Kündigungsgespräch führen: Leitfaden zur Vorbereitung

Alles Wichtige auf einen Blick

• Definition: Ein Kündigungsgespräch ist ein formelles Gespräch, in dem die Beendigung des Arbeitsverhältnisses offiziell erklärt wird.
• Vorbereitung: Klären Sie vorab Ziel, Argumente und mögliche Reaktionen, um im Gespräch sicher aufzutreten.
• Klarheit: Formulieren Sie die Kündigung eindeutig und ohne widersprüchliche Aussagen.
• Sachlichkeit: Bleiben Sie ruhig und respektvoll, auch wenn die Situation emotional wird.
• Timing: Wählen Sie einen passenden, ungestörten Zeitpunkt und einen neutralen Raum.
• Begründung: Nennen Sie – wenn erforderlich – nachvollziehbare Gründe, ohne lange Diskussionen zu führen.
• Perspektive: Informieren Sie über Fristen, Resturlaub, Zeugnis oder weitere Schritte.
• Abschluss: Fassen Sie das Gespräch kurz zusammen und sorgen Sie für eine schriftliche Bestätigung der Kündigung.

Bevor Sie weiterlesen: Wir bieten in diesem Artikel zwei Ratgeber – für Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Wofür interessieren Sie sich zuerst:

Für Arbeitgeber

Für Arbeitnehmer

Kündigungsgespräch führen – für Arbeitgeber

Kündigungsgespräche erfordern Fingerspitzengefühl. Fehler und schlechte Vorbereitung können eine Kündigung unwirksam, anfechtbar und damit unnötig teuer und langwierig machen. Davon abgesehen, gehört ein professionelles Personalgespräch nicht nur zum Onboarding, sondern ebenso zum Offboarding und prägt das Arbeitgeberimage nachhaltig.

Falls Sie als Arbeitgeber Mitarbeitern kündigen müssen, sollten Sie dies nicht nur schriftlich per Kündigungsschreiben tun, sondern immer auch ein Kündigungsgespräch führen – schon allein, um die Reaktionen genau zu beobachten, darauf angemessen zu reagieren und weitere Schritte zu besprechen. Der folgende Leitfaden führt Sie Schritt für Schritt durch diesen Prozess…

1. Wer sollte das Kündigungsgespräch führen?

Wie bei allen Mitarbeitergesprächen gilt: Idealerweise führt das Kündigungsgespräch immer der direkte Vorgesetzte. Zur rechtlichen Absicherung sollten zusätzlich ein Vertreter der Personalabteilung, der Hausjustiziar sowie – falls vorhanden – ein Mitglied aus dem Betriebsrat dabei sein. Die Begleitung brauchen Sie hauptsächlich dann, wenn es sich um eine betriebsbedingte Kündigung oder verhaltensbedingte Kündigung handelt. Solche Gespräche können leicht eskalieren.

2. Wie sollte das Kündigungsgespräch ablaufen?

Ein professionelles Kündigungsgespräch besteht in der Regel aus vier Phasen:

1. Gesprächsphase 1: Kündigung aussprechen

   Die eigentliche Botschaft („Wir müssen Ihnen leider kündigen.“) sollte in den ersten 5 Sätzen fallen. Klar, präzise und unmissverständlich. Gleichzeitig muss klar werden, dass diese Entscheidung endgültig ist. Eine kurze Erklärung der Kündigungsgründe und Sozialauswahl erleichtert das Verständnis. Ebenso ein dezentes Bedauern („Dieser Schritt fällt uns schwer.“). Beides darf aber nie nach einer Rechtfertigung klingen.

2. Gesprächsphase 2: Reaktionen auffangen

   Lassen Sie dem oder der Mitarbeiterin Zeit, die Kündigung zu verdauen. Seien Sie darauf vorbereitet, emotionale Reaktionen aufzufangen – etwa Weinen, Wut, Drohen, Beschimpfen oder Rückzug (siehe: SARA-Modell). Entscheidend ist, dass Arbeitgeber Empathie und Verständnis zeigen, ruhig bleiben und sicherstellen, dass die eigentliche Botschaft verstanden wurde.

