Nette, hilfsbereite Kollegen sind der Humus auf dem ein gutes Betriebsklima gedeiht. Solche Mitarbeiter mag jeder, denn sie machen das Leben leichter – das eigene vor allem. Nie schlagen Sie eine Bitte aus oder lehnen Hilfe ab. Wenn andere schon murren oder offen rebellieren, opfern sie sich immer noch selbstlos auf. Schön blöd. Stress wegen Überforderung gehört heute zu den häufigsten Bürokrankheiten. Zeitdruck, mieses Klima, Überforderung und ausbleibende Anerkennung – all das zählt längst zu den entscheidenden Ursachen dafür, dass die Fehlzeiten aufgrund seelischer Erkrankungen in den vergangenen sieben Jahren um 70 Prozent gestiegen sind.

Wer anderen seine Hilfe stets allzu bereitwillig zukommen lässt, zahlt dafür einen hohen Preis: Nicht nur, dass sich derjenige hernach fühlt wie ein Teebeutel nach dem dritten Aufguss, Hilfsbereite stehen immer auch in der Gefahr, ausgenutzt zu werden. Zum Beispiel durch jemanden, der sich vor einer unangenehmen Arbeit drücken möchte. Oder vom Chef, der sie mit einem zusätzlichen Projekt überrumpelt, obwohl sie schon bis über beide Ohren mit Arbeit eingedeckt sind. Geht es in die Hose, sind Sie Schuld. Schaffen Sie es, fühlt sich der Boss bestätigt: „Sehen Sie, geht doch!“

Allzu willige Wohltäter leiden permanent an Überlastung, laufen Gefahr sich zu verzetteln und werden am Ende sogar weniger respektiert als jene, die zögern und ab und an einfach „Nein“ sagen. Es ist das Gesetz von Angebot und Nachfrage: Was leicht zu haben ist, hat weniger Wert. Wer sich dagegen vornehm zurückhält, verweigert und rar macht, wird viel mehr respektiert – und am Ende von den Bittstellern umringt.

Klar, wir alle landen im Büro immer wieder in Situationen, in denen wir „ja“ sagen, obwohl wir am liebsten „nein“ sagen würden. Das passiert. Falls Sie solche Momente aber häufiger erleben, tappen Sie vermutlich regelmäßig in die sogenannte Gefälligkeitsfalle. Die Gründe hierfür sind zwar individuell verschieden. Dennoch ist der wesentliche Schritt aus dieser klassischen Entscheidungsfalle, sich selbige bewusst zu machen. Es geht darum zu erkennen, was Ihre wahren Gefühle und Motive dabei sind und wie diese womöglich – bewusst oder unbewusst – von den Kollegen manipuliert werden. Die Maschen hierbei reichen von Druck, Erpressung, Überrumpeln, Schmeicheln bis hin zu vermittelten Schuldgefühlen und der obligaten Mitleidstour. Bevor Sie also eine Entscheidung treffen, nehmen Sie sich eine kurze Auszeit und fragen Sie sich, warum Sie angeblich nicht „Nein“ sagen können. Oft steckt in Wahrheit das dahinter:

