Produktiver arbeiten – Alle Tools und Techniken von GTD bis ZTD

Weniger Arbeitsaufwand, weniger Zeiteinsatz, weniger Stress und trotz allem bessere Ergebnisse – mit diesem Versprechen locken viele Produktivitätsratgeber und -workshops ihre Kunden an. Unzählige Grundsätze und Methoden für produktives arbeiten wurden entwickelt und wieder verworfen, die schiere Masse an verschiedenen Theorien und Ratschlägen ist überwältigend. Daher haben wir heute alle wichtigen Systeme, Tools und Methoden zusammengestellt, damit Sie auch morgen noch produktiv arbeiten können.

Das Paradox der Produktivität – Mehr ist oft weniger

Gleich zu Beginn sei gesagt: Der alte Grundsatz “Viel hilft viel” gilt beim Thema Produktivität leider nicht. Lassen Sie mich das an einem Beispiel verdeutlichen. Unternehmen bauen in Krisen zahlreiche Stellen ab. Die Arbeit muss jedoch nach wie vor erledigt werden und wird daher auf die verbleibende Belegschaft verteilt. Die einen bekommen tolle Titel, andere einen kleinen Bonus am Jahresende, einen Klaps auf die Schulter und ein “gut gemacht”, vielleicht noch ein Buch dazu. Insgesamt aber sparen sich die Unternehmen viel Personalkosten bei gleichem oder gar gestiegenem Output. Kurz: Die Unternehmen und ihre Mitarbeiter werden produktiver. Anfangs jedenfalls.

Zunächst einmal klingt das ja auch positiv: Du bekommst mehr Verantwortung! Wir haben da noch einen anderen wichtigen Job für dich, der mit deinem bisherigen nicht so viel zu tun hat… Wer fühlt sich da nicht geschmeichelt? “Endlich entdecken die meine vielseitigen Talente!”, wird mancher vielleicht dabei denken. Der Job wird interessanter, abwechslungsreicher, die Bedeutung im Unternehmen steigt. Laut einer Spherion-Staffing-Studie haben 53 Prozent der Arbeitnehmer seit der Rezession Extra-Aufgaben übernommen. Jedoch ohne Extra-Bezahlung. Lediglich sieben Prozent erhalten auch so etwas wie einen Bonus dafür.

Das Ergebnis: Die Mitarbeiter sind zunehmend überarbeitet. Psychische Erkrankungen nehmen seit Jahren zu. Immer öfter kommen Umfragen zu dem Ergebnis, dass Mitarbeiter im Job frustriert sind, dass sie sich zunehmend gestresst fühlen, ausgelaugt. Sie arbeiten länger, machen mehr und vieles verschieden. Aber die Gefahr ist auch, dass sie vieles nicht mehr richtig gut machen.

Die Grundlagen – 7 Pfeiler tragen das Produktivitätsgebäude

Neben einem Zuviel an Aufgaben ist auch die Masse an Systemen und Methoden oft ein Problem. Das bekannteste System stammt von David Allen und hört auf den schönen Namen GTD, die Kurzform für “Getting Things Done”. David Allen hat dazu zwei Bücher geschrieben, die in fast allen Erdteilen gelesen wurden. Der bekannte Blogger Leo Babauta hat das GTD-System später etwas vereinfacht und daraus sein eigenes System – ZTD für “Zen To Done” – entwickelt. Beide Systeme greifen Grundlagen der Produktivität auf. Diese lassen sich auf sieben Pfeiler reduzieren.

1. Die Projektliste

Dieses Element stammt direkt aus dem GTD-System. Auf der Projektliste werden alle laufenden Projekte und deren aktueller Fortschritt und Stand gesammelt. Als Projekt gelten nach David Allen alle Aufgaben, die in mehrere Teilschritte zerlegt werden können. Ein Projekt kann beispielsweise “Konzept erstellen” sein. Die Teilschritte des Projektes wären dann zum Beispiel “Titel festlegen”, “Zeitplanung erstellen” oder “Zahlen recherchieren” als Punkte, die Sie konkret angehen können.

2. Die Ideenliste

Auf der Ideenliste sammeln Sie alle Ideen, Einfälle und Projekte, die Sie in Zukunft angehen wollen, für die jedoch aktuell keine Zeit ist. In manchen Systemen wird sie auch die “Vielleicht”-Liste genannten, doch der Titel Ideenliste beschreibt die Funktion treffender. Bitte notieren Sie wirklich alle Ideen auf dieser Liste, es ist dabei völlig egal, wie konkret oder schwammig die Idee formuliert ist. Wichtig ist nur, dass es schriftlich fixiert wir und Sie später darauf zurück kommen können.

3. Die To-do-Liste

Der Klassiker der Organisationswerkzeuge: Die To-do-Liste. Auch wenn der Begriff in wirklich jedem Vortrag oder Buch zum Thema Produktivität auftaucht, wird darunter oft etwas anderes verstanden. Wir empfehlen Ihnen, sich an der Definition von David Allen zu orientieren. Seiner Definition zu Folge finden sich auf der To-do-Liste nur die nächsten Schritte wieder. Das sind Aufgaben, die Sie wirklich konkret umsetzen können. Dort steht also nicht “Jahresplanung erstellen” – das wäre ein Projekt – sondern Schritte wie “Projekte von Kollegen per E-Mail abfragen” oder “Bereits feststehende Termine im Kalender eintragen”. Das Muster ist klar: Es geht um konkret ausführbare Handlungen, die Sie direkt umsetzen können.

4. Die Not-to-do-Liste

Diese Liste findet sich längst nicht in allen Systemen, dennoch ist sie wichtig. Denn im Gegensatz zur To-do-Liste landen auf der Not-to-do-Liste die Aufgaben, die Sie garantiert nicht mehr tun werden. Das klingt im ersten Augenblick vielleicht seltsam, wird an einem Beispiel allerdings deutlich. Nehmen Sie an, ein Kollege bitte Sie darum, einige Zahlen für ihn herauszusuchen. Sie sagen ihm zu das zu tun, kommen vor lauter Arbeit aber nicht dazu. Am nächsten tag entschuldigen Sie sich bei Ihrem Kollegen, doch der hat das schon vergessen und die Zahlen selbst herausgesucht. Diese Aufgabe “Zahlen für Kollege XY heraussuchen” landet ab sofort auf Ihrer Not-to-do-Liste, denn offensichtlich müssen Sie sich dar nicht darum kümmern. Auch Aufgaben die Sie problemlos delegieren können sollten Sie auf dieser Liste sammeln. So hilft die Not-to-do-Liste Ihnen dabei, Zeit und Energie zu sparen und unnötige Aufgaben zu ignorieren.

5. Der Kalender

Ein weiterer Klassiker im Werkzeugkasten der produktiven Arbeiter: der Kalender. Seine Funktion ist auf den ersten Blick klar: Hier tragen Sie Ihre Termine ein, die zeitlich ganz klar fixiert sind. Und das ist auch schon alles. Mehr sollte im Ihrem Kalender nicht stehen. Für Aufgaben und Notizen haben Sie andere Werkzeuge, die haben im Kalender nichts zu suchen. Einzige Ausnahme stellen hier Abgabetermine dar, aber das sind ja auch wieder Termine.

