Geschäftsmail schreiben: Formulierungen, Beispiele, Tipps

Key Facts

• Definition: Geschäftsmails umfassen die digitale schriftliche Korrespondenz von Unternehmen mit Kunden, Behörden oder anderen Empfängern. Es ist die elektronische Form eines Geschäftsbriefs.
• Rechtskraft: Geschäftsmails haben rechtliche Wirkung, die Inhalte können verbindlich sein (z.B. bei einem Angebot an Kunden).
• Pflichtangaben: In der Signatur Ihrer geschäftlichen Mails müssen Sie (je nach Rechtsform) Firmenname, Sitz, Registergericht und Geschäftsführer nennen.
• Aufbau: Professionelle Geschäftsmails benötigen zwingend einen präzisen Betreff, eine höfliche und professionelle Anrede, klare Struktur im Hauptteil, einen Abschluss mit Call-to-Action (CTA) und eine freundliche Grußformel.
• Voraussetzungen: Die Geschäftsmail muss sachlich und fehlerfrei sein. Auch bei der digitalen Form geht es um Professionalität – Emojis sind darin tabu.

Großer Vorteil einer Geschäftsmail ist die schnelle und kostenlose Zustellung im Vergleich zum Postweg. Zudem können Sie deutlich schneller auf Anfragen reagieren – im Business-Alltag gelten Reaktionszeiten von 24-48 Stunden als normal.

Was ist eine Geschäftsmail genau?

Eine Geschäftsmail ist die geschäftliche Kommunikation über E-Mail mit Kunden, Geschäftspartnern, externen Projektbeteiligten und anderen Gruppen. Typische Beispiele sind Rechnungen, Mahnungen, aber auch Kontaktaufnahmen, Akquiseversuche und Angebote.

Tipps für bessere Geschäftsmails

Eine Geschäftsmail ist schnell erstellt, doch genau darin liegt die Gefahr: Einmal abgeschickt, lässt sich die elektronische Post nur schwer zurückholen. Damit Ihre Geschäftsmails den gewünschten Eindruck hinterlassen, beginnen wir mit grundsätzlichen Tipps:

• Schriftart

  Wählen Sie eine gut lesbare Standard-Schriftart, die von allen gängigen Mail-Clients unterstützt wird.
  Verzichten Sie auf ausgefallene Fonts, Schriftarten wie Arial oder Times New Roman reichen völlig. Zu viele Schnörkel oder Designs wirken eher unprofessionell.

• Höflichkeit

  Eine Geschäftsmail sollte unbedingt höflich formuliert sein und alle wichtigen Knigge-Regeln einhalten – also stets förmliche Anrede und Grußformel enthalten. In der beruflichen und professionellen Korrespondenz ist das Pflicht.

• Zeitpunkt

  Wenn Sie auf eine E-Mail antworten, sollten Sie den Empfänger nicht zu lange warten lassen – Faustregel: max. 48 Stunden. Auch die Uhrzeit und der Tag sind wichtig: Eine Geschäftsmail abends nach 20 Uhr zu verschicken, ist genauso tabu wie am Wochenende – zu distanzlos und übergriffig!

• Kürze

  Reden Sie nicht lange um den heißen Brei herum, sondern kommen Sie sofort zur Sache: Eine Geschäftsmail ist vor allem das: kurz, präzise, prägnant. Formulieren Sie die wichtigsten Informationen in kurzen Hauptsätzen auf den Punkt. Alles Weitere lässt sich im persönlichen Gespräch klären.

• Fehlerfreiheit

  Eigentlich selbstverständlich, trotzdem der Vollständigkeit halber erwähnt: Achten Sie darauf, dass Ihre Geschäftsmails keine Rechtschreibfehler oder Grammatikfehler enthalten.

• Erwartungen

  Clickbaiting nervt – besonders Geschäftsmails! Wenn Sie im Betreff Erwartungen wecken, müssen diese im Text erfüllt werden. Alles andere führt zu Enttäuschung – und Ihre E-Mail-Adresse landet künftig im Spam-Ordner.

