Vertretungsregelung: Tipps für eine richtige Vertretung

Definition: Was ist eine Vertretungsregelung?

Die Vertretungsregelung beinhaltet eine genaue Absprache und Rahmenbedingungen, wie ein Mitarbeiter während seiner Abwesenheit (längere Krankheit, Urlaub…) vertreten wird. Sie bezieht sich auf einzelne Aufgaben, ganze Projekte oder die Betreuung von Kunden – damit der Geschäftsbetrieb wie gewohnt weiterläuft und funktioniert.

Verantwortlich für die Vertretungsregelung ist der Arbeitgeber. Chefs oder die Personalabteilung genehmigen den Urlaubsantrag und bestimmen über das Direktionsrecht, wer die Vertretung in welchem Umfang übernimmt.

Zusammenarbeit bei der Vertretungsregelung

Pflicht und Verantwortung liegt bei der Führungskraft, in der Praxis sollten Vorgesetzte die Mitarbeiter bei der Vertretungsregelung aber einbeziehen. Angestellte kennen das eigene Arbeitsfeld, sind bestens über Aufgaben, laufende Projekte, Anforderungen und Abläufe informiert. Sie wissen, worauf es für eine erfolgreiche Vertretungsregelung ankommt.

Gute Gründe für eine Vertretungsregelung

Nicht jedes Unternehmen setzt auf eine Vertretungsregelung. Leider ein verbreitetes Motto: Wenn ein Kollegen im Urlaub ist, kümmert er sich um seine Aufgaben, wenn er wieder da ist. Oder die anderen Mitarbeiter teilen sich die Vertretung auf, wie es gerade auskommt. Wer Zeit hat, übernimmt ein paar Aufgaben – ohne Struktur oder klare Absprachen.

Das funktioniert manchmal, ist aber keine sinnvolle Lösung, sondern eher ein Problem. Es gibt gleich mehrere gute Gründe, warum Unternehmen und Teams eine Vertretungsregelung brauchen:

• Aufgaben weiterhin erledigen

  Eine Folge der fehlenden Vertretungsregelung: Arbeit und Aufgaben bleiben liegen. Keiner fühlt sich verantwortlich und die Kollegen haben neben eigenen Verpflichtungen schlicht keine Zeit für zusätzliche ToDos. Ist der Urlaub vorbei, warten 2 Wochen angestauter Arbeit auf den Mitarbeiter.

• Nachrichten zeitnah beantworten

  Kunden rufen an oder schreiben eine Mail – und bekommen keine Antwort. Sie erhalten keine Informationen, Antworten auf Fragen oder auch keine Angebote. Das frustriert, ist schlecht für die Kundenzufriedenheit – und möglicherweise gehen sogar Aufträge an die Konkurrenz verloren, wenn Anfragen unbeantwortet bleiben.

• Projekte termingerecht fortführen

  Durch die Abwesenheit eines Kollegen gerät möglicherweise der Ablauf eines gesamten Projektes in Verzögerung. Teilbereiche werden nicht bearbeitet, es fehlen Zwischenschritte und auch andere Kollegen müssen warten. Mit erfolgreicher Vertretungsregelung gibt es keine Störungen in Projekten und das Gesamtergebnis bleibt in den Deadlines.

• Fehler frühzeitig vermeiden

  Ohne Vertretungsregelung gibt es gleich mehrere Fehlerquellen: Unklare Verantwortungen sorgen für unerledigte Aufgaben oder Überschneidungen, schlechte Absprachen bringen Chaos in die Abläufe und die zusätzlichen Aufgaben senken die Konzentration, führen zu Überlastung und mehr Flüchtigkeitsfehlern.

Vertretungsregelung: Was steht drin?

Eine Vertretungsregelung ist nur so gut wie der Inhalt. Fehlen wichtige Informationen, verfehlt die gesamte Absprache ihren Zweck. Die Vertretung steht vor Problemen, kennt die eigenen Aufgaben nicht oder kann diese gar nicht erledigen.

Wir zeigen die wichtigsten Inhalte im Überblick:

Grundlagen

• In welchem Zeitraum gilt die Regelung?
• Welcher Kollege ist nicht im Büro?
• Wer ist die Vertretung?

Aufgaben

• Welche Aufgaben fallen in der Abwesenheit an?
• Welche Bereiche sind besonders wichtig?
• Welche Fristen und Deadlines müssen eingehalten werden?

Projekte

• Welche Projekte sind betroffen?
• Wie ist der aktuelle Stand?
• Welche Fortschritte müssen gemacht werden?