6. Die Ablage

Hier handelt es sich um den am häufigsten unterschätzten Bereich eines Organisationssystems. Ihr Ablage hat eine entscheidenden Einfluss auf Ihre Produktivität. Denn Sie können alle Aufgaben minutiös organisieren und dann trotzdem viel Zeit bei der Suche nach den passenden Unterlagen und Informationen verschwenden. Der Spruch “Nur ein Genie beherrscht das Chaos” mag gut klingen, produktiver macht er Sie jedoch nicht. David Allen empfiehlt in seinem GTD-System Hängeregister während Leo Babauta möglichst alles digital und papierlos ablegt. Im Endeffekt spielt es keine Rolle, mit welchem Werkzeugen und Methoden Sie Ihre Ablage organisieren. Wichtig ist nur, dass Sie eine Organisationsstruktur konstant anwenden und sich in Ihrem System auskennen. Wenn Sie Unterlagen und Informationen schnell und problemlos ablegen und wieder finden können, ist das Ziel erreicht.

7. Das Notizbuch

Okay, der Begriff “Notizbuch” steht hier stellvertretend für ein Werkzeug, mit dem Sie immer und überall Ihre Ideen, Aufgaben und Fragen dokumentieren können. Das kann das traditionell Notizbuch aber auch das Smartphone oder ein Hipster-PDA sein. Auch hier gilt. Es spielt keine Rolle, mit was Sie arbeiten. So lange Sie das Werkzeug immer greifbar haben und wirklich alle Ideen und Aufgaben dort notieren, erfüllt es seinen Zweck. Ach ja, Sie sollen darauf achten, dass Sie dieses Werkzeug gerne nutzen, denn Sie werden es – wenn Sie konsequent damit arbeiten – oft benutzen.

Wie Sie sehen, sind die Grundlagen produktiven Arbeitens gar nicht kompliziert. Doch natürlich brauchen Sie für die Umsetzung dieser Grundlagen vor allem eines: ausreichend Zeit. Und hier geht es Ihnen wahrscheinlich wie vielen anderen Menschen auch: Zeit ist Mangelware. Doch es gibt Strategien, mit denen Sie sich Zeit freischaufeln können.

Sie brauchen Zeit für die Umsetzung? – Kein Problem

	Stehen Sie früher auf. – Bevor Sie jetzt die Augen verdrehen: Es geht nicht darum, dass Sie morgens um 5 Uhr taufrisch aus dem Bett springen. Solche Uhrzeiten sind nicht jedermanns Sache und müssen auch gar nicht sein. Doch wenn Sie bisher um 7:30 Uhr aufstehen, versuchen Sie es doch einfach mal mit 7 Uhr. Eine halbe Stunde klingt vielleicht nicht viel, für lesen, schreiben, Frühsport oder ein gemütliches Frühstück reicht die so gewonnene Zeit jedoch allemal. Die Morgenstunden eignen sich hervorragend, um sich ganz in Ruhe auf den Tag vorzubereiten.
	Nutzen Sie Ihren Arbeitsweg. – Wenn Sie täglich mehr als 15 Minuten zur Arbeit pendeln, können Sie diese Zeit nutzen. In Bus und Bahn bietet sich lesen natürlich an, für die Auto fahrende Fraktion gibt es Hörbücher und Podcasts. Und wenn Ihr Arbeitsplatz nur wenige Minuten entfernt ist, spricht nichts gegen einen morgendlichen Spaziergang oder die Fahrt mit dem Fahrrad.
	Das Wichtigste zuerst. – Diese Strategie funktioniert sowohl am Arbeitsplatz als auch im Privatleben: Beginnen Sie immer mit der wichtigsten Aufgabe. Legen Sie alles andere bei Seite und gehen Sie den wichtigsten Punkt des Tages zuerst an. Ist dieser geschafft, können Sie sich den weniger wichtigen Aufgaben ganz entspannt zuwenden. So arbeiten Sie meist effizienter und sparen Zeit.
	Reduzieren Sie Unterbrechungen. – Kennen Sie das? Sie arbeiten seit mehr als einer halben Stunde konzentriert an einer Aufgabe. Irgendwann vergessen die Zeit und Ihre Umgebung und arbeiten schnell und extrem produktiv. Doch nach einer Unterbrechung fällt es Ihnen äußerst schwer, diesen Flow-Zustand wieder zu erreichen. Reduzieren Sie daher alle Ablenkungen auf ein Minimum und bleiben Sie so lange wie möglich im Flow-Zustand.
	Schalten Sie Push-E-Mail ab. – Apropos Unterbrechungen: Das häufige Abrufen von E-Mails gehört zu den größten Zeitfressern und Störquellen am Arbeitsplatz. Deaktivieren Sie daher – wenn Sie länger Zeit am Stück arbeiten wollen – den Push alle Benachrichtigungen und rufen Sie E-Mails zu – wenigen – festen Zeiten ab.
	Unterstützen Sie konzentriertes Arbeiten. – Konzentriertes Arbeiten wird von einer Vielzahl von Faktoren verhindert. E-Mails, laute Kollegen, Anrufe, aufgehende Meldungen des Betriebssystems – all das stört Ihre Konzentration. Schalten Sie so viele Faktoren wie möglich – beispielsweise durch das Tragen von Kopfhörern, die Einrichtung einer Rufweiterleitung oder ähnlichen Maßnahmen – aus. Denn konzentriert arbeiten Sie unter Garantie schneller als mit ständigen Ablenkungen.
	Vermeiden Sie Multitasking. – Auch wenn die Vorstellung, an mehreren Projekten gleichzeitig zu arbeiten, attraktiv sein mag: Multitasking funktioniert nicht. Denn einerseits leidet in vielen Fällen Ihre Arbeitsqualität unter der geteilten Aufmerksamkeit. Andererseits arbeiten Sie mit Multitasking deutlich langsamer, als wenn Sie sich auf eine Aufgabe konzentrieren.
	Machen Sie pünktlich Feierabend. – Es klingt logisch: Machen Sie pünktlich Feierabend, dann haben Sie mehr Zeit für Ihre privaten Aufgaben zur Verfügung. Doch so logisch dieser Ansatz klingt, so oft wird er auch ignoriert. Oder wann sind Sie das letzte Mal pünktlich nach Hause gegangen? Eben.
	Delegieren Sie Aufgaben. – Die bequemste – und beste – Möglichkeit, um mehr Zeit zu finden: Delegieren Sie Aufgaben an Kollegen oder Mitarbeiter. Damit sind Sie die Arbeit natürlich nicht völlig los – immerhin müssen Sie ab und zu nachfragen – doch so gewinnen Sie defintiv Zeit.
	Essen Sie abends zu Hause. – Abends essen zu gehen spart auf den ersten Blick Zeit. Tätigkeiten wie kochen, spülen und aufräumen fallen dadurch weg. Doch auf den zweiten Blick summieren sich der Weg zum Restaurant, die Wartezeit dort und der Heimweg summieren zu einen insgesamt größeren Zeitbedarf, als wenn Sie zu Haus kochen. Außerdem können Sie zu Hause direkt zu weiteren Aufgaben übergehen oder sich gemütlich mit einem Buch zurückziehen. Ganz ohne Warte- oder Fahrzeit.
	Reduzieren Sie Facebook, Twitter und Co. – So faszinierend Soziale Netzwerke auch sind, sie kosten jede Menge Zeit. In konzentrierten Arbeitsphasen sollten Sie daher alle Benachrichtigungen ausschalten und die Sozialen Netzwerke ignorieren. Üben Sie sich über den gesamten Tag hinweg ein klein wenig in Zurückhaltung im Hinblick auf die Nutzung von Facebook und Co. und Sie gewinnen einiges an freier Zeit.

