Ergebnisprotokoll: Vorlage, Beispiel, Tipps zum Schreiben

Definition: Was ist ein Ergebnisprotokoll?

Das Ergebnisprotokoll ist eine schriftliche Zusammenfassung der wesentlichen Ergebnisse, Beschlüsse und Entscheidungen einer Besprechung, eines Meetings oder einer Verhandlung.

Im Gegensatz zu anderen Protokollarten (z.B. Verlaufsprotokoll) dokumentiert das Ergebnisprotokoll (Synonym: Beschlussprotokoll) nicht alle Diskussionsbeiträge oder den Gesprächsverlauf, sondern nur die abschließenden Resultate sowie wer für deren Umsetzung verantwortlich ist.

Typische Merkmale eines Ergebnisprotokolls

• Knappe, übersichtliche Form – meist in Stichpunkten
• Sachlich-neutral geschrieben im Präsens
• Fokus auf Beschlüsse: Was und Wer?
• Keine Wiedergabe der Diskussion

Wichtige Elemente im Ergebnisprotokoll

Wenn Sie ein Ergebnisprotokoll schreiben, sollte dies in der Regel folgende Elemente enthalten:

1. Protokollkopf
   Datum, Ort, Zeit, Teilnehmende
2. Tagesordnung
   Kurze Zusammenfassung der Agenda
3. Kernteil
   Alle getroffenen Ergebnisse plus Zuteilung
4. Protokollfuß
   Notwendige Unterschriften, Anlagen (optional)

Zum Protokollaufbau finden weiter unten noch eine detaillierte Beschreibung.

Was sind die Ergebnisprotokoll Ziele?

Der Hauptzweck eines Ergebnisprotokolls ist, die wesentlichen Beschlüsse und Aufgaben nach einer Besprechung schriftlich festzuhalten. Dabei übernimmt es mehrere wichtige Funktionen:

• Gedächtnisstütze

  Teilnehmende können die gefassten Beschlüsse und Absprachen jederzeit nachlesen und haben so einen schnellen Überblick, wer was zu tun hat.

• Arbeitsauftrag

  Durch die Dokumentation entsteht ein indirekter Arbeitsauftrag an die genannten Teilnehmer. Sie sind damit de facto für die Umsetzung der Entscheidungen verantwortlich.

• Kontrollinstrument

  Das Protokoll dient als verbindliche Zielvereinbarung und erleichtert die spätere Kontrolle und Nachverfolgung der Fortschritte – zum Beispiel im nächsten Meeting (sog. Follow-up).

• Informationsquelle

  Personen, die nicht in der Besprechung anwesend waren (z.B. Geschäftsführung), können sich mithilfe des Protokolls über die Ergebnisse und Verantwortlichkeiten informieren.

• Transparenz

  Vor allem schafft das Ergebnisprotokoll Klarheit über alle getroffenen Absprachen und stellt diese nachvollziehbar für Beteiligte und Dritte dar.

Ergebnisprotokoll schreiben: Tipps zum Aufbau

Ein Ergebnisprotokoll ist zwingend logisch und nachvollziehbar aufgebaut. Die Leser sollen einen schnellen Überblick bekommen und nicht lange nach den Ergebnissen oder Informationen suchen müssen. Das Protokoll besteht in der Regel aus vier Teilen plus informativen Anhängen, auf die im Protokoll verwiesen wird.

Ergebnisprotokoll Aufbau: 4 Bausteine

1. Kopf des Protokolls

   Im Kopf des Dokuments werden die wichtigsten Basisinformationen aufgelistet:

   • Ort, Datum und Uhrzeit der Besprechung
   • Namen aller anwesenden Teilnehmer
   • Name des Sitzungsleiters
   • Name des Protokollführers
   • Anlass bzw. Thema des Meetings
   • Anlagen (z.B. Tabellen, Präsentationen, Preislisten – optional)

   Fehlende Teilnehmer oder Personen, die die Besprechung vorzeitig verlassen, sollten Sie ebenfalls im Protokoll erwähnen (z.B. „anwesend“, „entschuldigt“ oder „fehlt unentschuldigt“) – Sie sind für die Wirksamkeit der Beschlüsse nicht unwichtig!

2. Tagesordnung

   Eine kurze Zusammenfassung der Tagesordnung dient späteren Lesern als Orientierung für den Ablauf der Besprechung. Handelt es sich um einen Antrag, sollte der im genauen Wortlaut im Protokoll stehen und der Antragsteller namentlich genannt werden.

3. Kernteil & Ergebnisse

   Sind die Formalia erledigt, geht es um die tatsächlichen Entscheidungen. Zentraler Teil des Ergebnisprotokolls sind – wie der Name sagt – die Ergebnisse und Beschlüsse zu den einzelnen Tagesordnungspunkten. Diese sollten so kurz wie möglich und so detailliert wie nötig formuliert werden:

   • Was wurde entschieden?
   • Wer muss welche Aufgaben erledigen?
   • Bis wann muss der Beschluss umgesetzt sein?

   Bei Abstimmungen werden überdies die Ja- und Nein-Stimmen sowie Enthaltungen vermerkt. Die eigene Meinung des Schriftführers hat im Ergebnisprotokoll nichts zu suchen – tabu! Alle Ergebnisse der Besprechung müssen sachlich und neutral formuliert werden.

