Die Zahlen sind alarmierend: Sechs Billionen Geschäftsmails werden jährlich weltweit verschickt und von den Angestellten anschließend abgearbeitet. Schon bis zu zwei Stunden täglich sind Manager mit ihren E-Mails beschäftigt. Allerdings ist mindestens ein Drittel davon irrelevant. So das Ergebnis einer europaweiten Befragung des britischen Henley Management College unter 180 Führungskräften. Das heißt: 40 Minuten hochbezahlte Arbeitszeit werden tagein, tagaus durch E-Mails unproduktiv vernichtet. Oder hochgerechnet: Manager vergeuden im Schnitt drei wertvolle Lebensjahre mit dem Sichten von überflüssiger unnützer Post. Eine Milliarden-Verschwendung.
Keine Frage: E-Mails sind praktisch. Binnen kurzer Zeit lässt sich das gesamte Team über den aktuellen Projektstand informieren. Termine werden mal eben abgestimmt, Fragen geklärt, Notizen archiviert, Dokumente verschickt. Alles ganz fix und fertig ist die Blitz-Kommunikation. Doch genau da liegen ihre Tücken. Eine E-Mail ist nicht das Problem, wenn aber alle mal eben was verschicken, entsteht daraus leicht ein Schneeballeffekt, der sich zur E-Mail-Lawine auswächst. Erst heute in der Redaktion passiert: Es ging um eine gemeinsame Aktion. Ein Beteiligter schickte eine Mail an alle mit der simplen Frage: Wer ist auch dafür? Der Effekt: Der Reihe nach gaben die anderen ihre Stimme ab – indem sie jedes Mal auf Allen antworten klickten. Aus einer Mail wurden 20. Ein ständiges Gebimmel und Gepiepe im Posteingang.
Viele Büroarbeiter fühlen sich durch E-Mail-Terror inzwischen regelrecht belästigt und in ihrer Arbeit fortwährend unterbrochen. Nie gab es so viele Störungen wie heute. Das ist schädlich für Produktivität und Leistungskraft. Wissenschaftler der Universität in Kalifornien kamen 2004 zu dem Ergebnis, dass ein Büromensch sich gerade einmal elf Minuten seiner Aufgabe widmen kann, bevor er abgelenkt wird. Ein einziges intellektuelles Stop-and-go. Und nach der unfreiwilligen Pause dauert es im Schnitt 25 Minuten, bis man den Faden wieder aufgenommen hat. Der Geistesblitz von vorhin ist da natürlich vergessen. Kein Wunder, dass mancher bei so viel Abschweifung irgendwann ganz cremig wird. Und die wirklich wichtigen Mails gegen in diesem Chaos natürlich verloren.
Was also lässt sich dagegen tun? Wie entkommt man der täglichen E-Mail-Flut und den ununterbrochenen Unterbrechungen?
Einfach abschalten, ist keine Lösung. Ich könnte das nicht. Allein nach zwei Wochen Urlaub brauche ich mindestens einen Tag, um mich durch die meist 1000 bis dahin aufgelaufenen Mails zu wühlen und Wichtiges zu beantworten. Die ZEIT widmet sich heute diesem Thema, ebenso fand ich über das Work.Innovation-Blog einen Artikel auf HEUTE dazu. Beide enthalten einige Tipps, wie sich die täglichen Zeitfresser reduzieren lassen, die ich zugleich kommentieren möchte:
- Deaktivieren Sie den E-Mail-Signalton und das Posteingangszeichen im Display. Hat Sinn, aber nur falls Sie nicht gerade auf eine wichtige Mail warten oder in einen virtuellen Abstimmungsprozess eingebunden sind. Sonst stieren Sie erst recht auf das Mail-Programm oder die Kollegen maulen. Ich selbst habe mir stattdessen ein kleines Fenster mit dem Posteingang auf den Desktop gelegt, das stets im Vordergrund bleibt so dass ich Absender und Betreffzeile sofort erkennen kann. So reicht ein kurzer Blick, um zu erkennen, ob ich das sofort oder später lesen muss. Mails vom Chef zum Beispiel liest man ja besser immer sofort.
- Bearbeiten Sie E-Mails nur zwei- bis dreimal am Tag – und auch das nur zu bestimmten Zeiten. Ein guter Tipp, der tatsächlich viel Zeit spart und gedankliche Auszeiten auf ein Minimum reduziert.
