Produktiver arbeiten im Open Space Büro

Open Space Büro: Großraumbüro mal anders

Das Open-Space-Büro, auch Multi-Space-Büro genannt, ist eine spezielle Form des Großraumbüros. Wie der Name erahnen lässt, handelt es sich dabei um einen offenen Raum ohne feste Wände. Die Mitarbeiter sitzen an gruppierten Arbeitsplätzen, durch eine niedrige Abschirmung voneinander getrennt. Es kann spezielle Bereiche für einzelne Abteilungen geben. Zum Telefonieren oder zum Kaffeetrinken sind Ruheecken vorgesehen.

Eine Besonderheit, die einige Open Space Büros auszeichnet: Die Mitarbeiter können sich den Arbeitsplatz jeden Tag aufs Neue aussuchen – es gibt hier nicht mehr die typischen Schreibtische, nur eine Ablagefläche für das Notebook und weitere Arbeitsmittel.

Konzerne, wie Google und Microsoft, haben dieses Bürokonzept bereits eingeführt und schwören auf darauf.

Open Space Büro: Rarität in Deutschland

Diese spezielle Form des Großraumbüros ist in Deutschland allerdings (noch) nicht weit verbreitet, wie in anderen europäischen Ländern oder in den USA. Laut einer Steelcase-Umfrage arbeiten heute mehr als die Hälfte der Angestellten in Einzelbüros, nur 19 Prozent sitzen in Großraumbüros. Es sind vor allem Großunternehmen aus der Kommunikationsbranche, die auf dieses Arbeitskonzept setzen.

Der Sinn des Open Space Büros lässt sich schon an den offenen Strukturen erkennen: Die Kommunikation unter den Mitarbeitern soll so gefördert werden. Zudem soll es die Prozesse durchsichtiger machen und schnelle Problemlösung durch den direkten Kontakt zu Kollegen ermöglichen. Das Unternehmen spart durch die effiziente Nutzung des Raums einiges an Kosten.

So toll sich das Konzept zunächst auch anhört – es findet nicht durchweg ein positives Echo. Laut einer SBiB-Studie (Schweizerische Befragung in Büros, PDF) von 2010 sind immer mehr Büroangestellte mit diesem Bürokonzept unzufrieden: Die fehlende Privatsphäre, eingeschränkte Entscheidungsfreiheit in der Arbeitsgestaltung, ständiger Lärm und schnellere Verbreitung der Krankheiten sind nur einige der störenden Faktoren.

Open Space Büro: So arbeiten Sie produktiver

Ob sich ein Mitarbeiter in einem Open Space Büro wohl fühlt, hängt allerdings auch von einem selbst ab: Extrovertierte fühlen sich in der Regel in offenen Räumen und unmittelbar neben Kollegen wohler, während Introvertierte ihren persönlichen Raum und ihre Ruhe brauchen.

Um Ihre Produktivität trotz der Unzufriedenheit mit der Arbeitsatmosphäre zu verbessern, sollten Sie zunächst versuchen, nicht nur die Nachteile, sondern auch die Vorteile des Open Space Büros zu sehen – für Sie selbst und für das Unternehmen:

• Leichte Problemlösung

  In einer offenen Umgebung ist der Teamleiter jederzeit erreichbar – falls Sie ein Problem erkennen, können Sie ihn ansprechen, ohne vom Arbeitsplatz aufzustehen – häufig sitzt er entweder neben Ihnen oder nur ein paar Schritte entfernt.

• Schnelles Brainstorming

  Expressbesprechungen oder dringendes Brainstorming erleichtern die Arbeit und sparen Zeit. Wozu einen Konferenzraum reservieren und eine ganze Stunde auf die Besprechung verschwenden, wenn Sie schnell die Meinung des Kollegen oder des Chefs zu einer Formulierung oder zu einer Idee brauchen? Rufen Sie alle Entscheider zusammen und klären Sie die Frage direkt am Arbeitsplatz.

