Urlaubsantrag Vorlage: Kostenloses Muster
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Um Ihren Urlaubsantrag einzureichen, nutzen Sie gerne unsere kostenlose Vorlage als PDF oder Word-Datei zum Ausdrucken. Das Urlaubsantrag Muster bietet Ihnen eine einfache und schnelle Lösung, falls Sie selbst den Urlaubsantrag schreiben. |
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Was ist ein Urlaubsantrag?
Nach dem Bundesurlaubsgesetz haben Arbeitnehmer in Deutschland Anspruch auf bezahlten Erholungsurlaub. Um diesen nehmen zu können, müssen sie zuvor einen Urlaubsantrag stellen.
Eingereicht und genehmigt wird der Antrag meist beim direkten Vorgesetzten, seltener von der Personalabteilung. Die Mehrheit der Unternehmen nutzt hierfür eigene Formulare. Beachten Sie etwaige Regelungen im Arbeitsvertrag.
Wie schreibt man einen Urlaubsantrag?
Für den Urlaubsantrag gibt es keine gesetzlichen Vorschriften. Der Urlaub kann formlos beantragt werden – schriftlich per E-Mail oder auf Papier in einem Formular. Wichtig ist nur, dass das formlose Schreiben folgende Informationen enthält:
- Vor- und Nachname des Mitarbeites
- Personalnummer (falls vorhanden)
- Urlaubsbeginn und Urlaubsende
- Anzahl der Urlaubstage
- Unterschrift des Arbeitnehmers
- Unterschrift des Vorgesetzten (oder Bestätigung)
Der Urlaubsantrag kann auch mündlich gestellt werden. Dann sollten Sie sich die Bestätigung aber schriftlich geben lassen, sonst können Sie die Genehmigung später nicht nachweisen.
Achtung: Selbstbeurlaubung ohne Genehmigung kann zu einer Abmahnung oder gar Kündigung führen!
Fristen: Wann muss ich den Urlaub beantragen?
Weil der Arbeitgeber den Urlaub bewilligen muss, sollten Sie den Antrag frühzeitig einreichen. So kann der Chef rechtzeitig zustimmen und sich um die Personalplanung kümmern. Brauchen Sie kurzfristig Urlaub, geht das aber auch, wenn keine dringenden betrieblichen Gründe entgegen stehen.
Faustregel: 4-8 Wochen Vorlaufzeit für mehrwöchige Urlaube werden von den meisten Arbeitgebern gerne gesehen. Einzelne Urlaubstage gehen auch kurzfristig. Individuelle Anmeldefristen können sich aus dem Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder der Betriebsvereinbarung ergeben.
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Nutzen Sie zur Vorbereitung auf Ihren Urlaub zusätzlich unsere ausführliche und kostenlose Urlaubs-Checkliste: Download Urlaub-Checkliste (PDF) |
Kann der Arbeitgeber den Urlaub verweigern?
Grundsätzlich kann der Arbeitgeber den Urlaub nach § 7 Absatz 1 des BUrlG verweigern, wenn „dringende betriebliche Belange“ (Beispiel: hoher Krankenstand, viel Arbeit, Abgabefristen, Betriebsferien, etc.) oder die Urlaubswünsche anderer Kollegen dem entgegen stehen. Begünstigt werden meist Beschäftigte mit schulpflichtigen Kindern, weil diese nur in den Schulferien Urlaub nehmen können. In extremen Fällen darf der Arbeitgeber sogar eine generelle Urlaubssperre verhängen.
Keine Rückmeldung auf Urlaubsantrag: Was tun?
Achtung: Der Urlaubsantrag ist nicht automatisch genehmigt, wenn es keine Rückmeldung gibt! Zur Gültigkeit benötigen Sie IMMER die ausdrückliche Genehmigung des Chefs – am besten schriftlich. Ohne Antwort oder positive Rückmeldung, gilt der Urlaub als abgelehnt. Bloß nicht eigenständig Urlaub nehmen!
Wie lange dauert die Zusage?
Im Arbeitsrecht gibt es keine Vorgaben, bis wann der Chef auf den Urlaubsantrag reagieren muss. Bei einem schriftlichen Urlaubsantrag sind 7-10 Tage ein normaler Zeitraum. Bei einer mündlichen Anfrage erhalten meist sofort eine Antwort.
Beschleunigen können Arbeitnehmer die Genehmigung manchmal, indem Sie sich um eine gemeinsame Urlaubsplanung und geeignete Urlaubsvertretung kümmern.
Urlaubsantrag abgelehnt: Was tun?
