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In der rauen Realität des heutigen Geschäftslebens wirken Dankschreiben, besonders in Briefform, auf manche wie ein Relikt aus vergangenen Zeiten. Andere tun sie möglicherweise als aufdringliche Speichelleckerei ab, als unnötig vergeudete Zeit. Diese und andere Vorurteile haben die schriftliche Danksagung in der Businesswelt in ein undankbares Nischendasein gedrängt.

Dabei können gute Dankschreiben Ihnen bei richtiger Anwendung helfen, Ihren beruflichen Erfolg zu steigern. Und in manchen Fällen machen Sie sogar den Unterschied zwischen Top und Flop aus – etwa nach einem Bewerbungsgespräch. Denken Sie an sich selbst: Haben Sie schon einmal ein Dankschreiben wutschnaubend zerrissen und den Verfasser als heuchlerischen Zeitdieb beschimpft? Eben. Deshalb nun einige Ratschläge, wann Dankschreiben angebracht sind und wie man sie verfasst.

Wann und warum Dankschreiben angebracht sind

Grundsätzlich ist ein persönliches Dankschreiben Ausdruck Ihrer Höflichkeit; sich die Zeit dafür zu nehmen, zeugt von Klasse, Sorgfalt und Wertschätzung für den Empfänger. Ganz uneigennützig ist es natürlich auch nicht. Denn egal, ob Sie nun die Zeit, das Vertrauen oder die Mühe Ihres Adressaten würdigen – mit einem Dankschreiben erhöhen Sie die Chance, dass Sie diese irgendwann wieder in Anspruch nehmen können. Auch kleinere Missverständnisse in der Kommunikation können durch ein Wort des Dankes aufgewogen werden.

Es gibt also viele gute Anlässe, ein Dankschreiben zu versenden. Im Beruf sind es jedoch vor allem drei Auslöser: Ein Bewerbungsgespräch, Kundenkontakt und Networking.

Viele Personaler und Chefs begrüßen es, nach dem Bewerbungsgespräch ein Dankschreiben des Kandidaten zu erhalten. So können Sie sich angenehm von anderen Bewerbern abheben – in sehr seltenen Fällen kann es sogar vorkommen, dass ein fehlendes Dankschreiben Sie den schon sicher geglaubten Job kostet! So oder so machen Sie mit dem richtigen Schreiben positiv auf sich aufmerksam und erhöhen die Chancen auf einen guten Eindruck.

Auch im Kontakt mit Kunden können Dankschreiben wahre Wunder vollbringen. Wir machen besonders gern Geschäfte mit Menschen, die wir kennen, die wir mögen und denen wir vertrauen – ein gut gemachtes Dankschreiben kann beim Kunden all diese Empfindungen wecken oder verstärken. Besonders wichtig ist das für kleine Unternehmen und Selbstständige, die so eine gute Mundpropaganda erzielen können. Mancher kann gar mit dem Dankschreiben seine Umsätze erhöhen – und plötzlich ist die höfliche Geste bares Geld wert.

Beim Netzwerken wiederum lassen sich zwei Arten von Dankschreiben unterscheiden: Nach einem Networking-Event kann es ratsam sein, Ihren Gesprächspartnern einen kurzen Dank für die Unterhaltung zukommen zu lassen, um sich länger im Gedächtnis zu halten. Auch Ihr firmeninternes Netzwerk können Sie mit Dankesnachrichten ausbauen und stärken: Gerade in großen Konzernen ist es nicht selbstverständlich, dass unbekannte Kollegen sich für kleinere und größere Gefallen erkenntlich zeigen. In der Regel können Sie hier jedoch auf Briefverkehr verzichten und sich besser noch als per E-Mail persönlich bedanken.

Was ein gelungenes Dankschreiben ausmacht

• Die Formalia. Grundsätzlich gilt: Dankschreiben sollten in der Regel nicht länger als eine halbe Seite sein. Im Job ist auf ein elegantes, zurückhaltendes und professionelles Design zu achten – oft reicht schon ein Logo oder Monogramm als Gestaltungselement. Ihr Name, Ihr Unternehmen sowie Ihre Adresse sollten sich ebenso darauf befinden wie Ort, Datum und Unterschrift. Ob Sie das Schreiben handschriftlich oder am PC verfassen, ist Ihre Entscheidung – wägen Sie selbst ab, was dem Anlass entsprechender ist (die Ästhetik Ihrer Handschrift ist möglicherweise ein Kriterium…).
• Der Inhalt. Machen Sie dem Leser schon im ersten Satz deutlich, dass er ein Dankschreiben in der Hand hält. Natürlich müssen Sie auch den Grund oder den Auslöser Ihres Schreibens nennen. Dann denken Sie an die verschiedenen Details der gemeinsamen Zusammenarbeit – was ist Ihnen besonders positiv in Erinnerung geblieben? Was unterschied Ihren Kontakt vom Alltäglichen? Auch bei der Kommunikation entstandene komische Situationen und „Insider“ können Sie unterbringen – das kommt allerdings besser an, wenn Sie den Adressaten schon etwas länger kennen. Werbung für andere Produkte und Dienstleistungen Ihres Unternehmens haben im Dankschreiben jedoch nichts zu suchen. Als Anfänger können Sie auf Vorlagen zurückgreifen – doch nur ein Schreiben, das auf den Empfänger oder das auslösende Ereignis maßgeschneidert ist, bleibt im Gedächtnis. Und wirkt viel sympathischer!
• Die Organisation. Halten Sie stets passendes Briefpapier (weiß oder creme) für Ihre Dankschreiben bereit – gängiges 08/15-Kopierpapier wird sich kein Kunde an die Pinnwand hängen. Ein ausreichender Vorrat an Briefmarken sollte selbstverständlich sein, um dem inneren Schweinehund zuvorzukommen, der geplante Dankesbriefe sonst platzen lässt. Zur Zeitplanung ist zu sagen, dass Sie besser einmal pro Woche alle Dankschreiben abhaken, als jeden Tag welche zu verfassen. Ausnahme ist der Dank nach dem Bewerbungsgespräch: Der ist unverzüglich abzuschicken! Führen Sie eine Liste, auf der Sie Ihre Adressaten auflisten und abhaken – doppelte Dankschreiben wirken unprofessionell.

Abschließend geben wir Ihnen noch einige Formulierungen mit auf den Weg, die Sie beim Verfassen Ihres Dankschreibens verwenden können. Letztendlich müssen Sie jedoch Ihren eigenen Stil finden: Mit individuellen Nachrichten heben Sie sich von der Masse ab und werden früher oder später die Früchte Ihrer Bemühungen ernten.