Telemeeting: Wie die Telefonkonferenz zum Erfolg wird
Physische Anwesenheit am Arbeitsplatz spielt in der heutigen vernetzten Welt für die Zusammenarbeit kaum noch eine Rolle. Dank Telefonkonferenzen, Hangouts oder Skype müssen wir uns nicht mehr ein Büro mit unseren Kollegen teilen und räumliche Distanz steht einem guten Ergebnis der Teamarbeit nicht im Weg. Telemeetings machen dabei die regelmäßige Zusammenkunft in einem Raum überflüssig und lassen diese stattdessen vollkommen digitalisiert stattfinden. Was sich anfangs nach einer enormen Erleichterung anhört, kann ohne die nötige Vorbereitung zu einem zeitfressenden Ärgernis werden. Worauf Sie achten sollten, damit Telemeetings wirklich produktiv sind und nicht zur allgemeinen Verärgerung beitragen...

Telemeeting: Der Nutzen digitaler Konferenzen

Dezentrale Arbeitsplätze verbreiten sich zunehmend weiter, Unternehmen erkennen die Vorteile der Arbeit im Home Office immer mehr an und die digitalen Fortschritte machen es so einfach wie nie. Telemeetings haben dem klassischen Meeting im Büroraum viele Stärken entgegenzusetzen. Kein Wunder also, dass besonders in der Geschäftswelt diese Form der digitalen Zusammenarbeit an Popularität gewinnt.

Die wichtigsten Voreile der Telemeetings gegenüber Meetings in persona:

  • Zeit und Kosten für eine Reise werden eingespart.
  • Sie kann kurzfristig einberufen werden.
  • Eine Person kann nachträglich zugeschaltet werden.
  • Sie eignen sich besonders gut für regelmäßige Meetings, beispielsweise Status-Updates.

Telemeeting: Die Probleme mit Telefonkonferenzen

Wo Licht ist, findet man bekanntlich auch Schatten. Digitale Meetings sind eine nützliche Erfindung, dennoch kämpft man bei der Umsetzung mit diversen Schwierigkeiten. Das Comedy Duo Tripp und Tyler verdeutlichen diese in einem kleinen Sketch auf Youtube. Darin stellen sie dar, wie eine Telefonkonferenz ablaufen würde, wenn es sich um ein richtiges Meeting handeln würde:

Dabei handelt es sich im Sinne der Komik natürlich um Übertreibungen und Verallgemeinerungen, doch kommen ähnliche Situationen in Telemeetings tatsächlich häufiger vor, als man glaubt.

Was bei Telefonkonferenzen regelmäßig schief läuft:

  • Unterbrechungen. Die Teilnehmer wählen sich nicht zeitgleich ein. Das führt zu Unruhe.
  • Einwahlschwierigkeiten. Bei jeder Telefonkonferenz gibt es mindestens eine Person, die es nicht schafft sich einzuwählen. Entweder ist das Programm noch nicht auf dem aktuellen Stand, die eigenen Account Daten wurden vergessen oder das Passwort für den Zutritt wird falsch eingegeben.
  • Verbindung. Meist kann niemand etwas dafür, doch es ist eine Qual, wenn Sätze und Informationen mehrmals wiederholt werden müssen, weil entweder die Verbindung abbricht oder man aus dem System geschmissen wird.
  • Hintergrundgeräusche. Die Teilnehmer hören alles mögliche im Hintergrund und verstehen den Sprecher nicht mehr.
  • Absprache. Dadurch, dass man sich nicht gegenübersitzt, ist es schwierig zu koordinieren, wann wer spricht. Entweder antworten alle auf eine Frage oder keiner.

Telemeeting: Tipps für eine erfolgreiche Umsetzung

EE SPACE/shutterstock.comSollte man aufgrund dieser Probleme auf Telemeetings verzichten? Nein, denn die Vorteile überwiegen die möglichen Komplikationen bei weitem. Hinzu kommt, dass man mit einigen Tipps viele der Schwierigkeiten abstellen kann, um die Teilnehmer mit einem guten Gefühl aus der digitalen Konferenz zu verabschieden.

Damit es Ihnen nicht so ergeht wie Tripp und Tyler, haben wir Tipps gesammelt, damit Ihr nächstes Telemeeting gelingt.

Telemeeting: Die Vorbereitung

  • Termin

    Bestimmen Sie die Teilnehmer der Telefonkonferenz und stimmen Sie mit diesen den Termin ab. Beachten Sie dabei Feiertage sowie die Zeitverschiebung. Planen Sie etwas Pufferzeit ein, falls unerwartete Gesprächspunkte auftauchen.

  • Agenda

    Legen Sie eine Agenda fest, denn diese gibt dem Meeting eine Struktur. Die Agenda sollte jeder Teilnehmer vorher erhalten, um sich damit auseinanderzusetzen, mögliche Informationen mitzubringen oder Fragen vorzubereiten.

  • Moderator

    Bestimmen Sie eine Person, die die Telefonkonferenz leitet und das Gespräch moderiert. Der Moderator plant den Ablauf und erteilt den Sprechern das Wort.

