Definition: Was ist eine Telefonkonferenz?
Eine Telefonkonferenz (umgangssprachlich: Telko, Englisch: Conference Call) ist eine Meeting Art, bei der mehr als zwei Teilnehmer gleichzeitig über das Telefon, Internet oder eine Telefonanlage vernetzen und miteinander sprechen – unabhängig davon, wo sie sich gerade befinden.
Für die Teilnahme an einer Telefonkonferenz reicht in der Regel ein Handy oder spezielles Konferenztelefon. Im Gegensatz zur Videokonferenz wird hierbei aber kein Bild, sondern nur die Audiospur übertragen.
2 Arten der Telefonkonferenz
Bei der Telefonkonferenz werden jedoch zwei Hauptarten unterschieden, die sich daran messen, wie die Telefonkonferenz eingeleitet wird:
-
Dial-in-Verfahren
Hierbei wählen sich die Teilnehmer selbstständig – ausgestattet mit entsprechenden Zugangsdaten – in die Konferenz ein und müssen sich durch eine PIN legitimieren.
-
Dial-out-Verfahren
Hierbei werden die Teilnehmer vom Operator des Telko-Anbieters oder vom Organisator angerufen und in die Konferenz geholt. Das Verfahren ist zwar bequemer, für den Organisator aber auch teurer, da er alle Verbindungsgebühren trägt.
Genutzt werden Telefonkonferenzen in Unternehmen häufig zur schnellen und effizienten Abstimmung, insbesondere weil dadurch Reisezeit und -kosten eingespart werden.
Wie wie funktioniert die Telefonkonferenz?
Eine Telefonkonferenz ist schnell eingerichtet. Inzwischen finden sich hierfür zahlreiche – teils kostenlose – Telko-Anbieter im Internet. Viele Voraussetzungen müssen Sie nicht erfüllen: Für das Telemeeting reichen oft schon Handy (besonders iPhone) und drei einfache Schritte:
-
Telefonkonferenz anmelden
Für die Konferenzschaltung müssen Sie sich zunächst beim Telefonkonferenz-Anbieter anmelden – mit Namen und E-Mail-Adresse (Achtung: kostenlose Anbieter nutzen diese Daten gewerblich!).
-
Zugangsdaten mitteilen
Anschließend wird Ihnen ein sog. Telefonkonferenz-Raum zugewiesen. In diesen virtuellen Raum wählen sich später alle Teilnehmer ein, mit einem zweiteiligen Zugangsdaten-Schlüssel: Telefonnummer (= Einwahlnummer) plus Konferenz-PIN-Code (Einwahl-Code, Einwahl-PIN).
-
Telefonkonferenz starten
Haben sich alle Teilnehmer eingewählt, kann die Telefonkonferenz starten. Bei manchen Telko-Anbietern gibt es – aus Sicherheitsgründen – einen Konferenzleiter. Er verfügt über einen Konferenzleiter-PIN und schaltet die Telko für alle frei. Bis dahin hören Sie oft nur Wartemusik.
Telefonkonferenz mit dem iPhone: So geht’s!
Wenn Sie ein iPhone von Apple besitzen, ist damit eine Telefonkonferenz ganz einfach möglich. Es wird keine zusätzliche App benötigt – alles läuft direkt über die iPhone-Telefonfunktion:
- Öffnen Sie die Telefon-App und rufen Sie den ersten Meeting-Teilnehmer an. Warten Sie, bis dieser das Gespräch angenommen hat.
- Tippen Sie während des Gesprächs auf „Anruf hinzufügen“ und wählen Sie den nächsten Kontakt aus Ihren Kontakten an oder tippen Sie dessen Telefonnummer ein.
- Auch der zweite Teilnehmer muss das Gespräch zwingend annehmen.
- Danach tippen Sie auf „Konferenz“ (manchmal auch: „Zusammenführen“ genannt), um beide Gespräche zu vereinen.
