Parkinsonsches Gesetz: Beispiele für Ihr Zeitmanagement

Ursprung: Woher stammt das Parkinsonsche Gesetz?

Entwickelt wurde das Gesetz bereits 1955 von dem Historiker Cyril Northcote Parkinson. Er veröffentlichte erstmals im britischen Wirtschaftsmagazin „The Economist“ ein ironisch-satirisches Essay über die Ineffizienz der Bürokratie. In seinem Beitrag „Parkinson’s Law“ beschreibt Cyril Northcote Parkinson, wie eine ältere Frau fast einen ganzen Tag lang dafür braucht, eine Postkarte zu verschicken, weil sie so viel Zeit zur Verfügung hat (1 Stunde Suche nach der Karte, 1 Stunde Brille suchen, 2 Stunden Text entwerfen…). Was nach Trivialität klingt, lässt sich jedoch bis heute tagtäglich im Projektmanagement beobachten: Aufgaben benötigen länger als nötig und werden erst kurz vor der Deadline fertig. Laut Parkinsonschem Gesetz ist es dabei egal, wie komplex oder aufwendig eine Aufgabe ist: Wie lange man benötigt, hängt allein vom Zeitrahmen und dem Abgabetermin ab.

Praxisbeispiele für das Parkinsonsche Gesetz

Auch wenn das Parkinsonsche Gesetz als Satire gedacht war, enthält es einen wahren Kern, den auch Sie sicher im Alltag regelmäßig beobachten können. Im Job, bei Kollegen oder bei sich selbst. Beispiel, wo sich Arbeit regelmäßig mit der vorhandenen Zeit ausdehnt:

• Meetings

  Egal, ob ein Meeting 10 Minuten, 30 Minuten oder 2 Stunden dauern soll: Echte Beschlüsse werden immer erst zum Schluss gefasst. Davor wird viel heiße Luft produziert, Motto: Es ist zwar schon alles gesagt, aber nicht von allen!

• Projekte

  Am Anfang wird lange geplant, diskutiert und organisiert. Wirklich gearbeitet und realisiert wird aber erst kurz vor Fristende und auf den letzten Drücker. Vorher herrscht klassische Prokrastination.

• Arbeitszeit

  Sie tägliche Arbeitszeit ist noch so ein Beispiel für das Parkinsonsche Gesetz: Auch wenn die Arbeitslast nicht jeden Tag gleich ist, arbeiten alle immer gleich lange – egal, ob viel zu tun ist oder wenig. Die Produktivität wird dem Rahmen von 8 Stunden angepasst.

Verwandt mit dem Parkinsonschen Gesetz ist übrigens das sogenannte Peter-Prinzip nach dem kanadischen Bildungsforscher Laurence J. Peter. Das besagt, dass in einer Organisation jeder Beschäftigte so lange aufsteigt, bis er die Stufe seiner eigenen Unfähigkeit erreicht hat.

Was sind die Ursachen für die Zeitverschwendung?

Kaum jemand kann sich davon freisprechen, sich gerne mal mehr Zeit zu lassen, wenn diese im Überfluss vorhanden ist. Aber warum eigentlich? Der häufigste Grund: Wir glauben, dass wir eine vorgegebene Zeit für Aufgaben ausnutzen müssen, um keinen falschen Eindruck zu erwecken. Wer zu schnell fertig ist, hat möglicherweise schlecht und nur oberflächlich gearbeitet. Damit der Chef das nicht denkt, liefert man erst zum Schluss ab. Weitere Mechanismen, die die Psychologie dahinter erklären:

• Kognitive Verzerrung
  Wir setzen „viel Zeit“ oft mit „komplexer Aufgabe“ gleich und machen die Arbeit komplizierter, als sie sein müsste.
• Perfektionismus
  Haben wir zu viel Zeit, feilen wir endlos an unwichtigen Details (Overengineering).
• Prokrastination
  Der Druck steigt erst kurz vor dem Abgabetermin, weshalb wir vorher Zeit mit unwichtigen Pseudo-Aufgaben verschwenden. Hierbei unterscheiden Wissenschaftler zwei Arten von Aufschiebern: den Erregungsaufschieber, der den Kick und den Druck am Schluss genießt und deshalb immer erst auf den letzten Drücker arbeitet – und den Vermeidungsaufschieber, der unter Versagensangst leidet und sich deshalb möglichst lange vor einer Aufgabe drückt.

Zeitmanagement: Wie lässt sich das Parkinsonsche Gesetz überwinden?

Den ersten Schritt gegen dieses psychologische Phänomen haben Sie bereits getan: Sie kennen das Parkinsonsche Gesetz. Allein das Wissen darum, kann helfen, in Zukunft weniger Zeit zu verschwenden und Aufgaben frühzeitig zu erledigen. Zusätzlich empfehlen wir diese bewährten Strategien gegen den typischen Schlendrian:

1. Setzen Sie Zeitlimits

Der wohl beste Tipp gegen das Parkinsonsche Gesetz lautet: Setzen Sie von Anfang an knappere Limits! Überlegen Sie sich: Wie viel Zeit benötige ich realistisch für diese Aufgabe? Ein kleiner Zeitpuffer ist in Ordnung, doch sollten Sie keine 5 Stunden einplanen, wenn Sie nur eine brauchen. Das verleitet nur zur Trödelei und ist ineffizient. Limits sorgen nicht nur für mehr Disziplin – Sie selbst nutzen hierbei einen weiteren Effekt: den Goal-Gradient-Effekt. Danach strengen wir uns umso mehr an, je näher wir unserem Ziel kommen. Eine knappe Frist steigert so zusätzlich die Motivation und sorgt dafür, dass wir von Anfang an Vollgas geben (siehe auch: Edwards Gesetz). Bestätigt wird das von Studien.