  • Sie fühlen sich geschmeichelt. Allein schon die Tatsache, dass man Sie fragt, imponiert Ihnen. Sie fühlen sich aufgewertet, wichtig, zentral. Kurz: Sie mutieren zum Retter und Ratgeber. Ein kurzer Anflug von Macht umweht Ihr Ego. Und weil Sie dieses Gefühl lieben und fürchten, dass es sich nie mehr einstellt, wenn Sie die Bitte jetzt ablehnen, sagen Sie „ja“. Womöglich war das aber genau der hinterlistige Plan des Bittstellers. „Der Schmeichelei gehen auch die Klügsten auf den Leim“, wusste schon der französische Dramatiker Molière. Der schillernde Retter kann schließlich auch bloß ein schnöder Notstopfen sein.
  • Sie leiden am Helfer-Syndrom. Solche Menschen, streben ständig nach dem Gefühl, gebraucht zu werden. Hinter dem Zwang „Ja“ zu sagen steckt entweder die falsche Vorstellung, so die eigene Unersetzbarkeit zu demonstrieren. Ein Kurzschluss übrigens: Jeder Mensch ist ersetzbar! Oder aber der Versuch, Minderwertigkeitsgefühle zu kompensieren. Auch das ist ein Irrweg, da die kurzfristige Anerkennung, die mit dem Gefallen erzielt wird nur in eine Abwärtsspirale führt: Viele Gefälligkeiten mindern die Qualität der eigenen Arbeit, das wiederum mindert die Anerkennung, die man damit erzielt, weshalb die Dienst-Dosis zur Kompensation immer weiter erhöht werden muss. Das Helfer-Syndrom führt also nur zu massivem Stress und mündet nicht selten in totaler Erschöpfung und einem Burnout.
  • Sie fürchten, nicht mehr gemocht zu werden. Nicht wenige Menschen plagt die Sorge, dass es die Beziehung zum Kollegen nachhaltig belastet, wenn sie seine Bitte ablehnen. Womöglich quält sie dabei auch ein schlechtes Gewissen, weil Sie früher einmal gelernt haben, dass man Hilfe nicht verweigern darf. Wer es dennoch tut, gilt in ihren Augen als egoistisch oder herzlos. Die Frage ist aber: Wer ist egoistischer – derjenige, der eine Bitte ausschlägt, weil er nicht anders kann oder derjenige, der seine Sympathien davon abhängig macht, wer nach seiner Pfeife tanzt? Hüten Sie sich vor solchen Menschen! Sie versuchen nur Sie zu manipulieren, sind berechnend und selten dankbar. Zudem: Sie müssen nicht von allen gemocht werden – und schon gar nicht von Menschen, deren Zuneigung Sie sich erst erkaufen müssen.
  • Sie haben Angst, etwas zu verpassen. Natürlich geht man mit den Kollegen einen Kaffee trinken, obwohl dringend noch drei Anrufe erledigt werden müssten. Natürlich wird die Einladung zum Feierabendbier nicht abgesagt, obwohl der Körper längst bedrohlichen Schlafmangel signalisiert. Natürlich macht man bei dem Projekt mit, denn die anderen tun es auch. Hauptsache mittendrin, immer dabei und bloß kein Spalter sein. Obacht! Auch hier werden Sie vermutlich längst manipuliert – durch zeitliche Verknappung. Die Kollegen gaukeln Ihnen vor, hier und jetzt eine einmalige Chance zu bekommen – wie bei einem Sonderangebot. Dabei können Sie mit der Gruppe doch sicher auch ein andermal noch einen Kaffee trinken?! Wohl wahr: Sich abzusondern, ist Gift für die Karriere. Aber das ist schlechte Arbeit auch. Wer alles schleifen lässt, damit er ja nichts verpasst, offenbart vielmehr zweierlei: latente Einsamkeit gepaart mit hoher Abhängigkeit von der Meinung anderer sowie die Schwäche, Prioritäten setzen zu können. Machen Sie sich von beidem frei. Einmal oder zweimal nicht dabei zu sein, ist keine Schande.
  • Sie fürchten die Konsequenzen. Insbesondere wenn hinter der Bitte der Chef steht. In vielen Fällen ist es tatsächlich nicht ratsam, dessen Wünsche auszuschlagen. Enttäuschte Chefs befördern nicht. Aber auch Vorgesetzte müssen lernen, wann Schluss ist. Ein gutes Argument ist, sie auf die Konsequenzen hinzuweisen: „Ich mache das, aber dann muss Projekt X noch zwei Wochen warten.“ Dazu später aber mehr.
  • Sie fühlen sich verantwortlich. Und zwar für die Bürostimmung im Allgemeinen und das Bedürfnis des Kollegen nach Entlastung und persönlichem Glück im Besonderen. Der Arme: Schon seit fünf Wochen sitzt er an dem Projekt, heute Nachmittag muss er es präsentieren – und was er hat, ist alles andere als spruchreif. Es ist zwar nobel, dem Tropf jetzt unter die Arme zu greifen. Er hätte aber auch einfach eher fragen können. Oder ist das seine Masche, immer auf den letzten Drücker zu fragen, damit keiner ablehnen kann? Überhaupt: Hat er Ihnen eigentlich auch schon mal geholfen? Oder würde er dasselbe tun, wenn Sie mal Hilfe benötigen? Nicht, dass man im Büro immer alles verrechnen sollte. Aber einem Trödler vom Stamme Nimm muss man auch nicht unbedingt jedes Mal in den Sattel helfen.
  • Sie vergleichen sich. Jeder Mensch hat ein anderes Arbeitspensum. Wer sich jedoch mit anderen dauerhaft vergleicht, erliegt bald der Illusion Gleiches schaffen zu müssen. Sie sollen und wollen das Beste aus sich herausholen – soweit, so gut – aber bitte nicht auch noch das Beste des Kollegen dazu. Nichts versetzt Menschen mehr in Stress, als der Versuch ständig den Ansprüchen anderer zu genügen.

