Definition: Was ist ein Feedbackgespräch?

Ein Feedbackgespräch ist ein strukturierter Austausch zwischen zwei oder mehreren Personen über Leistungen, Verhalten, Zusammenarbeit oder Entwicklung. Im Beruf findet es häufig zwischen Führungskraft und Mitarbeiter statt, kann aber ebenso zwischen Kollegen oder innerhalb eines Teams geführt werden. Ziel ist ein Abgleich von Selbst- und Fremdwahrnehmung:

Was läuft gut?
Wo gibt es Probleme?
Welche Erwartungen bestehen?
Was sollte sich künftig verändern?

Gutes Feedback gibt damit Orientierung bei der Selbsteinschätzung, ermöglicht die persönliche wie berufliche Entwicklung und verhindert zugleich den typischen Tunnelblick im Job.

Wichtig: Ein Feedbackgespräch ist keine einseitige Beurteilung. Beide Seiten sollten ihre Perspektive einbringen, Fragen stellen und Rückmeldung geben können! Ebenso wenig ist jedes Feedbackgespräch automatisch ein Mitarbeitergespräch, Kritikgespräch oder eine Gehaltsverhandlung.

Wie bereite ich mich auf ein Feedbackgespräch vor?

Eine gute Vorbereitung verhindert, dass das Gespräch zu einer spontanen Abrechnung oder einem unverbindlichen Austausch wird. Führungskräfte sollten deshalb vorab konkrete Beobachtungen und Beispiele sammeln. Mitarbeiter wiederum sollten die Gelegenheit nutzen, ihre eigenen Leistungen, Schwierigkeiten und Entwicklungswünsche zu reflektieren. Diese Punkte helfen beiden bei der Vorbereitung:

Als Mitarbeiter	Als Führungskraft
Eigene Leistungen reflektieren	Ziel des Gesprächs festlegen
Erfolge und Fortschritte notieren	Konkrete Beispiele sammeln
Probleme und Hindernisse benennen	Stärken und Entwicklung betrachten
Eigenes Feedback vorbereiten	Eigenes Feedback konkret formulieren
Fragen und Wünsche sammeln	Fragen an den Mitarbeiter vorbereiten
Entwicklungsziele überlegen	Ungestörten Rahmen schaffen

Bereiten Sie jedoch kein vollständiges Drehbuch vor. Ein Feedbackgespräch lebt vom Dialog und kann Themen hervorbringen, mit denen Sie vorher nicht gerechnet haben.

Vorbereitung-Checkliste für Mitarbeiter

Nutzen Sie die folgenden Fragen für eine ehrliche Selbsteinschätzung als Vorbereitung:

Welche vergangenen Ziele habe ich erreicht oder übererfüllt?
Was sind herausragende Leistungen?
Welche Herausforderungen habe ich bewältigt?
Welche Projekte habe ich erfolgreich abgeschlossen?
Was hat sich dank meiner Arbeit verbessert?
Welchen Mehrwert habe ich geschaffen?
Lässt sich das zukünftig fortsetzen oder steigern?
Welche meiner Stärken werden noch nicht genutzt?
Wobei muss ich mich noch verbessern?
Welche Veränderungen kann ich dazu anbieten?
Was fehlt mir an meinem Arbeitsplatz?
Wohin möchte ich mich weiterentwickeln?
Welche Weiterbildungen möchte ich absolvieren?
Welchen Nutzen hat der Arbeitgeber davon?
Welche Ziele setze ich mir selbst?

Entscheidend ist, dass Sie sich selbst, Ihre Arbeit und Ihr Verhalten aus einem übergeordneten Blickwinkel betrachten. Dann kann Sie im Gespräch nichts überraschen.

Feedbackgespräch-Leitfaden – Vorlage und Checkliste

Einen ausführlichen Feedbackgespräch-Leitfaden für Mitarbeiter und Führungskräfte können Sie sich hier zusätzlich und kostenlos als PDF herunterladen:

Feedbackgespräch Leitfaden (PDF)

Wie läuft ein Feedbackgespräch ab?