Zugangsdaten

• Welche Logins und Passwörter (oder Schlüssel) braucht die Vertretung?
• Welche Systeme sind relevant für die Aufgaben?
• Wo sind wichtige Dokumente und Daten zu finden?

Kontakte

• Welche Ansprechpartner für Aufgaben und Projekte gibt es?
• Welche Telefonnummern und E-Mail-Adressen braucht die Vertretung?
• Welche Informationen aus der bisherigen Kommunikation sind wichtig?

Termine

• An welchen Meetings muss die Vertretung teilnehmen?
• Welche Reports und Zwischenziele stehen an?

Kommunikation

• Welche Anfragen müssen dringend und zeitnah beantwortet werden?
• Welche E-Mails und Telefonate werden in der Abwesenheit geführt?

Weiteres

• Was muss die Vertretung wissen und beachten?
• Wie ist der Kollege im Notfall für Anfragen im Urlaub erreichbar?
• Welche Regelungen gibt es für die Rückkehr?

Kostenlose Vorlage zur Vertretungsregelung

Hier gratis herunterladen: Urlaubsübergabe Vorlage (Word)

Tipps für die Vertretungsregelung

Die Vertretungsregelung am Arbeitsplatz muss durchdacht, geplant und strukturiert sein. Sonst werden kritische Punkte übersehen oder falsch geregelt. Die folgenden Tipps helfen Ihnen bei der Erstellung:

• Erstellen Sie die Regelung frühzeitig

  Die Vertretungsregelung braucht Zeit und sollte nicht kurz vor Feierabend am letzten Tag vor dem Urlaub erstellt werden. Gerade die genaue Dokumentation zu Aufgaben und dem Status Quo von Projekten muss frühzeitig erfolgen.

• Wählen Sie eine geeignete Vertretung aus

  Nicht jeder Kollege eignet sich für die Vertretungsregelung. Die Vertretung braucht die notwendigen Kompetenzen, muss Themen und Projekte kennen, die Ziele verstehen und ausreichend freie Kapazitäten haben. Das ist nicht immer der direkte Büronachbar. Suchen Sie bei anderen Mitgliedern im Team – finden Sie niemanden, bieten Auszubildende und Azubis einen weiteren Suchradius.

• Klären Sie den zeitlichen Umfang der Vertretungsregelung

  Selbst die beste Vertretung erledigt nicht die eigenen Aufgaben in vollem Umfang und kompensiert gleichzeitig den Ausfall eines Kollegen. Darunter leiden letztlich beide Aufgabenbereiche. Besser: Beauftragen Sie mehrere Kollegen mimt der Vertretungsregelung oder legen Sie einen klaren Umfang fest. Setzen Sie dabei Prioritäten. Ziehen Sie die Vertretung von unwichtigen Projekten ab, um mehr Zeit für wichtige Dinge zu haben.

• Regeln Sie die konkreten Aufgaben

  Die Vertretungsregelung muss genaue Angaben zu Aufgaben und Zuständigkeiten machen. Unklarheiten führen zu Fehlern und Missverständnissen. Allgemeine Regelungen wie „Herr Müller übernimmt die Aufgaben von Frau Meier“ sorgen nur für Verwirrung.

• Planen Sie eine Übergabe

  Zusätzlich zur schriftlichen Vertretungsregelung sollte eine persönliche Übergabe in den letzten Tagen vor Urlaubsantritt stattfinden. An diesem Termin wird die Vertretung auf den aktuellen Stand der Dinge gebracht: Aufgaben besprechen, Informationen austauschen, letzte Fragen beantworten… Hier wird auch vereinbart, wie sich die Vertretung in bestimmten Situationen verhalten soll, wo Unterlagen zu finden sind oder wo diese nach der Bearbeitung wieder abgelegt und gespeichert werden sollen.

Wichtig: Vertretungsregelung schriftlich festhalten

Auch wenn es möglich ist, Vertretungsregelungen mündlich zu besprechen, ist es empfehlenswert, diese schriftlich festzuhalten. Das schafft eine größere Verbindlichkeit und Klarheit über die Verantwortungen. Im Zweifelsfall kann jederzeit nachgelesen werden, wer laut Vertretungsregelung welche Aufgaben übernimmt. Ein weiterer Pluspunkt ist, dass in einer schriftlichen Vertretungsregelung alle relevanten Informationen – etwa die oben genannten Zugänge oder weitere Absprachen – notiert werden können.

Was andere dazu gelesen haben

• Urlaubsvertretung planen: Ich bin dann mal weg
• Abwesenheitsnotiz: Outlook Vorlage für Urlaub + Beispiele
• Urlaubsvorbereitung: So geht’s entspannt in den Urlaub