Sie werden jetzt vielleicht einwenden, dass Sie mit den beschriebenen Maßnahmen jeweils nur wenig Minuten Zeit gewinnen und sich nach wie vor nicht stundenlang in neue Methoden einarbeiten können. Da haben Sie absolut recht, doch Sie können Ihre Produktivität bereits mit zehn Minuten spürbar steigern. Das glauben Sie nicht? Dann erlauben Sie mir, Ihnen das Gegenteil zu beweisen. Sie könnten beispielsweise mit einer der zehn folgenden Tätigkeiten beginnen.

1. Räumen Sie Ihren Schreibtisch auf. – Ein Klassiker de Produktivitätstipps und das aus gutem Grund. Denn aufräumen bietet gleich zwei Vorteile. Zum einen schaffen Sie Ordnung und finden Ihre Unterlagen so schneller. Zum anderen wirkt äußerliche Ordnung auch innerlich beruhigend und macht es Ihnen so leichter, abzuschalten und sich zu entspannen.
2. Ziehen Sie Bilanz. – Sie kennen doch sicherlich die Methode des Wochenrückblicks. Genau das sollen Sie hier – in reduzierter Form – tun. Erfassen Sie alle offenen Aufgaben, haken Sie ab, was erledigt ist und priorisieren Sie die verbliebenen Aufgaben bei Bedarf neu. Das kann Ihnen – vor allem in chaotischen und stressigen Zeiten – dabei helfen, den Überblick zu bewahren.
3. Tun Sie nichts. – Auch wenn sich das einfach liest, ist es vielleicht die am schwersten umzusetzende Empfehlung auf dieser Liste. Denn nichts tun assoziieren viele leider immer noch mit Zeitverschwendung und Sinnlosigkeit. Dabei ist das genaue Gegenteil der Fall, denn das bewusste nichts tun kann sehr entspannend und erfrischend sein.
4. Entspannen Sie sich. – Klingt ähnlich wie der vorangegangene Punkt, unterscheidet sich jedoch deutlich. Denn hier geht es darum, dass Sie sich aktiv entspannen. Sei es eine zehn Minuten Meditation, das bewusste Schließen der Augen, bewusstes atmen, Muskel-Relaxation nach Jacobson oder andere Methoden – egal was Sie tun, es sollte für Sie eine entspannende Tätigkeit sein, die Sie von Ihrer Arbeit für zehn Minuten ablenkt.
5. Leeren Sie Ihren Posteingang. – Das betrifft sowohl Ihren digitalen wie auch Ihren analogen Posteingang. Gehen Sie Ihre gesammelte Korrespondenz und Ihre noch ungelesenen oder unsortierten E-Mails durch. Hier sollten Sie einen Teil des GTD-Systems von David Allen – genauer gesagt die zwei-Minuten-Regel – anwenden. Je nach Menge Ihrer noch unbearbeiteten Briefe und E-Mails kann die Bearbeitung natürlich länger als zehn Minuten dauern. Doch wenn Sie das mehrfach tun, sind Sie auch irgendwann fertig. Und in zehn Minuten einen Teil zu schaffen ist besser, als die ganze Zeit gar nichts zu tun.

Die 2-Minuten-Regel

David Allen beschreibt in seinem GTD-System die zwei-Minuten-Regel. Sie lautet: Alles was Sie in zwei Minuten oder weniger erledigen können, sollten Sie sofort erledigen. Bei Aufgaben die länger dauern, haben Sie drei Optionen: Wegwerfen – David Allens bevorzugte Handlung – delegieren oder auf der passenden Liste eintragen.

6. Arbeiten Sie gegen die Uhr. – Stellen Sie Ihren Timer auf zehn Minuten und los geht’s. Bis der Timer klingelt arbeiten Sie ununterbrochen durch, danach gönnen Sie sich ganz bewusst eine Pause. Hier handelt es sich um eine abgewandelte Form der Pomodoro-Technik. Wenn Sie damit noch nie gearbeitet haben, werden Sie wahrscheinlich erstaunt sein, was Sie in zehn Minuten kontinuierlicher Arbeit alles schaffen.
7. Machen Sie einen kurzen Spaziergang. – Klar, in zehn Minuten werden Sie nicht all zu weit kommen. Doch es geht auch nicht darum, dass Sie sportliche Höchstleistungen vollbringen. Viel wichtiger ist, dass Sie die frische Luft bewusst genießen und nach dem Spaziergang erfrischt und wach sind. Bei den aktuell niedrigen Temperaturen dürfte das kein Problem sein.
8. Erfassen Sie alle Gedanken. – Schreiben Sie zehn Minuten lang alle Gedanken auf, die Ihnen einfallen. Machen Sie dabei bitte keinerlei Unterschiede und bewerten Sie die Gedanken nicht. Egal was in Ihrem Kopf auftaucht, schreiben Sie es nieder. So bekommen Sie Ihren Kopf frei und können sich im Nachhinein durchlesen, was Sie gerade beschäftigt. Oft werden Themen dabei sein, die Ihnen vielleicht gar nicht so bewusst sind.
9. Verfassen Sie Textbausteine. – mit Textbausteinen und Programmen wie Textexpander oder Wordexpander lässt sich viel Zeit sparen. Das Problem: Die meisten Arbeitnehmer nutzen diese Option nicht, obwohl sie für die Mehrheit eine echte Arbeitserleichterung wäre. Legen Sie Textpassagen, die Sie immer wieder schreiben, einfach als Textbaustein an. Nach kurzer Einarbeitung – die dauert meisten etwas mehr als zehn Minuten – können Sie diese Textbaustein mit einer einzigen Tastenkombination in Dokumente oder E-Mails einfügen. Und schon haben Sie Tipp-Arbeit gespart.
10. Belohnen Sie sich selbst. – Sie haben Ihr Projekt deutlich vor der Abgabefrist fertig gestellt? Ein lange angestrebtes Ziel ist erreicht? Dann belohnen Sie sich für die hervorragende Leistung. Bei Ihren Mitarbeitern tun Sie das – hoffentlich – auch, warum sollten Sie bei sich selbst also eine Ausnahme machen?

Die Pomodoro-Technik – Produktiv in 5 Minuten

Zehn Minuten sind Ihnen noch zu lang? Wie wäre es dann mit der Pomodoro-Technik? Damit reichen Ihnen bereits fünf Minuten. Auch wenn der Name es vermuten lässt, die Pomodoro-Technik hat nichts mit Essen zu tun. Entwickelt wurde die Methode von dem Italiener Francesco Cirillo in den Achtzigerjahren. Denn auch Cirillo hatte das Problem der ununterbrochenen Unterbrechungen. Sein Rezept dagegen war denkbar einfach:

• Tür abschließen,
• alle Ablenkungen ausschalten,
• einen Küchenwecker auf 25 Minuten stellen,
• arbeiten bis dieser klingelt,
• fünf Minuten Pause machen,
• wieder 25 Minuten arbeiten
• und nach vier mal 25 Minuten 30 Minuten Pause einlegen.

Klingt gut und funktioniert. Versprochen. Wenn, ja wenn da nicht die lieben Kollegen, Vorgesetzten und Großraumbüros wären. 25 Minuten die Tür abschließen? Keine E-Mails oder Telefonate beantworten? In einer so perfekten Welt würden Sie auch gerne arbeiten!

Keine Sorge, die Pomodoro-Technik funktioniert auch wenn Sie angepasst wird. Eine etwas praktikablere Variante besteht aus fünf Minuten Blöcken, in denen Sie völlig ungestört an einer Aufgabe arbeiten. Nach einer kurzen Pause können Sie dann den nächsten Block anhängen. Und mal ehrlich: Fünf Minuten sind in den meisten Arbeitsumgebungen zu schaffen. Wenn Sie selbst dafür keine Zeit finden, sollten Sie sich vielleicht Gedanken machen, ob Sie in einem solchen Umfeld überhaupt produktiv arbeiten können.

