E-Mail ist eines der meist genutzten Kommunikationsmedien überhaupt. Täglich werden Millionen von E-Mails verschickt und obwohl sie in fast jedem Beruf genutzt werden und eine schnelle und unkomplizierte Kommunikation ermöglichen, werden E-Mails von vielen Arbeitnehmern nicht wirklich geliebt. Denn neben den vielen Vorteilen können E-Mails auch Zeit und Nerven kosten und Mitarbeiter regelrecht überfluten. Die seit einiger Zeit modern gewordene Idee von der Inbox Zero – also einem leeren E-Mail-Posteingang – ist für viele Menschen ein reine Utopie und scheint unerreichbar. Dabei kann die Kommunikation mit E-Mails unkompliziert und produktiv sein, so lange dabei einige Verhaltensweisen und Strategien beachtet. Und da E-Mails für viele unserer Leser und Leserinnen eine große Rolle am Arbeitsplatz spielen, haben wir heute 77 Tipps für einen besseren Umgang mit E-Mails zusammengestellt.

Höflichkeit und Netiquette

  1. Keine privaten E-Mails vom Firmenkonto – Bei vielen Firmen ist es ohnehin verboten, private Nachrichten über die Firmen-E-Mail-Adresse zu verschicken oder zu empfangen. Außerdem ist es auch nicht all zu intelligent, denn der Administrator Ihres Unternehmens kann jederzeit auf Ihre Firmen-Adresse zugreifen.
  2. E-Mails an Gruppen immer in BCC – Wenn Sie E-Mails an Gruppen versenden und sich die Adressaten nicht kennen, sollten Sie die Empfänger-Adressen grundsätzlich in BCC setzen. Vor allem bei Newslettern und ähnlichen E-Mails ist die Blindkopie die beste Wahl.
  3. Keine Ketten-E-Mails weiterleiten – Egal wie süß oder lustig eine Ketten-E-Mails auch sein mag, verkneifen Sie sich die Weiterleitung. Warum? Weil von 100 solcher E-Mails vielleicht zwei oder drei gerne gelesen werden. Und das wiegt die Nerven, die solche E-Mails kosten, einfach nicht auf.
  4. Keine Emoticons – In beruflichen E-Mails haben Emoticons schlicht und ergreifend nichts zu suchen. Punkt.
  5. Der richtige Tonfall – Achten Sie bei beruflichen E-Mails auch auf den richtigen Tonfall. Dazu gehören sowohl Formulierungen als auch das konsequente Siezen des Empfängers.
  6. Vorsichtig formulieren – Denken Sie daran: E-Mail ist grundsätzlich kein privates Kommunikationsmedium. Denn E-Mails können weitergeleitet oder gleich in BCC an andere geschickt werden. Wählen Sie Ihre Wort daher sorgfältig und weichen Sie im Zweifelsfall lieber auf Telefonate aus oder klären Sie Probleme in einem persönlichen Gespräch. Das ist meist die bessere Lösung.
  7. Kurze Signaturen – Sicher, Firmensignaturen sind größtenteils vom Unternehmen vorgegeben. Doch wenn Sie die Möglichkeit haben, Ihre Signatur zu verändern, sollten Sie diese kurz halten. Bei mehr als fünf Zeilen Signatur stöhnen Sie doch auch innerlich oder lesen die Signatur schon gar nicht mehr, oder?
