Von To-Do-Listen haben Sie natürlich schon gehört: simple, meist vertikale Aufzählungen von Dingen, die es zu erledigen gilt und die dann der Reihe nach abgearbeitet und abgehakt werden. Inzwischen wird jedoch deren horizontale, japanische Adaption zunehmend populärer: Kanban (japanisch: “Karte”, “Tafel”, “Beleg”) wird diese gar nicht mal so neue Methode genannt, mit deren Hilfe sich ebenfalls der Workflow planen, überwachen und steuern lässt.

Entwickelt wurde Kanban bereits in den Vierziger Jahren des vergangenen Jahrhunderts von dem Automobilkonzern Toyota, um Lagerbestände zu reduzieren und die Fertigungsprozesse in einen gleichmäßigeren Rhythmus zu bringen. Inzwischen wird das Prinzip aber auch zunehmend in der IT eingesetzt, um einerseits den Überblick über die zahlreichen meist parallel laufenden Arbeitsschritte zu behalten und gleichzeitig zu visualisieren, welcher Prozess sich gerade in welchem Stadium befindet. Das Ganze funktioniert ebenfalls recht simpel und in Form einer Wandtafel (daher auch der Name Kanban). Die Tafel wird in der Regel in drei Spalten unterteilt, auf die dann jeweils Haftnotizen oder Karteikarten mit der jeweiligen Aufgaben kommen. Als typische Drei-Felder-Wirtschaft gelten die Spaltenbezeichnungen.

  1. Aufgabe (Backlog) Hier werden zunächst alle erforderlichen Prozesse erfasst
  2. Bearbeitung (Doing) Sobald erste Arbeiten ausgeführt werden, wandert die jeweilige Karte in diesen Bereich.
  3. Erledigt (Done) Hier hin gelangen alle Haftzettel und Aufgaben, die vollständig abgearbeitet sind.
Das Resultat kann dann zum Beispiel so aussehen:

Keine Raketenwissenschaft, wie sich leicht feststellen lässt. Das macht die Methode aber nicht weniger wirkungsvoll. So lässt sich vor allem die mittlere Spalte um diverse Analyse- oder Zwischenschritte erweitern, die Karten (beziehungsweise Aufgaben) wiederum lassen sich mit Anmerkungen versehen, sodass der gesamte Prozess sowie einzelne Zwischenstände für alle Teammitglieder ersichtlich und transparenter werden. Sie können freilich auch einzelnen Teammitgliedern unterschiedliche Postit-Farben zuweisen und so bei einem gemeinsamen Projekt relativ schnell an am Kanban erkennen, wer gerade wo steht, wer bummelt oder vielleicht Unterstützung braucht, beziehungsweise Zeit hat, zu helfen.

Thomas Mauch, der mich auf diese Methode überhaupt erst aufmerksam gemacht hat, wendet Kanban inzwischen regelmäßig an, um damit etwa seine Wochen oder gar größere Jahresaufgaben zu planen. Falls auch Sie Interesse bekommen haben: Hier weiterer Lesestoff zu den Kanban-Wandbildern:

Weiterführende Artikel zu Kanban

  • Was ist Kanban? – Eine kurze knappe Einführung
  • Kanban-Beispiel (pdf) Auf zwei Seiten wird die Kanban-Methode grafisch kompakt erklärt und dargestellt
  • Kanban 101 Das Blog zur Methode (englisch)
  • Personal Kanban Ein weiteres Blog über Kanban, inklusive Design-Vorschlägen (englisch)
  • Kanban-Serie Jim Benson hat eine ganze Artikelserie über die Methode geschrieben (englisch)
  • Kanban-Linksammlung In dem Artikel wird Kanban kurz erklärt, der eigentliche Nutzen ergibt sich aber aus der beeindruckenden Auflistung von Webfundstücken.
  • Kanban Tool Mit dieser Anwendung lassen sich Kanbans online erstellen. Da das Tool noch in der Beta-Phase steckt, ist es vorläufig gratis
  • Eine Kanban-Präsentation