Ein Repost von Felix Hinkeldey

Es gibt viele Projekte, die erst auf den letzten Drücker so richtig anlaufen: Kurz vor knapp reißt sich jeder Teilnehmer, und war er vorher auch noch so untätig, plötzlich zusammen und liefert in zwei Tagen das ab, wofür er eigentlich zwei Wochen Zeit hatte (siehe auch Parkinsonsches Gesetz). In dieser Zeit scheint ein Großteil der Teammitglieder das Wort Deadline auf einmal wörtlich zu verstehen und arbeitet, als ginge es um Leben und Tod. Wie aber kommt es zu diesen unangenehmen Endspurts, und viel wichtiger: Kann man sie irgendwie verhindern?

Die gute Nachricht zuerst: Ja, es ist möglich, den Stress des letzten Drückers zu vermeiden und die Einhaltung von Deadlines und Fristen zumindest wahrscheinlicher zu machen. Eine wirklich schlechte Nachricht dazu gibt es nicht, einzig den Hinweis, dass es natürlich ein paar klare Überlegungen und Strategien braucht, um die Termintreue umzusetzen. Daher erklären wir Ihnen zunächst, wieso Deadlines überhaupt überschritten werden. Dazu liefern wir acht Strategien, mit denen Sie Fehleinschätzungen vermeiden und Fristsetzungen effektiver nutzen können.

Wieso werden Deadlines überschritten?

Eine Frist kann entweder in Form eines kompletten Zeitplans mit mehreren Zwischenzielen oder mittels eines einzigen End- bzw. Abgabetermins gestaltet werden. Sie legt das Ende eines Projektes schon fest, bevor auch nur ein echter Arbeitsschritt zur Erledigung getan wurde – in manchen Fällen ist das eher ein Schuss ins Blaue als eine wohl überlegte Zielsetzung.

Die Theorie hinter dem Überschreiten von Fristen ist schnell erklärt: Wenn die Arbeit mehr Zeit in Anspruch nimmt, als zunächst erwartet wurde, werden Termine verpasst. Je unrealistischer die vorherige Einschätzung, desto stärker die Überschreitung des geplanten Termins.

Doch auch während eines Projekts können sich die Umstände derart verändern, dass die Einhaltung einer Deadline unwahrscheinlicher wird: Technische Probleme, externe Verzögerungen (zum Beispiel durch unpünktliche Lieferanten), Verschiebungen von Prioritäten und der Teufel im Detail seien hier stellvertretend für die vielen kleinen und großen Schwierigkeiten genannt, die einen Zeitplan aus der Bahn werfen können. Was auch immer der Grund für eine Verschiebung sein mag: Stets gleich bleibt der Fakt, dass auf einmal in der vorgegebenen Zeit mehr Arbeit als möglich erledigt werden muss.

Um diesen Zustand zu vermeiden, können verschiedene Strategien angewandt werden. Wir stellen Ihnen acht davon vor und erklären, aus welchen Überlegungen sie resultieren.

1. Strategie: Konsequenzen verdeutlichen

Einige Deadlines wiegen schwerer als andere: Der Unterschied liegt in den Konsequenzen, die ein Überschreiten der Frist mit sich bringt. Am kritischsten sind Termine, die auf keinen Fall verschoben werden können: Beispielsweise öffentlich angekündigte Ereignisse, die Präsenz auf einer Messe und vertraglich festgelegte Termine. Doch auch firmeninterne Deadlines ohne öffentliche Relevanz können bei Nichtbeachtung schwere Konsequenzen haben; wie zum Beispiel Geld- oder Kundenverluste.

Weil Fristen durch Konsequenzen an Gewicht gewinnen, sollten Sie eine Liste mit Gründen anfertigen, warum Arbeitsschritte unbedingt zur vorgegebenen Zeit abgeschlossen sein müssen. Durch eine Veröffentlichung dieser Konsequenzen spornen Sie sich und andere Projektteilnehmer zu konzentrierterem Arbeiten an und sorgen für den nötigen Respekt vor den Terminen. Dies sollte allerdings möglichst früh geschehen, um unnötige Panik während eines Projekts zu vermeiden.