  8. Sinnvoll zitieren – Bei direkten Antworten auf E-Mails mit mehreren Punkten sollten Sie die entsprechenden Passagen aus der Originalnachricht zitieren. Machen Sie die Zitate durch kursiven Text oder ähnliche Formatierungen kenntlich und antworten Sie darunter direkt auf den zitierten Punkt.
  9. Keine wütenden E-Mails – Wenn Sie wütend sind, gilt eine Grundregel: Schreiben Sie keine E-Mails. Wut ist immer ein schlechter Ratgeber und Ihre wütende E-Mail kann auch nach Ihrer Entschuldigung noch weitergeleitet, ausgedruckt und archiviert werden. Schützen Sie sich daher selbst und schicken Sie wütend geschriebene E-Mails erst nach erneutem Lesen am nächsten Tag ab. Meist fallen diese dann deutlich milder aus.
  10. Klarheit schaffen – Es kommt ab und zu vor, dass Sie E-Mails erhalten, die Sie als beleidigend oder verletzend verstehen. Nach den ersten Emotionen sollten Sie beim Absender nachfragen, ob Sie die E-Mail richtig verstanden haben. Im privaten Bereich haben sich die meisten an Emoticons gewöhnt, um beispielsweise Ironie kenntlich zu machen. Doch Emoticons fallen im beruflichen Bereich weg und dann fällt es manchen Menschen schwer, Ironie passend zu formulieren. Dadurch kann es schnell zu Missverständnissen kommen.
  11. Spam entschuldigen – Wenn Spam über Ihre E-Mail-Adresse verschickt wird, ist das nicht Ihre Schuld. Dennoch ist eine Entschuldigung bei dem Empfänger der Spam-E-Mail angebracht.
  12. Unterschiede von E-Mail-Anbietern beachten – Jeder E-Mail-Anbieter hat seine eigenen Besonderheiten, der eine stellt Links auf eine spezielle Art und Weise dar während der mit Formatierungen in HTML-E-Mails nicht wirklich klar kommt. Bedenken Sie solche Unterschiede wenn Sie E-Mails schreiben. Wenn es gar nicht anders geht, ist eine E-Mail im reinen Text-Format der kleinste gemeinsame Nenner.
  13. Gruppen E-Mails richtig beantworten – Kennen Sie die E-Mail-Spezialisten die bei Gruppen-E-Mails auf “Allen antworten” klicken? Dann wissen Sie auch, wie sehr es nervt, wenn innerhalb weniger Stunden dutzende E-Mails in Ihrem Postfach landen, die Sie gar nicht betreffen. Machen Sie es daher bitte besser und antworten Sie bei Gruppen-E-Mails wirklich nur der Person, der Ihre Antwort gilt.
  14. Gruppen-E-Mails selektiv beantworten – Antworten Sie auf Gruppen-E-Mails wirklich nur dann, wenn es notwendig ist. Ansonsten reicht es völlig, wenn Sie die E-Mail zur Kenntnis nehmen.
  15. Beachten Sie Gesetze und Richtlinien – Andere Länder, andere Gesetze. Wenn Sie E-Mails nutzen, um Ihr Unternehmen und seine Leistungen zu bewerben, informieren Sie sich bitte im Vorfeld darüber, welche Gesetzte und Regeln dafür in anderen Ländern gelten und halten Sie diese ein.