Oder anders formuliert: Jeder hat nur die Zeit, die er sich nimmt!

Falls Ihnen fünf Minuten zu kurz erscheinen, dann probieren Sie es einfach mal aus. Glauben Sie mir, wenn Sie fünf Minuten konzentriert an einer Aufgabe arbeiten, werden Sie zwei Dinge feststellen:

• Sie schaffen deutlich mehr als Sie dachten.
• Sie werden länger als fünf Minuten an der Aufgabe arbeiten, weil Sie nicht mittendrin aufhören wollen.

Cirillo selbst empfiehlt übrigens nur Stift und Papier für die Arbeit mit der Pomodoro-Technik, um weitere Ablenkungen auszuschalten. Zugegeben, in unseren moderen Arbeitswelt ist das vielleicht etwas unrealistisch. Aber auch mit dem Computer können Sie fokussiert arbeiten. Wussten Sie zum Beispiel, dass Word einen Vollbildmodus hat, bei dem die Symbolleisten ausgeblendet werden?

Ach ja, wenn Sie nun neugierig geworden sind und noch mehr über diese Methode erfahren wollen, dann besuchen Sie doch einfach noch die offizielle Pomodoro-Homepage. Den seltsamen Namen hat die Technik übrigens Cirillos Vorliebe für einfach Hilfsmittel zu verdanken. Der Küchenwecker, den er seinerzeit zur Zeitmessung verwendete, hatte die Form einer Tomate – Pomodoro auf Italienisch.

Pausen – Essentiell für produktives arbeiten

Die besten Techniken und Methoden können nur dann funktionieren, wenn Sie als Mitarbeiter auch fit und leistungsfähig sind. Schlafpausen sind dafür ein hervorragendes Mittel. Natürlich sollen Sie sich nicht tagsüber einige Stunden ins Bett verziehen, doch Schlafpausen von fünf bis zehn Minuten Länge sind in fast jedem Job möglich.

Das bekommen Sie bei Ihrem Chef nicht durch? Kein Problem, dann sprechen Sie ihm gegenüber einfach von Powernaping – dem englischen Begriff für gezielte Schlafpausen – und schon klingt das Ganz viel professioneller, Außerdem gibt es wissenschaftliche Belege dafür, dass durch einen Mittagsschlaf sowohl die Kreativität steigt als auch Bluthochdruck gesenkt werden kann. Und an kreativen und gesunden Mitarbeitern ist jeder Chef interessiert. Doch warum sollten Sie überhaupt Schlafpausen machen, Kaffee funktioniert doch auch? Gegenfrage: Bringt Ihnen Kaffe wirklich neue Energie und können Sie dabei abschalten und sich erholen? Sicher, manchmal funktioniert das, doch oft ist Kaffee nur ein Weg, sich selbst über ein Tief hinweg zu putschen.

Schlafpausen brauchen Übung

Das klingt vielleicht komisch – immerhin schlafen alle Menschen mehrere Stunden pro Nacht – doch Schlafpausen brauchen etwas Übung, bevor Sie ihre volle Wirkung entfalten. Denn zu Beginn wird es Ihnen nicht leicht fallen in Ihrem Bürostuhl oder auf Ihrem Schreibtisch in wenigen Minuten zur Ruhe zu kommen. Das ist verständlich, lässt sich jedoch trainieren. Und dann ist da noch die Frage, wie lange Ihre Schlafpausen sein sollten. Die Antwort ist nicht so einfach, wie es vielleicht scheint. Eine zu kurze Schlafpause bringt Ihnen annähernd gar nichts während Sie bei einer zu langen Schlafpause nicht nur viel Zeit verlieren, sondern sich vor allem oft müde und zerschlagen fühlen dürften. Dazu kommt: Die Struktur des Schlafes und Schlafphasen sind zwar grundsätzlich bei allen Menschen gleich, doch die Länger der einzelnen Phasen ist individuell.

Mit einiger Übung finden Sie im Lauf der Zeit jedoch die Schlafpausendauer, die für Sie optimal ist. Doch es geht auch anders. Von Albert Einstein wird berichtet, dass er im Lauf eines Tages mehrere kurze Schlafpausen von jeweils nur wenigen Minuten eingelegt hat. Er hatte dabei eine Trick, um rechtzeitig geweckt zu werden. Er setzte sich in einen bequemen Sessels und nahm einen Schlüsselbund in die Hand. So bald er sich vollständig entspannte fiel ihm der Schlüsselbund aus der Hand und Einstein wurde durch das Geräusch des aufschlagenden Schlüsselbundes geweckt. Danach ging er frisch und voll neuer Energie an die Arbeit. Ob dieser Trick wirklich von Albert Einstein stammt, kann ich Ihnen nicht mit Gewissheit sagen, dass er funktioniert jedoch schon. Probieren Sie es einfach mal aus.

Hier noch einige Tipps für erholsame Schlafpausen.

• Sagen Sie Ihren Kollegen und Ihrem Chef, was Sie da tun. So werden Sie nicht schief angeschaut und Ihre Kollegen nehmen Rücksicht auf Ihre Schlafpause.
• Verwenden Sie Ohrenstöpsel oder suchen Sie sich einen ruhigen Raum, wenn das möglich ist.
• Schalten Sie Handy und Telefon stumm.
• Machen Sie es sich bequem, eine Nackenrolle oder ein kleines Kissen können hier Wunder wirken.
• Trinken Sie vor Ihrer Schlafpause einen Kaffee. Das Koffein braucht einige Minuten um seine Wirkung zu entfalten, das passt meist gut zur Länge Ihrer Schlafpause.
• Machen Sie Ihre Schlafpausen rechtzeitig wenn Sie müde werden, nicht erst, wenn Sie Ihre Augen kaum noch offen halten können.
• Stellen Sie sicher, dass Sie rechtzeitig aufwachen und Ihre Pause nicht zu lang wird.

Zusätzlich zu Ihren Schlafpausen können Sie sich mit etwas Bürosport oder einem kurzen Spaziergang fit halten. Doch es kommt noch besser: Wenn Sie Kaffee trinken, können Sie das Koffein ganz gezielt zur Produktivitätssteigerung nutzen. Das ist zu Beginn nicht ganz so einfach und angenehmen, wie es klingt, lohnt sich jedoch wirklich. Bevor Sie Koffein strategisch nutzen können, müssen Sie zuerst Ihre bestehende Koffein-Toleranz reduzieren. Da Ihre Koffein-Toleranz nicht von heute auf morgen entstanden ist – das dauert ein bis zwei Wochen bei täglichem Konsum von ein bis zwei Tassen Kaffee – wird sie auch nicht über Nacht wieder gehen. Was banal klingt, kann sich in der Praxis unangenehm auswirken. Wikipedia listet als Symptome von Koffein-Entzug unter anderem Kopfschmerzen und Schlafstörungen auf. Das können Sie leicht selbst testen. Verzichten Sie “einfach” fünf Tage lang auf Ihren gewohnten Kaffee. Nach kurzer Zeit werden Sie merken: da fehlt etwas. Und zwar spürbar.

Nach ungefähr zehn Tagen sollten sich die Kopfschmerzen und die anderen Symptome allerdings gelegt haben. Wenn Sie es an diesen Punkt geschafft haben: herzlichen Glückwunsch! Sie können Kaffee jetzt strategisch für sich nutzen.

