To-do-Liste erstellen: Vorlagen, 10 Tipps & häufige Fehler

Was ist eine To Do Liste?

To-do-Listen sind ein Klassiker im Zeitmanagement und in der Selbstorganisation. Sie dienen vielen als Aufgabenplan oder zur Erfolgskontrolle. Das Abhaken erledigter Aufgaben oder erreichter Ziele verschafft zudem einen psychologischen Motivationskick. Was sie so effektiv macht, ist ihre Simplizität – Sie können Ideen, Aufgaben oder offenen To-dos zunächst einfach ungefiltert aufschreiben und so den Kopf frei bekommen (siehe: Zeigarnik-Effekt).

Vorteile einer To-do-Liste

Übersicht behalten
Aufgaben organisieren
Prioritäten setzen
Tag strukturieren
Produktiver arbeiten

Überdies sorgen Listen für mehr Klarheit und Verbindlichkeit: Was wir aufgeschrieben haben, können wir schwerer ignorieren oder aufschieben. Ein „Richtig“ oder „Falsch“ gibt es beim Erstellen der Merkzettel nicht. Allein auf Pinterest gibt es zig Muster und Beispiele. Solange Sie damit gut organisiert sind und gut arbeiten können, erfüllt die Liste ihren Zweck.

To-do-Listen-Vorlagen zum Ausdrucken (kostenlos)

Wenn Sie eine To-do-Liste erstellen wollen, können Sie hierzu gerne unsere kostenlosen Vorlagen zum Ausdrucken, Ausfüllen und Abhaken verwenden. Diese können Sie sich als Excel-Tabelle, Word-Vorlage oder PDF zum Ausdrucken herunterladen:

Vorlage Excel

Vorlage Word

Vorlage PDF

To-do-Liste: online oder auf Papier?

Für einfache Ziele oder Aufgaben reicht meist schon eine handgeschriebene Liste zum Abhaken auf einem Blatt Papier oder Post-it. Auf dem Smartphone lassen sich ebenfalls einfache Merklisten zum Abhaken erstellen. Bei umfangreicheren Projekten empfehlen wir zur Verwaltung der Tätigkeiten jedoch eher To-do-Listen online oder als App. Beispiele für solche Vorlagen sind Todoist, Trello oder Things (Mac).

Welche Arten einer To-do-Liste gibt es?

Es gibt inzwischen zahlreiche Arten und Formen solcher Listen. Wie Sie Ihre To-do-Liste erstellen, hängt davon ab, wie komplex die Aufgabe oder das Projekt ist. Zu den häufigsten Listenarten gehören:

1. Einfache To-do-Liste

Eine einfache To-do-Liste besteht entweder aus einer Aufzählung, die Sie der Reihe nach durchstreichen, oder aus einer Tabelle mit zwei Spalten: Links stehen die Aufgaben, rechts haken Sie diese ab. Hierbei ist es sinnvoll, die einzelnen To-dos zunächst zu priorisieren, also nach ihrer Bedeutung und Dringlichkeit zu sortieren:

Einfache To-do-Liste Beispiel

Aufgabe	erledigt
Priorität 1	✔
Priorität 2	✔
Priorität 3

2. Erweiterte To-do-Liste

Die erweiterte To-do-Liste enthält zusätzlich eine Spalte mit dem voraussichtlichen (zeitlichen) Aufwand sowie einer Deadline, also bis wann die Aufgabe erledigt sein muss. Weil der Aufwand oft nur geschätzt werden kann, sollten Sie beim Erstellen der Liste stets einen Zeitpuffer einplanen:

Erweiterte To-do-Liste Beispiel

Aufgabe	Aufwand (Zeit)	Deadline	Ok?
ToDo 1	3 Std.	TT.MM.JJJJ	✔
ToDo 2	5 Std.	TT.MM.JJJJ	✔
ToDo 3	2 Std.	TT.MM.JJJJ

3. Komplexe To-do-Liste

Bei der komplexen To-do-Liste werden die Spalten noch einmal erweitert und die benötigten Mittel sowie die dafür verantwortlichen Mitarbeiter ergänzt. Als Projektmanager können Sie die jeweiligen Aufgaben zudem in Teilschritte zerlegen. Die Gefahr hierbei ist jedoch, dass die Übersicht mit jeder Erweiterung verloren geht. In solchen Fällen und im agilen Projektmanagement ist ein modernes Kanban-Board häufig besser geeignet.