Da hilft nur eines: Gewinnen Sie zu sich selbst und dem Anliegen Abstand und entlarven Sie mögliche Fallen, die Sie sich selbst oder die lieben Kollegen stellen. Auch wenn es zum Leben gehört, hin und wieder eigene Interessen zurückzustecken – an manchen Stellen muss man beherzt „Nein“ sagen. Alles andere führt nur dazu, dass wertvolle Zeit verloren geht und Kräfte zerstreut werden, die dann für die eigene Arbeit fehlen. In der Folge nimmt der Stress zu, vielleicht sogar der Ärger darüber, nachgegeben zu haben. Und spätestens wenn Ja-Sager ihre Projekte nur noch mittelmäßig bis mangelhaft abschließen, nutzt ihnen auch alle Kollegialität nichts mehr: Der Ruf ist ramponiert, sie gelten als unfokussiert, unorganisiert, unfähig. Und das unnötig!

Der zweite Schritt, nachdem Sie Ihre Motive hinterfragt haben, ist zudem die negativen Konsequenzen Ihrer Ablehnung abzuschätzen – und zwar realistisch. Dazu gehört zunächst, dass Sie genau verstanden haben, was der Kollege von Ihnen genau will oder welche Resultate er erwartet. Fragen Sie im Zweifel ruhig noch einmal nach. Vielleicht ist die Bitte ja auch gar nichts Großes, klang aber so.

Andernfalls: Jede Entscheidung hat einen Preis, den man sich bewusst machen sollte. Was ist dadurch zu gewinnen? Was wären die Folgen? Wie viel Zeit kostet das? Ist es das wert? Wer bittet mich da eigentlich um etwas? Hat derjenige mich vielleicht schon einmal ausgenutzt? Auch Ihre Kraft ist schließlich nicht endlos, auch Sie haben Bedürfnisse – weniger Stress, mehr Spaß am Job, Anerkennung für gute Arbeit. Das ist nicht weniger Wert als die Bedürfnisse des Kollegen!