Kaffee strategisch nutzen

Die körperlichen Entzugssymptome haben Sie überstanden, jetzt kommt es darauf an, dass Sie mit dem Kaffee trinken warten, bis Sie ihn wirklich brauchen. Das kann zum Beispiel beim berüchtigten Mittagstief der Fall sein. Sie kennen das: Auf einmal werden Sie müde, alles wird anstrengend und zäh. Freuen Sie sich, Ihre Disziplin zahlt sich jetzt aus, Sie können Kaffee für sich arbeiten lassen. Idealerweise trinken Sie eine Tasse Kaffee und legen danach ein 10 bis 15 Minuten Nickerchen – auch Nap genannt – ein. Ist die Pause kürzer als 10 Minuten, dann hat sie kaum einen entspannenden Effekt, längere Pausen machen Sie erst so richtig müde.

Neben dem direkten Erholungseffekt gibt es noch einen anderen Grund für die Pause. Koffein braucht 10 bis 15 Minuten, um im Körper seine Wirkung zu entfalten. Nach Ihrem kurzen Mittagsschlaf hat der Kaffee also seine maximale Wirkung erreicht und Sie können fit und voller Energie weiter machen. Probieren Sie es aus!

Kaffee – Kein Wundermittel

So belebend Kaffee, genauer gesagt Koffein, auch ist, Wunder kann er nicht vollbringen. Auch mit unserer oben beschriebenen Strategie kann Kaffee keinen dauerhaften Schlafmangel ausgleichen. Deshalb: Lassen Sie Koffein durch strategisches Kaffee trinken für sich arbeiten. Aber bitte nutzen Sie ihn nicht als Schlaf-Ersatz.

Apropos…

Ergänzen Sie diese Koffein-Strategie dann noch mit einem hellen und gut gelüfteten Büro, kann die produktive Arbeit ja beginnen. A propos Büro: Wenn Sie sich auch zu den Zeitgenossen zählen, die gerne mit musikalischer Untermalung arbeiten, sollten Sie diese drei Tipps bitte beherzigen:

• Wenn Sie in einem Großraumbüro arbeiten und Musik zur Arbeit hören wollen, nutzen Sie Kopfhörer. Alles andere wäre sprichwörtlich taktlos und kommt akustischer Luftverschmutzung gleich. Spätestens wenn zwei verschiedene Songs gleichzeitig gespielt werden, ist es mit der Konzentration vorbei.
• Drehen Sie die Musik nicht zu laut auf. Sie sollten immer noch hören, wenn Sie ein Kollege anspricht oder das Telefon klingelt. Und wenn Sie mit jemandem sprechen, nehmen Sie die Ohrstöpsel natürlich raus.
• Mitsingen im Büro ist gänzlich tabu – selbst wenn Sie bei DSDS im Recall sind. Der Ablenkungs- und Nervfaktor für die Kollegen ist einfach zu hoch!

Tipps und Tools – So werden Sie produktiv

To-Do-Listen gibt es in ganz unterschiedlichen Geschmacksrichtungen. Doch hätten Sie gedacht, dass Sie auch Twitter als To-Do-Liste nutzen können? Das funktioniert tatsächlich.

Die Vorteile

Okay, Twitter lässt sich also für die Aufgabenverwaltung nutzen, doch warum sollten Sie das tun? Es gibt doch wirklich genug Software, die diesen Zweck erfüllt. Das stimmt natürlich, allerdings dürften Sie Twitter sowieso den ganzen Tag mehr oder weniger aktiv verfolgen und in einem Programm oder auf der Homepage geöffnet haben, richtig? Wenn dem so ist bietet es sich geradezu an, diesen Dienst auch für Ihre Aufgabenplanung zu nutzen. Da Sie Twitter auch über die Homepage verwenden können ist der Dienst plattformunabhängig und damit überall einsetzbar. Dazu kommt, dass Twitter kostenlos nutzbar ist, während Sie für manche Produktivitätssoftware zahlen müssen.

Die Nachteile

Einer der größten Haken: Sie benötigen immer eine aktive Internetverbindung, um Twitter und die angeschlossen Produktivitätsdienste nutzen zu können. Zudem kann es sein, dass Ihr Arbeitgeber die Nutzung von Sozialen Netzwerken untersagt, in diesem Fall ist Twitter als To-Do-Liste natürlich nicht praktikabel. Twitter bietet darüber hinaus genug Benachrichtigungen und Nachrichten, die Sie von der Arbeit ablenken könnten.

Die Zielgruppe

Für wen eignet sich Twitter dann als To-Do-Liste? Grundsätzlich für alle Personen die

• Twitter sowieso konstant geöffnet haben und den Tag über nutzen,
• ständig online sind,
• Ihre Aufgaben immer abrufbar brauchen und
• mit einem eingeschränkten Funktionsumfang zurecht kommen.

Wenn Sie sich in dieser Beschreibung wieder erkennen, sind die folgenden Dienste für Sie bestehst geeignet.

Timer

Timer funktioniert nach einem denkbar einfachen Prinzip: Sie folgen dem Twitterkonto und schicken ihm Direktnachrichten mit Erinnerungen und Uhrzeiten. Timer schreibt Sie dann zum festgelegten Zeitpunkt mit Ihrer Nachricht an und erinnert Sie so an Ihre Aufgabe. Simpel und elegant.

To Do Tweet

Bei To Do Tweet handelt es sich um ein Web-Applikation im Stile von Remember the Milk. To Do Tweet verfügt zwar nicht über den gleichen Funktionsumfang, ist dafür allerdings komplett kostenlos. Eine Registrierung ist nicht erforderlich, Sie können sich einfach mit Ihrem Twitterkonto anmelden. Mit dem Hashtag #todo versehene Tweeds erzeugen dann automatisch eine neue Aufgabe auf Ihrer To Do Tweet Liste.

Twitter ist Ihnen dann doch etwas zu abgehoben als To-Do-Liste? Vielleicht kommen Sie dann mit der japanischen Variante der To-Do-Liste besser zu recht. Diese nennt sich Kanban und wurde bereits in den Vierziger Jahren des vergangenen Jahrhunderts von dem Automobilkonzern Toyota entwickelt, um Lagerbestände zu reduzieren und die Fertigungsprozesse in einen gleichmäßigeren Rhythmus zu bringen. Inzwischen wird das Prinzip aber auch zunehmend in der IT eingesetzt, um einerseits den Überblick über die zahlreichen meist parallel laufenden Arbeitsschritte zu behalten und gleichzeitig zu visualisieren, welcher Prozess sich gerade in welchem Stadium befindet. Das Ganze funktioniert ebenfalls recht simpel und in Form einer Wandtafel (daher auch der Name Kanban). Die Tafel wird in der Regel in drei Spalten unterteilt, auf die dann jeweils Haftnotizen oder Karteikarten mit der jeweiligen Aufgaben kommen. Als typische Drei-Felder-Wirtschaft gelten die Spaltenbezeichnungen.

1. Aufgabe (Backlog) Hier werden zunächst alle erforderlichen Prozesse erfasst
2. Bearbeitung (Doing) Sobald erste Arbeiten ausgeführt werden, wandert die jeweilige Karte in diesen Bereich.
3. Erledigt (Done) Hier hin gelangen alle Haftzettel und Aufgaben, die vollständig abgearbeitet sind.