4. Not-to-do-Liste

Die Not-to-do-Liste ist eine Mahnliste bzw. Denkzettel, was Sie nicht mehr tun wollen und sollten. Das können negative Verhaltensmuster oder schlechte Gewohnheiten sein, die Sie ablegen wollen – z.B. nicht mehr hungrig einkaufen, Zeit mit Social Media verplempern oder Dinge aufschieben (siehe: Prokrastination).

Warum To-do-Listen oft scheitern

Pläne sind schön, können aber auch ganz schön viel Druck erzeugen. Dann wird die Liste zu einer Art „Schuldregister“. Kommen noch ungeplante Aufgaben und häufige Terminverschiebungen hinzu, entsteht Produktivitätsstress. Ebenso bei zu vielen oder zu großen Aufgaben: Eine solche Monster-Liste wirkt nur noch abschreckend und wird nie wieder angesehen.

Auch die Priorisierung macht vielen Probleme: Was tun, wenn alles gleich wichtig oder dringend wirkt? In der Praxis bedeutet das meist: Die Aufgaben sind nicht sauber definiert, nicht vergleichbar oder nicht an echte Konsequenzen gekoppelt. Genau da setzt gute Priorisierung an: Prüfen Sie die kurz-, mittel- oder langfristigen Folgen, also: „Was passiert, wenn ich das heute NICHT mache?“ Oder: „Welche Aufgabe würde mich morgen am meisten belasten, wenn ich sie heute nicht erledige?“ Helfen kann überdies das Pareto-Prinzip und die sogenannten Quick Wins: „Was bringt mir in 20-60 Minuten den größten Fortschritt?“ Prioritäten entstehen durch Konsequenzen, nicht durch Gefühl.

Wenn alles gleich wichtig wirkt, fragen Sie sich:

Was hat echte Konsequenzen?
Was hängt von mir ab?
Was ist zeitkritisch?
Was bringt den größten Fortschritt?
Was kann ich heute ignorieren?

„Prioritäten entstehen nicht von selbst – Sie müssen diese manchmal aktiv erzwingen.“ – Jochen Mai, Bewerbungsexperte mit über 20 Jahren Erfahrung und Autor zahlreicher Karrierebücher.

To-do-Liste erstellen: 10 goldene Regeln und Tipps

Egal, welche To-do-Liste-Vorlage oder Online-App Sie nutzen: To-do-Listen kann jeder erstellen! Um das volle Potenzial auszuschöpfen, haben wir die besten Tipps und Ideen für Sie zusammengestellt, mit denen Ihre To-do-Liste noch effektiver wird:

1. Gewichten Sie Ihre To-dos

Eine To-do-Liste benötigt in der Regel eine klare Hierarchie. Im ersten Durchlauf schreiben Sie zwar erst einmal alles auf, was ansteht. Im zweiten Schritt werden die Punkte jedoch nach Priorität sortiert und gewichtet. Dafür gibt es unterschiedliche Methoden. Zu den Klassikern gehören das Eisenhower-Prinzip und die ABC-Methode: A steht für besonders wichtige Aufgaben (sofort erledigen!), B für weniger wichtige (später erledigen oder delegieren) und C für kaum wichtig bis unwichtig (delegieren oder verwerfen). Idealerweise strukturieren und organisieren Sie mit der To-do-Liste maximal einen Tag. So haben Sie alle Aufgaben und Ihr Tagesziel vor Augen. Aufgaben, die noch Wochen oder Monate entfernt liegen, können Sie stattdessen in einen Wochenplan oder Monatsplan beziehungsweise Kalender auslagern.

2. Tragen Sie keine Termine ein

To-do-Listen sind keine Kalender! Termine gehören nicht hinein, ebensowenig Gedanken oder Ideen. Dafür eignen sich eher ein Bullet Journal oder Tagebuch. Fristen dagegen dürfen in die Liste, Beispiel: Der Termin „14 Uhr Telefonat mit Frau Müller“ gehört nicht in die To-do-Liste. Die Deadline „Angebot für Frau Müller bis 13 Uhr fertigstellen“ kann die entsprechende Aufgabe aber ergänzen.

