Bündeln gleichartiger Aufgaben: Ordnung ins Chaos bringen
Wenn Sie Ihren durchschnittlichen Arbeitstag ehrlich bewerten: Würden Sie sagen, dass Sie effizient und organisiert vorgehen? Im ersten Moment lautet die Antwort vermutlich Ja, auf jeden Fall! Immerhin haben Sie sich ein System überlegt, wissen genau, was Sie tun und schaffen es am Ende des Tages, alles abzuarbeiten, was zu erledigen war.
Die Praxis zeigt jedoch: Die meisten Abläufe sind sehr viel Chaos und nur wenig Struktur und Ordnung. Sie arbeiten und gehen Ihre ToDos an, machen sich aber keine Gedanken über eine logische und effiziente Reihenfolge. Stattdessen nehmen sich Arbeitnehmer eine Aufgabe nach der anderen vor, in der Reihenfolge, wie sie eben gerade anfallen. So werden alle Aufgaben durcheinander gewürfelt. Ein mögliches Resultat sieht beispielsweise so aus:
- Beantworten einer Mail
- Arbeit an einem neuen Konzept
- Weitere Antwort auf eine Mail
- Vorbereiten einer Präsentation
- Führen eines Telefonats
- Schreiben einer Mail
- Kurzes Meeting mit dem Chef
- Schreiben einer weiteren Mail
- Telefonat mit einem Kunden
- Arbeit am Konzept fortsetzen
- Mail schreiben
- Arbeitstag beenden
Ein voller Tag, immer was zu tun und am Ende einiges geschafft. Aber effizient sicher nicht. Hier setzt das Bündeln gleichartiger Aufgaben an. Ziel dabei ist es, gleiche Aufgaben nicht über die ganzen acht Stunden Arbeitszeit zu verteilen, sondern gebündelt hintereinander zu erledigen. Kein Springen zwischen verschiedenen Aufgaben und zurück zur gleichen Tätigkeit.
Im obigen Beispiel würden Sie also versuchen, alle E-Mails zu bündeln und diese hintereinander zu schreiben, statt immer wieder von anderen ToDos unterbrochen zu werden. Gleiches gilt für die Telefonate und die Arbeit am Konzept. Kurz gesagt: Aufgaben, die zusammengehören oder sich sehr ähnlich sind, werden gebündelt und gemeinsam erledigt.
Vorteile: Darum sollten Sie gleichartige Aufgaben bündeln
Die Umstellung von bisherigen Arbeitsabläufen auf das Bündeln gleichartiger Aufgaben fällt nicht immer leicht. Sie müssen Ihre bisherigen Gewohnheiten im Job ändern, neue Strukturen etablieren und diese beibehalten. Haben Sie sich jedoch an das Bündeln gleichartiger Aufgaben gewöhnt, ist dies sehr lohnenswert und bringt Ihnen viele Vorteile:
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Sie reduzieren Fehler
Viele Arbeitnehmer sind nicht gut darin, zwischen Aufgaben hin und her zu wechseln. Wenn Sie gleichartige Aufgaben nicht bündeln, erhöhen Sie Ihre Fehlerquote. Besser ist es, wenn Sie sich voll und ganz auf gleichartige Aufgaben konzentrieren, bis diese alle erledigt sind. Anschließend können Sie dann die ganze Aufmerksamkeit dem nächsten Aufgabenblock widmen.
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Sie sparen Zeit
Jedes Mal, wenn Sie sich in eine neue Aufgabe reindenken, kostet die Umstellung Zeit und Energie. Sie müssen Ihre Gedanken wieder ordnen und von vorne Beginnen. Indem Sie gleichartige Aufgaben bündeln, können Sie zahlreiche Aufgabe ohne das lästige Hin und Her erledigen. Zudem kommen Sie in einen Rhythmus und werden mit jeder gleichartigen Aufgabe schneller und besser. So arbeiten Sie spürbar effizienter und sparen Zeit am Arbeitstag ein.
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Sie sind weniger gestresst
Durch das Bündeln gleichartiger Aufgaben reduzieren Sie den täglichen Stress im Job. Dank der Zeitersparnis und der selteneren Fehler stehen Sie weniger unter Druck, können pünktlich Feierabend machen statt Überstunden einlegen zu müssen und bekommen häufiger positives Feedback.
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Sie haben einen besseren Überblick
Chaos beim Erledigen täglicher Aufgaben führt dazu, dass Sie den Überblick verlieren. Auf Nachfragen von Chef, Kunden oder Kollegen, die am Projekt mitarbeiten, können Sie kaum antworten. Indem Sie gleichartige Aufgaben bündeln, wissen Sie stets genau, was bereits erledigt ist, was noch ansteht und bis wann Sie diese Aufgaben abgearbeitet haben.