Wiederholen Sie die Schritte „Anruf hinzufügen“ und „Konferenz“, um weitere Teilnehmer hinzuzufügen. Je nach Mobilfunkanbieter sind so bei der Telefonkonferenz bis zu fünf Personen gleichzeitig möglich.
Sobald Sie auflegen, ist die Telefonkonferenz übrigens auch für alle anderen vorbei!
Zusatzfunktionen während der Konferenz
Sie können während der Telefonkonferenz mit dem iPhone auch einzelne Teilnehmer wieder entfernen oder mit einer Person ein privates Gespräch führen, indem Sie auf das „i“-Symbol neben dem jeweiligen Namen tippen und dann „Beenden“ bzw. „Privat“ auswählen.
Wichtig: Nicht jeder Netzbetreiber unterstützt alle Konferenzfunktionen oder die maximale Teilnehmerzahl! Prüfen Sie deshalb nochmal bei Ihrem Anbieter, welche Optionen verfügbar sind. Eine stabile Netzverbindung ist indes für jede reibungslose Telefonkonferenz Voraussetzung.
Telefonkonferenz Anbieter: Festnetz
Ein normaler Anruf mit dem Telefon zuhause oder im Büro verbindet Sie nur mit einer Person. Für eine Telefonkonferenz im Festnetz benötigen Sie daher einen bestimmten Anbieter oder eine spezielle Telko-Software. Wir stellen Ihnen im Folgenden verschiedene Anbieter vor, mit denen Sie eine Telefonkonferenz starten können:
-
Deutsche Telefonkonferenz
Der Anbieter deutsche-telefonkonferenz.de wirbt mit einer „100% kostenlosen Telefonkonferenz“. Sie müssen also keine zusätzlichen Gebühren zahlen, es fallen lediglich die Kosten für ein Festnetzgespräch an. Nach einer Registrierung erhalten Sie die Zugangsdaten per Mail und können loslegen. Teilnehmerzahl sowie Dauer der Konferenz sind unbegrenzt.
-
SmartConference
Sie nutzen viele Telefonkonferenzen, zu regelmäßigen Terminen, für Besprechungen mit Kunden oder die Teamarbeit? Dann können Sie beim Anbieter SmartConference ein monatliches Abonnement für 9,90 Euro abschließen. Zu diesen Festpreis können bis zu 5 Teilnehmer der Telko beitreten. Für größere Gruppen gibt es teurere Tarife.
-
Whatsapp
Nicht nur Kurznachrichten, auch Telefonkonferenzen über Whatsapp sind möglich. In der App können Sie ganz einfach einen Gruppenanruf erstellen und bis zu sieben Ihrer Kontakte hinzufügen. Einfach, schnell und kostenlos! Für Privatnutzer optimal. Jedoch müssen alle Teilnehmer über Whatsapp verbunden sein.
-
Skype
Der Microsoft-Dienst Skype bietet ebenfalls eine Funktion für Gruppenanrufe. Dafür müssen Sie anhand Ihrer Kontakte oder über die Suche die gewünschten Teilnehmer zu einer Gruppe hinzufügen. Ist diese erstellt, können Sie den Gruppenanruf auf Skype starten. Nutzen alle Teilnehmer die Skype-Software, ist diese Art der Telefonkonferenz kostenlos.
-
Telekom Business Konferenz
Die Deutsche Telekom bietet einen eigenen Service für Telefonkonferenzen, der sowohl eine einfache Telko als auch eine Webkonferenz ermöglicht. So können neben dem Gespräch auch Dokumente geteilt oder Präsentationen gezeigt werden. Bei Abrechnung nach Nutzung liegen die Kosten bei circa 10 Cent pro Minute und Teilnehmer. Eine Telefonkonferenz von 30 Minuten bei 5 Teilnehmern würde somit ungefähr 15 Euro kosten. Es gibt aber auch Flatratemodelle.
