Alles auf einen Blick
- Definition: Eine Arbeitsanweisung ist eine konkrete Anordnung des Arbeitgebers, wie eine Aufgabe im Arbeitsalltag genau auszuführen ist. Es ist eine Art detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitung für einzelne Arbeitsprozesse.
- Grundlage: Unternehmen dürfen durch das Direktionsrecht (synonym: Weisungsrecht) gemäß § 106 der Gewerbeordnung Arbeitsanweisungen erteilen.
- Ziel: Durch detaillierte Arbeitsanweisungen können sowohl die Sicherheit als auch die Qualität bestimmter Prozesse kontrolliert werden.
- Grenzen: Arbeitsanweisungen müssen rechtmäßig, zulässig und im Rahmen des Arbeitsvertrages sein. Vorgesetzte können nicht einfach jede Handlung vorschreiben oder verlangen.
- Verbindlichkeit: Als Arbeitnehmer müssen Sie zulässige Arbeitsanweisungen befolgen. Handelt der Chef innerhalb des Weisungsrechts, besteht eine Verbindlichkeit für Mitarbeiter.
- Folgen: Wer berechtigte Arbeitsanweisungen ignoriert, riskiert eine Ermahnung oder Abmahnung, bei wiederholter Weigerung auch eine Kündigung. Ausnahmen sind unzulässige oder rechtswidrige Anweisungen.
Arbeitsanweisungen steigern die Effizienz. Laut Studien gehen bis zu 50 % der Arbeitszeit auf Vorbereitungen, Suche nach Informationen oder Abstimmungen drauf. Ganze 80 % der Produktionsfehler gehen auf menschliche Fehler zurück. Eine detaillierte Arbeitsbeschreibung kann das verhindern.
Was ist eine Arbeitsanweisung genau?
Die Arbeitsanweisung (Englisch: Standard Operating Procedures, SOP) ist eine verbindliche – schriftliche oder mündliche – Anweisung des Arbeitgebers, die detailliert beschreibt, wie eine bestimmte Arbeitsaufgabe oder ein Prozess zu erledigen ist. Sie konkretisiert die im Arbeitsvertrag vereinbarte Arbeitspflicht und legt ebenso verständlich wie verbindlich fest, welche Tätigkeit (was) von wem (wer) mit welchen Hilfsmitteln (womit) und auf welche Weise (wie) auszuführen ist.
Beispiele für Arbeitsanweisungen
Zu den häufigen Anwendungen einer Anweisung gehören:
- Bedienung von Maschinen oder Software (Bedienungsanweisung)
- Detaillierte Anleitung für den Einbau (Montageanweisung)
- Hygieneregeln bei der Essenszubereitung
- Notfall- und Sicherheitsanweisungen (Notfallanweisung)
- Regelung zur betrieblichen Ordnung (z.B. private Nutzung von Arbeitsmitteln)
Der Unterschied zwischen einer Arbeitsanweisung und allgemeinen Prozessbeschreibung ist: Während Prozessbeschreibungen Abläufe allgemein dokumentieren, regeln Arbeitsanweisungen konkret und verbindlich einzelne Arbeitsschritte, die zwingend einzuhalten sind.
Was ist das Ziel einer Arbeitsanweisung?
Vorrangiges Ziel der Arbeitsanweisung ist es, Arbeitsabläufe zu standardisieren, Fehler zu vermeiden, die Qualität der Arbeit zu sichern und die Arbeitssicherheit zu gewährleisten. Im Idealfall beschreiben Arbeitsanweisungen die beste und effizienteste Methode, wie die Arbeit erledigt werden soll, und sparen damit Zeit und Kosten – auch bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter.
Arbeitsanweisung Muster – Beispiel und Vorlage
Im Folgenden finden Sie ein Beispiel und ein Muster für eine Arbeitsanweisung. Diese können Sie online an Ihre individuellen Bedürfnisse und Aufgaben anpassen. Dazu einfach den Kasten anklicken und das Muster umschreiben – oder Sie laden sich die Vorlage als PDF oder Word-Datei im Anschluss kostenlos herunter:
Arbeitsanweisung: Reinigung der Büroräume
Gültig ab:
TT.MM.JJJJ
Verantwortliche Abteilung:
Gebäudereinigung, Facility Management
1. Ziel der Arbeitsanweisung
Sicherstellung der ordnungsgemäßen, hygienischen und zeiteffizienten Reinigung von Büroräumen gemäß den geltenden Hygienevorgaben.
2. Anwendungsbereich
Diese Arbeitsanweisung gilt für alle Reinigungskräfte, die mit der Reinigung von Büroräumen in der Beispiel GmbH betraut sind.