3. Gesprächsphase 3: Hilfe anbieten

   Beweisen Sie im Kündigungsgespräch Fairness – und dass alle Alternativen zuvor erfolglos geprüft wurden (z.B. eine Versetzung). Bieten Sie dem Betroffenen eine angemessene Unterstützung an: Das kann eine Abfindung sein, das Vermitteln von internen Ansprechpartnern oder Hilfe bei der Jobsuche, z.B. indem Sie für eine Zeit eine Newplacement-Beratung bezahlen.

4. Gesprächsphase 4: Vorgehen abstimmen

   In der letzten Phase sollten Sie das weitere Vorgehen und alle nächsten Schritte besprechen. Das betrifft primär die Übergabe von Unterlagen oder Dienstgeräten, eine mögliche Freistellung oder Sprachregelungen (worüber herrscht Stillschweigen?). Um das erste Kündigungsgespräch nicht zu überfrachten, können Sie auch einen Folgetermin für Detailfragen etwa zum Resturlaub anbieten. Wichtig ist: Versprechen Sie nichts, was Sie später nicht einhalten können!

3. Wie wird das Kündigungsgespräch vorbereitet?

Gründliche Vorbereitung und professionelle Durchführung sind das A und O. Die folgende Checkliste mit Tipps und Beispielen hilft Ihnen dabei, alle wichtigen Punkte zu beachten:

• Kündigungsgründe absichern

  Erste Pflicht ist natürlich, die Kündigungsgründe rechtlich abzuklären! Egal, ob betriebsbedingte, verhaltensbedingte oder personenbedingte Kündigung: Prüfen Sie diese Gründe unbedingt mithilfe der Rechtsabteilung oder eines Anwalts für Arbeitsrecht. Je nach Kündigungsgrund muss der ordentlichen Kündigung zunächst eine Abmahnung vorausgehen, sonst ist die Entlassung unwirksam. Auch das Kündigungsschreiben muss wasserdicht sein, sonst gibt es ein Desaster und Imageschaden.

• Kündigungsfristen beachten

  Ebenso müssen Arbeitgeber die gesetzlichen Kündigungsfristen einhalten. Diese richten sich nach der Dauer der Betriebszugehörigkeit des Arbeitnehmers. Laut § 622 BGB gelten folgende Fristen:

  Beschäftigungsdauer	Fristen
  0-6 Monate (Probezeit)	2 Wochen, täglich
  7 Monate bis 2 Jahre	4 Wochen zum 15. / Ende des Monats
  2 Jahre	1 Monat zum Ende des Monats
  5 Jahre	2 Monate zum Ende des Monats
  8 Jahre	3 Monate zum Ende des Monats
  10 Jahre	4 Monate zum Ende des Monats
  12 Jahre	5 Monate zum Ende des Monats
  15 Jahre	6 Monate zum Ende des Monats
  20 Jahre	7 Monate zum Ende des Monats

• Auswahl begründen

  Zur Vorbereitung des Trennungsgesprächs gehört ebenfalls, dass Sie die Personalakte des Mitarbeiters kennen, ebenso etwaige Betriebsvereinbarungen oder Sozialpläne. Prüfen Sie unbedingt mögliche Alternativen zur Kündigung und beziehen Sie den Betriebsrat ein.

• Unterstützungsangebot klären

  Eine wertschätzende Trennung vermeidet soziale Härten. Dadurch werden der innere Frieden bei den verbleibenden Mitarbeitern und das Arbeitgeberimage geschützt. Klären Sie deshalb vorab, welche (finanziellen) Angebote Sie als Arbeitgeber machen können und wollen – und finden Sie hierfür eine klare Formulierung sowie eine individuelle Vereinbarung.

