Pomodoro Technik: Produktiver arbeiten in Intervallen

Definition: Was ist die Pomodoro-Technik?

Die Pomodoro Technik ist eine von dem Italiener Francesco Cirillo entwickelte Zeitmanagement-Methode zur Steigerung der Produktivität und Effizienz bei der Arbeit. Dazu wird die Arbeit in Abschnitte von je 25 Minuten eingeteilt auf die eine 5-minutige Pause folgt.

Zur Anwendung der Pomodoro Technik reicht eine einfache Stoppuhr. Francesco Cirillo gab der Technik den Namen „Pomodoro“ (italienisch: Tomate), weil seine Küchenuhr die Form einer Tomate hatte. Inspiriert wurde die Pomodoro-Methode übrigens vom Timeboxing, das angeblich Bill Gates und Elon Musk nutzen.

Wie funktioniert die Pomodoro Technik?

Das Grundprinzip der Pomodoro Technik sind feste Intervalle, bei denen sich Phasen konzentrierter Arbeit (25 Minuten) mit regelmäßigen Pausen (5 Minuten) abwechseln. Diese Intervalle heißen „Pomidori“.

Nach insgesamt 4 Pomidori machen Sie wiederum eine längere Pause von 20-30 Minuten. Dann beginnt der Pomodoro-Zyklus von vorne. Für einen kompletten Ablauf brauchen Sie also 2:25 Stunden – 4 Pomodori-Einheiten plus längere Pause:

Rein rechnerisch passen in einen regulären Arbeitstag von 8 Stunden nur drei Pomodoro-Zyklen. Wer seinen Tag freier gestalten möchte, kann auch nur ein bis zwei Zyklen pro Tag einplanen und die restliche Zeit weniger strukturiert nutzen.

Pomodoro Technik lernen: Tipps

Ein Problem der Pomodoro Technik sind die fixen 25-Minuten-Einheiten: Welche Aufgabe dauert schon exakt 25 Minuten? Damit die Methode wirklich funktioniert, sollten Sie lernen, folgende Tipps bei der Vorbereitung zu nutzen:

1. Aufgaben priorisieren

   Bevor es losgeht, verschaffen Sie sich einen kurzen Überblick aller anstehenden Aufgaben. Notieren Sie sich kurz (!), was alles erledigt werden muss. Danach priorisieren Sie die Aufgaben – zum Beispiel mithilfe einer To-Do-Liste.

2. Zeitaufwand schätzen

   Im zweiten Schritt schätzen Sie, wie viel Zeit jede Aufgabe benötigt. Eine grobe Schätzung reicht. Wichtiger ist, dass Sie größere Aufgaben in kurze Intervalle von 25 Minuten aufteilen. Aus „Projekt präsentieren“ wird dann zum Beispiel „Folien sichten + Fehlerkorrektur“ (Pomidori 1), „Anmerkungen einfügen“ (Pomidori 2) und „Präsentationsprobe“ (Pomidori 3).

3. Tag einteilen

   Nun tragen Sie die einzelnen Aufgaben in Ihren Tagesplaner (eine kostenlose Vorlage erhalten Sie HIER) ein. Idealerweise planen Sie die Pomodoro-Intervalle am Vorabend oder gleich morgens als erstes.

4. Fokussiert bleiben

   Damit die Pomodoro Technik funktioniert, müssen Sie diese eine Weile praktizieren und sich an die 25-Minuten-Einheiten gewöhnen. Ob Sie dazu eine Küchenuhr, Eieruhr oder das Smartphone nutzen, ist egal. Entscheidender ist, dass Sie in den 25 Minuten fokussiert arbeiten. Sobald der Timer klingelt, gönnen Sie sich eine kurze Verschnaufpause, um den Kopf frei zu bekommen und neue Kraft zu tanken. Weil die Konzentration irgendwann nachlässt, ist nach dem vierten Durchgang eine bis zu 30-minütige Auszeit völlig okay.

Cirillo selbst empfiehlt für die Arbeit mit der Pomodoro Technik übrigens, nur Stift und Papier zu verwenden, um weitere Ablenkungen durch Technik auszuschalten.