2. Strategie: Deadlines an Events binden

Verbinden Sie Deadlines mit spezifischen Tätigkeiten, anstatt bloß nackte Terminlisten herauszugeben. Also beispielsweise statt „Abgabe am 09.09.” lieber „Präsentation & Besprechung der Ergebnisse im Konferenzraum am 09.09.“. So werden Teilnehmer indirekt dazu aufgefordert und motiviert, vorzeigbare Ergebnisse abzuliefern – niemand möchte bei einem festgelegten Ereignis vor der Gruppe mit leeren Händen dastehen. Durch geschickte Verteilung solcher Vorgaben halten Sie die Motivation während des gesamten Projekts hoch. Zudem geben Sie sich selbst die Chance, ein gutes Vorbild abzugeben und Ihre eigene Termintreue zu demonstrieren.

3. Strategie: Prioritäten setzen

Jedes Projekt hat Kernziele, die am Ende auf jeden Fall erreicht sein müssen. Viele haben jedoch zusätzlich Bonusanforderungen, die für den Erfolg nicht notwendig sind, jedoch für den Auftraggeber als „Sahnehäubchen“ fungieren. Solche Zusatzarbeiten sind wichtig und werden von Kunden und Vorgesetzten oft sehr geschätzt. Ihnen muss jedoch klar sein, dass der Kern des Projektes absoluten Vorrang hat. Häufig können die Fristen von Bonusanforderungen auch verschoben werden, während der Projektkern meistens zu verbindlichen Terminen erledigt sein muss.

Daher folgender Tipp: Klären Sie schon vor einem Projekt mit Ihrem Auftraggeber ab, welche Punkte er unbedingt erfüllt sehen möchte. Meist sind das die ersten Aspekte, die er anspricht. An Bonusziele kommen Sie oft subtil heran; beispielsweise wenn ein Kunde von einem früheren Projekt oder einem Konkurrenzprojekt schwärmt. Behalten Sie diese Punkte im Hinterkopf – aber schätzen Sie ihren Stellenwert als Zugabe zum Kerngeschäft realistisch ein.

4. Strategie: Probleme einkalkulieren

Vielleicht ist die Motivation in Ihrem Projektteam gar nicht das (einzige) Problem: Fristen werden häufig aufgrund von unerwarteten Schwierigkeiten überschritten. Die oft fehlende Voraussagbarkeit verhindert die Einplanung solcher Unannehmlichkeiten – da hilft der größte Arbeits-Ansporn nicht weiter. Der erste Schritt zur Lösung ist die Erkenntnis, dass Probleme – in welcher Form auch immer – recht wahrscheinlich während eines Projekts auftreten werden.

Wenn also Ihr fehlerfreier Projektplan steht: Erfinden Sie Probleme! Berufen Sie sich wenn möglich auf vergangene Projekte und die darin aufgetretenen Schwierigkeiten. So erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit, im realistischen Rahmen zu bleiben – Sie sollen schließlich nicht die Apokalypse voraussagen, sondern die wahrscheinlichsten Verzögerungen berücksichtigen. Laut dem Hofstadter’schen Gesetz brauchen Vorgänge in der Regel doppelt so lang für ihre Erledigung wie geplant.

Als Faustregel gilt daher: Fügen Sie zwischen 50 und 100 Prozent der ausgerechneten perfekten Projektzeit noch einmal oben drauf. Je nach Branche und Art Ihres Projektes kann das völlig über- oder untertrieben sein – wägen Sie selbst ab, wie viel Zeit die wahrscheinlichsten Probleme Ihres Projekts in Anspruch nehmen können, und lassen Sie sich einen ausreichenden Puffer.

Im Projektplan erfinden Sie eine treffende Bezeichnung für Ihren Zeitpuffer, zum Beispiel „Bearbeitungszugabe“ oder „Zeit zur Problembeseitigung“. Der Begriff ist nicht das entscheidende: Wichtig ist, dass Sie überhaupt Zeit in der Hinterhand haben!

Falls Sie befürchten, anspruchsvolle Kunden mit Ihrer großzügigen Zeitplanung zu vergraulen, halten Sie folgendes Argument bereit: Lieber zu viel Zeit veranschlagen und das Projekt vor Fristende bewältigen als die Abgabe wegen zu knapper Zeitplanung verpassen. Schwere Konsequenzen bei einer Nichteinhaltung des Termins leisten zusätzliche Überzeugungsarbeit.