Das Resultat kann dann zum Beispiel so aussehen:

Keine Raketenwissenschaft, wie sich leicht feststellen lässt. Das macht die Methode aber nicht weniger wirkungsvoll. So lässt sich vor allem die mittlere Spalte um diverse Analyse- oder Zwischenschritte erweitern, die Karten (beziehungsweise Aufgaben) wiederum lassen sich mit Anmerkungen versehen, sodass der gesamte Prozess sowie einzelne Zwischenstände für alle Teammitglieder ersichtlich und transparenter werden. Sie können freilich auch einzelnen Teammitgliedern unterschiedliche Postit-Farben zuweisen und so bei einem gemeinsamen Projekt relativ schnell an am Kanban erkennen, wer gerade wo steht, wer bummelt oder vielleicht Unterstützung braucht, beziehungsweise Zeit hat, zu helfen.

Thomas Mauch, der mich auf diese Methode überhaupt erst aufmerksam gemacht hat, wendet Kanban inzwischen regelmäßig an, um damit etwa seine Wochen oder gar größere Jahresaufgaben zu planen. Falls auch Sie Interesse bekommen haben: Hier weiterer Lesestoff zu den Kanban-Wandbildern:

Weiterführende Artikel zu Kanban

• Was ist Kanban? – Eine kurze knappe Einführung
• Kanban-Beispiel (pdf) Auf zwei Seiten wird die Kanban-Methode grafisch kompakt erklärt und dargestellt
• Kanban 101 Das Blog zur Methode (englisch)
• Personal Kanban Ein weiteres Blog über Kanban, inklusive Design-Vorschlägen (englisch)
• Kanban-Serie Jim Benson hat eine ganze Artikelserie über die Methode geschrieben (englisch)
• Kanban-Linksammlung In dem Artikel wird Kanban kurz erklärt, der eigentliche Nutzen ergibt sich aber aus der beeindruckenden Auflistung von Webfundstücken.
• Kanban Tool Mit dieser Anwendung lassen sich Kanbans online erstellen. Da das Tool noch in der Beta-Phase steckt, ist es vorläufig gratis
• Eine Kanban-Präsentation
  

Mobile Produktivität – Diese Apps helfen Ihnen dabei

Wahrscheinlich nutzen Sie – wie viele andere Menschen auch – ein Smartphone oder ein Tablet, um sich mobil zu organisieren. In diesem Fall haben wir da was für Sie, 111 Apps, mit denen Sie von Aufgaben über Termine bis hin zu Notizen praktisch alles organisieren können. Da ist für jeden was dabei.

Aufgabenmanagement

1. Producteev – Eine übersichtliche To-Do-Liste mit allen wichtigen Basisfunktionen. Die Aufgaben synchronisieren sich über alle Plattformen, auf denen das Programm verfügbar ist. +++ Verfügbarkeit: iOS, Android, Macintosh, Windows +++ Preis: kostenlos.
2. Wunderlist – Eine der optisch ansprechendsten To-Do-Listen auf dem Markt. Das Programm deckt auch Plattforen ab, die von anderen Applikationen eher vernachlässigt werden. Eine Synchronisation der Aufgaben über alle verfügbaren Plattformen und eine Web-Applikation runden das Angebot ab. +++ Verfügbarkeit: iOS, Android, Blackberry, Macintosh, Windows, Linux +++ Preis: kostenlos.
3. Things – Das Design ist das große Alleinstellungsmerkmal von Things. Der Funktionsumfang ist jedoch mit Projekten, Aufgabenbereichen, Listen und ähnlichem auch recht groß. +++ Verfügbarkeit: iOS, Macintosh +++ Preis: Die Preise reichen von 7,99 Euro bis zu 39,99 Euro.
4. Put things off – Eine klare Benutzeroberfläche und eine einfache, intuitive Bedienung sind die Stärken dieser To-Do-Liste. +++ Verfügbarkeit: iOS +++ Preis: 1,59 Euro.
5. Omnifocus – Eine der mächtigsten To-Do-Listen mit dem größten Funktionsumfang. +++ Verfügbarkeit: iOS, Macintosh +++ Preis: beginnt ab 15,99 Euro.
6. Remember the milk – Eine der bekanntesten Aufgabenverwaltungsprogramme. Ursprünglich startete Remember the milk als reiner Web-Dienst. +++ Verfügbarkeit: iOS, Android, Blackberry, Web-Version +++ Preis: Die Grundfunktionalität ist kostenlos, für die Synchronisation mit den mobilen Versionen ist ein Pro-Konto für 25 Dollar pro Jahr benötigt.
7. Today To Do – Von einer deutschen Firma stammt diese Aufgabenverwaltung, Die bewusst einfach gehaltene Benutzeroberfläche und die ganz eigene, intuitive Art der Bedienung machen das Programm aus. +++ Verfügbarkeit: iOS +++ Preis: Kostenlos, die Pro-Version schlägt mit 2,99 Euro zu Buche.
8. Task Paper – Diese To-Do-Liste ist vollständig textbasiert und verfolgt einen sehr minimalistischen Ansatz. +++ Verfügbarkeit: iOS, Macintosh +++ Preis: kostenlos, 7,99 Euro und 29,99 Dollar .
9. Toodledo – Die ursprüngliche Web-Applikation zur Aufgabenverwaltung bietet inzwischen auch eine Applikation für ein mobiles Betriebssytem an. +++ Verfügbarkeit: iOS +++ Preis: 2,39 Euro.
10. Toodle Droid – Eine Drittanbieter-Software die den Zugriff auf das Toodledo-Konto ermöglicht. +++ Verfügbarkeit: Android +++ Preis: kostenlos.
11. To Do.txt Touch – Eine weitere textbasierte To-Do-Liste. Die Synchronisation erfolgt über die Dropbox. +++ Verfügbarkeit: Android +++ Preis: 1,46 Euro.
12. To Do Queue – Eine Aufgabenverwaltung die vor allem mit der schnellen und intuitiven Erstellung von Einträgen wirbt. +++ Verfügbarkeit: iOS, Macintosh +++ Preis: Die Preisspanne eicht von der kostenlosen, werbefinanzierten Applikation bis hin zu 3,99 Euro für die Desktop-Version.
13. To Do – Die Firma Appigo bietet zu diesem Programm auch einen Online-Dienst, mit dem die Synchronisation statt findet. +++ Verfügbarkeit: iOS, Web-Version +++ Preis: 3,99 Euro.

Zeitmanagement

14. Busy Cal – Eine echte Alternative zu Apples mitgeliefertem iCal-Kalenderprogramm. Schneller, stabiler, mehr Funktionen – damit wirbt Busy Cal selbst. +++ Verfügbarkeit: Macintosh +++ Preis: beginnt ab 39,99 Dollar..
15. Pocket Informant – Als Kombination von Kalender und Aufgabenverwaltung bietet Pocket Infromant einen sehr großen Funktionsumfang. +++ Verfügbarkeit: iOS, Android, Blackberry +++ Preis: beginnt ab 11,99 Euro.
16. Calen Goo – Wenn Sie den Google-Kalender benutzen, ist diese Applikation genau da richtige für Sie. +++ Verfügbarkeit: iOS, Android +++ Preis: ab 5,49 Euro.
17. Calvetica – Aufgeräumte Oberfläche, klare Benutzerführung – das sind die Pluspunkte dieser Kalender-Applikation. +++ Verfügbarkeit: iOS +++ Preis: 2,39 Euro.
18. Pure Calendar Widget – Dieses Kalender-Widget synchronisiert sich mit dem Google-Kalender und mit verschiedenen Aufgabenverwaltungs-Diensten. +++ Verfügbarkeit: Android +++ Preis: 1,77 Euro.
19. Ferien & Feiertage – Dieses Programm bietet eine Übersicht über die Ferien- und Feiertage in Deutschland bis zum Sommer 2013. Ähnliche Applikationen sind auch für die iOS-Plattform verfügbar. +++ Verfügbarkeit: Android +++ Preis: kostenlos.