Wie nutze ich die Pomodoro-Technik Pausen?

Die 5-Minuten-Pausen sind in erster Linie Denkpausen. Gönnen Sie Geist echte Ablenkung und Entspannung –zum Beispiel, in dem Sie etwas Musik hören, sich einen Kaffee aus der Kaffeeküche holen, sich strecken. Bloß nicht weiterdenken! In der längeren Pause sollten Sie sich unbedingt bewegen und einen kleinen Spaziergang an der frischen Luft machen.

Pomodoro Timer – als Internet-Browser oder App

Falls Sie den ganzen Tag vor dem Rechner sitzen oder viel im Internet arbeiten, können Sie heute zahlreiche kostenlose Pomodoro Timer nutzen. Einige sind browserbasiert (empfohlen), sodass Sie für die Pomodoro-Timer nicht einmal eine Software installieren müssen. Hier eine Übersicht kostenloser Tools:

Alle Anwendungen bestehen aus einem einfachen Timer, der meist mit der Space-Taste gestartet wird und auf 25 Minuten voreingestellt ist. Nach Ablauf der Frist macht sich die Seite bemerkbar.

Pomodoro App auf dem Smartphone

Wer lieber mit einer Pomodoro App auf dem Smartphone arbeitet, kann zum Beispiel die iPhone-App Flat Tomato von Jian bu nutzen. Die kostenlose Timer-App ermöglicht nicht nur die Zeiteinteilung, sondern zeigt in Form von Diagrammen und Grafiken wie erfolgreich Sie waren. Wahlweise täglich, wöchentlich oder monatlich.

Nutzer von Android-Smartphones wählen stattdessen die Pomodoro-App Pomodoro Timer. Auch sie gibt einen Überblick über besonders produktive Phasen, Pausen und Fortschritte.

Es geht auch ohne App auf dem Smartphone:

1. Stellen Sie die Stoppuhr auf Ihrem Handy auf 25 Minuten, und starten Sie die Sequenz.
2. Schalten Sie Ihr Handy in den Flugmodus, um nicht gestört zu werden.
3. Konzentrieren Sie sich nun voll auf Ihre Aufgabe.
4. Sobald die Stoppuhr klingelt, gönnen Sie sich eine 5-minütige Pause und beginnen den Zyklus von vorne.
5. Während der Pause können Sie das Smartphone wieder in den Normalmodus schalten und kurz Ihre Mails checken.

Wobei hilft die Pomodoro Technik?

Die Pomodoro Technik ist so simpel, dass sie fast banal wirkt. Ist sie aber nicht! Tatsächlich sind wir im Arbeitsalltag zahlreichen Ablenkungen ausgesetzt: Der Kollege kommt zum Plausch vorbei; jemand ruft an; auf dem Bildschirm poppen neue Mails auf… Jede dieser Ablenkungen kostet laut Studien rund 11 Minuten, bis wir uns danach wieder auf die alte Aufgabe konzentrieren können.

Die Pomodoro Technik diszipliniert dazu, uns wirklich nur einer Aufgabe zu widmen (siehe auch: Singletasking). Ebenso hilft sie, ein besseres Zeitgefühl zu bekommen, den Tunnelblick zu vermeiden und uns nicht zu überarbeiten.

Ohne die kleinen Pausen zwischendurch wäre die Technik nichts weiter als Akkordarbeit. So aber schalten wir häufige Zeitfresser aus und schotten uns (im positiven Sinne) ab, um uns besser zu fokussieren.

Mit der Pomodoro Technik gegen Prokrastination

Was viele nicht wissen: Francesco Cirillo war noch Student als er die Technik erfand. Er kämpfte gegen Konzentrationsstörungen beim Lernen. Vor allem versuchte er so seiner Prokrastination entgegen zu wirken – dem ständigen Aufschieben unangenehmer Aufgaben.