Ein Feedbackgespräch braucht keine komplizierte Dramaturgie. Eine einfache Struktur aus fünf Phasen sorgt dafür, dass wichtige Punkte besprochen werden und beide Seiten zu Wort kommen:

1. Gespräch eröffnen

Beginnen Sie mit dem Anlass und dem Ziel des Gesprächs. Damit wissen beide Seiten, worum es geht und was am Ende erreicht werden soll. Eine wertschätzende Atmosphäre erleichtert einen offenen Austausch. Beispiel: „Ich möchte heute gemeinsam auf die vergangenen Monate schauen: Was ist gut gelaufen, wo gibt es Schwierigkeiten und was können wir für die nächste Zeit vereinbaren?“

2. Rückblick und Selbsteinschätzung

Bevor die Führungskraft ihre Einschätzung präsentiert, sollte der Mitarbeiter Gelegenheit zur eigenen Reflexion bekommen. Dadurch entsteht ein Dialog und Unterschiede zwischen Selbstbild und Fremdbild werden sichtbar. Fragen Sie beispielsweise: „Wie beurteilen Sie die vergangenen Monate?“ oder „Worauf sind Sie besonders stolz?“

3. Feedback austauschen

Nun werden Stärken, Leistungen und mögliche Probleme besprochen. Rückmeldungen sollten möglichst konkret sein und sich auf beobachtbares Verhalten beziehen – idealerweise formuliert als Ich-Botschaft. Vermeiden Sie pauschale Aussagen über Persönlichkeit oder Charakter. Wichtig ist, dass Feedback in beide Richtungen möglich bleibt. Auch Mitarbeiter dürfen ansprechen, was sie sich von ihrer Führungskraft oder für die Zusammenarbeit wünschen.

4. Zukunft und Entwicklung besprechen

Ein Feedbackgespräch sollte nicht ausschließlich zurückblicken. Besprechen Sie ebenso, was künftig besser laufen soll, welche Ziele der Mitarbeiter verfolgt und welche Unterstützung dafür notwendig ist. So wird aus einer reinen Bewertung ein Entwicklungsgespräch.

5. Ergebnisse vereinbaren

Fassen Sie am Ende die wichtigsten Erkenntnisse zusammen. Vereinbaren Sie konkrete nächste Schritte: Was soll sich ändern? Wer übernimmt welche Aufgabe? Welche Unterstützung wird benötigt? Und wann wird überprüft, ob die Veränderung funktioniert? Bei wichtigen Vereinbarungen kann es sinnvoll sein, die Ergebnisse kurz schriftlich in einem Gesprächsprotokoll festzuhalten.

Das Ablaufschema können Sie sich zusätzlich hier kostenlos als PDF herunterladen.

Feedbackgespräch Nachbereitung

Um die Feedbackkultur im Unternehmen zu verbessern, empfehlen wir zusätzlich, Feedbackgespräche immer nachzubereiten und zu reflektieren. Das dient der Erfolgskontrolle und Vorbereitung auf das nächste Gespräch. Hilfreiche Fragen sind:

Wie war die Gesprächsatmosphäre?
War ich ausreichend vorbereitet?
Konnte ich meine Themen und Ziele ansprechen?
Wurde ich verstanden, habe ich alles verstanden?
Sind Fehler passiert – welche?
Wie lassen sich diese künftig vermeiden?
Konnte ich von dem Gespräch profitieren?
Was kann ich zukünftig noch besser machen?

Fragenkatalog: Welche Fragen gehören ins Feedbackgespräch?

Gute Fragen verhindern, dass ein Feedbackgespräch zum Monolog der Führungskraft wird. Besonders geeignet sind offene Fragen, auf die Ihr Gegenüber nicht nur mit Ja oder Nein antworten kann:

Fragen von Führungskräften an Mitarbeiter

Fragen zur Motivation

Was motiviert Sie derzeit am meisten?
Was könnte Sie noch mehr motivieren?
Wobei hatten Sie jüngst Erfolg?
Was haben Sie dazu gelernt?
Was ist Ihre aktuell größte Herausforderung?

Fragen zur Zufriedenheit

Wie bewerten Sie Ihre Leistungen?
Fühlen Sie sich unter- oder überfordert?
Was hindert Sie daran, Ihre Ziele zu erreichen?
Was benötigen Sie, um Ihre Arbeit zu erledigen?
Worüber würden Sie gerne noch reden?

Fragen zum Unternehmen

Wie gefällt Ihnen Ihr aktueller Job?
Was schätzen Sie an unserem Unternehmen?
Teilen Sie die Werte unseres Unternehmens?
Was sollten wir künftig verbessern?
Was könnten Sie zum Erfolg beitragen?

Fragen zu Wünschen

Welche Stärken können Sie aktuell zu wenig nutzen?
Welche Projekte würden Sie gerne übernehmen?
Welche Veränderungen wünschen Sie sich?
Was wünschen Sie sich von mir?
Wohin möchten Sie sich weiterentwickeln?

