„Erfolgreiche tun Dinge, die weniger Erfolgreiche unterlassen“, formulierte einst George Simeon. Dazu gibt es aber auch andere Meinung. Eine davon lautet: „Erfolgreiche unterlassen Dinge, die weniger Erfolgreiche tun.“ Der Grund dafür ist einfach: Alles was Sie nicht tun, bestimmt darüber, was Sie stattdessen tun können. Daher seien zum Beispiel Not-To-Do-Listen für die Verbesserung der Arbeitsleistung wesentlich effektiver als To-Do-Listen.

Darüber kann man geteilter Meinung sein – wie diese beiden Autoren. Eine Kontroverse:


Die Not-To-Do-Liste

Von dem Bestsellerautor Tim Ferriss

Die Tu-ich-doch-Liste

Von der Kommunikationsberaterin Kerstin Hoffmann

1. Beantworten Sie keine Anrufe von unbekannten Telefonnummern

Überraschen Sie andere, aber lassen Sie sich nicht überraschen. Jeder eingehende Anruf führt zu einer unerwünschten Unterbrechung der Tätigkeit, an der Sie gerade arbeiten. Studien haben gezeigt, dass Angestellte im Schnitt nur rund elf Minuten ungestört an einer Aufgabe arbeiten können, bevor sie unterbrochen werden. Nach der Unterbrechung dauert es 25 Minuten, um wieder voll konzentriert zu arbeiten. Lassen Sie bei unbekannten Anrufern als lieber zuerst den Anrufbeantworter rangehen.

1. Ich hebe immer ab

Telefonanrufe sind das Salz in der Suppe eines Nur-Büro-Tages. Jeder Anrufer kann ein neuer Kunde sein. Zudem: Viele meiner Kunden sind nur schwer per Rückruf zu erreichen. Das kostet dann viel Zeit, ihnen hinterherzutelefonieren. Wenn ich direkt abhebe, ist die Sache dagegen gleich erledigt. Ebenso haben viele meiner Kunden, etwa Ärzte und Anwälte, aber auch einige Geschäftsführer – eine Rufnummerunterdrückung.

2. Mailen Sie niemals morgens als Erstes oder abends als Letztes

Die Angewohnheit, den Arbeitstag damit zu beginnen, kurz seine E-Mails zu checken, stellt einen denkbar ungeeigneten Tagesstart dar. Dies kann Ihre wichtigsten Prioritäten und Pläne für den gesamten Tag durcheinander bringen. Ganz ehrlich: Ihre E-Mails können doch sicher auch bis 10 Uhr warten, nachdem Sie zumindest einen wichtigen Teil Ihrer Aufgaben, vor allem aber die wichtigste Tagesaufgabe abgeschlossen haben? Abends dagegen sorgen Mails für Schlaflosigkeit oder Überstunden, weil Sie kurz vor dem Feierabend noch schnell beantwortet werden wollen. Das ist kein gelungener Tagesabschluss.

2. Der erste Blick geht zur Mail – der letzte auch

Kaum dass ich aufgestanden bin und noch vor dem Frühstück checke ich meine Mails. Ich tue das gerne. Erstens, weil ich sowieso von Natur aus neugierig bin. Zweitens weiß ich so gleich, was zusätzlich zum geplanten Tagesgeschäft an dringenden Dingen ansteht, kann meinen Spam-Check für den Tag erledigen und wichtige Newsletter lesen. Alles abgehakt. Noch nie hat mir Berufliches den Schlaf verdorben, und lange Arbeitstage habe ich sowieso. Da mein Beruf das ist, was ich im Leben mit am liebsten mache, arbeite ich sogar richtig gerne lange. Wenn das nicht mehr so sein wird, werde ich sofort etwas anderes tun. Dafür kann ich andererseits jeden zweiten Tag vormittags waldlaufen, wenn keine Kundentermine anstehen.