3. Nutzen Sie Schlagwörter

Durch kurze Schlagwörter bleibt die Liste übersichtlich – zum Beispiel: „Angebot erstellen“ oder „Rechnung schreiben“. Lange Formulierungen oder ganze Sätze machen To-do-Listen unübersichtlich. Vergeben Sie bei mehreren Projekten, den jeweiligen To-dos oder Abschnitten eindeutige Namen. So kommt in der Liste nichts durcheinander.

Karrierebibel-Tipp: Nutzen Sie Verben in den Aufgabenbeschreibungen – nach dem Muster: Stichwort + Verb. „Social-Media-Post“ sagt nicht viel, „um 14 Uhr auf Linkedin posten“ sagt Ihnen auf einen Blick, was zu tun ist.

4. Nutzen Sie die 1-3-5-Regel

Um den Überblick zu behalten, kann es sinnvoll sein, mehrere Listen zu erstellen – zum Beispiel für jedes Projekt eine eigene. Ebenso können Sie Ihren Workflow oder typischen Arbeitsrhythmus berücksichtigen (siehe: Timeboxing). Profis empfehlen zur Priorisierung des Tagesplans die sogenannte 1-3-5-Methode. Der Kern ist eine tägliche To-do-Liste mit maximal 9 Aufgaben: 1 große Aufgabe, 3 mittlere Aufgaben und 5 kleine Aufgaben.

5. Arbeiten Sie mit Farben

Für mehr Übersichtlichkeit sorgen Farben und bunte Textmarker. Weisen Sie jeder Farbe eine bestimmte Bedeutung zu und markieren Sie entsprechende Tasks. So finden Sie wichtige Informationen später auf einen Blick. Beispiel: Besonders wichtige Aufgaben können die Signalfarbe Rot bekommen, ebenso können Sie kurze Deadlines farblich kennzeichnen. Nur bitte nicht zu bunt treiben: Dann tritt der gegenteilige Effekt ein, und das Farbchaos verwirrt. Tipp: Lassen Sie stets eine leere Spalte Platz für Notizen. Dann können Sie jederzeit wichtige Ideen ergänzen.

6. Tragen Sie keine Kleinigkeiten ein

To-do-Listen werden oft zu lang. Der Grund dafür sind unnötige Kleinigkeiten, die die Aufgabenlisten aufblähen und von den wirklich wichtigen To-dos ablenken. Folgen Sie stattdessen der 2-Minuten-Regel: Alles, was Sie in 2 Minuten erledigen können, machen Sie sofort, statt es aufzuschreiben. Was länger dauert, kann auf die Aufgabenliste.

Karrierebibel-Tipp: Fassen Sie gleichartige Aufgaben möglichst zu einem Block zusammen (siehe: Batching). Das erzeugt Mini-Routinen, die Sie produktiver machen, und spart eine Menge Zeit.

7. Erstellen Sie die To-do-Liste abends

Der optimale Zeitpunkt zum Erstellen einer To-do-Liste ist in der Regel der Vorabend. Hierfür reichen schon 5-10 Minuten. Am Abend ist Ihnen außerdem noch im Gedächtnis, was am Tag liegen geblieben ist – daraus leiten Sie die Aufgaben für den kommenden Tag ab. So vergessen Sie nichts. Überdies gehen Sie entspannter ins Bett, können wirklich abschalten und am nächsten Morgen sofort loslegen.

8. Brechen Sie große Aufgaben herunter

Indem Sie große Aufgaben oder Projekte in kleine Teilschritte zerlegen, strukturieren Sie das Projekt nicht nur besser – die einzelnen Schritte wirken auch weniger einschüchternd und sorgen beim Abhaken jedes Mal für ein kleines Erfolgserlebnis. Das motiviert. Zusätzlicher Vorteil: Müssen Teilschritte verschoben werden, können Sie trotzdem abhaken, was schon erledigt ist, und die offenen Schritte auf die Folgeliste übertragen.