Lesen Sie dazu auch: Systemisches Fragen

Fragen von Mitarbeitern an Führungskräfte

Auch als Mitarbeiter sollten Sie das Feedbackgespräch aktiv nutzen. Statt ausschließlich auf die Bewertung des Chefs zu warten, können Sie selbst Fragen stellen:

Wie beurteilen Sie meine Entwicklung?
Wo sehen Sie aktuell meine größten Stärken?
Was sollte ich aus Ihrer Sicht konkret verändern?
Was erwarten Sie künftig stärker von mir?
Welche Entwicklungsmöglichkeiten sehen Sie für mich?
In welchen Bereichen sehen Sie bei mir noch Potenzial?
Welche zusätzliche Verantwortung könnte ich übernehmen?
Was kann ich tun, um das Team noch besser zu unterstützen?
Gibt es etwas in unserer Zusammenarbeit, das ich verbessern kann?
Welche Ziele sollte ich bis zum nächsten Feedbackgespräch erreichen?

Besonders bei kritischen Antworten lohnt sich die Nachfrage nach konkreten Beispielen. Aus „Sie müssen kommunikativer werden“ lässt sich kaum eine Veränderung ableiten. Fragen Sie stattdessen: „An welcher Situation haben Sie das zuletzt bemerkt?“

Wie verhalte ich mich als Mitarbeiter im Feedbackgespräch?

Kritische Rückmeldungen können unangenehm sein – besonders wenn sie überraschend kommen oder das eigene Selbstbild infrage stellen. Trotzdem sollten Sie nicht jeden Kritikpunkt sofort erklären oder widerlegen. Wir empfehlen in dem Fall diese fünf Verhaltensweisen:

Hören Sie zunächst zu

Lassen Sie Ihr Gegenüber ausreden und versuchen Sie, die Rückmeldung vollständig zu verstehen.
Fragen Sie nach

Bitten Sie bei pauschaler oder unklarer Kritik um konkrete Beispiele.
Vermeiden Sie Rechtfertigungen

Eine Erklärung kann sinnvoll sein, reflexartige Gegenargumente verhindern jedoch den Dialog.
Geben Sie selbst Feedback

Sprechen Sie respektvoll an, was Ihnen bei Führung und Zusammenarbeit hilft oder fehlt.
Formulieren Sie eigene Ziele

Nutzen Sie das Gespräch auch für Wünsche, Entwicklung und benötigte Unterstützung.

Sie müssen Kritik übrigens nicht sofort akzeptieren oder ihr vollständig zustimmen. Prüfen Sie die Rückmeldung und entscheiden Sie anschließend, was Sie daraus mitnehmen. Lesen Sie dazu:

Feedback annehmen: 7 Regeln + souverän reagieren

Welche Feedbackregeln gelten im Gespräch?

Gutes Feedback ist konkret, respektvoll und nachvollziehbar. Beschreiben Sie beobachtbares Verhalten, statt die Person zu bewerten. Nennen Sie konkrete Situationen, erklären Sie die Wirkung und formulieren Sie, was Sie sich künftig wünschen. Vermeiden Sie gleichzeitig Pauschalurteile wie „immer“, „nie“ oder „typisch“. Geben Sie Ihrem Gegenüber Gelegenheit, die eigene Perspektive zu schildern. Feedback ist schließlich eine Wahrnehmung und keine unumstößliche Wahrheit. Alle Regeln und zahlreiche Formulierungsbeispiele finden Sie hier:

10 goldene Feedbackregeln + Beispiele

Welche Fehler sollte ich im Feedbackgespräch vermeiden?

Selbst gut gemeinte Gespräche können scheitern, wenn Feedback unvorbereitet, persönlich oder einseitig formuliert wird. Besonders diese Fehler sollten beide Seiten vermeiden:

Gespräch zwischen Tür und Angel
Feedback braucht einen ungestörten Rahmen und ausreichend Zeit.
Unklare Ziele
Beide Seiten sollten wissen, warum das Gespräch stattfindet.
Nur negative Kritik
Sprechen Sie ebenso über Stärken, Fortschritte und gute Leistungen.
Alte Vorwürfe
Sammeln Sie nicht monatelang Kritikpunkte, um sie geballt im Gespräch auszupacken.
Persönliche Angriffe
Bewerten Sie konkretes Verhalten statt Charakter und Persönlichkeit.
Einseitiger Monolog
Ein Feedbackgespräch ist keine Ansprache – beide Seiten sollten zu Wort kommen.
Sofortige Rechtfertigung
Hören Sie Kritik erst vollständig an, bevor Sie darauf reagieren.
Keine Vereinbarungen
Ein gutes Gespräch endet mit konkreten Erkenntnissen oder nächsten Schritten.