Falls der Arbeitgeber einen berechtigen Urlaubsantrag ablehnt – ohne triftigen Grund –, können Angestellte ihren Anspruch vor dem Arbeitsgericht einklagen. In dringenden Fällen – zum Beispiel wegen einer kurzfristig gebuchten Reise – ist dies auch durch eine einstweilige Verfügung möglich. Machen Sie sich aber bewusst, dass das Arbeitsverhältnis nachhaltig belastet.
Widerruf: Darf der Chef genehmigten Urlaub streichen?
Genehmigter Urlaub darf nicht zurückgenommen werden. Nur in besonders bedrohlichen Situationen für den Betrieb darf der Arbeitgeber genehmigten Urlaub widerrufen. Das sind aber seltene Ausnahmen. In dem Fall muss der Arbeitgeber alle Kosten erstatten, die durch die Stornierung einer Reise oder vorzeitige Rückreise entstehen.
Ansonsten gilt: Einmal im Urlaub müssen Mitarbeiter nicht mehr für den Arbeitgeber erreichbar sein – weder telefonisch noch per E-Mail. Sie müssen nicht einmal die Urlaubsadresse angeben. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat entschieden, dass ein Rückruf aus bereits bewilligtem und angetretenem Urlaub nicht zulässig ist (9 AZR 404/99). Umgekehrt darf ein Mitarbeiter seinen genehmigten Urlaub nicht verschieben, weil es zum Beispiel am Urlaubsort regnet.
Kann ich selbst meinen Urlaubsantrag zurücknehmen?
Solange Sie vom Arbeitgeber keine Rückmeldung zum Urlaubsantrag bekommen haben, können Sie den Antrag zurücknehmen. Das gilt auch, falls die Zusage zu spät kommt und sich dadurch die Verhältnisse (am Urlaubsort) geändert haben. Zum Beispiel weil jetzt das Hotel oder alle Flüge ausgebucht sind.
Nach der rechtzeitigen Genehmigung des Urlaubs ist dieser aber für beide Seiten bindend. Eine Änderung ist nur noch möglich, wenn der Vorgesetzte zustimmt.
Ich bin neu im Job, wann kriege ich Urlaub?
Den vollen Urlaubsanspruch erwerben Arbeitnehmer erst nach 6 Monaten im Job. Bis dahin haben sie nur einen anteiligen Anspruch. Der gesetzliche Urlaubsanspruch liegt bei einer 5-Tage-Woche bei 20 Werktagen im Jahr.
Wer zum Beispiel erst 4 Monate beschäftigt ist, dem steht ein Zwölftel des Jahresurlaubs pro vollem Monat zu. Die Rechnung dazu: 20 : 12 = 1,66 Tage. Bei 4 Monaten im Betrieb entspricht das 6,64 Tagen, die auf 7 Tage aufgerundet werden.
Was passiert, wenn ich im Urlaub krank werde?
Im Krankheitsfall verfällt der Urlaub nicht und Arbeitnehmer bekommen die Tage wieder gutgeschrieben. Voraussetzung dafür ist aber, dass sie die Arbeitsunfähigkeit durch ärztliches Attest nachweisen.
Ebenfalls wichtig: Melden Sie sich sofort beim Arbeitgeber krank – und zwar am ersten Tag der Krankheit, wenn Sie Ihren Urlaubsanspruch erhalten wollen. Nur wer im Urlaub „offiziell“ krank geschrieben wird, kann diese Urlaubstage nachholen. Sie dürfen nicht erst nach dem Urlaub den Chef informieren.
Was passiert mit meinem Resturlaub?
Der gesetzliche Urlaubsanspruch gilt für das laufende Kalenderjahr. Bis zum Jahresende sollten Sie Ihren Jahresurlaub genommen haben. Ist das nicht möglich – zum Beispiel, weil sie krank waren oder den Urlaub nicht nehmen durften –, kann der Resturlaub auf das Folgejahr übertragen werden. Der Resturlaub muss aber bis zum 31. März genommen werden.
ACHTUNG: Resturlaub können Sie sich nicht auszahlen lassen. Das widerspricht dem Erholungszweck. Die freie Zeit dient allein der Regeneration. Ausnahme: Im Fall einer Kündigung, bei der der Resturlaub nicht genommen werden kann, muss dieser finanziell abgegolten werden (§ 7 Absatz 4 BUrlG).
Was passiert beim Jobwechsel mit meinem Urlaub?
Wer den Job und Arbeitgeber wechselt, hat zwei Optionen: Sie können den bestehenden Resturlaub abbauen bzw. sich auszahlen lassen – oder den Restanspruch auf den neuen Arbeitgeber übertragen.
Einen Doppelanspruch gibt aber nicht. Bedeutet: Bei alten Arbeitgeber genommener oder ausgezahler Urlaub kann beim neuen Arbeitgeber nicht mehr genommen werden.
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