• Übergang regeln

  Überlegen Sie sich im Vorfeld eine Regelung für Dienstwagen, Arbeitszzeugnis und Resturlaub. Sprechen Sie etwa mit der IT-Abteilung, wann und welche Vollmachten oder Zugriffsrechte eingeschränkt bzw. entzogen werden? Natürlich können Sie auch eine sofortige Freistellung vereinbaren. Auch das sollte noch vor dem Kündigungsgespräch abgestimmt und mit betroffenen Abteilungen besprochen sein.

4. Wie wird das Kündigungsgespräch geführt?

Die Vorbereitung ist abgeschlossen, nun folgt das eigentliche Exit-Gespräch. Wir empfehlen hierfür folgende Schritte:

1. Einladung verschicken

   Wählen Sie für das Gespräch einen möglichst neutralen Ort. Das Chefbüro kann einschüchternd wirken, ein Besprechungsraum ist oft besser geeignet. Die Einladung sollten Sie mit einem Vorlauf von 1-2 Tagen per E-Mail verschicken. Dabei sollten Sie aber noch nicht sagen, worum es geht. Machen Sie nur deutlich, dass es sich um einen wichtigen Termin und die „berufliche Zusammenarbeit“ handelt.

2. Störungen ausschließend

   Im Gespräch selbst sollten Sie jede Störung vermeiden. Ein Kündigungsgespräch findet schon aus Gründen der Diskretion und des Respekts hinter verschlossenen Türen statt. Das Telefon und Handy sollten ausgeschaltet sowie sichergestellt sein, dass kein Kollege in das Zimmer stürmt.

3. Formulierungen wählen

   Reden Sie nicht lange um den heißen Brei. Der übliche Gesprächsöffner „Smalltalk“ passt hierbei nicht. Kommen Sie stattdessen sofort auf den Punkt und überlegen Sie sich genau, was Sie sagen – etwa: „Herr Beispiel, ich muss Ihnen leider betriebsbedingt kündigen und das Arbeitsverhältnis zum TT.MM.JJJJ beenden. Dieser Schritt belastet mich selbst und tut mir unendlich leid. Weil wir Ihre Arbeit immer geschätzt haben, möchten wir Ihnen eine einvernehmliche und faire Lösung anbieten.“ Unbedingt vermeiden sollten Sie Floskeln vom Typ „Kopf hoch!“ oder „Das packen Sie schon!“

4. Reaktionen auffangen

   Seien Sie auf emotionale Reaktionen gefasst. Manche Kollegen brechen im Kündigungsgespräch in Tränen aus, andere reagieren aggressiv. Wieder andere bleiben kühl oder verhandeln sofort ihre Konditionen. Wichtig ist, Ihrem Gegenüber zunächst Zeit zur Verarbeitung zu geben. Ist der Gefühlsausbruch zu stark, kann das Gespräch auch zu einem späteren Zeitpunkt fortgesetzt werden.

5. Kontrolle behalten

   Steuern Sie das Gespräch – von Anfang bis Ende. Sie können jederzeit den Mitarbeiter beruhigen, sollten ihn aber unbedingt zu Wort kommen und ausreden lassen. Bewahren Sie selbst emotionale Distanz und nehmen Sie keine Reaktion persönlich. Auf einen Streit lassen Sie sich bitte nie ein! Wird es dennoch handgreiflich, können Sie den Werkschutz rufen. Auch hierfür haben Sie immer einen Kollegen im Trennungsgespräch dabei.

6. Weitere Schritte klären

   Arbeitnehmer haben ein Recht darauf, zu erfahren, wieso ihr Arbeitsverhältnis beendet wird. Erläutern Sie kurz den oder die Kündigungsgründe – und wie es danach weitergeht. Im Austrittsgespräch geht es meist um Abfindungen, Freistellung, Lohnfortzahlung und was mit dem Resturlaub passiert. Dieser kann entweder abgefeiert oder abgegolten werden. Unsere Empfehlung: Nicht alle Details in einem Kündigungsgespräch klären. Bieten Sie Betroffenen besser ein Folgegespräch an und lassen Sie Zeit, um etwaige Fragen mit dem Anwalt oder Betriebsrat zu besprechen. Das signalisiert ebenfalls Fairness.

