Kündigungsschreiben: Vorlage für Arbeitnehmer + Regeln

Kündigungsschreiben Vorlage für Arbeitnehmer

Falls Ihnen die Formulierung eines Kündigungsschreibens schwer fällt, finden Sie hier eine kostenlose Vorlage. Arbeitnehmer können das Musterschreiben gleich online editieren – einfach auf die Vorlage und den Kasten klicken:

Einfaches Kündigungsschreiben – Muster für Arbeitnehmer

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Welche Regeln und Vorschriften muss ich beachten?

Für ein formell korrektes Kündigungsschreiben, benötigen Sie kaum Text. Je kürzer und präziser, desto wasserdichter. Umso wichtiger ist, das Sie formale Regeln beachten und Fristen einhalten. Die wichtigsten Vorschriften in der Übersicht:

• Schriftform

  Nach § 623 BGB muss die Kündigung stets schriftlich auf Papier erfolgen. Eine mündliche Kündigung ist unwirksam. Ebenso ein Kündigungsschreiben per E-Mail, SMS, Fax oder Whatsapp.

• Eindeutigkeit

  Die Kündigungsaussage muss eindeutig sein – kein Konjunktiv, keine langen Ausführungen! Für den Empfänger muss klar sein: Sie kündigen. Dazu reichen im Betreff das Wort „Kündigung“ oder im ersten Satz die Formulierung: „Hiermit kündige ich“

• Zeitpunkt

  Das Kündigungsschreiben muss einen Termin nennen, wann die Kündigung gilt. Dies geschieht per Datum oder mithilfe der Formel „zum nächstmöglichen Zeitpunkt“.

• Unterschrift

  Das Kündigungsschreiben muss immer eigenhändig und mit vollem Namen unterschrieben werden, damit es rechtskräftig wird. Elektronische oder eingescannte Unterschriften gelten nicht!

• Zugang

  Der Zugang entscheidet, wann die Kündigung rechtswirksam wird. Wird das Kündigungsschreiben persönlich übergeben (idealerweise vor Zeugen), gilt es sofort. Ebenso wenn der Arbeitnehmer die Kündigung in der Personalabteilung abgibt. Wird die Kündigung per Post verschickt, gilt sie erst als empfangen, sobald sie im Machtbereich des zu Kündigenden ist. Dazu reichen Briefkasten oder Poststelle.

Wie wird ein Kündigungsschreiben korrekt aufgebaut?

Auch wenn Sie das Kündigungsschreiben knapp halten: Die Tücken stecken im Detail! Wenn Sie eine Kündigung schreiben (sog. Eigenkündigung), achten Sie bei Aufbau und Inhalt bitte auf diese 10 Punkte:

1. Briefkopf (Pflicht)

Das Kündigungsschreiben beginnt mit persönlichen Daten: Ihrem vollständigen Namen und der aktuellen Anschrift. Darunter kommen (Firmen-)Name und Anschrift des Arbeitgebers. Lesen Sie alle Angaben Korrektur! Tippfehler können das Kündigungsschreiben unwirksam machen.

2. Datum (Pflicht)

Im Kündigungsschreiben müssen Sie zwei Datumsangaben machen: Das Datum des Schreibens oben rechts – es dient als Nachweis der fristgerechten Zustellung. Und das Datum wann das Beschäftigungsverhältnis enden soll. Beachten Sie (gesetzliche) Kündigungsfristen!

3. Betreff (Pflicht)

Wie jedes offizielle Dokument benötigt das Kündigungsschreiben eine Betreffzeile. Aus Gründen der Eindeutigkeit sollte hier „Kündigung“ stehen. Dazu können Sie entweder Ihre Personalnummer angeben oder das Datum, an dem der Arbeitsvertrag unterschrieben wurde oder enden soll. Beispiel:

• Kündigung meines Arbeitsvertrages zum TT.MM.JJJJ
  Meine Personalnummer: MM987654-123

4. Anrede (Pflicht)

Die Kündigung muss sich an eine zuständige Person richten, nicht an „Sehr geehrte Damen und Herren“. Arbeitnehmer adressieren die Kündigung entweder an Chef oder Personalabteilung. Wer zuständig ist: vorher erfragen!

5. Kündigungserklärung (Pflicht)

Grundlegender Inhalt im Kündigungsschreiben ist die Kündigungserklärung. Also die unmissverständliche Aussage, dass Sie das Arbeitsverhältnis beenden wollen. Diese befindet sich zwingend im Einleitungssatz. Beispiel:

• „Hiermit kündige ich mein meinen Arbeitsvertrag zum TT.MM.JJJJ.“
• „Ich kündige hiermit fristgerecht und ordnungsgemäß meinen bestehenden Arbeitsvertrag zum nächstmöglichen Termin.“
• „Unter Einhaltung der vertraglich vereinbarten Kündigungsfrist zum TT.MM.JJJJ kündige ich hiermit meinen Arbeitsvertrag.“