Kommunikation

20. Touch – Die frühere PinChat Applikation hat außer dem Namen nicht viel geändert. Das Versenden und Empfangen von Nachrichten, Bildern, Ton-Dateien und Videos wird genau so unterstützt wie Gruppen-Chats. +++ Verfügbarkeit: iOS, Android, Blackberry +++ Preis: kostenlos.
21. PingMe – Ein weiteres Programm aus der Kategorie “Chatprogramm mit allen Funktionen”. Vom Gruppenchat bis zu Push-Benachrichtigungen ist alles mit dabei. +++ Verfügbarkeit: iOS, Android, Blackberry +++ Preis: kostenlos.
22. ChatOn – Samsung bringt mit diesen Programm seinen eigenen Chat-Client auf den Markt der – als einer der wenigen – auch das Samsung eigenen Bada-Betriebssystem unterstützen soll. Aktuell gibt es jedoch nur eine Android-Version. +++ Verfügbarkeit: Android ist verfügbar, Blackberry, Bada udn iOS sind angekündigt +++ Preis: kostenlos.
23. Postbox 3 – Eigene Tastaturkürzel, eigene Schlagwortverwaltung, flexiblere und umfassendere Anpassbarkeit – dies sind einige der Merkmale dieses E-Mail-Programms. +++ Verfügbarkeit: Macintosh +++ Preis: 29,99 Dollar.
24. Skype – Globale (Video) Telefonie über das Internet. +++ Verfügbarkeit: iOS, Android, Symbian, Windows, Macintosh, Linux +++ Preis: Kostenlos, Gespräche ins Festnetz sind jedoch kostenpflichtig.
25. IM+ – Ein Mutliprotokoll-Chat-Client. Das Programm liegt in verschiedenen Versionen vor die unterschiedliche Funktionen von Internet-Telefonie bis hin zum Skye-Chat unterstützen. +++ Verfügbarkeit: iOS, Android, Symbian, Blackberry, WebOS, Windows Mobile, Web-Version+++ Preis: Je Version reicht die Preisspanne von kostenlos bis 7,99 Euro.
26. Beejive – Dieses Chat-Programm unterstützt ebenfalls mehrere populäre Chat-Anbieter. +++ Verfügbarkeit: iOS, Android, Blackberry +++ Preis: Die Spanne reicht von kostenlos bis 7,99 Euro.
27. Meebo – Die primäre Plattform dieses Multiprotokoll-Chat-Clients ist das Internet. Meebo hat als reine Web-Applikation begonnen. +++ Verfügbarkeit: iOS, Android, Blackberry, Web-Version +++ Preis: kostenlos.
28. AIM – Die offizielle Applikation des bekannten Anbieters. Es werden mehrere Protokolle unterstützt. +++ Verfügbarkeit: iOS, Android, Blackberry, Windows, Macintosh +++ Preis: kostenlos.
29. Twitter – Der bekannte Kurznachrichtendienst bietet Applikationen für den direkten Zugriff auf das eigene Zwitter-Konto an. +++ Verfügbarkeit: iOS, Android, Blackberry, Macintosh +++ Preis: kostenlos.
30. Twitterrific – Der Twitter-Cleint der Iconfactory gehört zu den Dienst ältesten Programmen in diesem Bereich. +++ Verfügbarkeit: iOS, Macintosh +++ Preis: Je nach Version von kostenlos, dann werbefinanziert, bis zu 7,99 Euro.
31. Echofon – Neben den Standardfunktionen und einer schlichten Oberfläche, zeichnet sich Echofon vor allem durch die Synchronisation des Lesestatus aus. +++ Verfügbarkeit: iOS, macintosh, Firefox +++ Preis: In der Grundversion kostenlos.
32. Twhirl – Ein auf Adobe Air basierender Twitter-Client. +++ Verfügbarkeit: Windows, Macintosh +++ Preis: kostenlos.
33. Facebook-Messenger – Neben seiner Hauptapplikation hat Facebook auch eine spezielle Messenger-App im Programm. +++ Verfügbarkeit: iOS, Android, Blackberry +++ Preis: kostenlos.
34. Seesmic – Ein Twitter-Client mit Anbindung an annähernd jedes Soziale Netzwerk. +++ Verfügbarkeit: iOS, Android, Blackberry, Windows Phone 7, Windows, Macintosh +++ Preis: kostenlos.
35. Sparrow – Ein schlankes und schnelles E-Mail-Programm das inzwischen mehr als nur Googlemail beherrscht. +++ Verfügbarkeit: Macintosh +++ Preis: 7,99 Euro.
36. Facebook – Die Applikation des momentan beherrschenden sozialen Netzwerks darf an dieser Stelle natürlich nicht fehlen. +++ Verfügbarkeit: iOS, Android, Windows Phone +++ Preis: kostenlos.
37. Google+ – Auch Google bietet für sein soziales Netzwerk eine eigenen Applikation an. Für die Kommunikation in Gruppen bietet sich die integrierte Chatfunktion an, während die Videochats – auch Hangouts genannt – ein Alleinstellungsmerkmal darstellen. +++ Verfügbarkeit: iOS, Android +++ Preis: kostenlos.

Nachrichten

38. Thunderbird – Der bekannteste unter den Open Source Alternativen. Durch Plugins lässt sich der Funktionsumfang annähernd auf das Niveau von Outlook bringen. +++ Verfügbarkeit: Windows, Macintosh, Linux +++ Preis: kostenlos.
39. Tagesschau – Die aktuellen Nachrichten und Beiträge der Tagesschau können Sie mit dieser Applikation komfortabel auch unterwegs abrufen. +++ Verfügbarkeit: iOS, Android +++ Preis: kostenlos.
40. Truly Mail – Verschlüsselte Nachrichten sind die Spezialität dieses Programmes. +++ Verfügbarkeit: Windows +++ Preis: Kostenlos, um verschlüsselte Nachrichten auch an nicht Truly Mail-Benutzer zu verschicken wird eine Gebühr von 20 Dollar pro Jahr fällig.
41. Spicebird – Ein Open Source E-Mail-Programm auf Basis von Mozillas’s Thunderbird. +++ Verfügbarkeit: Windows, Linux +++ Preis: kostenlos.
42. Eudora – Die Macher des Programms bezeichnen es selbst als einen Thunderbird mit eigener Oberfläche und erweitertem Funktionsumfang. +++ Verfügbarkeit: Windows, Macintosh, Linux +++ Preis: kostenlos.
43. Xing – Das Soziale Netzwerk für den professionellen Bereich bietet inzwischen auch eigene Applikationen an. +++ Verfügbarkeit: iOS, Android, Blackberry, Web-Version +++ Preis: Kostenlos, für den Versand von Nachrichten wird eine Premium-Mitgliedschaft ab 5,55 Euro pro Monat benötigt.

Benutzeroberfläche und ein ansprechendes Desing machen Reeder zu einem der am besten zu benutzenden RSS-Reader. +++ Verfügbarkeit: iOS, Macintosh +++ Preis: Die Mac-Version ist noch in der Testphase und daher kostenlos. Die iOS-Versionen kosten 2,39 Euro für die iPhone-Version, beziehungsweise 3,99€ für die iPad-Version.

