Endlich Urlaub! Keine lästigen Anrufe, kein E-Mail-Terror mehr, nur noch abschalten, am Pool liegen und den Gedanken beim Verklären zusehen... Wäre da nicht die Erfindung des Abwesenheitsassistenten und der Abwesenheitsnotiz: Gegenüber Kollegen und Kunden anzukündigen, dass man im Urlaub ist und wie lange damit nicht erreichbar, gebietet schon die Höflichkeit. Allerdings lässt sich das so oder so sagen. Schadenfreude nach dem Motto: Ich hab Urlaub, ihr nicht - Ätsch! sollte in der Abwesenheitsnotiz jedenfalls nicht mitschwingen. Aber auch andere Schnoddrigkeiten kommen bei Empfängern gar nicht gut an...

Abwesenheitsnotiz Mail Formulierung Beispiele Tipps

Abschiedsmail formulieren: Diese Abwesenheitsnotiz nervt garantiert

So ziemlich jedes E-Mail-Programm bietet heute die Funktion eines sogenannten Abwesenheitsassistenten. Das heißt: Jede eingehende Mail wird automatisch mit einer vorformulierten Nachricht beantwortet. Allerdings trifft man - gerade in der Urlaubszeit - dabei immer wieder auf Varianten, die alles andere als höflich sind und bei Chef, Kollegen oder Kunden nicht den besten Eindruck hinterlassen...

Hier einige Beispiele:

  • "Ab sofort bin ich im Urlaub und lese keine Mails mehr."
  • "Bin bis zum xx.yy.zz. im Urlaub. Alle Mails, die bis dahin auflaufen, werden gelöscht."
  • "Sorry, bin die nächsten zwei Wochen am Pool und trinke Cocktails. Sie erreichen mich erst wieder am xx.yy.zz!"
  • "Ich bin dann mal weg."

Sicher fallen Ihnen auf Anhieb noch weitere provokante Formulierungen ein (über die freuen wir uns in den Kommentaren). Allen aber ist gemein, dass Sie - genau - gemein sind und auch kaum nützliche Informationen enthalten.

Das gilt im Übrigen auch für pseudo-witzige Sprüche vom Typ:

Vielen Dank für ihre E-Mail. Ihre EC-Karte wurde für die ersten zehn Worte mit 5,99 Euro belastet sowie mit 1,99 Euro für jedes weitere Wort.

Haha, Danke.

Ebenso wenig empfehlenswert ist es, die eigene Handynummer anzugeben, die aber bitte nur in "dringenden Fällen" zu nutzen ist, Motto:

Ich bin vom xx. bis xx. yy auf Dienstreise und lese meine E-Mails daher nur sporadisch. In dringenden Fällen erreichen Sie mich aber unter der Telefonnummer...

Ein klassisches Eigentor. Denn natürlich empfindet jeder sein Anliegen als dringend. Tipp: Entfernen Sie die Handynummer daher besser auch aus der Signatur, wenn Sie dieses Smartphone mitnehmen und nur für Chef oder Kollegen erreichbar bleiben wollen.

Das alles kann man also so machen, muss man aber nicht. Schließlich geht es auch anders, besser...

Abwesenheitsnotiz Checkliste: So verabschieden Sie sich richtig

Wie immer kommt es dabei in erster Linie auf den Ton an. Humor ist okay, solange sich der Empfänger dieser Mail immer noch ernst genommen fühlt. Nur weil Sie persönlich abschalten, enden die Pflicht zur Höflichkeit und Hilfsbereitschaft nicht. Ihre Abwesenheitsnotiz sollte sachlich formuliert sein und nur die nötigsten Informationen enthalten.

Wenn Sie also für einige Zeit nicht erreichbar sind, hilft es einerseits, das mitzuteilen. Sonst wundert man sich völlig zurecht, warum der andere nicht antwortet und fühlt sich womöglich gering geschätzt.