-
Meebl
Gleich mehrere Punkte werden von Meeble beworben: kostenlos, keine Anmeldung, keine Werbung und kein Spam. Sie geben lediglich Ihre E-Mail Adresse und einen angezeigten Code ein – schon ist der Raum zur Telefonkonferenz erstellt und kann genutzt werden. Sie erhalten kostenlose Einwahlnummern aus Deutschland, Österreich und der Schweiz. Wollen Sie den Service unterstützen, können Sie freiwillig eine kostenpflichtige Nummer wählen.
Weitere (teils kostenpflichtige) Anbieter in alphabetischer Reihenfolge ohne Wertung: Arkadin Anytime, Cofonico, CSNConference, dtmsConference, EasyAudio, EcoTalk, Freetelco, FreeConferenceCall, Konferenzen.eu, Globafy, Meetgreen, MeetYoo, MyTelco, Phonesty, PowWowNow, TalkYoo, Telefonkonferenz.de, TeleMeet, TS-Conference, Vodafone Conferencing, VoiceMeeting, Woopla.
Was kostet eine Telefonkonferenz wirklich?
Trotz großer Auswahl verschiedener Anbieter lassen sich die Preismodelle in lediglich zwei Kategorien unterteilen:
-
Abrechnung nach Nutzung
Bezahlt wird hier pro Minute pro Teilnehmer. Anbieter messen genau, wie viele Teilnehmer für welche Dauer in die Telefonkonferenz eingewählt waren. Multipliziert mit dem genannten Tarif ergibt sich der Rechnungsbetrag.
-
Flatrate mit Abo
Fester Preis – dafür können Sie so oft und so lange Sie wollen in Telefonkonferenzen verbringen. Die Höhe des Abonnementpreises orientiert sich an der Anzahl der Teilnehmer. Etwa 10 Euro monatlich für Gespräche mit bis zu 7 Nutzern.
Welche Option sich für Sie lohnt, sollten Sie genau ausrechnen. Häufige Telefonkonferenzen mit langer Dauer und vielen Teilnehmern sind in der ersten Variante deutlich teurer. Wer hingegen nur selten in kleiner Runde zur Telko einlädt, zahlt bei der Flatrate möglicherweise zuviel.
Achtung versteckte Kosten
Viele Anbieter werben zwar damit, dass die Telefonkonferenz kostenlos sei – bei genauerer Betrachtung stimmt das oft nicht: Entweder, es gibt Beschränkungen bei der Teilnehmerzahl oder nur der erste Schritt – die Registrierung – ist kostenlos. Selbst wenn es keine Vertragsbindung oder monatlichen Kosten gibt, entstehen für die Gesprächszeit während der Telefonkonferenz meist Gebühren pro Minute.
Welche Kosten entstehen, hängt außerdem davon ab, von wo aus sich die jeweiligen Teilnehmer ins Netz wählen. In der Regel zahlt jeder Teilnehmer die Verbindungskosten ins deutsche Festnetz. Diese hängen vom jeweiligen Telefonanbieter ab: Wer eine Flatrate ins deutsche Festnetz hat, wird keine gesonderten Gebühren zahlen. Teurer wird es allerdings im Ausland.
Was brauche ich für die Telefonkonferenz?
Bevor Sie den passenden Telefonkonferenz-Anbieter auswählen, sollten Sie sich noch ein paar formale Gedanken zur Konferenzschaltung selbst machen. Diese Kriterien haben Einfluss auf die Anbieter-Wahl und damit auf die Kosten der Telefonkonferenz:
- Teilnehmerzahl: Wie viele Teilnehmer nehmen an der Telko teil?
- Herkunft: Wählen sich Anrufer aus dem Ausland ein?
- Kosten: Wer trägt die eventuellen Telefonkonferenz-Gebühren?