6. Begründung (Optional)

Eine „ordentliche“ Kündigung braucht keine Begründung! Diese ist im Kündigungsschreiben freiwillig. Wollen Sie dem Ex-Arbeitgeber einen Hinweis geben, warum Sie kündigen, sollten Sie sachlich bleiben. Beispiel:

• „Ich habe mich aus beruflichen Gründen dazu entschieden, das bestehende Arbeitsverhältnis nicht fortzusetzen.“
• „Leider bin ich aus gesundheitlichen Gründen nicht in der Lage, meine Berufstätigkeit fortzusetzen.“
• „Wie ich Ihnen im persönlichen Gespräch mitgeteilt habe, liegen die Gründe meines Ausscheidens vor allem in den fehlenden Perspektiven.“

7. Danksagung (Optional)

Wenn Sie im Guten gehen, sollten Sie sich im Kündigungsschreiben kurz für die Zusammenarbeit bedanken. Das zeugt von Größe und Respekt. Ein, zwei kurze Sätze reichen. Formulierungen für die Danksagung:

• „An dieser Stelle möchte ich mich für die bisherige, gute Zusammenarbeit bedanken. Ich konnte viel für meinen beruflichen Werdegang lernen. Ich wünsche Ihnen und dem Unternehmen weiterhin alles Gute.“
• „Vielen Dank für das gezeigte Vertrauen und die bislang positive Zusammenarbeit. Ich konnte mich persönlich wie beruflich weiterentwickeln und freue mich, wenn wir in Kontakt bleiben.“
• „Ich bedanke mich für die angenehme Zeit in Ihrem Unternehmen. Ich konnte mich hier fachlich wie persönlich weiterentwickeln und zahlreiche Erfahrungen gewinnen. Dafür bedanke ich mich herzlich.“

8. Empfangsbestätigung (Optional)

Wer sicher gehen will, kann sich den Empfang der Kündigung bestätigen lassen. Der Arbeitgeber ist dazu aber nicht verpflichtet. Am sichersten ist nur die Kündigung vor Zeugen oder den Brief als Einschreiben per Post zu versenden. Die Bitte um Empfangsbestätigung zum Kündigungsschreiben kann aber nicht schaden. Beispiel Formulierungen:

• „Bestätigen Sie mir bitte kurz den Empfang der Kündigung in schriftlicher Form.“
• „Bitte bestätigen Sie den Erhalt und wirksame Kündigung schriftlich.“
• „Ich bitte Sie, mir Erhalt der Kündigung und das Kündigungsdatum schriftlich zu bestätigen.“
• „Ich möchte Sie bitten, mir den Erhalt der Kündigung und das Kündigungsdatum des Arbeitsverhältnisses schriftlich zu bestätigen.“

9. Bitte um Arbeitszeugnis (Empfohlen)

Bitten Sie im Kündigungsschreiben immer um ein qualifiziertes Arbeitszeugnis. Darauf haben Arbeitnehmer einen gesetzlichen Anspruch. Das Arbeitszeugnis benötigen Sie überdies für die Bewerbung. Beispiel Formulierungen:

• „Zusätzlich bitte ich um die Ausstellung eines qualifizierten Arbeitszeugnisses.“
• „Ferner möchte ich Sie bitten, mir ein qualifiziertes Arbeitszeugnis auszustellen, das Sie bitte an die oben genannte Adresse schicken.“
• „Bitte stellen Sie mir außerdem ein qualifiziertes Arbeitszeugnis aus.“

10. Grußformel & Unterschrift (Pflicht)

Das Kündigungsschreiben MUSS eigenhändig unterschrieben werden. Ein eingescanntes Bild der handschriftlichen Unterschrift oder der getippte Name reichen nicht. Idealerweise beenden Sie das Kündigungsschreiben mit einer klassischen Grußformel und der Unterschrift. Beispiel:

• „Mit freundlichen Grüßen
  (Eigenhändige Unterschrift)“
• „Mit besten Grüßen
  (Eigenhändige Unterschrift)“

Welche Kündigungsfristen muss ich beachten?

Die Kündigung ist juristisch eine „einseitige und empfangsbedürftige Willenserklärung“. Bedeutet: Erst wenn sie empfangen wurde, beginnen die Fristen zu laufen. Folgende Kündigungsfristen müssen Arbeitnehmer und Arbeitgeber beachten:

Gesetzliche Kündigungsfrist

Nach § 622 BGB Abs. 1 können Arbeitnehmer in der Regel gesetzlich mit einer Grundkündigungsfrist von 4 Wochen zum 15. oder zum Ende eines Kalendermonats kündigen. Für Arbeitgeber ist die gesetzliche Kündigungsfrist meist länger. Sie richtet sich nach der Betriebszugehörigkeit des Arbeitnehmers:

Gesetzliche Kündigungsfrist für Arbeitgeber

Frist im Arbeitsvertrag

Der Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag kann eine längere Kündigungsfrist als die gesetzliche festlegen. Dann gilt diese. Sie darf für Arbeitnehmer aber nie länger sein als für Arbeitgeber, und Sie darf 7 Monate nicht übersteigen.