    16. Effiziente Kommunikation

  16. Aussagekräftiger Betreff – Der optimale Betreff gibt dem Empfänger eine klare Vorstellung von den Themen und dem Inhalt der E-Mail. Das erleichtert die Einordnung und Bearbeitung der E-Mail erheblich.
  17. Kurz halten – Eine lange E-Mail wird selten gelesen. Beschränken Sie Ihre E-Mails daher auf das Notwendige. Das spart Ihnen auch beim Schreiben der E-Mail Zeit.
  18. Zusammenfassung – Beginnen Sie eine lange E-Mail – wenn sie denn unbedingt lang sein muss – mit einer Zusammenfassung des Inhalts.
  19. Textbausteine einsetzen – In vielen Berufen müssen Mitarbeiter immer wieder die gleichen Fragen beantworten. Hier können Sie sich durch Textbausteine und vorformulierte E-Mails viel Zeit sparen. Setzen Sie diese Werkzeuge jedoch bitte in Maßen ein.
  20. Allen sinnvoll antworten – Auch wenn wir Ihnen weiter oben empfohlen haben, die “Allen antworten”-Option zu meiden, kann diese manchmal sinnvoll sein. Bestimmte Informationen sind vielleicht für den Großteil eine Arbeitsgruppe oder eines Teams wichtig. Dann sollten Sie wirklich allen antworten, statt sich mühsam die passenden E-Mail-Adressen heraus zu suchen.
  21. Mehr telefonieren – So effizient und verbreitet E-Mail auch ist, viele Fragen und Probleme lassen sich durch ein Telefonat deutlich schneller lösen.
  22. Eilige E-Mails hervorheben – Sicher, es gibt in Outlook und anderen Programm die Option, die E-Mails als wichtig zu markieren. Doch das wird leider viel zu häufig benutzt und hat daher in vielen Firmen bereits die ursprüngliche Wirkung verloren. Schreiben Sie daher “Eilig”, “Wichtig” oder “Dringend” an den Anfang Ihrer Betreffzeile, das fällt auf jeden Fall auf.
  23. Automatische Antworten – Für die Dauer Ihres Urlaubs sollten Sie eine automatische Antwort einrichten. Dadurch wissen alle Kunden und Partner Bescheid und Sie ersparen sich viele Nachfragen. Bei Ihrer privaten E-Mail-Adresse sollten Sie diese Option jedoch nicht nutzen, Sie müssen ja nicht jedem mitteilen, dass Ihre Wohnung oder Ihr Haus gerade leer steht.
  24. Emoticons privat nutzen – Das Emoticons in beruflichen E-Mails Tabu sind, haben wir oben bereits erwähnt. Im privaten Bereich können und sollten Sie Smileys und Co. jedoch nutzen, um Humor oder Ironie deutlich zu machen und so Missverständnisse zu vermeiden.
  25. Korrektur lesen – Auch wenn es etwas Zeit in Anspruch nimmt: Sie sollten Ihre E-mails vor dem Absenden Korrektur lesen. Denn häufige Schreibfehler stören nicht nur, sie lassen auch Zweifel an Ihrer Professionalität zu. Wenn Sie Ihre E-Mails kurz halten, dauert die Korrektur nur wenige Minuten.