Probleme, die Sie beachten müssten
Beim Bündeln gleichartiger Aufgaben werden Sie früher oder später vor Problemen stehen. Denn obwohl die Methode einfach und unkompliziert ist, kommt es im Arbeitsalltag immer wieder zu Situationen, die den Ablauf blockieren können. Das wahrscheinlich häufigste Problem: Aufgaben, die kurzfristig auftreten und mit hoher Priorität sofort erledigt werden müssen.
Sie arbeiten gerade an einem Aufgabenbündel, als der Chef hereinkommt und verlangt, dass Sie sich sofort um etwas anderes kümmern. In einem solchen Fall ist es schwierig, an der Methode festzuhalten. Solche Unterbrechungen sind ärgerlich, lassen sich aber nicht verhindern. Dennoch profitieren Sie vom Bündeln der Aufgaben, weil die Sprünge und Unterbrechungen deutlich seltener vorkommen.
Schwierig sind zudem fehlende Informationen, um gebündelte Aufgaben fertigstellen zu können. So kann es beispielsweise vorkommen, dass Sie gerade mehrere Angebote per Mail verschicken, aber zwischendurch einen Anruf tätigen müssen, um benötigte Informationen einzuholen. Das ist nicht ideal, aber notwendig. Teilweise lässt sich diese Problematik verhindern, wenn Sie bereits vorher absehen können, dass noch Informationen fehlen. In diesem Fall können Sie zuerst das Aufgabenbündel der Telefonate abarbeiten.
Tipps: So einfach lassen sich Aufgaben bündeln
Mit möglichen Problemen und Schwierigkeiten im Blick, steht der Umsetzung nichts mehr im Weg. Um Ihnen beim Bündeln gleichartiger Aufgaben zu helfen, haben wir abschließend noch einige Tipps zusammengestellt:
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Identifizieren Sie passende Aufgaben
Am besten für Bündel eignen sich Routineaufgaben, die Sie häufig erledigen müssen müssen. Schauen Sie sich Ihre Tagesabläufe über einen längeren Zeitraum an und fragen Sie sich: Welche Aufgaben lassen sich zusammenlegen? So können Sie mehrere große Aufgabenbündel identifizieren.
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Legen Sie klare Zeitblöcke fest
Bündeln Sie gleichartige Aufgaben direkt am Morgen, wenn Sie den Arbeitstag beginnen oder – falls möglich – kurz vor Feierabend für den nächsten Arbeitstag. Kontrollieren Sie Ihre ToDo-Liste und legen Sie für jedes Bündel einen Zeitraum am Tag fest. Beispielsweise beantworten Sie von 10 Uhr bis 10:45 Uhr E-Mails, anschließend widmen Sie sich bis 12:00 Uhr anstehenden Telefonaten…
Mit diesen festen Blöcken haben Sie für jeden Tag eine klare Struktur, an der Sie sich orientieren können. Das hilft Ihnen dabei, den Tag zu planen und Unterbrechungen zu vermeiden.
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Bleiben Sie diszipliniert
Es ist leicht, sich eine neue Arbeitsweise vorzunehmen, Aufgaben zu bündeln und sogar Zeiten festzulegen. Die Herausforderung besteht darin, sich daran zu halten. Gerade zu Beginn braucht es genügend Disziplin, um nicht in alte Verhaltensmuster zurückzufallen. Erinnern Sie sich regelmäßig daran, Aufgaben gebündelt anzugehen und sich nicht ablenken zu lasen.
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Kommunizieren Sie Ihre Arbeitsweise
Eine offene Kommunikation gegenüber den Kollegen und auch dem Chef kann hilfreich sein. So wissen Kollegen, dass Sie bestimmte Aufgaben erst zu einem späteren Zeitpunkt erledigen und nur in wirklich dringenden Notfällen von der gebündelten Reihenfolge der Aufgaben abweichen. Auch eine Absprache mit dem Chef ist empfehlenswert. Erklären Sie die Vorteile und wie Sie die Methode nutzen wollen, um besser und effizienter zu arbeiten.
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Lassen Sie ein wenig Freiraum
Durch das Bündeln gleichartiger Aufgaben machen viele den Fehler, den gesamten Tag durchzutakten. Von der ersten bis zur letzten Minute werden Bündel verteilt. Besser ist es, wenn Sie sich zeitlichen Freiraum lassen. So können Sie auf unvorhersehbare Veränderungen reagieren, noch kurzfristig Aufgaben einschieben oder ausgleichen, wenn Sie länger brauchen als anfangs erwartet.