7. Team einbeziehen

   Das Team wird nach dem Kündigungsgespräch oft vergessen. Der Trennungsexperte Laurenz Andrzejewski empfiehlt in seinem Buch „Trennungskultur“, die verbleibenden Mitarbeiter nach einer Kündigung gezielt anzusprechen und über den Prozess transparent zu informieren. Der kritischste Punkt ist die empfundene Gerechtigkeit: Sie bleibt der Prüfstein für eine faire Trennungs- und Unternehmenskultur.

Experten raten, dass ein Kündigungsgespräch nur maximal 15-20 Minuten dauern sollte. Das reicht zur ersten Information. Eine längere Dauer steigert nur das Risiko unnötiger Diskussionen oder dazu, sich angreifbar zu machen.

Kündigungsgespräch führen – für Arbeitnehmer

Ein Kündigungsgespräch ist für Arbeitnehmer eine Ausnahme- und Stresssituation. Wenn Sie ahnen, dass Sie gekündigt werden sollen, können auch Sie sich auf das Gespräch vorbereiten und Teile davon „führen“ – hauptsächlich, um noch das Beste herauszuholen:

• Ruhe bewahren

  Der Schock ist im ersten Augenblick immer groß und vernebelt den Verstand. Keineswegs sollten Sie jetzt unüberlegt handeln. Sagen Sie auch nichts, was Sie später bereuen könnten.

• Fragen stellen

  Hören Sie sich genau an, was man Ihnen erzählt oder anbietet, und stellen Sie bei Unklarheiten sofort Rückfragen – etwa zu den Kündigungsgründen, Fristen, Angeboten. Lassen Sie sich alles schriftlich geben.

• Bedenkzeit erbitten

  Unterschreiben Sie nichts! Das müssen Sie auch nicht, nicht mal eine Bestätigung der Kündigung. Bitten Sie stattdessen um Bedenkzeit, um die Kündigung zu prüfen. Haben Sie Zweifel an der formalen Richtigkeit oder den Kündigungsgründen, lassen Sie sich bitte vom Betriebsrat, der Gewerkschaft oder einem Fachanwalt für Arbeitsrecht beraten.

• Rechtzeitig reagieren

  Enthält die Kündigung formale Fehler, können Sie mithilfe eines Anwalts eine Kündigungsschutzklage einreichen. Hierfür haben Sie aber nur 3 Wochen Zeit! Verstreicht diese Frist, ist die Kündigung wirksam und Sie haben kaum noch Chancen, etwas dagegen zu unternehmen.

• Arbeitslos melden

  Unabhängig davon, ob Sie klagen oder nicht, sollten Sie sich umgehend bei der Bundesagentur für Arbeit arbeitssuchend melden. So sichern Sie sich frühzeitig Ihren Anspruch auf Arbeitslosengeld.

• Professionell abschließen

  Ist die Kündigung endgültig, sollten Sie für einen professionellen Abschluss sorgen: Bedanken Sie sich für die Zusammenarbeit und vermeiden Sie negative Kommentare. Je selbstbewusster und souveräner Sie bleiben, desto größer die Aussichten auf ein gutes Arbeitszeugnis oder Referenzen, die bei der Jobsuche und Bewerbung helfen.

Ein gesetzlicher Anspruch besteht für Arbeitnehmer nach der Kündigung nur auf ein Arbeitszeugnis, nicht auf eine Abfindung. Diese ist in den meisten Fällen eine freiwillige Leistung des Arbeitgebers. Sie können diese aber oft aushandeln, indem Sie glaubhaft mit einer Kündigungsschutzklage drohen. Auch hierbei hilft ein erfahrener Anwalt.

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