3. Benötigte Arbeitsmittel
- Reinigungswagen mit Eimern
- Allzweckreiniger
- Desinfektionsmittel
- Mikrofasertücher (farbcodiert)
- Staubsauger
- Einmalhandschuhe
- Müllbeutel
4. Arbeitsschritte
- Persönliche Schutzausrüstung anlegen, Handschuhe tragen
- Müll entsorgen: Mülleimer leeren, Beutel wechseln
- Oberflächenreinigung: Tische, Telefone, Türgriffe wischen
- Staubsaugen: Teppiche und Hartböden gründlich absaugen
- Boden feucht wischen – mit geeigneter Reinigungslösung
- Kontrollgang: Überprüfen, ob alle Schritte vollständig durchgeführt wurden
- Reinigungsdokumentation ausfüllen: In Reinigungsplan eintragen
5. Sicherheitshinweise
- Reinigungsmittel nur gemäß Herstellerangaben verwenden!
- Rutschgefahr bei feuchtem Boden – Warnschild aufstellen.
- Es ist stets die persönliche Schutzausrüstung zu tragen.
6. Qualitätsanforderungen
- Keine Rückstände auf Oberflächen
- Kein unangenehmer Geruch
- Keine sichtbaren Verschmutzungen auf Böden oder Möbeln
7. Unterschrift & Freigabe
| Funktion | Name | Unterschrift | Datum |
| Ersteller | Max Muster | ___ | TT.MM.JJJJ |
| Freigabe | Bea Beispiel | ___ | TT.MM.JJJJ |
Das Arbeitsanweisung-Muster können Sie sich hier zusätzlich als PDF oder Word-Vorlage kostenlos herunterladen:
Arbeitsanweisung Vorlage (Word)
Arbeitsanweisung schreiben und erstellen
Damit eine Arbeitsanweisung rechtlich wirksam ist, muss sie verschiedene Anforderungen erfüllen. Beim Schreiben und Erstellen von Arbeitsanweisungen sollten Sie unbedingt folgende Punkte beachten:
-
Verständlichkeit
Anweisungen müssen in einer für die Beschäftigten verständlichen Sprache und Form geschrieben sein sowie den jeweiligen Arbeitsplatz und die jeweilige Tätigkeit genau nennen.
-
Details
Arbeitsanweisungen müssen so detailliert und logisch formuliert sein, dass die Zielsetzung, Verantwortlichkeiten, erforderliche Ressourcen, genaue Arbeitsschritte und notwendige Sicherheitsvorkehrungen genannt werden.
-
Verweise
Bei Tätigkeiten mit besonderen Gefahrstoffen oder gefährlichen Maschinen sind spezifische Anforderungen und Hinweise auf Schutzausrüstung oder Notfallmaßnahmen verpflichtend.
-
Zugänglichkeit
Anweisungen müssen jederzeit für die Beschäftigten zugänglich sein (z.B. per Aushang) und regelmäßig aktualisiert werden, insbesondere bei Änderungen der Arbeitsbedingungen oder rechtlichen Vorgaben.
-
Schriftform
Es wird empfohlen, Arbeitsanweisungen stets schriftlich zu erstellen und vom zuständigen Vorgesetzten unterschreiben zu lassen, um ihre Rechtsverbindlichkeit zu gewährleisten.
-
Nachvollziehbarkeit
Vermeiden Sie langen Fließtext. Schreiben Sie stattdessen eine konkrete Schritt-für-Schritt-Anleitung, mit genauen Abläufen in Bulletpoint-Form.
-
Darstellung
Ergänzen Sie die Anweisung bei komplexen Prozessen durch grafische Darstellungen – z.B. Illustrationen, Piktogramme, Flussdiagramme oder Checklisten. Ein gutes Beispiel sind die Sicherheitsinstruktionen im Flugzeug in jeder Sitztasche.
-
Einheitlichkeit
Verwenden Sie beim Formulieren aller Arbeitsanweisungen eine einheitliche, einfache Sprache mit kurzen Sätzen und möglichst wenig Fachbegriffen. Falls diese erforderlich sind, ergänzen Sie das Dokument um ein Glossar für die Fachbegriffe.
Formale Anforderungen
Gestalterische Anforderungen
Überdies raten Experten dazu, die Beschäftigten beim Erstellen und Überarbeiten von Arbeitsanweisungen einzubeziehen. Das erhöht die Akzeptanz und Verbindlichkeit der Regeln. Zudem sollten die Bestimmungen mit den rechtlichen Standards des Unternehmens im Einklang stehen (siehe Corporate Compliance).