    26. Mobile E-Mail-Nutzung

  26. Grenzen akzeptieren – So gut die E-Mail-Programm moderner Smartphones auch sind, auf einem Computer mit einer richtigen Tastatur lassen sich E-Mail einfach besser tippen. Beschränken Sie Ihre Antworten daher auf das Wesentliche oder warten Sie mit Ihrer Antwort, bis Sie wieder am Computer sind.
  27. Eine spezielle Signatur – Hier scheiden sich die Geister. Die einen sind von Signaturen wie “Mobil gesendet” genervt, die andern schwören darauf. Einen Vorteil hat eine solche Signatur auf jeden Fall: Sie machen dem Empfänger damit deutlich, was der Grund für Ihre knappen Formulierungen und mögliche Tippfehler ist.
  28. Spracheingabe verwenden – Apples Siri ist die bekannteste Umsetzung der Spracheingabe. Doch auch Android und Windows Phone verfügen über eine solche Funktion. In ruhigen Umgebungen funktioniert Spracheingabe mit etwas Übung recht gut und kann Ihnen unterwegs viel Zeit sparen.
  29. IMAP einsetzen – E-Mails können mobil nur sinnvoll genutzt werden, wenn Sie über ein IMAP-E-Mail-Konto verfügen. Denn nur dann können Sie von allen Geräten aus auf alle E-Mails mit dem gleichen Stand zugreifen.
  30. Eine zweite E-Mail-Adresse anlegen – Dieser Tipp mag auf den ersten Blick ungewöhnlich erscheinen, kann Ihnen jedoch viel Zeit sparen. Legen Sie eine zweite E-Mail-Adresse an auf die Sie alle E-Mails umleiten, wenn Sie E-Mails einige Zeit lang nur mobil nutzen. Der Vorteil: Bei Ihrer Haupt-E-Mail-Adresse greifen alle eingerichteten Filter und Sortierregeln in vollem Umfang. Daher werden Ihnen auf die mobile E-Mail-Adresse nur wichtige E-Mails weitergeleitet, Newsletter und Werbung werden schon im Vorfall aussortiert.
  31. Auf Anhänge verzichten – Alle Datentarife haben – zumindest in Deutschland – eine Volumengrenze ab der die Geschwindigkeit gedrosselt wird. Wenn Sie wissen, dass Kollegen nur mobil E-Mails abrufen können, sollten Sie auf Anhänge verzichten. Legen Sie die Dateien lieber online ab und bauen Sie einen Link in die E-Mail ein, mit dem sich Ihre Kollegen die Dateien herunterladen können, so bald Sie WLAN haben.
  32. Nutzung einschränken – Ob Sie diesen Tipp umsetzen können, hängt ganz entscheiden davon ab, wie viel Spielraum Ihr Unternehmen Ihnen lässt und wie Sie erreichbar sein müssen. Wenn Sie die Möglichkeit haben, sollten Sie E-Mails unterwegs eher selten nutzen, so schaffen Sie sich Frei- und Ruheräume.