- Legen Sie Ihre E-Mails zunächst in Ordnern ab: Lesen, Noch beantworten, Bald bearbeiten In meinen Augen widerspricht das dem Tipp davor und verkompliziert die Sache nur. Entweder, weil Sie jedes Mal wenn eine Mail ankommt, diese gruppieren müssen (und dazu muss man manche Mail erst einmal lesen, also doppelte Arbeit) oder dies dem konzentrierten Abarbeiten der Post jedes Mal vorangeht (ebenfalls doppelte Arbeit).
- Sortieren Sie die E-Mails nach Namen, nicht nach Datum – erst recht, wenn sie ein paar Tage nicht da waren. Gute Idee! Das erleichtert die Postkorbübung enorm, weil Sie Spam von unbekannten oder unserösen Quellen auf einen Schlag löschen und Mails von wichtigen Absendern sofort identifizieren können.
- Verwenden Sie nur aussagekräftige Betreffzeilen. Auch das ein klasse Tipp. Tatsächlich lösche ich Mails meist sofort, wenn ich a) den Absender nicht kenne und b) der Betreff mich nicht neugierig macht, beziehungsweise mir keinen Nutzen verspricht. Der Betreff muss aber auch kurz sein, damit ich den Nutzen mit einem Blick (siehe Punkt 1) erkenne.
- Nur ein Thema pro Mail. Kontraproduktiv. Wenn Sie denselben Leuten mehrere Punkte mitteilen wollen, erhöht sich so nur die E-Mail-Frequenz. Sammelmails verringern sie. Und es muss ja nicht jedes Thema in die Betreffzeile – das Wichtigste reicht.
- Versenden Sie E-Mails nur an Personen, für die diese relevant sind. Absolut. Das beugt dem Chaos schon im Ansatz vor. Der Punkt sollte allerdings ergänzt werden: Greifen Sie ab und an auch zum Telefonhörer! Das beugt zudem unnötigen Konflikten vor.
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Alexander Greisle
Veto beim Kommentar zu Punkt 6 ;-). Sehr produktiv. Pro Punkt eine Mail erhöht zwar die Anzahl der Mails, es erleichtert allerdings das (schnelle) Bearbeiten jeder einzelnen Mail. Frequenz vs. bessere Organisationsmöglichkeit.
Der Effekt: Die Organisation wird einfacher, die Übersichtlichkeit in der “Offene-E-Mail-/To-Do-Liste steigt. Punkte mit schneller Antwort können einfach und schnell beantwortet werden. Nun muß man das natürlich nicht feinstgranular machen.
Wenn man dazu neigt, komplette Aufgabenlisten zu verschicken wäre die Frage, ob es nicht auch einfacher und besser nachzuverfolgen ist, wenn man mehrere Mails hat. Die kann man dann schnell einzeln abhaken und muß nicht immer die komplette Liste durchsehen.
Mit dem ursprünglichen Tipp aus Punkt 3 bin ich wie Du auch nicht ganz einverstanden. Was innerhalb von 3 Minuten bearbeitet werden kann, das wird bearbeitet. Alles andere wird mit den Nachverfolgen-Kennzeichen markiert und direkt aufgeräumt, außer es ist wichtig und dringend, dann wird es auch sofort erledigt. Über einen Suchordner lassen sich dann alle nachzuverfolgenden offenen Mails kompakt und übersichtlich gruppieren.
Jochen Mai
Hmmm, das stimmt vielleicht bei Mails, die 10 Punkte enthalten. Hab ich aber noch nie bekommen. Maximal 3 Themen (etwa 3 verschiedene Themenvorschläge) waren aber dabei. Und das kann ich auch in einer Mail schnell abarbeiten.
Andererseits: Sind es mehrere Punkte, vermute ich fast, dass sie sich auf EIN Projekt beziehen. Auch dann wären 10 Mails eher verwirrend und hinderlich. Mein Gegenbeweis wären die Kommentare hier im Blog (oder in anderen Blogs). Teilweise beantworte ich die nicht sofort, sondern erst wenn 3-4 Kommentare aufgelaufen sind – vergleichbar mit 3-4 einzelnen Punkten in einer Listen-Mail. Die knöpfe ich mir dann wie eine einzige Mail vor und arbeite sie nacheinander zügig ab – mit der gängigen Formel @alpha: … @beta: … @gamma: … Das geht äußerst präzise und effizient. Viel umständlicher wäre es für jede Antwort jedes Mal den einzelnen Beitrag zu öffnen – wie mehrere Mails.
Und zu dem Extra-Ordner: d’accod. Im Sinne des Eisenhower-Prinzips macht ein Ordner Sinn für Mails die nicht eilig aber wichtig sind.