- Zusatzfunktionen: Benötigen Sie Dienste wie Websteuerung (für parallele Präsentationen) oder eine Aufzeichnungsfunktion (Recording)?
In der Regel reichen für bis zu zehn Teilnehmer die standardisierten Telefonkonferenzen und Anbieter aus. Dennoch sollten Sie vor allem auf die Internationalität der Anrufer und eine Limitierung der Teilnehmer-Zahl achten, sonst kann es schnell teuer werden!
Typische Probleme bei Telefonkonferenzen
Trotz der simplen Technik kann bei der Telefonkonferenz einiges schief laufen. Zu den häufig auftretenden Problemen zählen:
-
Einwahlschwierigkeiten
Oft gibt es bei Telefonkonferenzen mindestens eine Person, die es nicht schafft, sich einzuwählen – entweder, weil die Zugangsdaten falsch sind (oder falsch notiert wurden) oder weil die genutzte Software (bei Skype zum Beispiel) veraltet ist.
-
Verbindung
Dafür kann zwar keiner was, aber ärgerlich ist es schon, wenn Teilnehmer etwa aufgrund schlechter (Funk-)Verbindung immer wieder aus der Telefonkonferenz fliegen und sich neu einwählen müssen.
-
Hintergrundgeräusche
Wenn Teilnehmer im Hintergrund Musik hören, das Fenster offen steht oder die Teilnehmer schlicht vergessen haben, die Mute-Taste zu drücken, während sie sich mit einer anderen Person im Büro unterhalten, stört das enorm.
-
Sprechdisziplin
Weil sich keiner sieht, fällt die nonverbale Kommunikation weg, die einem zum Beispiel signalisiert, wer als nächster das Wort hat. Effekt: Es ist schwierig zu koordinieren, wer wann spricht. Entweder antworten alle gleichzeitig auf eine Frage oder keiner.
Wie lassen sich Fehler bei der Telko vermeiden?
Nachfolgend stellen wir Ihnen ein PDF zum kostenlosen Download zur Verfügung, das viele Tipps zur Vorbereitung und Durchführung von Telefonkonferenzen enthält. Damit vermeiden Sie lästige Missgeschicke und tragen zum Erfolg der Telefonkonferenz bei:
Aufgaben und Funktion des Moderators
Als Moderator kommt Ihnen während der Telefonkonferenz eine besondere Rolle zu. Sie bringen Ordnung ins Gerede. Folgende Aufgaben sind wichtig:
-
Eröffnung
Sie begrüßen alle Anwesenden. Sie erklären, wieso die Telko stattfindet und worum es im weiteren Verlauf gehen wird.
-
Vorstellungsrunde
Sollte es sich nicht um eine regelmäßige Telefonkonferenz handeln oder sind neue Teilnehmer dabei, sollten Sie alle Personen miteinander bekannt machen, um eine angenehme Gesprächsatmosphäre zu erzeugen.
-
Koordinierung
Ihre Hauptaufgabe ist es, die einzelnen Redebeiträge zu koordinieren und die Diskussion zu steuern. Am einfachsten ist es, wenn Sie den Teilnehmern das Wort erteilen (und entziehen).
-
Zeit
Behalten Sie die Uhr im Blick, damit die festgelegte Zeit für die Telefonkonferenz nicht überzogen wird. Achten Sie darauf, dass die Agenda auch abgearbeitet wird.
-
Zusammenfassung
Der Moderator schließt die Telefonkonferenz. Am Ende sollten Sie die Ergebnisse zusammenfassen, die nächsten Schritte aufzeigen und mitteilen, wann das nächste Meeting stattfinden wird.
Zu guten Etikette bei Telefonkonferenzen gehört übrigens, dass man seinen eigenen Namen vor dem Sprechen kurz nennt. Das gilt besonders am Anfang der Telefonkonferenz, wenn alle noch nicht die Stimmen unterscheiden und zuordnen können.
Was andere dazu gelesen haben
