Präsentation vorbereiten: Anlass und Auftrag

Bevor Sie mit der Ausarbeitung Ihres Vortrags, der Rede oder Powerpoint-Präsentation beginnen, sollten Sie sich genau mit dem Anlass und Auftrag auseinandersetzen. Klären Sie hierzu – am besten mit dem Veranstalter – folgende Fragen…

Auftrag Checkliste

Wer ist der Auftraggeber der Präsentation?
Welches Ziel hat die Veranstaltung?
Wer ist die Zielgruppe?
Wie groß ist das Publikum (Teilnehmerzahl)?
Zusammensetzung der Zuhörer?
Welche Erwartungen haben die Zuhörer?
Was interessiert die Menschen?
Wie lautet das Thema der Präsentation?
Wie viel Zeit haben Sie für Ihren Vortrag?
Was wollen Sie vermitteln?
Welchen Nutzen bietet die Präsentation?
Wo finden Sie erforderliche Infos zur Recherche?
Welche Medien können Sie nutzen (Beamer, Video, Flipchart)?
Wie lassen sich die Inhalte optisch präsentieren?
Welche Präsentationstechniken wollen Sie einsetzen?

Präsentation vorbereiten: Technik Checkliste

Gerade die Technik wird bei der Vorbereitung gerne vergessen. Dabei lauern hier die größten Tücken und Präsentationsfehler. Nichts ist peinlicher als eine Präsentation, die nicht beginnt, weil Adapter fehlen, der Ton ausfällt oder die Folien via Beamer nicht dargestellt werden. Soweit Sie als Redner Einfluss darauf haben, sollten Sie deshalb unbedingt im Vorfeld diese Punkte klären:

Medien
Wenn Sie mithilfe von Powerpoint (Microsoft) oder Keynote (Apple) präsentieren, klären Sie, wie die Präsentation vorliegen muss: als PDF (dann gehen alle Animationen verloren) oder als .ppt beziehungsweise .key? Falls Sie am Flipchart präsentieren, fragen Sie nach vollen (!) Stiften in verschiedenen Farben.
Adapter
Bringen Sie Ihren eigenen Laptop mit? Dann denken Sie bitte an erforderliche Adapter für den Beamer (VGA, HDMI, etc.). Ebenso sollten Sie auf volle Akkus achten oder um eine nahe Stromquelle bitten.
Mikrofon
Wer gerne frei spricht und sich auf der Bühne bewegt, sollte den Veranstalter im Vorfeld um ein Headset bitten. Zumindest um ein Funkmikrofon. Wer eher schüchtern ist und sich lieber an seinem Redemanuskript festhält, sollte nach einem Stehpult mit festem Mikrofon fragen.
Hilfsmittel
Vergessen Sie auch nicht etwaige Hilfsmittel für Ihren Vortrag einzupacken: Presenter, Laserpointer, Karteikarten mit Stichpunkten, Ersatzakkus und Batterien, Handouts (falls erwünscht).

Ablauf-Konzept der Präsentation: Schema & Checkliste

Nicht wenige Profis erstellen zur Vorbereitung zuerst ein grobes Ablaufkonzept der einzelnen Präsentationsphasen. So wird nichts vergessen. Gleichzeitig können sie dabei schon ein bisschen Regie führen und wichtige Inhalte planen.

