die zu einem hohen Grad standardisierbar sind. Für kreative Meetings oder Brainstormings sind sie entsprechend ungeeignet.

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