2. Nutzen Sie Zwischenziele

Sie können das Parkinsonsche Gesetz ebenso austricksen, indem Sie sich mehrere Zwischenziele formulieren. Legen Sie vorab Etappen für Ihr Projekt fest und teilen Sie diese in kurze Abschnitte ein. Haben Sie zum Beispiel eine ganze Woche Zeit, sollten Sie festlegen, was Sie am Ende des Tages erreicht haben müssen. Damit garantieren Sie, dass Sie täglich vorankommen. Wir empfehlen hierbei aus Erfahrung, einen Tagesplan zu erstellen und diesen mittels SMART-Methode zu optimieren. Ziele, die Sie sich setzen, sollten folgende Kriterien erfüllen:

• Spezifisch
  Ihre Ziele sollen so genau wie möglich beschrieben werden.
• Messbar
  Orientieren Sie sich an messbaren Ergebnissen.
• Attraktiv
  Planen Sie so, dass Sie Lust auf die Umsetzung haben.
• Realistisch
  Was Sie sich vornehmen, muss machbar sein.
• Terminiert
  Planen Sie Aufgaben zeitlich bindend. Zum Beispiel: „Heute Abend habe ich das und das geschafft.“

3. Verwenden Sie Timeboxing

Timeboxing ist eine weitere bewährte Methode aus dem Zeitmanagement. Bill Gates und Elon Musk sind angeblich Fans. Beim Timeboxing werden für regelmäßige Aufgaben klar definierte und feste Zeitfenster (sog. „time boxes“) vorab definiert und Arbeitszeit durch klare Prioritäten strukturiert. Auch damit lässt sich das Parkinsonsche Gesetz aushebeln.

4. Arbeiten Sie mit der Pomodoro-Technik

Bei der Pomodoro-Technik wechseln Phasen konzentrierter Arbeit (25 Minuten) mit regelmäßigen Pausen (5 Minuten). Diese Intervalle nennt der Erfinder der Technik, Francesco Cirillo, „Pomidori“. So funktioniert die Technik in der Praxis:

1. Legen Sie eine To-do-Liste mit priorisierten Aufgaben an.
2. Stellen Sie Ihren Timer auf 25 Minuten und legen Sie los.
3. Halten Sie das Intervall genau ein.
4. Danach machen Sie 5 Minuten Pause und starten ein neues Intervall.
5. Nach 4 Pomidori machen Sie eine längere Pause von 20-30 Minuten.
6. Dann beginnt der Ablauf von vorn.

Für einen kompletten Pomodoro-Zyklus werden also rund 2:25 Stunden gebraucht (vier Pomodori-Einheiten plus längere Pause).

5. Suchen Sie sich zusätzliche Aufgaben

Sie können das Problem auch andersherum lösen: Statt die Zeit knapper zu gestalten, können Sie die Aufgabenlast erhöhen. Nehmen Sie sich mehr vor und übernehmen Sie zusätzliche Aufgaben, damit Sie die zur Verfügung stehende Zeit optimal nutzen und ausschöpfen. Am Ende läuft es aufs Selbe hinaus: Indem Sie das Parkinsonsche Gesetz überwinden, sparen Sie Zeit, die Sie anderweitig produktiv nutzen können.

Kritik am Parkinson Gesetz

Das Parkinsonsche Gesetz ist zwar ein populäres, aber auch kontrovers diskutiertes Zeitmanagement-Prinzip. Die ursprüngliche Kritik zielte primär auf die überbordende Bürokratie und das unkontrollierte Wachstum von Verwaltungsapparaten ab. Doch auch das Gesetz selbst hat einige Schwächen und Grenzen:

• Das Gesetz schadet der Kreativität.

  Bei komplexen oder kreativen Aufgaben ist ausreichend Zeit notwendig, um Qualität und Innovationen zu fördern. Zeitdruck wirkt dabei eher kontraproduktiv bis schädlich. Ein zu knapper Zeitrahmen kann sogar oberflächliche Ergebnisse begünstigen.

• Es ignoriert Fähigkeiten und Ressourcen.

  Nicht alle Aufgaben lassen sich durch feste Zeitvorgaben beschleunigen. Spezialwissen oder spezielle Werkzeuge können unabdingbar, aber nicht immer kurzfristig verfügbar sein.

• Es vergisst externe Abhängigkeit.

  Viele Prozesse hängen von externen Faktoren ab – z.B. Genehmigungen, Lieferanten, Partnern. Die lassen sich nicht durch interne Zeitvorgaben beschleunigen.

• Das Parkinsonsche Gesetz blendet Teamdynamik aus.

  Enge Zeitvorgaben können die Zusammenarbeit im Team belasten. Durch mehr Stress können Konflikte zunehmen, während Aufgaben unter Zeitdruck oft zu mehr Fehlern führen.

• Es hat keine wissenschaftliche Basis.

  Das Parkinsonsche Gesetz basiert überwiegend auf Alltagsbeobachtungen – empirisch belegt wurde es nie. Die Allgemeingültigkeit ist daher in der Wissenschaft weiterhin höchst umstritten.

Auch wir müssen ganz ehrlich sagen: So einleuchtend das Parkinsonsche Gesetz auch ist – es hat thematische Grenzen! Nicht jede Aufgabe darf oder kann „auf Knopfdruck“ beschleunigt werden, und Effizienz darf nicht zum einzigen Maßstab für Erfolg werden.

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