2 von Jochen Mai am 26. Februar 2008 → Interview in Psychologie

Zeitdiebe – Die Kunst, als Chaot Prioritäten zu setzen

Ein Interview mit der Münchner Selbst- und Zeitmanagement-Expertin Cordula Nussbaum

Cordula Nussbaum hat mehrere Bücher zum Thema Selbst- und Team-Management sowie Unternehmens-Management geschrieben und trainiert Selbständige und Angestellte in Seminaren. In ihrem neuen Buch „Organisieren Sie noch oder leben Sie schon?“ zeigt die Wirtschaftsjournalistin, dass Arbeitsorganisation durchaus mit Spaß, Abwechslung und kreativen Kniffen möglich ist.

Cordula_Nussbaum1. Frau Nussbaum, Sie habe ein Zeitmanagement-Buch für sogenannte Rechtshirner geschrieben. Warum das?

Ich habe vor vielen Jahren in der Marketing-Abteilung eines großen Konzerns gearbeitet und hier das klassische Zeitmanagement mit detaillierten IST-Analysen, mehrschichtigen Prioritäten-Listen und einer peniblen Ablage kennen gelernt – und bin damit einfach nicht zu Recht gekommen. Es war mir zu kompliziert, und ich empfand absolut keine Arbeitserleichterung damit. Jahrelang machte ich deshalb einen großen Bogen um die Materie. Erst vor rund sechs Jahren, als ich Freiberuflern in Marketing-Seminaren einen Weg zu mehr Zeit zeigen wollte, stürzte ich mich wieder auf das Thema. Und entdeckte, dass es einen Unterschied macht, ob ich eher von meiner linken, systematischen, logischen, analytischen Gehirnhälfte oder eher meiner rechten, kreativen, flexiblen, zwischenmenschlichen Gehirnhälfte dominiert bin. Je nachdem wie ich ticke, habe ich ganz einfach Lust auf detailliertes Planen – oder eben nicht. Mir wurde klar, dass das klassische Zeitmanagement ein gutes Tool ist für eher linkshirnige Menschen, denen ja genau diese strukturierte und penible Herangehensweise liegt. Die Rechtshirner unter uns beißen sich daran aber die Zähne aus. Wer von seinen Präferenzen eher kreativ und flexibel ist, wer voller Ideen steckt, die er aber nicht konsequent umsetzen kann, oder wer mehr auf andere Menschen achtet als auf die Sache, der hat mit den herkömmlichen Instrumenten seine Not. Zum Zeit-Stress, den ich eh schon mit meinen Aufgaben habe, kommt dann hinzu, dass etwa Checklisten oder exakte Maßnahmenpläne mehr Stress erzeugen, als mir zu helfen.

2. Muss nicht jeder – unabhängig vom Typ – lernen, Prioritäten zu setzen, um seinen Alltag besser zu organisieren?

Ja, Prioritäten sind ein wichtiger Schlüssel für mehr Ruhe im Alltag und für das Gefühl, ich habe meine Aufgaben im Griff, statt selbst im Würgegriff der Aufgaben zu darben. Gerade aber die kreativen Chaoten tun sich sehr schwer damit, Prioritäten zu setzen. Für sie ist oftmals alles wichtig, alles Neue hat automatisch Prio Nummer Eins, weil es soooo spannend klingt. Oder aber sie erleben beim Bearbeiten einer völlig unwichtigen Aufgabe einen derart kreativen Schub, mit dem sie plötzlich eine geniale Lösung für eine wirklich wichtige Aufgabe finden. Aus diesem Grunde dürfen die Rechtshirner anders an das Thema herangehen, um heraus zu finden, was ihnen wirklich wichtig ist. Und sie dürfen ihre Prioritäten im Alltag anders ausleben, weil die übliche Vorgabe – Tue das Wichtigste zuerst – bei ihnen eher auf unproduktiven Widerwillen stößt.