Bis heute hilft die Pomodoro Technik Studenten wie Azubis, diese „Aufschieberitis“ beim Büffeln und Pauken zu überwinden. Dabei müssen Sie gar nicht unbedingt die 25-Minuten-Intervalle einhalten. Wenn es partout nicht geht, funktioniert das Prinzip auch mit 15-Minuten- oder 40-Minuten-Einheiten. Lassen Sie sich also nicht entmutigen, wenn es die ersten Male nicht lehrbuchmäßig funktioniert…

Pomodoro-Technik Vorteile

Wirkliche Pomodoro-Technik Nachteile gibt es nicht. Sie lässt genügend Flexibilität, die Zeitintervalle und den Tag so einzuteilen, dass es für Sie passt. Dafür sind die Vorteile umso zahlreicher:

• Simplizität
  Einfacher geht es kaum: Für die die Pomodoro Technik brauchen Sie nur einen Timer, Zettel und Stift.
• Impulskontrolle
  Die Technik hilft, für die Dauer von 25 Minuten oder länger den Wunsch zu unterdrücken, sich ablenken zu lassen.
• Motivation
  Die regelmäßigen Pomodoro-Technik Pausen sorgen nicht nur für neue Energie – sie geben ebenso einen Motivationskick, weil Sie sich für jeden Teilschritt und -erfolg belohnen.
• Disziplin
  Durch das feste Gerüst der Pomodoro-Intervalle lernen Sie, diszipliniert an einer Sache zu arbeiten – ganz gleich, ob es 10, 15 oder 25 Minuten sind.
• Regeneration
  Weil Sie gezwungen sind, Pause zu machen, schützen Sie die Pomidori vor Überanstrengung und Selbstausbeutung. So bleiben Sie über den Tag hinweg geistig fit.
• Konzentration
  Die Kürze der Pomodoro-Einheiten verbessert zusätzlich die Konzentration.
• Produktivität
  Die Pomodoro Technik verhindert Multitasking und die Gefahr, sich zu verzetteln.
• Zielerreichung
  Indem Sie sich nur auf eine Sache pro Intervall konzentrieren, arbeiten Sie insgesamt zielgerichteter. Und weil Sie große Aufgaben in überschaubare Teile zerlegen, fällt auch das Anfangen leichter. Effekt: Sie erreichen mehr und müssen sich weniger überwinden.

Pomodoro Technik Kritik

Einfache Methoden sind uns immer ein bisschen suspekt. Entsprechend gibt es auch an der Pomodoro Technik Kritik. Die Hauptvorwürfe sind:

Die Methode ist zu unflexibel

Die 25-Minuten-Abschnitte seien ein zu enges Korsett. Manche Aufgaben lassen sich einfach nicht darauf zuschneiden. So führe die Einhaltung nur zu einer Unterbrechung nach 25 Minuten. Dagegen lässt sich einwenden, dass Sie die Methode durchaus den jeweiligen Bedürfnissen anpassen können. Entscheidend ist das Grundprinzip – der Wechsel aus fokussierter Arbeit und regelmäßigen Pausen.

Die Technik ist unrealistisch

Kritiker monieren, dass niemand einen solchen Rhythmus den ganz Tag lang durchhalten könne. Einen derart ablenkungsfreien, strikt durchgetakteten und fokussierten Tag gibt es nicht. Mag sein. Sie können sich den Tag allerdings auch in Blöcke einteilen: jene, in denen Sie mit der Pomodoro Technik arbeiten und andere, die freier bleiben.

Pomodoro Technik Alternativen: 3 effektive Zeitmanagement-Methoden

Falls Ihnen die Pomodoro Technik trotzdem nicht zusagt oder bei Ihnen einfach nicht funktioniert, können Sie alternativ weitere Zeitmanagement-Methoden ausprobieren. Drei bewährte Alternativen zur Pomodoro-Technik sind zum Beispiel:

Eisenhower-Prinzip

Beim Eisenhower-Prinzip unterscheiden Sie Aufgaben nach Wichtigkeit (horizontal) und Dringlichkeit (vertikal). Daraus ergibt sich eine Matrix mit vier verschiedenen Feldern:

• A-Aufgaben: sind wichtig und dringend und werden sofort erledigt.
• B-Aufgaben: sind wichtig, aber nicht dringend und werden auf Termin gelegt.
• C-Aufgaben: sind dringend, aber unwichtig und werden deshalb delegiert.
• D-Aufgaben: sind weder wichtig, noch dringend – und gehören gestrichen.