4. Unterschrift

   Das Ergebnisprotokoll wird in der Regel vom Schriftführer und Sitzungsleiter unterschrieben. Das unterstreicht dessen Verbindlichkeit und bestätigt, dass alle Inhalte und Ergebnisse korrekt wiedergegeben und bezeugt sind.

Die genaue chronologische Reihenfolge ist übrigens nicht entscheidend. Die Tagesordnungspunkte können weiter unten erscheinen. Hauptsache ist, dass das Ergebnisprotokoll logisch nachvollziehbar und sachlich übersichtlich formuliert ist. Eine klare Gliederung erhöht den Überblick zur Thematik und den Beschlüssen.

Ergebnisprotokoll schreiben: Tipps zum Inhalt

Wer das Ergebnisprotokoll schreibt, sollten Sie unbedingt im Vorfeld klären – nicht erst zu Beginn der Sitzung! So kann sich der Protokollführer vorbereiten, die Tagesordnung studieren und falls nötig Hintergrundinformationen recherchieren. Zudem kann er oder sie sich vorher eine Vorlage vorbereiten. Die erleichtert das Mitschreiben und hilft, aufmerksamer die Ergebnisse zu dokumentieren.

Während der Besprechung helfen die folgenden Tipps für ein optimales Ergebnis:

• Öfter nachfragen

  Alle Angaben im Ergebnisprotokoll müssen wahr und korrekt wiedergegeben werden. Falsche Aufzeichnungen führen zu Missverständnissen. Wenn Sie etwas im Eifer der Diskussion nicht genau verstanden haben, haken und fragen Sie unbedingt nach (siehe: aktives Zuhören)!

• Abkürzungen nutzen

  Nutzen Sie Abkürzungen, um sich das Aufschreiben zu erleichtern und zu beschleunigen. Das muss kein Steno sein. Weil Sie aber im Anschluss das Dokument ohnehin korrigieren und ausformulieren, reichen jetzt Stichpunkte und Abkürzungen. Wichtig ist nur, dass Sie die Aufzeichnungen später noch verstehen.

• Farben einsetzen

  Farben sind ein bewährtes Hilfsmittel für mehr Übersichtlichkeit. Farbliche Unterscheidungen erleichtern zum Beispiel, Entscheidungen nach Ja- (Grün) und Nein-Stimmen (Rot) zu trennen oder eigene Notizen besser sichtbar zu machen.

• Platz lassen

  Lassen Sie zwischen den einzelnen Abschnitten oder Tagesordnungspunkten immer 5-10 Zeilen Platz. Dadurch können nachträglich Ergänzungen einfügen, falls die Debatte an diesen Punkt zurückkehrt. So bleibt das Ergebnisprotokoll von Anfang an übersichtlich und strukturiert.

• Sachlich bleiben

  Kommentare und Meinungen gehören nicht ins Ergebnisprotokoll! Das Protokoll muss in jeder Zeile neutral und sachlich bleiben. Notieren Sie daher nur Zahlen, Daten, Fakten. Individuelle Standpunkte zu Beschlüssen können Sie ignorieren.

• Medium wählen

  Grundsätzlich ist beim Protokollieren alles erlaubt: Ob Sie das Ergebnisprotokoll auf Papier schreiben oder direkt in einen Laptop oder in ein Smartphone eintippen, bleibt Ihnen überlassen. Auch hier zählt wieder nur, dass Sie das Medium beherrschen und die Ergebnisse schnell (!) dokumentieren können.

• Protokoll finalisieren

  Korrigieren Sie in der finalen Version noch alle Rechtschreib– oder Tippfehler. Am Ende gibt es für alle Beteiligten und relevante Dritte in der Regel eine digitale Fassung als PDF per E-Mail.

Diese Protokoll-Fehler bitte vermeiden!

Neben den Tipps gibt es noch einige typische Fehler, die Protokollanten oft machen. Wer noch nicht so geübt darin ist, sollte darauf achten und diese Fehler vermeiden:

• Moderieren

  Wer ein Ergebnisprotokoll schreibt, kann nicht gleichzeitig moderieren. Beide Aufgaben sollten klar voneinander getrennt werden. Sonst werden Sie keiner der Rollen gerecht.

• Abschweifen

  Das Ergebnisprotokoll ist kein Verlaufs-, Gesprächsprotokoll oder eine Nacherzählung. Fassen Sie sich daher stets kurz, Einfache Hauptsätze genügen – am besten im Stakkato-Stil (wie hier). Ein detaillierter Entscheidungsweg gehört nicht ins Protokoll.

• Ausufern

  Auch wenn Sie sich zunächst handschriftliche Notizen machen, sollten Sie schon im Vorfeld wissen, welche Struktur das Ergebnisprotokoll am Ende haben soll. Nutzen Sie dazu gerne unsere Vorlage mit den wichtigsten Rahmendaten. Im Ergebnisprotokoll muss klar werden, worum es geht und wer was zu tun hat.

Ergebnisprotokoll – Vorteile und Nachteile

Ein Ergebnisprotokoll ist besonders dann sinnvoll, wenn der Fokus auf der späteren Aufgabenverteilung und Beschlussdokumentation gelegt wird. Wer dagegen auf eine vollständige Dokumentation der Diskussion und der einzelnen Argumentationslinien Wert legt, sollte eher ein Verlaufsprotokoll schreiben.

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