5. Strategie: Luftschlösser ablehnen

Der folgende Tipp nimmt eine gewisse Sonderstellung in unserer Liste ein, denn es handelt sich um eine Strategie, die bereits vor der Annahme eines Projekts angewandt wird. Die Überlegung ist hierbei so offensichtlich wie verzwickt: Wenn ein Projekt in der vom Auftraggeber vorgegebenen Zeit nicht erledigt werden kann, nehmen Sie es gar nicht erst an. Natürlich ist diese Möglichkeit nicht immer gegeben – noch dazu benötigt es einiges an Disziplin und Selbstvertrauen, bezahlte Arbeit beziehungsweise die Anfrage eines Kunden abzulehnen. Wenn Sie jedoch von Vornherein erkennen, dass eine vorher bekannte Frist nicht oder nur durch unmenschliche Leistung zu schaffen ist – ist dieses Projekt dann das Geld wert? Schließlich ist Zeit für kein Geld der Welt zu haben.

Ein unmöglich zu schaffendes Projekt kann fatale Wirkungen auf Sie und Ihr Projektteam haben: Ständige Überforderung, gereiztes Arbeitsklima und sogar Burnout-Erkrankungen können die Folge sein. Daher sollte das Ablehnen von Projekten stets als Alternative gesehen werden – möglicherweise findet sich auch ein gewisser Verhandlungsspielraum, der aus dem Luftschloss eine machbare Aufgabe macht.

6. Strategie: Eigene Schnelligkeit einschätzen

Für die Planung Ihrer eigenen Aufgaben ist es von Vorteil, wenn Sie Ihre persönlichen Zeitvorgaben kennen. Das bedeutet nicht, herauszufinden, wie Sie auf Teufel komm raus möglichst schnell durch Ihre Arbeit rasen können. Vielmehr geht es darum, zu wissen, wie viel Zeit Sie idealerweise benötigen, um eine Aufgabe zur vollsten Zufriedenheit zu erledigen.

Wenn Sie beispielsweise für einen guten Bericht acht Stunden benötigen, vom Projektleiter jedoch regelmäßig nur zwei Stunden dafür zugeteilt bekommen, dann sollten Sie über dieses Problem sprechen. Sofern Ihre Arbeit gut ist, wird man Ihnen in den meisten Fällen mehr Zeit genehmigen – Qualität vor Raserei ist die Prämisse. Gerade Anfänger verbessern Ihre Schnelligkeit im Laufe der Zeit automatisch und sollten nicht von Anfang an durch unrealistische Zeitvorgaben überfordert werden.

7. Strategie: Zwischenfristen einbauen

Führen Sie Zwischenfristen oder Mini-Deadlines in Ihren Projektplan ein, um Checkpunkte für Ihr Vorankommen zu schaffen. So schaffen Sie eine durchgehend hohe Motivation, erkennen Fehler in der Zeitplanung frühzeitig und können entsprechend gegenlenken. Anstatt dabei nur auf eine einfache zeitliche Einteilung zurückzugreifen, sollten Sie Ihre Mini-Deadlines zusätzlich nach zusammengefassten Arbeitsschritten oder Ergebnissen definieren. Dadurch verhindern Sie, dass sich Arbeitsschritte nach dem Parkinson’sches Gesetz in genau dem Maß ausdehnen, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht – und nicht etwa wie viel Zeit man tatsächlich dafür bräuchte.

Als weiterer Vorteil sind Zwischen-Limits für viele Menschen leichter zu überblicken; drei oder vier Wochen sind für einige schon zu viel. Überschaubare und abgeschlossene Einheiten beugen in diesen Fällen Prokrastination vor und sorgen für einen ordentlichen Work-Flow.

Durch laufende Kontrollen geben Sie dem gesamten Team die Chance, auftretende Probleme anzusprechen und aus der Welt zu schaffen. Eventuell kann sogar Arbeitskraft umverteilt werden, um ins Stocken gekommene Prozesse mit neuem Schwung zu versehen.

8. Strategie: Erwartungen einschränken

Zur realistischen Setzung von Deadlines gehört, dass Sie sich folgende Theorie vieler Managementtrainer vor Augen führen: Aus den drei Wunschgedanken billig, perfekt und schnell können im Rahmen eines Projekts maximal zwei gleichzeitig erfüllt werden. Zur Verdeutlichung: Eine billige und perfekte Zielerfüllung wird (wenn überhaupt möglich) sehr lange dauern; eine perfekte und schnelle Bearbeitung kostet meistens viel Geld; eine billige und schnelle Erfüllung wird kaum perfekte Ergebnisse liefern. Machen Sie sich deshalb das Zusammenspiel von Budget, Zeitreserven und Qualität bewusst, bevor Sie Deadlines setzen. Alle drei Aspekte bedingen sich gegenseitig – wägen Sie im Voraus ab, welche Konsequenzen Ihre Zeitvorgaben jeweils haben werden, um vor bösen Überraschungen gefeit zu sein.

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