Daher gehören zur Formulierung einer guten Abwesenheitsnotiz immer folgende konkrete sieben Informationen:

  • Betreff: Machen Sie dem Empfänger sofort klar, worum es geht. Abwesenheitsbenachrichtigungen kennen die meisten schon.
  • Bedanken: Begrüßen und bedanken Sie sich beim Absender. So fühlt er sich wenigstens wertgeschätzt - auch wenn er Sie gerade nicht erreicht.
  • Zeitraum: Sagen Sie ganz deutlich: Von wann bis wann sind Sie nicht erreichbar? Ein Grund muss indes nicht genannt werden.
  • Abwesenheit: Was passiert mit den Mails in Ihrer Abwesenheit?
  • Vertretung: Wer vertritt Sie während der Urlaubszeit und wie lässt sich Ihr Vertreter erreichen?
  • Rückkehr: Was passiert mit der Mail nach Ihrer Rückkehr?
  • Internationalität: Wenn Sie mit Kollegen oder Kunden aus dem Ausland zusammenarbeiten, sollten Sie nicht vergessen, Ihre Abwesenheitsnotiz auch auf Englisch zu verfassen.

Bei Aufbau und Formulieren der Abwesenheitsnotiz können Sie sich an diesem klassischen Beispiel und Schema orientieren...

Abwesenheitsnotiz-Formulierung-Aufbau-Schema

Was wiederum NICHT in die Abwesenheitsnotiz gehört, sind Details zum Urlaub:

Wohin Sie verreisen und was Sie dort tun, sind nette Anekdoten für einen Plausch nach Ihrem Urlaub. Es ist jedoch unnötig, darüber in einer Abwesenheitsnotiz zu informieren, denn es sind keine Informationen, die dem Empfänger weiterhelfen.

Ob Sie im Urlaub oder auf einer längeren Dienstreise sind, muss der Empfänger auch nicht unbedingt wissen - es ändert schließlich nichts an seinem Problem, dass er Sie erreichen wollte und nun nicht kann. Und wenn Sie schreiben: Ich liege am Strand von Kuba und schlürfe Cocktails, wirkt das nur noch wie Angeberei...

Abwesenheitsnotiz Beispiel: So geht es richtig

Eine Variante eine ebenso sachlichen wie hilfreichen Abwesenheitsnotiz könnte so lauten:

ABWESENHEITSNOTIZ

Danke, dass Sie mir schreiben. Leider habe ich zurzeit keinen Zugriff auf meine E-Mails - und zwar noch bis zum xx.yy.zz.

In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an meine Kollegin Susann Mustermann, Sie erreichen sie per E-Mail unter s.mustermann@firma.de. Sie hilft Ihnen gerne und kompetent weiter.

Andernfalls werde ich Ihre Mail frühestens ab dem xx.yy.zz beantworten können, sie wird nicht automatisch weitergeleitet. Ich danke für Ihr Verständnis.

Beste Grüße
VORNAME, NACHNAME

Abwesenheitsnachricht-CoverSicher gibt es noch weitere Varianten, schließlich gibt es beim Formulieren solcher Abwesenheitsmails kein absolutes Richtig oder Falsch - solange die obigen Fragen des Empfängers darin beantwortet werden.

Falls Sie aber noch weitere Beispiele und Muster suchen: In unserem kostenlosen PDF finden Sie noch mehr Abwesenheitsnotizen und Formulierungen, die Sie universell einsetzen können.

Abwesenheitsnotiz auf Englisch: Ein weiteres Beispiel

Wer in einem internationalen Unternehmen arbeitet oder weltweit mit Kunden und Partnern korrespondiert, sollte seine Abwesenheitsnotiz auch durch eine englischsprachige Variante ergänzen. Das unterstreicht noch einmal die Dienstleistungsmentalität und ist einfach höflicher.

Hier ein mögliches Beispiel für eine Abwesenheitsnotiz auf Englisch:

OUT OF OFFICE MESSAGE

Thank you for your message.

Please note that I am currently out of office with no access to my e-mails. I'm back on TT.MM.JJJJ and will answer your mail as quickly as possible.

In urgent cases or if you need immediate assistance, please contact my colleague Susann Mustermann (phone: 0123-4566789; e-mail: s.mustermann@firma.de). Please notice that your message will not be forwarded automatically.

Thank you very much.

Kind regards

[Signatur]

Verlängern Sie den Urlaub um 2 Tage

Verlängern Sie den Urlaub um 2 TageVerlängern Sie Ihren Urlaub offiziell: Teilen Sie allen über den Abwesenheitsassistenten mit, dass Sie erst zwei Tage später zurückkehren als das tatsächlich der Fall ist. Effekt: Sie haben so mehr Zeit, um langsam wieder in den Job zu kommen, und Telefon und Posteingang bimmeln nach der Rückkehr nicht sofort wieder sturm.

[Bildnachweis: Luis Molinero by Shutterstock.com]