9. Halten Sie Ihre To-do-Liste flexibel

Keine Liste ist in Stein gemeißelt. Meist kommen im Laufe des Tages Aufgaben hinzu, andere fallen weg. Digitale Listen lassen sich in dem Fall einfacher anpassen und überarbeiten. Handschriftliche Listen müssen möglicherweise neu verfasst werden. Überlegen Sie sich daher, welches Tool zu Ihnen und Ihrer Arbeitsweise am besten passt. Wenn Sie ohnehin alles digital erledigen, kann eine App die richtige Wahl sein. Einige drucken To-do-Listen aber lieber aus und hängen sie auf.

10. Machen Sie die Liste sichtbar

To-do-Listen bringen am meisten, wenn Sie diese im Blick oder schnell zur Hand haben – jederzeit und überall. Optimal und bewährt haben sich Listen im Smartphone, als Notizblock auf dem Schreibtisch oder als Post-its auf dem Kühlschrank oder am Monitor. Online-To-do-Listen können Sie wiederum zur Browser-Startseite machen. Dann sehen Sie diese jedes Mal, wenn Sie ein neues Fenster oder einen neuen Tab öffnen.

Was sind die 5 häufigsten in To-do-Listen?

So simpel To-do-Listen auch wirken, so viele diese nutzen – so leicht lassen sich hierbei Fehler machen, die unnötig Stress erzeugen oder kontraproduktiv wirken. Als über 30-jährige To-do-Listen-Nutzer wissen wir aus Erfahrung: Das sind die häufigsten Listenfehler:

Zu viele Aufgaben

Wird die Liste überfrachtet, verlieren Sie den Überblick und die Motivation. Unser Tipp: Begrenzen Sie sich auf 3-7 wirklich wichtige Aufgaben pro Tag.
Zu vage Formulierungen

„Projekt starten“ oder „Sport machen“ klingt aktiv, bleibt aber viel zu unklar – und führt oft dazu, dass Sie diese Tasks aufschieben. Schreiben Sie konkret: „Heute 30 Minuten joggen“ oder „Einleitung für Bericht schreiben“.
Keine Prioritäten

Das Geheimnis echter Produktivität liegt darin, Prioritäten setzen zu können. Wirkt alles gleich wichtig, arbeiten viele oft an den falschen Dingen. Hierarchisieren Sie Ihre Liste daher unbedingt – nach A/B/C-Methode oder mittels Farben.
Keine realistische Zeitplanung

Wenn Sie mehr planen, als an einem Tag machbar ist, erzeugt die Liste nur Frust statt Fortschritt.
Schätzen Sie die Dauer für einzelne Tasks lieber großzügig ein und planen Sie Zeitpuffer dazu.
Keine Anpassung

Wir kennen ein paar Bekannte, die schreiben wichtige Aufgaben zwar auf, schauen dann aber kaum noch auf ihre To-do-Liste und passen diese auch nicht mehr an. Unsere Empfehlung: Nehmen Sie sich zweimal am Tag kurz 5 Minuten Zeit für ein Listen-Review und eine erforderliche Anpassung.

Immerhin: Den Punkt „To-do-Liste erstellen lernen“ können Sie schon mal abhaken. Den haben Sie bereits erledigt. Chapeau!

Bonus: 10 gute Gründe für Listen

1. Gott hat es vorgemacht

Als Gott den Menschen seinen Willen mitteilen wollte, gab er Ihnen zehn Gebote auf den Weg. Am Ende waren es mehr, aber diese ersten zehn Gebote sind die wichtigsten – und bekanntesten. Auch diese biblische Liste gehorcht einer hierarchischen Rangfolge. So schränkte Jesus selbst ein: Die beiden wichtigsten Gebote davon seien: „Du sollst Deinen Herrn und Gott von ganzem Herzen lieben und deinen Nächsten wie dich selbst.“ Und wenn schon Gott Listen liebt – wer sind wir, dass wir sie ablehnen?

2. Listen verringern Komplexität

Insbesondere wenn es darum geht, Produkte vergleichbarer zu machen, vereinfachen Listen den Arbeitsaufwand enorm. Die Stiftung Warentest macht sich dieses Prinzip regelmäßig zunutze: Statt ewig langen Textwüsten, die beschreiben, was dieses oder jenes Produkt kann oder nicht, legt die Redaktion die wichtigsten Verbraucherkriterien fest, prüft und bewertet diese und fasst die Ergebnisse in einer übersichtlichen Tabelle zusammen. Statusreports und Excel-Tabellen machen oft nichts anderes.