Alexander Greisle
Hm. Vielleicht haben wir da einfach auch unterschiedliche Mailinhalte bzw. -kontexte. Wenn ich in einer Mail drei verschiedene ToDos für ein Projekt bekomme, dann ist das schlicht unpraktisch und umständlich. Der erste Punkt erfordert eine andere Nachfrage (weiterleiten, das nachhalten, dann antworten), den zweiten könnte ich direkt beantworten, für den dritten muß ich mir was überlegen (auf die todo-Liste). Und schon habe ich einiges nur damit zu tun, um diese eine Mail zu handeln.
Und jetzt hab’ ich dieses Geschiß (Kraftausdrücke… ;-) nicht nur mit einer Mail am Tag sondern mit einigen. Mehr als lästig.
Übrigends durchaus mit der Konsequenz für den Absender, dass er die eigentlich schnelle Antwort auch erst später im Gesamtpaket bekommt…
Jan Schmidt
Also bei mir bringt das Deaktivieren des Signaltons schon so einiges. Ich bekomme nicht so viele Mails am Tag, dass ich die nicht auch gesammelt am Nachmittag abarbeiten könnte. Ideal ist dafür bei mir das klassische Mittagstief, also nach dem Mittagessen.
Sigi
Ich persönlich glaube das Problem hat mindestens zwei Seiten. Die organisatorische (und hier gibt es viele gute Möglichkeiten, gerade auch hier in diesen Artikeln vorgestellt und diskutiert) und die „geistige” Einstellung mit Ihren psychologisch, gesellschaftlichen, kulturellen Entsprechungen. Oder anders ausgedrückt: Es gibt Lösungsansätze auf der Kompetenz- und Verhaltensebene und Lösungsansätze die „tiefer” gesucht und gefunden werden müssen. Nämlich in bei der eigenen Lebensorientierung. Vereinfacht: Unsere Zeit und Kultur ist schnell, laut und von Aktivität im „Außen” geprägt. Dieser Herausforderung muss sich jeder stellen – dieses schnelle, fordernde „Spiel” kann auch durchaus Spaß machen, bis hin zur Sucht. Ich finde persönlich und auch in Beratungen als hilfreich, bewusst ein Gegenpol zu setzen. Mit Langsamkeit, Stille und Rückbesinnung auf sich selbst. Dann findet manche Veränderung im Umgang mit E-Mail, Internet, Fernsehen und Co. wie ganz von alleine statt.
Jochen Mai
@Alexander: Das könnte sein, dass wir unterschiedliche Mails bekommen… :)) All diese Tipp-Listen sind ja doch meist sehr allgemein gehalten, um möglichst vielen nützliche Anregungen zu geben. Individuell sollte man sich dann raussuchen, was am besten zu einem passt.
@Jan: s.o. In meinem Job könnte ich nicht einfach die Mails ignorieren. Im Zweifel muss ich bei wichtigen Nachrichten (oder Leseranfragen) schnell reagieren können, so dass auch dieser Tipp von Typ zu Typ und Job zu Job hilfreich ist oder auch nicht.
@Sigi: Gute Unterscheidung. Tatsächlich gibt es auch die – oben vernachlässigte – psychische Abhängigkeit von Mails. Eine Art Wichtigkeits-Komplex, Motto: Ich bin so wichtig, dass ich ständig erreichbar sein muss. Vor allem Manager sehe ich hier in der Gefahr – und es gab ja auch schon Geschichten über Manager, die selbst im Urlaub ihren Blackberry oder Laptop einfach nicht abschalten, weil sie es nicht ertragen können, ersetzbar zu sein. Hier hilft dann umorganisieren nicht wirklich. Es dämpft vielleicht Symptome, aber für die Ursachenbekämpfung wäre eine Therapie besser.
derherold
Wer natürlich “Assistenten” hat, kann vieles verlagern – und “Vorsortieren” lassen.
Hilfreich die Überlegung, wem man für welchen Zweck welche E-Mail-Adresse zur Verfügung steht, sodaß unterschiedliche *Briefkästen* auch unterschiedliche Dringlichkeit der Bearbeitung ermöglichen.
Mich wundert allerdings, daß jetzt (erneut) das Thema auf den Tisch kommt, weil bereits 2000/01 die euphorische Verkündigung von (US-)Managern, unbürokratisch per E-Mail zu erreichen zu sein, zu deren Arbeits-Zusammenbruch führte.
In der Tat ist die “schönste” Variante das “Ignorieren” und ich leiste mir zuweilen das Ausschalten meines Handy (*Funkloch*), was sich sehr wohltuend auswirkt. :)
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