Die richtige Form für Geschäftsmails

Die Form ist wichtig, sollte aber nicht mit zu viel Förmlichkeit verwechselt werden. Der Inhalt darf ruhig lebendig und packend sein, wenn er gleichzeitig auch kurz und informativ ist. Die passende Form einer Geschäftsmail zeugt von Professionalität und Seriosität. Diese Punkte sollten Sie dabei berücksichtigen:

• Einheitliches Design
  Nutzen Sie Ihr Corporate Design mit einheitlicher Schriftart.
• Keine Smileys
  Smileys oder andere Emoticons sind tabu. Sie wirken unseriös.
• Ganze Sätze
  Satzbausteine und unvollendete Halbsätze sind für private Mails.
• Wenige Abkürzungen
  Verwenden Sie nur bekannte Abkürzungen wie „etc.“, „usw.“ oder „z.B.“.
• Mehr Lesbarkeit
  Strukturieren Sie den Text durch kurze Absätze und Leerzeilen.

Eine gute Geschäftsmail folgt einem typischen Aufbau. In den folgenden Abschnitten erklären wir im Detail, wie Sie eine Geschäftsmail schreiben, worauf es bei den einzelnen Aspekten ankommt, und geben Ihnen Muster und Beispiele für geeignete Formulierungen:

Betreff der Geschäftsmail

Noch bevor der Empfänger den ersten Satz Ihrer Geschäftsmail liest, schaut er sich den Betreff an. Studien belegen: Mit einer aussagekräftigen Betreffzeile steigt die Öffnungsrate von Mails um 22 %. Hierin sagen Sie, worum es geht, und wecken Interesse. Geben Sie sich bei der Betreffzeile deshalb besonders viel Mühe: Die Formulierung sollte kurz sein (Faustregel: maximal 60 Zeichen oder 6-8 Worte).
Marktforscher der Nielsen Norman Group empfehlen sogar, sich auf nur 40 Zeichen zu beschränken und darin entscheidende Keywords zu nennen.

Formulierungen für den Betreff in Geschäftsmails

• „Noch 1 Stunde: Sichern Sie sich den Rabatt von 33%“
• „Nur heute: 17% auf alles – außer Tiernahrung“
• „Projekt XY – der aktuelle Zwischenstand“
Rückfrage zu Ihrem Anruf vom TT.MM.JJJJ“
• „Unser Kick-off-Meeting: Wichtige Terminabsprache“

Hinweis: Verwenden Sie im Betreff von Geschäftsmails keine Sonderzeichen oder fragwürdigen Keywords. Das kann dazu führen, dass die Mail automatisch im Spam-Ordner landet.

Anrede

Eine persönliche Anrede ist ein Zeichen von Höflichkeit und Wertschätzung. Wenn Sie den Namen des Empfängers kennen, sollten Sie diesen darin nennen. Achten Sie jedoch unbedingt auf die korrekte Schreibweise! Beim eigenen Namen ist jeder sensibel. Falsch geschriebene Namen wirken stets nachlässig oder respektlos. Zudem sollte die konkrete Anrede zur gesamten Kommunikation des Unternehmens und zum Verhältnis zum Empfänger passen. Kennen Sie sich bereits gut, kann der Ton lockerer sein. Beim ersten Kontakt sollte die Geschäftsmail-Anrede allerdings förmlicher sein.

Formulierungen für die Anrede in Geschäftsmails

• „Sehr geehrte Damen und Herren“ – bei unbekanntem Adressat
• „Sehr geehrte/r Herr/Frau“ – förmlicher Erstkontakt
• „Guten Tag Frau/Herr“ – modern und ein guter Mittelweg
• „Hallo Frau/Herr“ – salopper und weniger förmlich
• „Liebe/r Herr/Frau“ – wenn man sich näher kennt

Hinweis: Verzichten sollten Sie hingegen auf veraltete Anreden wie „Werte/r Frau/Herr“ oder „Verehrte/r Frau/Herr“. Dadurch wirken die E-Mails (und Angebote) sofort altmodisch.

Hauptteil

Der Hauptteil Ihrer Geschäftsmail hängt natürlich vom Inhalt und Zweck des Schreibens ab. Liefern Sie Informationen? Machen Sie ein Angebot? Stellen Sie sich und Ihr Unternehmen vor? Haben Sie eine Frage? Orientieren Sie sich beim Inhalt und Aufbau an den typischen W-Fragen:

• Wer sind Sie?
• Warum schreiben Sie die Mail?
• Was erwarten Sie vom Empfänger?
• Wann brauchen Sie eine Antwort oder Reaktion?