Begrüßung
Wie Sie Ihren Vortrag eröffnen und die Begrüßung gestalten, entscheidet maßgeblich darüber, ob Ihnen das Publikum weiterhin gespannt und begeistert lauscht. Werden Sie als Redner vorgestellt oder müssen Sie sich selbst vorstellen? Wie machen Sie das? Der erste Eindruck stimmt das Publikum ein. Manchmal hilft auch ein erstes Willkommens-Chart.
Einstieg
Beginnen Sie Ihre Präsentation immer mit einem Knall. Bringen Sie überraschende Zahlen, Studien, Statistiken, Zitate aus den Nachrichten, Schockbilder. Ebenso können Sie das Publikum zum Start direkt einbeziehen – etwa mit spontanen Umfragen oder einer rhetorischen Frage. Hauptsache, der Einstieg ist markant und weckt Neugier.
Fallhöhe
Eine unterhaltsame Präsentation braucht Dramatik. In der Fachsprache auch „Fallhöhe“ genannt. Erzeugen Sie daher zunächst Problembewusstsein und erhöhen Sie dieses dramatisch. Zum Beispiel, indem Sie die Folgen skizzieren oder mittels Kurven oder Balkendiagrammen Konsequenzen aufzeigen.
Kernaussagen
Der unterhaltsamste Vortrag wird wertlos, wenn die Kernbotschaft den Zuhörern egal ist. Dank der Analyse der Zielgruppe am Anfang wissen Sie, welche Inhalte Sie nun transportieren und welchen Nutzen Ihre Tipps oder Handlungsempfehlungen stiften müssen. Je nach Redezeit sollten Sie sich in der Regel auf drei Kernaussagen beschränken. Mehr merkt sich keiner.
Ausstieg
Lassen Sie Ihre Präsentation niemals ausplätschern. Auch das Ende braucht einen Höhepunkt, um einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen, der nachhallt. Das kann eine knackige Zusammenfassung und Visualisierung der Kernaussagen sein. Ebenso funktionieren Appell oder Ausblick. Haben Sie eingangs eine Umfrage gemacht, können Sie diese nun wiederholen, um beispielsweise einen Sinneswandel zu dokumentieren.
Fragen & Diskussion
Manche Veranstalter bieten am Ende einer Präsentation an, dass die Zuhörer Fragen stellen oder mit dem Sprecher diskutieren können. Auch darauf sollten Sie sich vorbereiten – und bei kritischen Fragen unbedingt souverän bleiben (immer lächeln!). Denken Sie bitte daran, sich mit dem Abgang beim Publikum zu bedanken oder mit einem netten Schlusswort die Bühne zu verlassen.

Präsentation Tipps: 6 Tricks der Profi-Redner

Wenn Sie schon Ihre Präsentation vorbereiten, können Sie sich gleich noch ein paar Tricks der Profi-Redner zunutze machen. Die besten 6 Tipps stellen wir zum Abschluss vor.

Raumcheck

Seien Sie ein bisschen eher auf der Veranstaltung und lernen Sie den Raum, die Sitzordnung und die Bühne kennen. So werden Sie direkt sicherer und von der neuen Umgebung nicht überrascht oder gar eingeschüchtert.

Lampenfieber

Lampenfieber kennen selbst professionelle Keynote-Speaker. Das geht nie ganz weg. Gut so: So bleiben Sie aufmerksam und wirken auch präsenter. Zuviel davon kann aber blockieren und zum gefürchteten Blackout führen. Gut für Sie: Stress lässt sich wegatmen. Zum Beispiel mit der sogenannten Stern-Atem-Technik: Einatmen und bis 4 zählen, Luft anhalten und bis 5 zählen, Ausatmen und bis 6 zählen. Das ganze 5 Mal wiederholen. Wirkt!

Stimme

Wärmen Sie Ihre Stimme vor dem Auftritt auf. Durch lautes Singen in der Garderobe oder indem Sie ein paar Sätze in unterschiedlichen Lautstärken, Stimmlagen und Sprachmelodien rezitieren. Zudem sollten Sie einen kräftigen Schluck Wasser trinken. Aber nur stilles Wasser! Das lockert ebenfalls die Stimmbänder und beugt dem typischen trockenen Mund vor.

Kleidung

Wählen Sie für Ihren Vortrag die passende Kleidung. Die sollte nicht nur zum Anlass und Event passen, sondern auch bequem sein. Man sieht, ob Sie sich darin wohlfühlen! Zudem kann das passende Outfit das Selbstvertrauen steigern. Faustregel: Lieber overdressed zur Präsentaton als underdressed. Tatsächlich bekommen Redner im Business-Outfit durch die Bank bessere Bewertungen als jene im Casual Look.

Kontakt

Noch so ein Trick, um Nervosität und Lampenfieber abzubauen: Nehmen Sie Kontakt mit dem Publikum auf. Nicht nur durch Blickkontakt während der Präsentation. Schon vor dem Auftritt können Sie mit ein paar Besuchern und Zuschauern sprechen. Effekt: Vor Bekannten plaudert es sich leichter als vor einem Haufen Wildfremder. Das softe Vorgeplänkel und der Smalltalk bauen nachweislich Bindung auf und Spannung ab.

Powerposen

Sobald Sie die Bühne betreten, nehmen Sie diese ganz ein. Also nicht klein machen und in die Ecke stellen, sondern den Raum selbstbewusst füllen. Sogenannte Powerposen (Beine breit, fester Stand, Rücken durchgestreckt, Kopf gerade, fester Blick) übertragen sich auch auf den Redner und geben mehr Sicherheit. Die Körpersprache gibt auch Ihren Aussagen mehr Gewicht und Glaubwürdigkeit.

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