Wäre es also wirklich eine Katastrophe, „Nein“ zu sagen? Im Zweifel sagen Sie eben, dass Sie sich zwar geschmeichelt aber auch überrumpelt fühlen und erbitten sich Bedenkzeit. Zeigen Sie Verständnis für die Bedürfnisse des anderen, legen Sie aber auch Ihre eigenen dar – und gewinnen so die Entscheidungshoheit wieder zurück. Und auch wenn Sie das nicht müssten: Begründen Sie Ihre Ablehnung ruhig mit den vorhin identifizierten negativen Konsequenzen. Das macht es dem anderen leichter, Ihre Absage zu akzeptieren. Sie können aber auch einen Kompromiss in der Form „Jetzt nicht, aber später“ schließen. Und für die ganz Hartnäckigen, die einfach kein Nein dulden, gilt: Standhaft bleiben und diplomatisch in die Metaebene wechseln: „Sie wollen mein Nein wohl um keinen Preis akzeptieren – aber ich bleibe dabei: Diesmal nicht.“

Wie Sie lernen, besser Nein zu sagen

Wenn Sie im Büro jemandem einen Korb geben müssen, dann kommen dafür letztlich nur drei Gruppen infrage: Kollegen, Kunden oder Chefs. Für alle drei gilt, dass Sie ihnen die Abfuhr möglichst schonend beibringen. Das heißt nicht, dass Sie lange um den heißen Brei herumreden sollen, im Gegenteil: klar und deutlich sollten Sie schon bleiben. Mit einer Wischiwaschi-Abfuhr tun Sie sich keinen Gefallen. Die erzeugt nur Missverständnisse, späten Frust und Sie stehen am Ende da wie ein Wortbrüchiger. Verletzend und respektlos werden sollten Sie aber auch nicht.

Insbesondere gegenüber Vorgesetzten. Einem Boss einen Korb zu geben, ist immer heikles Terrain, erst recht, wenn der gerade schlecht auf einen zu sprechen ist, miese Laune hat oder Entlassungen drohen. Ein achtungsvoller Ton, gepaart mit einer subtilen Ausweichstrategie ist hier essenziell für Ihre Mission. Oder anders formuliert: Die richtige Antwort gegenüber dem Chef beginnt im Kern immer mit der Phrase: „Ja, aber…“

Genauso wichtig ist dabei auch, dass Sie ihm aufmerksam zuhören und ihn nicht unterbrechen. Das dokumentiert Ihre Ernsthaftigkeit und unterstreicht Ihren grundsätzlich guten Willen. Bleiben Sie zu ebenso jedem Zeitpunkt höflich, auch wenn der Antrag noch so unverschämt war. Und heben Sie niemals die Stimme (wirkt aggressiv) und spielen Sie auch nicht beleidigt (wirkt infantil), sondern versuchen Sie vielmehr sanft auszuweichen, etwa indem Sie…

Nein-Sagen zu Chefs
  • Alternativen anbieten. „Ich habe leider nicht die Zeit, später bei der Präsentation dabei zu sein. Aber ich könnte helfen, die Folien nachher noch aufzubereiten.“ „Ich muss unbedingt vorher noch diese Sache für den Kunden fertig machen. Aber morgen könnte ich mich dann darum kümmern. Falls es eilig ist, vielleicht hat Klaus ja gerade etwas Zeit…“
  • Die Folgen verdeutlichen. „Danke, dass Sie mir so viel Vertrauen entgegen bringen. Aber ich habe bereits mehrere laufende Projekte, um die ich mich kümmern muss. Wenn ich diese Aufgabe zusätzlich übernehme, wird sich der Abgabetermin von Projekt X zwangsläufig nach hinten verschieben.“ „Ich kann das gerne machen, Sie wissen aber, dass ich dafür nicht die qualifizierteste Person im Team bin?!“
  • Dramatisieren. „Ich bin zurzeit enorm eingespannt, so dass ich diesem Projekt nicht die Aufmerksamkeit widmen könnte, die es verdient hätte. Das würde dem Ergebnis schaden.“ „Ich fühle mich bei dieser Sache sehr unwohl.” „Ich kann das mit meinem Gewissen nicht vereinbaren.“
  • Ihn an sein Wort erinnern. „Wir hatten seinerzeit verabredet, dass das andere Projekt unbedingt Vorrang hat. Können Sie mir kurz erklären, wieso dies jetzt anders ist?“ „Sie hatten mir für heute Nachmittag frei gegeben. Inzwischen habe ich dort eine paar wichtige Termine, die ich auch nicht mehr absagen kann.“ Mit solchen Erinnerungen dürfen Sie den Boss allerdings weder bedrängen, noch brüskieren. Sie wollen ihn schließlich nicht zum Armdrücken herausfordern.
  • Um Mithilfe bitten. „Sie wissen, ich arbeite gerade auch an X und Y. Um alles tiptop zu erledigen, bräuchte ich noch Unterstützung, sonst wird das nichts.“ Der Vorteil dieser Strategie ist: Wenn Sie den Beistand gut begründen, der aber nicht greifbar ist, sucht Ihr Boss womöglich selbst nach einer Alternative.