3. Lassen Sie Andere nicht abschweifen

Vergessen Sie die Floskel „Wie geht´s?“ wenn Sie jemand anruft. Verwenden Sie stattdessen eine Begrüßung, die sinngemäß lautet: „Ich bin gerade dabei, eine wichtige Aufgabe fertig zu stellen, aber was kann ich für Dich tun?“ Fordern Sie andere auf, ohne Umschweife zum Punkt zu kommen. Auf die Frage „Hast Du kurz Zeit“ antworten Sie prinzipiell „Wie lange genau?“ und auf die Zeitangabe Ihres Gesprächspartners erwidern Sie: „Gerne. Passt es Dir um 17:12 Uhr?“

3. Ich lasse andere erzählen

Menschen interessieren mich. Ich kann gut zuhören. Daher muss mit langjährigen und besonders netten Kunden auch mal ein längeres Gespräch drin sein. Auch Netzwerken besteht zu einem guten Teil aus Atmosphärischem, nicht nur hart Faktischem. Ich glaube, meine Kunden schätzen mich auch deswegen, weil ich ihnen wertschätzend zuhöre und mich für sie interessiere. Kurzzeitig die Aufmerksamkeit von einem Thema abzuziehen und einfach locker zu plaudern, kann auch neue Impulse und kreative Schübe bringen. Gerade, wenn es irgendwo hakt oder stockt. Klar: nach einer Weile muss man zum Thema zurückkommen und nicht zu sehr und nicht zu oft schwafeln und abschweifen.

4. Kontrollieren Sie nicht ständig Ihre E-Mails

Über diesen Punkt habe ich an dieser Stelle bereits zur Genüge geschrieben. Bei Bedarf finden Sie die Artikel alle in meinem Weblog www.mgeiger.com Sammeln Sie Ihre Mails und überprüfen Sie den Posteingang nur zu bestimmten Zeiten. Und schalten Sie unbedingt auch jede (akustische und visuelle) Erinnerungsfunktion für den Eingang neuer Mails aus. Erstellen Sie einen entsprechenden Autoresponder und kümmern Sie sich maximal zwei- bis dreimal täglich darum. Konzentrieren Sie sich lieber auf die Durchführung Ihrer Top-To-Do´s, anstatt auf selbsterzeugte Notfälle zu reagieren.

4. Ich schaue sehr oft in meine Mails

Sogar unterwegs. So kann ich auch auf eilige Dinge schnell reagieren. Ich kann mich gut konzentrieren. Ich arbeite besser, wenn ich minutenweise immer mal was anderes tue, gerade wenn ich sehr konzentriert an einem Text oder einer Konzeption sitze. Ich bin danach in Sekunden wieder voll im Thema.

5. Kommunizieren Sie nicht zuviel mit Kunden, die nicht zu Ihrem Ergebnis beitragen

Es gibt keinen sicheren Weg zum Erfolg. Aber der sicherste Weg zum Misserfolg ist, zu versuchen, es jedem recht zu machen. Bei einigen Kunden springt nun mal wenig Gewinn ab. Häufig sind dies jedoch auch genau diejenigen, die überzogen hohe Erwartungen haben. Machen Sie nach dem Pareto-Prinzip eine Kundenanalyse: Welche 20 Prozent produzieren über 80 Prozent meines Gewinns und welche 20 Prozent verbrauchen über 80 Prozent meiner Zeit? Setzen Sie die Zeitvernichter auf eine Art Autopilot.

5. Kommunizieren Sie nicht zuviel mit Kunden, die nicht zu Ihrem Ergebnis beitragen

Gekauft. Keine Einwände.

6. Tragen Sie nicht rund um die Uhr ein Smartphone mit sich herum

Nehmen Sie pro Woche mindestens einen freien Tag von Ihren digitalen Sklaventreibern. Stellen Sie sie ab oder besser noch: Lassen Sie sie einfach im Auto zurück. Was passiert schon, wenn Sie ein Anruf eine Stunde später oder erst am nächsten Morgen erreicht? Eben. Oft erwarten Menschen, die 24 Stunden am Tag sieben Tage die Woche für jedermann erreichbar sind, dies auch von Ihren Mitmenschen. Aber wenn Sie nicht die Bundeskanzlerin sind, sollte Sie niemand abends um 21 Uhr noch brauchen.

6. Ich habe meistens mein Smartphone in der Tasche und auch eingeschaltet

Aber ich entscheide, wann ich reagiere. Abends nach Büroschluss oder am Wochenende antworte ich normalerweise nicht auf Anfragen, sondern erledige das erst am nächsten Werktag. Und: Ja, gut, o.k., ich bin ein Online-Junkie und ein Controlfreak. Aber ich bin es gerne und es macht mir Spaß.

Jetzt Sie!