3. Listen ordnen das Chaos

Wir leben in einer Zeit des Informationsüberflusses – um nicht gleich von „Contentinflation“ oder „Infoterror“ zu sprechen. Das Leben steckt voller Zufälle, Ziele und chaotischer Abfolgen. Listen bringen dieses Durcheinander zumindest etwas mehr in Ordnung. Selbst wenn sich Äpfel und Birnen sprichwörtlich nicht vergleichen lassen – auf einer „Liste der beliebtesten Früchte“ existieren sie wieder in friedlicher Harmonie.

4. Listen machen populär

Wer ist die Nummer 1 der deutschen Album-Charts? Wie heißen die 500 reichsten Menschen der Welt? Wer ist der aktuelle Spiegel-Bestseller? Wer ist hot – wer not? Ranglisten erfüllen unser Bedürfnis nach Wettbewerb und Vergleichbarkeit. Wer sie anführt, dem haftet der Nimbus eines Siegers an.

5. Listen erleichtern das Erinnern

Das beste Beispiel hierfür ist die Einkaufsliste: Eier, Butter, Zucker, Milch – Was wollte ich doch gleich besorgen? Auch Rezepte helfen dabei, sich Wesentliches zu merken. Gleiches gilt für die „Greatest Hits“ der Achtzigerjahre. Gezielt und systematisch angewandt, können Listen sogar noch mehr – siehe nächster Punkt…

6. Listen verhindern das Prokrastinieren

Das gilt vor allem dann, wenn es sich um eine To Do Liste handelt: Ihr Sinn besteht vor allem im Selbstmanagement. Indem anstehende Aufgaben gewichtet und nach Relevanz sortiert werden, bekommen wir sowohl eine Übersicht über den Arbeitsaufwand wie auch über die Arbeiten selbst, beziehungsweise das, was bereits erledigt wurde. Ebenso sehen wir sofort, was wir am Tag schaffen sollen oder können – und vermeiden so Überlastung oder Unterforderung.

7. Listen amüsieren

Das Leben ist kurz – Listen zum Glück auch! Das macht sie nicht nur extrem lesefreundlich: Es spart auch Zeit und sorgt für Ablenkung und Amüsement. Vor allem wenn die Listen nicht allzu ernst gemeint sind. Etwa eine Liste über den beliebtesten Wurstbelag, eine Hitparade der schlechtesten Aprilscherze aller Zeiten, ein Ranking der dümmsten Powerpointpräsentationen, der schlechtesten Manager oder peinlichsten Sexunfälle. Solche Übersichten erfüllen nicht wirklich einen Zweck, haben aber – genau wie unnützes Wissen – einen hohem Unterhaltungswert.

8. Listen fordern heraus

Deutschlands beliebteste Arbeitgeber; die besten Unis; bin ich sexy? – Solche Listen spornen an. Manche Menschen mehr als andere. Aber gerade im Wirtschaftsleben, das von Wettbewerb und den Kämpfen um Kunden, Marktanteile und Talente beherrscht wird, fordern solche Listen die Beteiligten heraus, ihren Rangplatz und Status mindestens zu verteidigen. Und nicht zuletzt sind die Listen ein wichtiger Teil der Markenbildung.

9. Listen fordern uns heraus

Mal ehrlich: Lesen Sie Listen gerne, denen Sie 100 Prozent zustimmen? Eben. Listen sind eine wunderbar kompakte Offerte zum Widerspruch und zur Diskussion. Sie animieren Leserinnen und Leser dazu, nach besseren Beispielen zu suchen. Deshalb sind Listen manche auch erst dann stimmig, wenn Sie kleinere Fehler enthalten.

10. Listen machen den Listenführer populär

Weil Menschen Listen lieben, verschaffen sie dem Autor und Ersteller solcher Hitparaden viel Aufmerksamkeit – ein Umstand, den insbesondere Zeitungen und Zeitschriften immer wieder Nutzen: Deutschlands beste Ärzte; die besten Anwälte; die besten Geschenkideen… Solche Titel verkaufen sich gut. Und da Top10 Listen so mächtig sind, bringen diese Leser auch dazu, jeden einzelnen Punkt aufmerksam zu bis zum Ende zu lesen. Q.e.d.

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