• Bessere Gruppendynamik

  Ein offenes Büro verbessert erheblich die Gruppendynamik und die Beziehung unter Kollegen: Die tägliche formale und persönliche Kommunikation unter Kollegen führt zur stärkeren Bindung untereinander – Mitarbeiter aus unterschiedlichen Abteilungen könnten sich in Einzelbüros nie so gut kennenlernen.

• Transparente Arbeitsprozesse

  Alle nötigen Informationen sind offen zugänglich – wären Sie in einem Einzelbüro, müssten Sie auf eine interne Mitteilung warten. In einem offenen Büro sind Sie immer auf dem neusten Stand.

• Sichtbarer Einsatz

  Ihr Chef oder Teamleiter hat Ihren Einsatz, Ihre Leistung und Ihre Kompetenzen direkt vor Augen und er lernt sie zu schätzen – damit klappt es womöglich schneller mit der Beförderung, als Sie denken.

Open Space Büro: Verhaltensregeln

Haben Sie erst die Vorteile erkannt, sollten Sie sich nun überlegen, wie Sie die Nachteile überwinden. Das geht zum Beispiel, indem Sie die folgenden einfachen Verhaltensregeln beachten:

• Respektvoller Umgang

  Unterhalten sich die Kollegen zu laut untereinander oder am Telefon, sagen Sie ihnen höflich, dass es Sie stört. Sie selbst sollten natürlich ebenfalls darauf achten, dass Ihr Handy lautlos ist. Werden Sie von Verwandten oder Freunden angerufen, sollten Sie rausgehen oder sich in den zum Telefonieren vorgesehenen Bereich zurückziehen. Bei Besprechungen eines Problems oder einer Frage sollten Sie nicht zu laut reden. Vermeiden Sie es, andere zu stören oder ihre Privatsphäre zu verletzen. Denken Sie daran: Nicht nur das schlechte, sondern auch das gute Vorbild ist ansteckend.

• Allgemeine Regeln

  Lässt sich die Situation mit dem Respekt nicht zum Besseren wenden, sollten Sie eine kleine Revolution anzetteln: Alle Kollegen im Büro sollten gemeinsame Regeln aufstellen. Zum Beispiel sollten sie nach Möglichkeit nicht zu laut reden, nicht am Arbeitsplatz essen, das Fenster nicht öffnen oder die Klimaanlage nicht anmachen, ohne zu fragen, und den Arbeitsplatz in Ordnung halten. Die Regeln sollten einfach und allgemein verständlich sein.

• Isolierende Kopfhörer

  Gegen den hohen Geräuschpegel helfen geräuschisolierende Kopfhörer am besten. In einigen Open Space Büros gehören sie sogar zur Grundausstattung, ebenso wie PCs und Drucker. Machen Sie beruhigende Musik an, wenn Sie so besser arbeiten können.

• Persönliche Elemente

  Sie können eine persönliche Atmosphäre am Arbeitsplatz schaffen, auch wenn Sie jeden Tag den Sitzplatz ändern – natürlich nur, wenn es nicht gegen die Regeln des Unternehmens verstößt. Stellen Sie einen kleinen, persönlichen Gegenstand auf – ein Foto Ihrer Familie oder Ihres Partners zum Beispiel. Diese persönliche Note wird zum Zentrum der Ruhe, wenn Sie wieder mal gestresst oder gereizt sind.

• Regelmäßige Pausen

  Machen Sie regelmäßige Pausen, suchen Sie sich einen ruhigen Platz oder gehen Sie an die frische Luft – so schöpfen Sie neue Kraft und senken die Stressbelastung.

• Starke Selbstbeherrschung

  In einem Open Space Büro brauchen Sie Selbstbeherrschung. Lernen Sie, sich zu beruhigen, wegen Kleinigkeiten nicht an die Decke zu gehen und sich nicht zu stark aufzuregen, falls beim Kollegen etwas schief gelaufen ist. Lernen Sie, in den Gedanken zwischen sich und den Kollegen dicke Wände aufzustellen, wenn sie schon im Büro fehlen. So schaffen Sie einen imaginären Rückzugsort ohne Stress und nervenaufreibenden Faktoren.