Einige Ratgeber empfehlen indes die Begründung so knapp wie möglich zu halten. Alles andere könnte wie eine Rechtfertigung aussehen, und deren Glaubwürdigkeit sinkt nun mal mit steigendem Textumfang. Das stimmt. Dennoch empfehle ich diese Strategie wirklich nur bei verständnisvollen Bossen.

Unabhängig davon, wie Ihr Chef tickt, gilt eines jedoch bei allen Abfuhren: Niemals, wirklich niemals sollten Sie Ihren Vorgesetzten anlügen, wenn Sie Ihr „Nein“ begründen! Früher oder später kommt so etwas heraus, und dann ist Ihre Reputation flöten. Sie haben einen schweren Vertrauensbruch begangen und obendrein dem Chef die Hilfe versagt. Spätestens jetzt stehen Sie auf seiner Abschussliste.

Dasselbe gilt Kunden gegenüber zwar genauso. Doch haben die zuweilen die Angewohnheit, deutlich verständnisloser und unbarmherziger zu sein – zumal, wenn Sie sich wie Könige fühlen, weil Sie einen Großteil Ihres Umsatzes beisteuern. Bei solchen Typen lässt sich ein „Ja“ manchmal partout nicht vermeiden. Sie können dann aber wenigstens versuchen, künftige Anfragen vorsorglich zu kanalisieren, indem Sie…

Nein-Sagen zu Kunden
  • Gemeinsam vorplanen. Zeigen Sie zunächst Verständnis („Ich sehe Ihren Punkt…“), und kommen Sie dem Wunsch des Kunden bereitwillig entgegen, sagen Sie ihm aber auch, dass es Ihre Kapazitäten gewaltig belastet. Fragen Sie deshalb: „Wie können wir unsere Zusammenarbeit denn verbessern um künftig auszuschließen, dass so etwas wieder passiert?“
  • Eine Frist vorgeben. Sagen Sie „ja“, setzen Sie zugleich aber ein Zeitlimit: „Ich kümmere mich sehr gerne darum. Dann müssen Sie mir aber auch bis Ende der Woche dafür Zeit geben.“ Oder: „Ich erledige das sofort, aber nur, wenn es nicht länger als eine Stunde dauert. Dann habe ich einen anderen wichtigen Termin.“
  • Einen Gefallen einfordern. „Ich werde versuchen, was sich machen lässt. Aber dann schulden Sie mir auch etwas, wenn wir vielleicht einmal in Bedrängnis geraten.“

Bei Kollegen sieht die Sache freilich etwas anders aus. Befüllen die Ihren Schreibtisch zum wiederholten Mal mit zusätzlicher Arbeit, haben Sie etwas mehr Reaktionsspielraum. Allerdings: Auch hier sollten Sie Ihrem Ärger nicht ungebremst Luft machen und lospoltern. Besser Sie hören sich auch deren Anliegen erst an, erbitten sich kurze Bedenkzeit und lehnen gegebenenfalls ab, indem Sie…