3. Wie relevant ist die Gruppe der kreativen Chaoten denn?

Nach einer Studie sind fast alle Kinder bis ins Teenager-Alter und rund 41 Prozent der Erwachsenen in Zentraleuropa eher rechtshirnig, bei über 30 Prozent kann man keine eindeutige Dominanz ausmachen und nur eine Minderheit gehört zu den Linkshirnern. Zudem verändert sich derzeit das Anforderungsprofil an Berufstätige: Konzentrierten sich früher die Unternehmen eher auf Zahlen und Fakten, so stehen mittlerweile Ideen, Kommunikation und Teamplay hoch im Kurs und kreative Köpfe sind gefragt wie nie. Die Stärken der kreativen Chaoten, wie ich sie nenne, werden also auch deshalb relevant, weil immer mehr Menschen in kommunikativen und kreativen Berufen arbeiten, weil viele sich selbständig machen und weil bei immer mehr Berufstätigen zunehmend die Menschen in den Fokus rücken statt knallharter Fakten. Meine These ist: Je kreativer deren Arbeit, und je mehr sie mit anderen Menschen eng zusammenarbeiten, desto mehr rechtshirnige Anforderungen haben sie zu bewältigen und desto besser können sie mit kreativ-chaotischen Tools mehr Ruhe in Job und Privatleben bringen.

4. Und wie findet man heraus, welcher Typ man selbst ist?

Manche Leute wissen von sich instinktiv, dass sie eher kreativ-chaotisch sind – aber trauen sich häufig nicht, dazu zu stehen. Schließlich gelten in unserer Gesellschaft leider nach wie vor bei vielen Menschen und Unternehmen die systematischen und faktenorientierten Eigenschaften höher im Kurs. Wer sich unsicher ist, kann aber auch den Selbsttest in meinem Buch oder auf meiner Webseite machen. Der zeigt, ob man eher Links- oder Rechtshirner ist sowie was das für das eigene Zeit- und Selbstmanagement und den Umgang mit den jeweils anderen bedeutet.

5. Was empfehlen Sie den Menschen, die Ihren Alltag so gar nicht strukturieren können?

Als erstes sollten sie sich einen Überblick über ihre stressigen Situationen verschaffen und herausfinden, was sie überhaupt stresst. Dann entscheiden sie, in welchen Bereichen ihres Lebens oder ihres Jobs mehr Struktur tatsächlich mehr Ruhe und Zufriedenheit im Alltag bedeuten würde und welchen Gewinn sie dadurch hätten. Wenn sie dann aus eigener Überzeugung, und nicht weil man das so machen muss, etwas ändern wollen, dann brauchen sie Strategien, um die neuen Freiräume gegen fiese Zeitdiebe gut verteidigen zu können. Denn leider drücken ja viele Familien-Mitglieder, Chefs oder Kollegen einem häufig mehr Aufgaben rein. Und damit bedeutet bessere Organisation für viele Menschen automatisch mehr Arbeit. Das ist kontra-produktiv. Das Wichtigste ist: Treiben Sie es bunt, ästhetisch, abwechslungsreich. Anders als top-strukturierte Linkshirner wollen sich die kreativen Chaoten hier wirklich kreativ austoben – das ist ihr Schlüssel um langfristig erfolgreich zu bleiben.

6. Eines Ihrer Kapitel lautet “Delegieren” – das lässt aber nicht jede Position zu. Und dann?

Jeder von uns kann delegieren – auch wenn ich hierarchisch niemanden unter mir habe. Ich kann als Angestellter etwa Aufgaben mit Kollegen tauschen, so dass wir uns in unseren Stärken ergänzen: Der Kollege hilft mir bei strukturierenden Aufgaben, die seinen Talenten entsprechen, und ich revanchiere mich bei Konzepten oder neuen Ideen. Wichtig ist hier, dass wir im Team unsere jeweiligen Stärken einbringen und so gemeinsam die beste Lösung finden. Und ich kann zum Beispiel jederzeit Aufgaben an Technik oder eine Software delegieren. So kann etwa ein elektrischer Tacker mir viel Zeit sparen, wenn ich viele Papiere zu heften habe. Oder der automatische Sortierer am Kopierer – wenn ich mir die Zeit nehme mir erklären zu lassen, wie man den bedient. Oder wenn ich in meiner E-Mail-Software Regeln einrichte, die eingehende Mails in bestimmte Ordner verschieben, dann erhalte ich einen besseren Überblick – ohne selbst einen Finger rühren zu müssen. Für einen strukturierten Menschen klingt das nach total banalen Tipps. Aber im Alltag sehe ich immer wieder, dass die kreativen Chaoten oft das schlechteste Handwerkszeug haben: kaputte Locher, klemmende Ordner und vorhandene Tools nicht nutzen, weil sie ihnen zu umständlich sind. Gerade in meinem letzten Seminar habe ich wieder erlebt, dass die linkshirnigen Macher eine perfekte Struktur hatten in ihren Mails und Dateien, die kreativen Chaoten hingegen rund 10.000 Mails im Posteingang – und null Bock hieran etwas zu ändern. Ihre Lust wird erst geweckt, wenn sie das ganze auch abwechslungsreich und witzig machen dürfen und sofort eine Arbeitserleichterung spüren.