Formulieren Sie eine kurze Einleitung und kommen Sie möglichst schnell zum Punkt und zum Anliegen Ihrer Geschäftsmail.

Schluss

Am Ende einer Geschäftsmail steht typischerweise ein Call-to-Action (CTA), also eine Handlungsaufforderung an den Empfänger. Zusätzlich ist der letzte Satz der freundliche Abschluss Ihrer Mail und sollte entsprechend höflich formuliert sein. Auch haben Sie hier noch einmal die Gelegenheit, wichtige Informationen zu nennen. Gerade für Rückfragen oder die weitere Kommunikation kann das sinnvoll sein. Möglich ist auch eine persönliche und individuelle Note, um zu zeigen, dass es keine Standard- und Massenmail ist.

Formulierungen für den Schluss einer Geschäftsmail

• „Ich freue mich auf Ihren Anruf, um das weitere Vorgehen zu besprechen.“
• „Bitte geben Sie mir bis zum TT.MM. Bescheid.“
• „Sollten Sie noch Fragen haben, erreichen Sie mich jederzeit unter 01234 567890.“

Grußformel

Die Grußformel am Ende ist unverzichtbar und gehört zu praktisch jeder Geschäftsmail. Ausnahmen gibt es nur bei sogenannten Ping-Pong-Mails, also wenn Sie in kurzer Zeit viele Nachrichten hin- und herschicken und im aktiven Austausch stehen. Hier braucht es nicht am Ende jeder Mail einen entsprechenden Schluss.

Formulierungen für die Grußformel einer Geschäftsmail

• „Mit freundlichen Grüßen“ – Standard, sehr sachlich
• „Freundliche Grüße nach Berlin“ – Variante mit Ortsbezug
• „Viele Grüße“ – modern
• „Beste Grüße“ – salopp
• „Herzliche Grüße“ – persönlich
• „Liebe Grüße“ – bei Kollegen oder Bekannten

Signatur

Die Signatur verleiht Ihrer Mail einen offiziellen Charakter, Glaubwürdigkeit und beinhaltet alle wichtigen Kontaktinformationen. Bei Signaturen gilt: Sie dürfen länger sein, solange sie gut strukturiert und übersichtlich sind. Am einfachsten ist es, wenn Sie Ihre Signatur für Geschäftsmails in Ihrem E-Mail-Programm einmal einrichten und dann automatisch in jeder Mail einfügen.

Inhalt für die Signatur einer Geschäftsmail

• Vor- und Nachname (gegebenenfalls Titel)
• Position und Jobtitel
• Unternehmensname mit Rechtsform
• Adresse des Unternehmens
• Kontaktdaten (Telefon und E-Mail)
• Homepage des Unternehmens
• Firmenlogo oder Foto (optional)
• Social-Media-Accounts

Hinweis: Auch wenn es widersinnig klingt, die eigene E-Mail-Adresse in der Signatur zu wiederholen – tun Sie es trotzdem. Bei Weiterleitungen gehen diese schnell unter oder verloren. Es ist einfach guter Service, wenn der Empfänger sie hier schnell finden kann.

Anhänge

Anhänge sollten mit der Geschäftsmail nur verschickt werden, wenn diese wirklich sinnvoll oder notwendig sind. Anhänge können Dokumente, Verträge, Grafiken, Präsentationen, Angebote oder Rechnungen sein. Wenn Sie Dateien anhängen, müssen diese verständlich beschriftet sein: Noch vor dem Öffnen muss für den Empfänger klar sein, worum es sich bei dem Anhang zur Geschäftsmail handelt. Idealerweise verschicken Sie Anhänge als PDF. Das Dateiformat kann leicht geöffnet und nicht bearbeitet werden.

