11 von Jochen Mai am 29. November 2007 → Artikel in Büro

Sie haben Post – schon wieder!

Die Zahlen sind alarmierend: Sechs Billionen Geschäftsmails werden jährlich weltweit verschickt und von den Angestellten anschließend abgearbeitet. Schon bis zu zwei Stunden täglich sind Manager mit ihren E-Mails beschäftigt. Allerdings ist mindestens ein Drittel davon irrelevant. So das Ergebnis einer europaweiten Befragung des britischen Henley Management College unter 180 Führungskräften. Das heißt: 40 Minuten hochbezahlte Arbeitszeit werden tagein, tagaus durch E-Mails unproduktiv vernichtet. Oder hochgerechnet: Manager vergeuden im Schnitt drei wertvolle Lebensjahre mit dem Sichten von überflüssiger unnützer Post. Eine Milliarden-Verschwendung.

Keine Frage: E-Mails sind praktisch. Binnen kurzer Zeit lässt sich das gesamte Team über den aktuellen Projektstand informieren. Termine werden mal eben abgestimmt, Fragen geklärt, Notizen archiviert, Dokumente verschickt. Alles ganz fix und fertig ist die Blitz-Kommunikation. Doch genau da liegen ihre Tücken. Eine E-Mail ist nicht das Problem, wenn aber alle mal eben was verschicken, entsteht daraus leicht ein Schneeballeffekt, der sich zur E-Mail-Lawine auswächst. Erst heute in der Redaktion passiert: Es ging um eine gemeinsame Aktion. Ein Beteiligter schickte eine Mail an alle mit der simplen Frage: Wer ist auch dafür? Der Effekt: Der Reihe nach gaben die anderen ihre Stimme ab – indem sie jedes Mal auf Allen antworten klickten. Aus einer Mail wurden 20. Ein ständiges Gebimmel und Gepiepe im Posteingang.

Viele Büroarbeiter fühlen sich durch E-Mail-Terror inzwischen regelrecht belästigt und in ihrer Arbeit fortwährend unterbrochen. Nie gab es so viele Störungen wie heute. Das ist schädlich für Produktivität und Leistungskraft. Wissenschaftler der Universität in Kalifornien kamen 2004 zu dem Ergebnis, dass ein Büromensch sich gerade einmal elf Minuten seiner Aufgabe widmen kann, bevor er abgelenkt wird. Ein einziges intellektuelles Stop-and-go. Und nach der unfreiwilligen Pause dauert es im Schnitt 25 Minuten, bis man den Faden wieder aufgenommen hat. Der Geistesblitz von vorhin ist da natürlich vergessen. Kein Wunder, dass mancher bei so viel Abschweifung irgendwann ganz cremig wird. Und die wirklich wichtigen Mails gegen in diesem Chaos natürlich verloren.

Was also lässt sich dagegen tun? Wie entkommt man der täglichen E-Mail-Flut und den ununterbrochenen Unterbrechungen?

Einfach abschalten, ist keine Lösung. Ich könnte das nicht. Allein nach zwei Wochen Urlaub brauche ich mindestens einen Tag, um mich durch die meist 1000 bis dahin aufgelaufenen Mails zu wühlen und Wichtiges zu beantworten. Die ZEIT widmet sich heute diesem Thema, ebenso fand ich über das Work.Innovation-Blog einen Artikel auf HEUTE dazu. Beide enthalten einige Tipps, wie sich die täglichen Zeitfresser reduzieren lassen, die ich zugleich kommentieren möchte:

1. Deaktivieren Sie den E-Mail-Signalton und das Posteingangszeichen im Display. Hat Sinn, aber nur falls Sie nicht gerade auf eine wichtige Mail warten oder in einen virtuellen Abstimmungsprozess eingebunden sind. Sonst stieren Sie erst recht auf das Mail-Programm oder die Kollegen maulen. Ich selbst habe mir stattdessen ein kleines Fenster mit dem Posteingang auf den Desktop gelegt, das stets im Vordergrund bleibt so dass ich Absender und Betreffzeile sofort erkennen kann. So reicht ein kurzer Blick, um zu erkennen, ob ich das sofort oder später lesen muss. Mails vom Chef zum Beispiel liest man ja besser immer sofort.
2. Bearbeiten Sie E-Mails nur zwei- bis dreimal am Tag – und auch das nur zu bestimmten Zeiten. Ein guter Tipp, der tatsächlich viel Zeit spart und gedankliche Auszeiten auf ein Minimum reduziert.
3. Legen Sie Ihre E-Mails zunächst in Ordnern ab: Lesen, Noch beantworten, Bald bearbeiten In meinen Augen widerspricht das dem Tipp davor und verkompliziert die Sache nur. Entweder, weil Sie jedes Mal wenn eine Mail ankommt, diese gruppieren müssen (und dazu muss man manche Mail erst einmal lesen, also doppelte Arbeit) oder dies dem konzentrierten Abarbeiten der Post jedes Mal vorangeht (ebenfalls doppelte Arbeit).
4. Sortieren Sie die E-Mails nach Namen, nicht nach Datum – erst recht, wenn sie ein paar Tage nicht da waren. Gute Idee! Das erleichtert die Postkorbübung enorm, weil Sie Spam von unbekannten oder unserösen Quellen auf einen Schlag löschen und Mails von wichtigen Absendern sofort identifizieren können.
5. Verwenden Sie nur aussagekräftige Betreffzeilen. Auch das ein klasse Tipp. Tatsächlich lösche ich Mails meist sofort, wenn ich a) den Absender nicht kenne und b) der Betreff mich nicht neugierig macht, beziehungsweise mir keinen Nutzen verspricht. Der Betreff muss aber auch kurz sein, damit ich den Nutzen mit einem Blick (siehe Punkt 1) erkenne.
6. Nur ein Thema pro Mail. Kontraproduktiv. Wenn Sie denselben Leuten mehrere Punkte mitteilen wollen, erhöht sich so nur die E-Mail-Frequenz. Sammelmails verringern sie. Und es muss ja nicht jedes Thema in die Betreffzeile – das Wichtigste reicht.
7. Versenden Sie E-Mails nur an Personen, für die diese relevant sind. Absolut. Das beugt dem Chaos schon im Ansatz vor. Der Punkt sollte allerdings ergänzt werden: Greifen Sie ab und an auch zum Telefonhörer! Das beugt zudem unnötigen Konflikten vor.

Tags

• Betreffzeile,
• E Mail,
• E Mail Flut,
• Sortieren,
• täglich,
• Terror,
• Tipps,
• unproduktiv,
• Unterbrechung

Ähnliche Artikel

• 24.02.08 2 Extrapost – So stoppen Sie den E-Mail-Terror
• 13.05.08 0 Brief und Siegel – So schreiben Sie Ihrem Boss
• 20.03.08 6 Terror 2.0 – Moderne Kommunikation in Zahlen
• 23.03.09 3 Posttrauma – 7 Tipps wie Sie bessere E-Mails schreiben
• 15.08.08 6 Ich maile also bin ich – E-Mail-Studie 2008
• 02.06.09 0 Briefwahl – Schreib mal wieder!
• 27.02.09 2 Fundbüro – Lesenswertes aus dem Internet
• 14.03.08 2 Top Desk – 8 Tipps wie Sie Ihren Schreibtisch aufräumen