  • Vorabinformationen

    Versenden Sie wichtige Informationen wie die Agenda, die Teilnehmerliste sowie die Einwahldaten bereits einige Tage vor dem eigentlich Termin. Damit geben Sie den Teilnehmern die Möglichkeit sich auf das Meeting vorzubereiten - und vermeiden ein stressiges Hin und Her kurz vor dem Telemeeting.

  • Technik

    Klären Sie rechtzeitig die technischen Voraussetzungen. Ein Test, ob alles einwandfrei funktioniert, bietet sich hier an. Erfragen Sie auch, ob die Kollegen an anderen Standorten über die notwendigen technischen Voraussetzungen verfügen.

Telemeeting: Die Durchführung

  • Ruhe

    Sorgen Sie dafür, dass Sie sich in einem Raum ohne störende Hintergrundgeräusche befinden. Falls möglich, blocken Sie für diesen Termin einen Meetingraum oder bitten Sie, in der Zeit nicht gestört zu werden. Schließen Sie die Fenster, falls Verkehrsgeräusche oder Baustellenlärm die Telefonkonferenz stören könnten. Denken Sie auch daran Ihr Mobiltelefon auf stumm zu halten und die Anklopffunktion Ihres Telefons auszustellen.

  • Material

    Legen Sie Stift und Papier, die Agenda, sowie wichtige Unterlagen zum Gesprächsthema bereit. Auf diese Weise können Sie sich Notizen machen. Dies sollten Sie auch tun, wenn ein Protokoll im Anschluss an die Telefonkonferenz rumgeschickt wird, denn dann können Sie dieses mit Ihren Aufgaben und Eindrücken ergänzen. Bei einem Telemeeting sollten Sie ebenso konzentriert vorgehen, wie bei einem Meeting in persona auch.

  • Pünktlichkeit

    Unpünktlichkeit gehört sich einfach nicht, das gilt auch für Telemeetings. Damit Ihre Kollegen nicht unnötig lange warten müssen, wählen Sie sich rechtzeitig ein. Verspätetes und zeitversetztes Einwählen führt zu störenden Unterbrechungen, außerdem verlangsamt es das gesamte Meeting, weil der Sprecher immer wieder von vorne beginnen muss.

  • Anweisungen

    Befolgen Sie die Vorgaben des Moderators. Auch wenn Sie sich spontan zu Wort melden wollen, sollten Sie nicht einfach vorpreschen, das es sonst drunter und drüber geht. Der Moderator ist dafür da, um durch das Meeting zu führen, geben Sie ihm die Gelegenheit, genau dies zu tun.

  • Sprechbeiträge

    Bei großen Telemeetings - oder wenn die Teilnehmer sich untereinander noch nicht gut kennen - kann es sinnvoll sein, den eigenen Beitrag mit dem Namen einzuleiten, damit auch alle anderen gerade wissen, wer spricht. Nicht jeder kann automatisch mit Ihrer Stimme allein etwas anfangen und so geben Sie jedem die Chance, das Gesagte einzuordnen.

Telemeeting: Die Rolle des Moderators

Dem Moderator kommt in einem Telemeeting eine besondere Rolle zu, denn er bringt Ordnung ins Geschehen. Sollten Sie sich in dieser Position wiederfinden, sollten Sie wissen, was dabei auf Sie zukommt. Deswegen hier im Überblick: Welche Aufgaben erfüllt der Moderator eines Telemeetings?

  • Vorgespräche. Setzten Sie sich im Vorfeld der Telefonkonferenz mit den Teilnehmern in Verbindung. Klären Sie in diesen Gesprächen bereits ab, wer welchen Beitrag liefert. So entstehen auch keine Pausen, in denen niemand etwas beizutragen hat.
  • Eröffnung. Ihnen kommt die Aufgabe zu, alle Anwesenden zu begrüßen, zu erklären, wieso das Telemeeting stattfindet und worum es im weiteren Verlauf gehen wird.
  • Vorstellungsrunde. Sollte es sich nicht um eine regelmäßig stattfindende Telefonkonferenz handeln oder sind neue Teilnehmer dabei, sollten Sie alle Personen miteinander bekannt machen, um eine angenehme Gesprächsatmosphäre zu erzeugen.
  • Koordinierung. Ihre Hauptaufgabe ist es die einzelnen Redebeiträge zu koordinieren und die Diskussion zu steuern. Am einfachsten ist es, wenn Sie den Teilnehmern das Wort erteilen. Werden die Redebeiträge nicht moderiert, kommt es zu einem heillosen Durcheinander von Stimmen.
  • Zeit. Behalten Sie die Uhr im Blick, damit die festgelegte Zeit für die Telefonkonferenz nicht überzogen wird. Das hilft Ihnen auch dabei die Diskussion zu steuern, weil Sie genau wissen, wie viel Zeit ein Punkt auf der Agenda maximal in Anspruch nehmen kann.
  • Zusammenfassung. Sie schließen auch die Telefonkonferenz ab. Am Ende sollten Sie die Ergebnisse zusammenfassen, die nächsten Schritte aufzeigen und mitteilen, wann das nächste Meeting stattfinden wird.

Mit der richtigen Vorbereitung und der Einhaltung von ein paar simplen Regeln wird Ihr nächstes Telemeeting mit Sicherheit ein Erfolg.

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