    33. Produktivität und Filter

  33. Direkt antworten – Idealerweise antworten Sie auf E-Mails direkt nach dem Sie diese gelesen haben. So müssen Sie sich nur einmal mit einer E-Mail beschäftigen.
  34. Zeitlimit setzen – Setzen Sie sich ein Zeitlimit für die Beantwortung von E-Mails. Ein Zeitraum zwischen zwei und fünf Minuten ist sinnvoll.
  35. Antwort ankündigen – Auf lange E-Mails können Sie nicht immer direkt antworten, dennoch wollen Sie den Absender wissen lassen, dass Sie die E-Mail gelesen haben und bald möglichst antworten werden. In diesem Fall schreiben Sie eine kurze E-Mail zurück in der Sie ankündigen, bis wann Sie eine ausführliche Antwort schicken werden.
  36. Punkt für Punkt antworten – Bei langen E-Mails mit vielen Aspekten und Fragen werden die Antworten meist lang und komplex. Das können Sie vermeiden, in dem Sie jeden Punkt und jede Frage der ursprünglichen E-Mail separat in einer gesonderten E-Mail beantworten. Dabei sollten sie jedoch unbedingt dazu schreiben, dass Sie die anderen Fragen in separaten E-Mails beantworten werden. Sonst denkt der Empfänger, Sie hätten den Rest seiner E-Mail vergessen.
  37. Gewohnheiten etablieren – Damit E-Mail nicht zu einem Zeitfresser wird, sollten Sie Gewohnheiten für den Umgang mit diesem Medium etablieren. Rufen Sie Ihre E-Mails beispielsweise erst ab einer bestimmten Uhrzeit oder nur alle 45 Minuten ab. Probieren Sie aus, was sich für Sie bewährt.
  38. Nach Dringlichkeit sortieren – E-Mails werden oft für zeitkritische Kommunikation eingesetzt. Das ist zwar nicht unbedingt sinnvoll, führt allerdings dazu, dass Sie Ihre E-Mails am besten nach Dringlichkeit sortieren, damit Sie Ihren Kontaktpartnern wirklich rechtzeitig antworten.
  39. Ausgewählt antworten – Sie müssen nicht alle E-Mails beantworten. Wählen Sie ganz gezielt aus, wo eine Antwort notwendig ist und wo nicht.
  40. Simpel halten – Ihre E-Mails sollten verständlich und angenehmen lesbar sein, einen Literaturpreis wollen Sie damit jedoch nicht gewinnen. Übertreiben Sie es daher nicht mit den Formulierungen sondern schreiben Sie simpel.
  41. E-Mail-Abos begrenzen – Einer der größten Zeitfresser bei E-Mails sind abonnierte E-Mail-Newsletter und Benachrichtigungen. Räumen Sie einmal im Monat auf, damit sich nicht zu viele unnütze Abonnements ansammeln.
  42. Andere Kanäle nutzen – Für kurze Fragen sind Chat oder Skype besser geeignet als E-Mails. Nutzen Sie diese Kommunikationskanäle.
  43. Inspiration suchen – David Allen, Merlin Man oder Leo Babauta sind nur einige Menschen, die sich intensiv mit E-Mails und Strategien zu deren Nutzung beschäftigt haben. Lernen Sie von deren Erfahrungen und lassen Sie sich inspirieren.
  44. Gleich entscheiden – Nicht jede E-Mail können Sie direkt beantworten, doch entscheiden, was Sie mit dieser E-Mail tun, können Sie immer direkt. Markieren, weiterleiten, archivieren, löschen – egal was Sie tun, lassen Sie die E-Mail nicht im Posteingang liegen.
  45. Betreffzeilen klar formulieren – Klar formulierte Betreffzeilen sind nicht nur für den Empfänger wichtig, sondern helfen Ihnen selbst dabei, die E-Mail auch nach Wochen wieder zu finden und einem Thema oder Projekt zuordnen zu können.
  46. Mehrere E-Mail-Adressen – Es gibt Menschen, die sich für jedes Abonnement eine eigene E-Mail-Adresse anlegen. Das ist vielleicht etwas übertrieben, doch eine E-Mail-Adresse nur für Newsletter und Co. anzulegen, ist auf jeden Fall sinnvoll.
  47. Spamfilter nutzen – Jeder E-Mail-Anbieter bietet Spamfilter an, nutzen Sie diese.
  48. Blacklisten anlegen – Wenn Sie von bestimmtem E-Mail-Adressen keine E-Mails mehr erhalten wollen, richten Sie sich am besten eine Blacklist ein.
  49. E-Mail-Adressen stilllegen – Ab und zu kommt es vor, das eine E-Mail-Adress von Spam überflutet oder nicht mehr gebraucht wird. In diesem Fall sollten Sie die Adress einfach stilllegen und das Konto löschen.
  50. E-Mail-Flut verhindern – Um Unmengen von E-Mails zu verhindern sollten Sie von vorne herein auf E-Mail-Abonnements und Benachrichtigungen weitestgehend verzichten und Ihre E-Mail-Adresse nicht leichtfertig heraus geben.
  51. Filter einsetzen – Wenn Sie an vielen Projekten arbeiten ist es sinnvoll, Ihre E-Mails durch Filter vorsortieren zu lassen. Dabei können Sie nach bestimmtem Stichworten oder E-Mail-Adressen filtern.
  52. Regeln festlegen – Am besten lassen sich unnötige E-Mails vermeiden, wenn Sie mit sich mit Ihren Kollegen auch Regeln zur E-Mail-Nutzung innerhalb des Unternehmens oder Ihrer Abteilung einigen.
  53. Feste Zeiten setzen – Auch ein Tipp aus dem Zeitmanagement: Setzen Sie sich feste Zeiten, zu denen Sie Ihre E-Mails abrufen.
  54. Länge begrenzen – Setzen Sie sich eine Grenze von 10 oder 15 Zeilen für die Länge Ihrer E-Mails. Funktioniert ein bisschen wie Twitter: Durch die begrenzte Anzahl von Wörtern formulieren Sie bewusster.