Checkliste: In 5 Schritten zur perfekten Geschäftsmail

Sie wollen die perfekte Geschäftsmail schreiben? Die folgende Checkliste zeigt in fünf einfachen Schritten, woran Sie dabei denken sollten:

• Anrede
  Beginnen Sie mit einer Anrede, die zur Unternehmenskommunikation und dem Verhältnis zum Empfänger passt. Beispiel: „Sehr geehrte Frau Teichmann“ Oder: „Lieber Herr Köhler“. Komma danach nicht vergessen!
• Danksagung
  Bedanken Sie sich – der Höflichkeit halber. Dafür gibt es (fast) immer einen Grund. Beispiel: „Danke für Ihre Nachricht“, „danke für Ihre Anfrage“, „danke für Ihr Interesse“, „danke für das nette Gespräch“.
• Anliegen
  Legen Sie kurz und bündig den Grund Ihrer Mail dar. Ziehen Sie die Geschäftsmail nicht unnötig in die Länge. Beispiel: „Ich wollte mich bei Ihnen erkundigen, ob…“, „Ich würde Ihnen gerne den Vorschlag machen, dass…“, „Ich bin der neue Kollege von XY und wollte mich bei Ihnen vorstellen.“
• Schlusswort
  Das kann noch mal ein Dankeschön sein oder ein indirekter Call to Action. Beenden Sie die Mail mit freundlichen Worten. Beispiel: „Ich freue mich auf Ihren Rückruf…“, „Wenn Sie noch Fragen haben, zögern Sie nicht, mich zu kontaktieren.“
• Grußformel
  Zum Abschluss folgt die Grußformel, mit der Sie nette Grüße an den Empfänger senden. Beispiel: „Schöne Grüße nach München“, „Mit freundlichen Grüßen nach Berlin“, „Viele Grüße sendet Ihnen…“

Vergessen Sie bitte nicht, jede Mail vor dem Abschicken noch einmal Korrektur zu lesen, um mögliche Fehler zu verbessern oder vergessene Anhänge hochzuladen. Erst danach sollten Sie die Geschäftsmail verschicken.

7 Todsünden einer Geschäftsmail

Neben vielen Tipps gibt es auch einige Todsünden beim Schreiben einer Geschäftsmail. Gleich mehrere davon hat die Arbeitspsychologin Emma Russell von der Londoner Kingston-Universität identifiziert. Diese Fehler sollten Sie in der geschäftlichen E-Mail-Korrespondenz vermeiden:

• Vergessener Anhang

  Wenn Sie weitere Unterlagen und Anhänge in der Mail ankündigen, sollten Sie unbedingt sicherstellen, dass diese wirklich hochgeladen wurden.

• Ping-Pong-Mails

  Erfordert ein Anliegen 15 Mails und Antworten in kurzer Folge, ist es nur noch nervig. In diesem Fall ist ein persönliches Gespräch oder Telefonat die bessere Lösung.

• Zeitpunkt

  Spät nach Feierabend (nach 20 Uhr) oder am Wochenende sollten Sie keine Geschäftsmails schreiben und verschicken. Das ist störend und wirkt distanzlos bis übergriffig.

• Ignorieren

  Auf eine E-Mail gar nicht zu antworten, ist unprofessionell und zeugt von einem Mangel an Interesse für den Gesprächspartner. Ausnahme: Aufdringliche Angebote oder Spam-Mails.

• Lesebestätigung

  Die Aufforderung zur Lesebestätigung wirkt oft aufdringlich. Verzichten Sie grundsätzlich darauf.

• Automatisierung

  Automatisch erzeugte E-Mail-Antworten sind immer unpersönlich und kommen auch so an. Erlaubte Ausnahmen sind lediglich Eingangsbestätigungen oder eine Abwesenheitsnotiz bei Urlaub oder Dienstreise.

Aufbewahrungsfrist von Geschäftsmails

Handelt es sich bei der Mail aus rechtlicher Sicht um einen Handels- oder Geschäftsbrief, gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen von mindestens 6 Jahren (besser 10 Jahre). Diese Frist gilt z.B. für Rechnungen, Angebote, Zahlungserinnerungen oder Lieferscheine. Solche Geschäftsmails dürfen Sie nicht einfach löschen, sondern müssen diese archivieren. Beinhaltet eine geschäftliche Mail Jahresabschlüsse, Kontoauszüge oder andere Informationen zu Ein- und Ausgaben des Unternehmens, beträgt die Aufbewahrungsfrist sogar 10 Jahre.

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