Arbeitsanweisung Checkliste – Schritt-für-Schritt Anleitung
Beim Schreiben Ihrer Arbeitsanweisung können Sie sich an den typischen W-Fragen orientieren (siehe Tabelle). Eine vollständige Arbeitsanweisung sollte folgende Elemente enthalten:
| Titel | Zum Beispiel „Arbeitsanweisung: …“ |
| Wer? | Geltungsbereich und Geltungsdatum: Betroffene Mitarbeiter oder Abteilung |
| Was? | Detaillierte Beschreibung der genauen Aufgaben und Tätigkeiten |
| Wie? | Konkrete Anwendung der benötigten Hilfsmittel (Maschinen, Software, Materialien) |
| Wo? | Nennung des richtigen Arbeitsortes sowie genaue Arbeitsplatzbeschreibung |
| Wann? | Exakte Vorgabe des Zeitrahmens oder wie viel Zeit zur Verfügung steht bzw. wie lange die Erledigung dauern darf |
| Ergebnis? | Beschreibung der erwünschten Menge und Qualität der Arbeitsergebnisse |
| Regeln? | Formulierung weiterer gesetzlicher Vorschriften, die zwingend eingehalten werden müssen (z.B. Dokumentationspflichten) |
| Glossar (optional) | Wichtige Begriffserklärungen von Fachbegriffen oder Steuerelementen |
Arbeitsanweisung rechtliche Grundlage
Im Arbeitsrecht haben Arbeitsanweisungen eine hohe Bedeutung und basieren auf dem sogenannten Weisungsrecht (Direktionsrecht) des Arbeitgebers. Geregelt ist das im § 106 Gewerbeordnung (GewO) bzw. § 315 BGB („billiges Ermessen“).
Pflicht zur Arbeitssicherheit
Das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) verpflichtet Arbeitgeber überdies, für die Sicherheit und Gesundheit der Beschäftigten zu sorgen. Spezielle Verordnungen wie die Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV), die Gefahrstoffverordnung (GefStoffV) und die Biostoffverordnung (BioStoffV) verlangen teils sogar konkrete, schriftliche und verständliche Arbeitsanweisungen, insbesondere bei Tätigkeiten mit besonderen Gefahren.
Wie verbindlich ist eine Arbeitsanweisung?
Eine rechtskonforme Arbeitsanweisung ist für Arbeitnehmer verbindlich. Sie müssen diese unbedingt exakt befolgen! Wer diese ignoriert oder dagegen handelt, riskiert arbeitsrechtliche Konsequenzen – von Ermahnung über Abmahnung bis hin zur (verhaltensbedingten) Kündigung im Wiederholungsfall. Nur wenn eine Anweisung offensichtlich rechtswidrig oder unzumutbar ist, darf der Arbeitnehmer ihre Ausführung verweigern. Auch dürfen Arbeitsanweisungen nicht die arbeitsvertraglich vereinbarten Hauptpflichten – z.B. Gehalt oder Umfang der Arbeitsleistung – einseitig ändern. Solche Änderungen bedürfen einer Änderungskündigung.
Arbeitsanweisung mündlich: Ist sie gültig?
Arbeitsanweisungen können grundsätzlich schriftlich, mündlich oder sogar durch schlüssiges Verhalten („konkludent“) erteilt werden. Deshalb ist auch eine mündlich erteilte Arbeitsanweisung rechtlich gültig und verbindlich, sofern sie nicht gegen Arbeitsvertrag, Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung oder gesetzliche Vorschriften verstößt. Das Kernproblem einer mündlichen Anweisung ist jedoch ihre Beweisbarkeit im Streitfall. Für Arbeitgeber wie Arbeitnehmer ist es deshalb ratsam, wichtige Anweisungen immer schriftlich zu dokumentieren!
Was sind die Vorteile von Arbeitsanweisungen?
Arbeitsanweisungen erfüllen mehrere Funktionen und haben zahlreiche Vorteile. Zu den wichtigsten Argumenten für solche Anweisungen gehören:
-
Arbeitssicherheit
Sie senken das Risiko von Missverständnissen, Unfällen oder Bedienungsfehlern.
-
Standardisierung
Sie stellen sicher, dass Tätigkeiten immer gleich (gut) ausgeführt werden.
-
Qualitätssicherung
Die Vorgaben sorgen für eine gleichbleibende Güte der Produkte oder Dienstleistungen.
-
Effizienzsteigerung
Durch klare Strukturen werden unnötige Schritte vermieden, die Produktivität gesteigert.
-
Wissensdokumentation
Sie dokumentieren Wissen und Erfahrungen nachhaltig für das gesamte Unternehmen.
-
Zusammenarbeit
Sie erleichtern die Teamarbeit und das Onboarding neuer Mitarbeitender.
Arbeitsanweisung Nachteile
-
Aufwand
Einfache Anweisungen für komplexe Abläufe sind zeitaufwendig und benötigen viel Sorgfalt.
-
Aktualisierung
Regeln müssen regelmäßig überprüft und gepflegt werden, sonst werden sie selbst zur Fehlerquelle.
-
Bürokratie
Sie erhöhen den Verwaltungsaufwand und können Prozesse verlangsamen.
-
Kreativität
Sie reduzieren die Eigeninitiative und Kreativität der Mitarbeitenden.
-
Motivation
Zu detaillierte Anweisungen führen zu Monotonie und demotivierenden Routinearbeiten.
Grundsätzlich eignen sich Arbeitsanweisungen für wiederkehrende Aufgaben (weniger für einmalige Aufgaben) sowie für Tätigkeiten, die zu einem hohen Grad standardisierbar sind. Für kreative Meetings oder Brainstormings sind sie entsprechend ungeeignet.
Was andere dazu gelesen haben