    55. Anhänge

  55. Klein halten – Beschränken Sie Anhänge auf die notwendige Dateigröße. Komprimieren Sie beispielsweise Bilder vor dem Versand, wenn das möglich ist.
  56. Größe begrenzen – Auch bei Anhängen kann eine feste Größenbeschränkung sinnvoll sein.
  57. Nicht weiterleiten – Vermeiden Sie es, Anhänge weiterzuleiten denn oft ist der Anhang für Sie bestimmt und für andere Mitarbeiter nicht von Interesse.
  58. Zusammenfassung liefern – Wenn Sie lange Dokumente als Anhang verschicken ist es für den Empfänger der Nachricht hilfreich, wenn Sie in der E-Mail eine kurze Zusammenfassung des Inhalts liefern.
  59. Links verschicken – Statt große Anhänge per E-Mail zu verschicken, können Sie diese Dateien auch auf einen Server legen und dann einen Download-Link per E-Mail verschicken. Das geht oft schneller und Sie können die Date problemlos auch an anderer Personen verschicken.
  60. Intranet nutzen – Viele Firmen verfügen über ein Intranet, in dem sich große Dateien deutlich schneller austauschen lassen, als per E-Mail. Nutzen Sie diese Option.
  61. Chat oder Skype – Auch Chat-Programm und Skype bieten Ihnen die Option, Dateien zu übertragen.
  62. Dateiformate beachten – Achten Sie bei verschickten Anhängen bitte immer auf das Dateiformat. Nicht jede Firma hat beispielsweise auf Microsoft Word 2007 oder 2010 umgestellt und kann .docx-Dateien öffnen.
  63. Nicht automatisch öffnen – Lassen Sie Dateianhänge von E-Mails nicht automatisch öffnen sondern schauen Sie sich immer zuerst an, um was für eine Datei es sich handelt.
  64. Unbekannte Dateien nicht öffnen – Wenn Sie den Dateityp oder die Datei an sich nicht kennen, sollten Sie diese auch nicht öffnen. Fragen Sie lieber noch mal beim Absender der Nachricht nach.
  65. Regeln vereinbaren – Auch für den Umgang mit Anhängen können Sie sich mit Ihren Kollegen auf Regeln einigen. Das erleichtert Ihnen die Arbeit oft erheblich.
  66. Das PDF-Format einsetzen – PDF-Dateien lassen sich auf jedem COmputer und jedem Betriebssystem nutzen, daher ist das Format für Dokumente ideal, wenn diese nur gelesen werden.
  67. Googlemail nutzen – Googlemail ist aus Datenschutzsicht für Unternehmen vielleicht bedenklich, es verfügt jedoch über die besten Filterfunktionen aller E-Mail-Anbieter.
  68. Löschen statt archivieren – Wann immer Sie können sollten Sie E-Mails löschen statt diese zu archivieren. So vermeiden Sie die Anhäufung unnötiger Nachrichten.

    69. Datenschutz und Sicherheit

  69. Wichtige E-Mails sichern – Wichtige E-Mails sollten Sie außerhalb Ihres E-Mail-Programms als PDF oder in einem anderen Programm sichern.
  70. Datenschutzbestimmungen beachten – Jedes Unternehmen verfügt heute über eigene Datenschutzbestimmungen, die auch auf E-Mails angewendet werden. Lesen Sie sich diese durch und halten Sie sich daran.
  71. In Kopie senden – Wenn es sich um wichtige E-Mails beispielsweise mit Abgabeterminen oder ähnlichen Daten handelt, kann es sinnvoll sein, dass Sie diese E-Mail in Kopie an Ihren Chef oder Teamleiter schicken.
  72. Ein Kontaktformular verwenden – Wenn Kunden oder Interessenten sich bei Ihnen über eine Homepage melden können, sollten Sie dort ein Kontaktformular einsetzen und nicht Ihre E-Mail-Adress bekannt geben.
  73. HTTPS verwenden – Wann immer möglich sollten Sie zum Abruf Ihrer E-Mails das sicherere HTTPS-Protokoll verwenden.
  74. Mitarbeiter schulen – Die besten technischen Sicherheitsmaßnahmen helfen nichts, wenn Ihre Mitarbeiter nicht wissen, wie Sie richtig mit dem Medium umgehen. Schulung für Mitarbeite zur richtigen E-Mail-Nutzung sind daher auf jeden Fall sinnvoll.
  75. Virenscanner aktuell halten – Halten Sie Ihren Virenscanner immer auf dem aktuellen Stand. Das kann auch auf Macs sinnvoll sein, denn ein Virus kann an Windows-Computer per E-Mail weitergegeben werden.
  76. E-Mails verschlüsseln – Sensitive E-Mails sollten Sie verschlüsseln um den Inhalt möglichst sicher zu übermitteln.
  77. Passwörter ändern – Ein alter Tipp, der jedoch nach wie vor aktuell ist: Verwenden Sie komplexe Passwörter für Ihre E-Mail-Konten und tauschen Sie diese regelmäßig aus.