Von der sogenannten Sandwich-Kritik raten wir explizit ab: Wird Kritik regelmäßig zwischen zwei Komplimente gepackt, kann selbst ehrliches Lob irgendwann wie eine taktische Vorbereitung auf die nächste negative Botschaft wirken.

Sollten Feedback und Gehalt im selben Gespräch besprochen werden?

Feedback und Gehaltsgespräch lassen sich im Arbeitsalltag nicht immer vollständig trennen. Schließlich können Leistungen und Entwicklung durchaus Auswirkungen auf das zukünftige Gehalt haben. Trotzdem ist es häufig sinnvoller, beide Themen getrennt zu behandeln. Sobald es um mehr Geld geht, kann die Gehaltsfrage das gesamte Feedbackgespräch überlagern. Mitarbeiter hören dann etwa positive Rückmeldungen vor allem als Argument für eine Gehaltserhöhung – oder Kritik als Begründung dagegen. Wenn möglich, sollten Sie deshalb zunächst Leistung, Zusammenarbeit und Entwicklung besprechen und für eine ausführliche Gehaltsverhandlung einen eigenen Termin vereinbaren.

Wie oft sollte ein Feedbackgespräch stattfinden?

Feedback sollte nicht auf das jährliche Mitarbeitergespräch beschränkt bleiben. Kleine Rückmeldungen gehören in den Arbeitsalltag, während ausführlichere Feedbackgespräche regelmäßig oder bei konkretem Anlass stattfinden können. Wie häufig solche Gespräche sinnvoll sind, hängt von Aufgabe, Unternehmen und Zusammenarbeit ab. Gerade bei neuen Mitarbeitern, Veränderungen im Team oder Entwicklungszielen sind kürzere Abstände oftmals sinnvoll. Entscheidend ist jedoch weniger eine starre Frequenz als die Verlässlichkeit: Wenn Feedback nur dann stattfindet, wenn etwas schiefläuft, entsteht schnell der Eindruck, dass jedes Gespräch eine drohende Abrechnung ist.

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FAQ – Häufige Fragen zum Feedbackgespräch

Wie lange dauert ein Feedbackgespräch?

Für ein ausführliches Feedbackgespräch sollten Sie ausreichend Zeit ohne Termindruck einplanen. Je nach Anlass können etwa 30-60 Minuten sinnvoll sein. Ein kurzes, anlassbezogenes Feedback kann dagegen bereits nach wenigen Minuten abgeschlossen sein.

Darf ich das Feedbackgespräch verweigern?

In der Regel nicht, wenn das Gespräch Ihre Arbeitsleistung, Ihr Verhalten oder Ihre Aufgaben betrifft. Solche Gespräche kann der Arbeitgeber im Rahmen seines Weisungsrechts anordnen. Eine generelle Pflicht zur Teilnahme an jedem Personalgespräch besteht jedoch nicht: Geht es ausschließlich um eine bereits abgelehnte Änderung Ihres Arbeitsvertrags, kann die Teilnahme nicht ohne Weiteres verlangt werden. Wer unsicher ist, sollte das Gespräch daher nicht eigenmächtig verweigern, sondern zunächst Anlass und Inhalt klären.

Was mache ich, wenn ich mit dem Feedback nicht einverstanden bin?

Widersprechen Sie nicht reflexartig, sondern fragen Sie zunächst nach konkreten Beispielen und der Wahrnehmung Ihres Gegenübers. Schildern Sie anschließend ruhig Ihre eigene Perspektive. Feedback anzunehmen bedeutet nicht, dass Sie jeder Einschätzung zustimmen müssen.

Ist ein Feedbackgespräch dasselbe wie ein Mitarbeitergespräch?

Nein. Ein Mitarbeitergespräch kann zahlreiche Themen wie Ziele, Aufgaben, Entwicklung, Zusammenarbeit oder organisatorische Fragen umfassen. Ein Feedbackgespräch konzentriert sich stärker auf gegenseitige Rückmeldungen zu Leistung, Verhalten und Zusammenarbeit.

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