Fristen für die Probezeitkündigung

In der Regel dauert die Probezeit 6 Monate. Innerhalb der Probezeit können beide Seiten – ohne Begründung – mit einer Kündigungsfrist von 2 Wochen kündigen. Das Kündigungsschreiben in der Probezeit unterscheidet sich nicht von der obigen Vorlage.

Können Arbeitnehmer fristlos kündigen?

Auch Arbeitnehmer können fristlos kündigen. Die fristlose Kündigung durch Arbeitnehmer ist nach § 626 BGB allerdings nur aus „wichtigem Grund“ möglich. Bedeutet: Dem Arbeitnehmer ist es nicht zuzumuten, weiter für das Unternehmen zu arbeiten. Wichtige Gründe sind etwa:

• Das Gehalt wird über längere Zeit zu spät oder gar nicht gezahlt.
• Der Mitarbeiter wird vom Arbeitgeber bedroht, beleidigt oder körperlich angegriffen.
• Der Arbeitnehmer wird sexuell belästigt oder schikaniert (siehe: Mobbing).
• Der Arbeitgeber missachtet die Arbeitsschutzvorschriften und gefährdet die Gesundheit der Angestellten.
• Der Arbeitgeber verlangt von den Arbeitnehmern strafbare Handlungen – zum Beispiel Bilanzfälschung, Bestechung oder Betrug.

Auch hierbei müssen Sie Fristen beachten: Nach § 626 Absatz 2 BGB sind Arbeitnehmer verpflichtet, innerhalb von 2 Wochen ab Kenntnis des „wichtigen Grundes“ den Arbeitgeber über den Kündigungsgrund schriftlich zu informieren bzw. abzumahnen. Der Chef muss die Chance erhalten, den Missstand zu beseitigen, sonst ist die fristlose Kündigung unwirksam.

Kündigungsschreiben bei befristetem Vertrag

Ein befristeter Arbeitsvertrag sieht keine Kündigung oder Kündigungsfrist vor. Das Arbeitsverhältnis endet mit dem Ablauf des Vertrages automatisch.

Eine vorzeitige Kündigung per Kündigungsschreiben ist laut § 15 Absatz 3 und 4 Teilzeit- und Befristungsgesetzes (TzBfG) für Arbeitnehmer nur möglich, wenn das eine entsprechende Kündigungsklausel im Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag festlegt. Eine weitere Möglichkeit, befristete Arbeitsverhältnisse vorzeitig zu beenden, ist wieder die fristlose Kündigung aus wichtigem Grund.

Was sind häufige Fehler beim Kündigungsschreiben?

Obwohl es so wenig Text hat, können Sie sich beim Kündigen schnell ein Bein stellen. Hier sind die häufigsten und zugleich schlimmsten Fehler beim Kündigungsschreiben, kurz erklärt:

• Mündliche oder elektronische Kündigung

  In Deutschland ist die Schriftform absolute Pflicht, also ein ausgedrucktes Schreiben mit eigenhändiger Unterschrift (§ 623 BGB). Eine Kündigung per E-Mail, Whatsapp oder mündlich reicht nicht.

• Unklare Formulierungen

  „Ich denke darüber nach zu kündigen“, ist keine Kündigung. Die Kündigungsaussage muss klar und eindeutig sein, damit das Schreiben rechtswirksam wird.

• Falsche oder fehlende Kündigungsfrist

  Ein Kündigungsschreiben können Sie nicht zurückdatieren. Ebenso müssen Sie die Fristen aus Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder Gesetz einhalten. Eine falsche Frist kann sogar zu Schadensersatz führen.

• Beleidigungen oder Rechtfertigungen

  Vorwürfe oder eine Abrechnung mit dem Arbeitgeber ist absolut tabu. Das Kündigungsschreiben sind keine Therapiesitzung, unsachliche Äußerungen können sogar gehen Sie verwendet werden, z.B. im Arbeitszeugnis.

• Fehlender Empfänger

  Das Schreiben muss an die richtige Firma im Arbeitsvertrag und den korrekten Ansprechpartner gerichtet werden – meist Vorgesetzter oder Personalabteilung.

• Keine Unterschrift

  Ohne Datum und handschriftliche Unterschrift bleibt die Kündigung unwirksam. Es ist tatsächlich einer der häufigsten Gründ, warum Kündigungen scheitern: eine eingescannte Unterschrift.

• Kündigung nicht nachweisbar abgegeben

  Die Kündigung einfach auf den Schreibtisch legen? Schlechte Idee! Um wirklich sicher zu gehen, sollten Sie diese entweder vor Zeugen abgeben oder per Einwurf-Einschreiben verschicken. Im Streitfall müssen Sie beweisen, dass sie zugegangen ist.

Die wichtigsten Fragen zum Kündigungsschreiben

Da es im Arbeitsrecht viele Irrtümer gibt und Details zu beachten sind, finden Sie im Folgenden Antworten auf die häufigsten Fragen zum Kündigungsschreiben:

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