Das Eisenhower-Prinzip ist einfach und eignet sich perfekt zur Priorisierung einfacher Tagesaufgaben.

ABC-Methode

Die ABC-Methode ist abgeleitet von der betriebswirtschaftlichen ABC-Analyse ein enge Verwandte der Eisenhower-Matrix – und noch einfacher: Hierbei werden Aufgaben absteigend nach drei Klassen priorisiert:

A-Aufgaben: sehr wichtig (sofort erledigen)
B-Aufgaben: weniger wichtig (später erledigen oder delegieren)
C-Aufgaben: kaum wichtig bis unwichtig (delegieren oder verwerfen).

Achten Sie bei der Umsetzung der ABC-Methode darauf, den Tag nur zu drei Vierteln zu verplanen, um flexibel für Unvorhergesehenes zu bleiben. Bewährt hat sich eine Gewichtung von 60 Prozent für A-Aufgaben, 25 Prozent für B-Aufgaben und 15 Prozent für C-Aufgaben.

52-17-Methode

Die 52-17-Methode basiert auf Studien zum optimalen Arbeitsrhythmus der lettischen Draugiem Group. Ergebnis: Die meisten Menschen können 52 Minuten konzentriert am Stück arbeiten, danach benötigen sie 17 Minuten Pause. Wer in diesen Intervallen arbeitet, die der Pomodoro Technik recht ähnlich sind, steigere seine Produktivität deutlich. Gleichzeitig erlauben die 52 Minuten am Stück mehr Zeit für längere und komplexere Aufgaben.

Tipps zum Umgang mit Störungen & Unterbrechungen

Egal, für welche Zeit- oder Selbstmanagement-Methode Sie sich am Ende entscheiden: Alle basieren darauf, dass Sie während eines Intervalls konzentriert und ungestört arbeiten. Nur durch diese Selbstdisziplin lässt sich die Effizienz nachhaltig steigern – auch bei der Pomodoro Technik.

Die folgenden Empfehlungen und Tipps können Sie dabei unterstützen, diesen optimalen Flow für sich zu finden:

• Störquellen ausschalten
  Buchstäblich: Schalten Sie das Telefon auf stumm und den E-Mail-Eingang auf lautlos. Schließen Sie das Büro oder setzen Sie Kopfhörer auf und sagen Sie den Kollegen, dass Sie nicht gestört werden wollen.
• Arbeitsatmosphäre schaffen
  Sorgen Sie für eine für Sie optimale Arbeitsumgebung: Angenehmes Licht, bequeme Sitzposition, Tool, Snacks und Getränke stehen griffbereit.
• Pausen machen
  Experten raten eindringlich, mehrmals am Tag 5-10 Minuten Pause zu machen – idealerweise alle 90 Minuten. Nutzen Sie diese kleinen Auszeiten, um sich zu erholen – kurz, aber intensiv!

Tipp: Idealerweise sprechen Sie den Einsatz der Pomodoro Technik vorher mit dem Vorgesetzten ab. Dann weiß jeder im Team, dass Sie in dieser Zeit nicht gestört werden wollen. Zudem haben Sie die Erlaubnis, das Telefon auszuschalten oder umzuleiten sowie Mails nicht sofort zu beantworten. Das vermeidet Missverständnisse und Ärger.

Fazit

Die Pomodoro Technik wird heute als eine der prominentesten Zeitmanagement-Methoden von zahlreichen CEOs, Arbeitnehmern und Studenten eingesetzt – im Studium, auf einer Workation oder im Job. Sie lässt sich mit einfachsten Hilfsmitteln, Tools und Software durchführen und unterstützen. Probieren Sie es ruhig mal aus: Die Produktivität lässt sich so binnen kurzer Zeit optimieren.

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