Nein-Sagen zu Kollegen
  • Um Verständnis werben. Ein Büronachbar fragt Sie, ob Sie sich an einem Geburtstagsgeschenk für einen Kollegen beteiligen. Sie denken: Wenn ich jetzt nein sage, halten mich alle für geizig und einen Eigenbrödler. Tatsache aber ist: Keiner ist verpflichtet einem Kollegen etwas zu schenken – erst recht, wenn man sich kaum kennt. Deshalb wäre es auch völlig ausreichend, wenn Sie die Frage mit einem „Eigentlich kenne ich den Klaus kaum. Ich denke, ich werde ihm lieber persönlich gratulieren“ quittieren. Alternative Antworten in anderen Situationen sind: „Ich finde das Angebot sehr schmeichelhaft, aber ich habe offen gestanden andere Pläne für meine Karriere.“ „Ich weiß, das wird Sie enttäuschen, aber ich kann das dieses Jahr nicht schon wieder übernehmen.“
  • Konsequent bleiben. Auch Sie haben Pläne, Abgabetermine, Grundsätze. Das alles sind gute Gründe, warum Sie der Bitte nicht stattgeben können. Und die dürfen Sie durchaus nennen: „Ich fühle mich geschmeichelt, aber die Wochenenden gehören meiner Familie.” „Ich habe vorhin schon jemand anderem meine Hilfe zugesagt. Ich bitte um Verständnis, dass ich nicht noch mehr übernehmen kann.“ „Ich helfe dir gerne – aber nicht bei diesem Projekt.“ „Es tut mir leid, aber ich leihe Freunden grundsätzlich kein Geld.“
  • Den Ball zurückwerfen. Vielleicht steckt hinter der Bitte auch nur Unsicherheit: Statt selbst die Verantwortung zu übernehmen, versucht der Kollege die Last auf Ihre Schulter zu verteilen. Verantwortungsvoller von Ihnen wäre es allerdings, ihn an dieser Herausforderung wachsen zu lassen: „Ich kann verstehen, dass du dich bei der Aufgabe unsicher fühlst. Aber ich bin davon überzeugt, dass du das schaffst. Versuch es doch erst einmal selbst, helfen kann ich später immer noch.“ Oder: „Ich kann dir da wirklich nicht helfen. Der Chef hat dir die Aufgabe und Verantwortung übertragen. Er hat sich sicher etwas dabei gedacht.“ Das ist überhaupt nicht herzlos. In der größten Not können Sie immer noch einspringen. Und wenn Ihre Motivation dabei wirklich ist, den anderen so indirekt zu fördern, wird er das sicher spüren – und verstehen.
  • Die Unverschämtheit dieser Bitte offenbaren. „Mir macht diese Arbeit auch keinen Spaß – aber es ist deine Aufgabe!“ Auch das ist zulässig, wenn Sie dabei zumindest höflich bleiben. Wenn es allzu offensichtlich ist, dass der Kollege nur einen lästigen Job loswerden wollte, sollte er spüren, dass er Sie nicht für dumm verkaufen kann. Versucht er das dennoch häufiger, dürfen Sie ihn sogar öffentlich bloßstellen. Das ist nicht unkollegial – er ist es.
  • Sich sehr kurz fassen. „Nein.” (Und für internationale Kollegen: Unter dieser Internetadresse finden Sie das Wort Nein in 520 Sprachen.

Eines aber sollten Sie sich auch bei Kollegen verkneifen: vage bleiben. Ich weiß, die Versuchung ist bei vielen Menschen groß, einem Konflikt auszuweichen und zu sagen: „Ich denke darüber nach und sage dir dann bescheid.“ Natürlich sagen sie nie bescheid, sondern hoffen, das Problem aussitzen zu können. Aber glauben Sie mir, Sie verschieben so den Ärger nur und machen ihn meist noch größer. Nicht wenige werten eine solch unbestimmte Antwort als Zusage und sind dann (zurecht) stocksauer, weil Sie sie haben sitzenlassen. Wie heißt es so schön in der Bibel: „Eure Rede sei ja, ja oder nein, nein. Alles andere ist vom Übel.“