7. Ein Tipp, der immer wieder genannt wird und sicher seine Berechtigung hat, lautet: Öfter Nein sagen. Wie lernt man das?

Viele Menschen trauen sich nicht, Nein zu sagen – etwa aus Angst, dann nicht mehr gemocht zu werden oder aus Angst vor Konflikten oder aus Angst, dass ihnen dann auch nicht mehr geholfen wird. Je emotionaler jemand ist, desto leichter tappt er in die Ja-Falle – und ärgert sich hinterher nur über sich selbst. In meinen Seminaren machen sich die Teilnehmer zunächst mal klar, was passiert wenn sie Ja sagen, aber Nein meinen. In der Regel erzählen sie, dass sie die widerwillig übernommenen Aufgaben nicht so gut machen, wie gewünscht, dass sie diese sogar manchmal komplett unter den Tisch fallen lassen und hoffen, der andere merkt das nicht. Und ihnen wird klar, dass sie im schlimmsten Fall genau das ernten, was sie so tunlichst vermeiden wollten: Ärger. In dem Moment, in dem sie den Vorteil eines ehrlichen Neins erkennen und sich selbst den Rücken stärken – Ich darf Nein sagen –, ist es nur noch eine Frage der Übung im Alltag.

8. Was sind aus Ihrer Sicht die schlimmsten Zeitmanagement-Fehler?

Wir versuchen es oft allen Menschen recht zu machen, wir tanzen auf zu vielen Hochzeiten, weil wir unsere Leistungsfähigkeit überschätzen oder uns die Leidenschaft in lauter spannende, neue Aktivitäten treibt. Und wir machen die Aufgabenflut dann durch Nachtarbeit wieder wett. All das trägt uns auf einer Adrenalin-Welle durch die Tage – aber mit der Zeit zehrt es doch an unserer Kraft und wir fühlen uns überfordert. Was wir natürlich nicht zugegen, weil wir ja immer auf andere den Eindruck machen wollen, wir stemmen alles mit Links. Der schlimmste Fehler ist deshalb, dass wir unsere eigenen Bedürfnisse komplett aus dem Auge verlieren und damit im Treibsand unnötiger Arbeiten und überflüssiger Handgriffe versinken.

9. Sie schreiben, dass Sie selbst ein kreativer Chaot sind. Welche Tipps helfen Ihnen denn persönlich am besten?

Ich liebe beispielsweise Ordner mit bunten Bildern und hochwertige Materialien. Meine gesamte Buchhaltung steckt derzeit in Ordnern mit Kaffeebohnen-Motiv, meine mobile To-Do-Liste ist derzeit ein edles Ringbuch mit Bütten-Papier. Dieses bildhafte Vorgehen, die ästethischen Utensilien und die gewisse Leichtigkeit, mit der ich mir dafür ulkige Namen ausdenke oder neue Instrumente ausprobiere bringen automatisch mehr Spaß in den Büroalltag und das beflügelt mich bei der Arbeit. Ich plädiere dafür, dass jeder sich so organisiert, wie es für ihn persönlich am besten taugt. Ich auf eine bunte, kreative und abwechslungsreiche Art, ein Linkshirner eben auf seine sachliche und routinierte Art. Ein Segen ist für mich natürlich außerdem, dass ich in meiner Arbeit als Autorin und Coach meine kreativ-chaotischen Talente ausleben kann und damit den Großteil meiner Arbeitszeit mit Tätigkeiten verbringe, die mir Energie geben. Dadurch ist, auch bei einem hohen Arbeitstempo und vielen Terminen, das Stressempfinden von vornherein eher selten.


Tags

Ähnliche Artikel
Trackbacks
Sagen Sie ihre Meinung!

Folgendes HTML ist in den Kommentaren verwendbar: <a> <em> <strong>

karrierebibel.de © 2006 - 2010 Jochen Mai

Design von kunstreich & partner