44. Net News Wire – Lange Zeit war Net News Wire der unangefochtene Platzhirsch auf der Mac-Plattform. Nach wie vor einer der besten RSS-Reader mit Goggle-Reader-Synchronisation. +++ Verfügbarkeit: iOS, Macintosh +++ Preis: Die Preisspanne reicht von kostenlos bis zu 14,95 Dollar für die Mac-Version.
45. Google Reader – Der bekannte, webbasierte RSS-Reader von Google bietet inzwischen auch eine mobiel Version für das hauseigene Android-Betriebssystem. +++ Verfügbarkeit: Android, Web-Version +++ Preis: kostenlos
46. Feedr News Reader – Ein inoffizielle Google Reader Client für Android-Geräte. +++ Verfügbarkeit: Android +++ Preis: 1,46 Euro
47. Mobile RSS – Ein weiterer Client mit Google Reader Synchronisation. +++ Verfügbarkeit: iOS +++ Preis: Der Preis reicht von kostenlos bis hin zu 3,99 Euro.
48. Flipboard – Diese Applikation bringt die abonnierten RSS-Fees in ein ansprechendes, zeitungsähnliches Format.+++ Verfügbarkeit: iOS +++ Preis: kostenlos
49. Karrierebibel – Natürlich darf die Karrierebibel-Applikation hier nicht fehlen. Alle Artikel im aktuell auf Ihrem Smartphone verfügbar. +++ Verfügbarkeit: iOS, Android +++ Preis: kostenlos

Navigation/Reisen

50. Articles – Die Wikipedia in eine klare und optisch ansprechende Oberfläche verpackt – diese Beschreibung trifft auf Articles vollständig zu. +++ Verfügbarkeit: iOS +++ Preis: ab 2,39 Euro.
51. Das Örtliche – Fast jeder kennt den einen oder anderen Werbespot dieses Telefonbuches. Eine Besonderheit ist die Rückwärtssuche. +++ Verfügbarkeit: iOS, Android, WIndows Phone 7, Web-Version, Windows 7 und Vista Gadget +++ Preis: kostenlos
52. Google Maps – Auf fast allen modernen Smartphones findet sich die Karten-applikation von Google. Der Funktionsumfang unterscheidet sich jedoch, je nach Plattform. Einzige die Android-Version kann beispielsweis live navigieren. +++ Verfügbarkeit: iOS, Android, Web-Version +++ Preis: kostenlos.
53. Off Maps – Google Maps bietet viele Funktionen, hat aber auch einen Nachteil: die Applikation braucht eine aktive Datenverbindung. Genau hier spielt Off Maps seine Stärke aus, das Kartenmaterial von Open Street Map kann auf das Gerät herunter geladne werden. +++ Verfügbarkeit: iOS +++ Preis: 0,79 Euro.
54. City Maps 2Go – Diese Applikation bietet eine fast identische Funktionalität wie off Maps. Der Schwerpunkt liegt hier jedoch auf Städtführern+++ Verfügbarkeit: iOS +++ Preis: ab 0,79.
55. Wohin? – Sie sind in einer fremden Stadt und suchen den nächsten Italiener? Danach wollen Sie noch ins Theater? Kein Problem, Wohin? bietet Ihnen die optimale Orientierung und umfangreiche Informationen. +++ Verfügbarkeit: iOS +++ Preis: 2,39 Euro
56. Navigon – Eine der bekanntesten Navigations-Lösungen. Neben dezidierten Geräten gibt es verschiedenste Versionen für mehrerer Smartphone-Plattformen. +++ Verfügbarkeit: iOS, Android, Windows Phone 7, Symbian +++ Preis: Die Preisspanne reicht von kostenlosen Versionen, zum Beispiel für Telekom-Kunden, bis zu über 70 Euro. Je nach Aktion können die Preise jedoch stark variieren.
57. Tom Tom – Die zweite große Lösung auf dem Navigations-Markt. +++ Verfügbarkeit: iOS +++ Preis: Je nach (Landes) Version reicht der Preis bis zu 69,99 Euro.
58. Skobbler – Die Verbindung von navigation mit sozialen Netzwerken versucht diese sehr interessante Applikation. Sie benötigt jedoch eine aktive Datenverbindung. +++ Verfügbarkeit: iOS, Android +++ Preis: 1,59 Euro, zusätzliche Funktionen werden gesondert abgerechnet und bezahlt.
59. Qype – Sie wollen wissen wie gut das Restaurant um die Ecke ist? Dann bietet Ihnen Qype eine Suche gepaart mit den Bewertungen anderer Benutzer. +++ Verfügbarkeit: iOS, Android, Blackberry, Symbian +++ Preis: kostenlos
60. iVerkehr – Sie wollen den nächsten Stau vermeiden oder wissen, wo es sich auf den Straßen staut? Genau diese Informationen bietet Ihnen diese Applikation. +++ Verfügbarkeit: iOS +++ Preis: 2,99 Euro.
61. DB Navigator – Aktuelle Informationen zu Verspätungen, Fahrplanänderungen und individuellen Bahnverbdingungen bietet Ihnen das offizielle Programm der Bahn. +++ Verfügbarkeit: iOS, Android, Web-OS, Windows Phone 7, Java-Version +++ Preis: kostenlos
62. VVS Mobil – Der Stuttgarter Verkehrsverbund bietet individuelle Fahrpläne und Kartenmaterial an, eine aktive Datenverbindung ist jedoch notwendig. +++ Verfügbarkeit: iOS, Android, Web-Version +++ Preis: kostenlos
63. MVG Fahrinfo – Eine Fahrinfo-applikation für den Münchner Verkehrsverbund. +++ Verfügbarkeit: iOS +++ Preis: kostenlos
64. MVV – Die offizielle Applikation der Münchner Verkehrsbetriebe ist bei Störungen noch ein klein wenig aktueller informiert als die MVG-Applikation. +++ Verfügbarkeit: iOS +++ Preis: kostenlos
65. Klick Tel – Eine Alternative zur Applikation des örtlichen Telefonbuches. +++ Verfügbarkeit: iOS, Android, Windows Mobile, Blackberry+++ Preis: kostenlos
66. Gelbe Seiten – Die bekannten und beliebten Gelben Seiten gibt es mit dieser Applikation auch für die mobile Anwendung. +++ Verfügbarkeit: iOS +++ Preis: kostenlos
67. Post Mobil – Wo ist der nächste Briefkasten? Was kostet ein A4 großer Brief an Porto? Diese Fragen könne Sie mit diesem offiziellen Programm der deutschen Post leicht beantworten. +++ Verfügbarkeit: iOS, Windows Phone 7 +++ Preis: kostenlos
68. Öffnungszeiten Deutschland – Wie lange hat der Supermarkt geöffnet? Wann schließt das Modegeschäft um die Ecke? Diese Applikation beantwortet Ihre Fragen. +++ Verfügbarkeit: iOS +++ Preis: 1,59€
69. Meinestadt – Das bekannte Portal bietet mit seiner Applikation einen optimierten mobilen Zugriff. +++ Verfügbarkeit: iOS +++ Preis: koytenlos
70. Telmap Navigator – Die Navigationslösung für O2-Kunden. +++ Verfügbarkeit: iOS, Android, Windows Phone 7, Web OS, Symbian +++ Preis: Kostenlos, jedoch nur für O2-Kunden verfügbar.
71. Fahrinfo – Für fünf verschiedenen Städte hat Metaquark inzwischen Applikationen im Angebot. +++ Verfügbarkeit: iOS +++ Preis: kostenlos.
72. German Airports – Flugpläne der großen deutschen Flughäfen, Abflug- und Ankunftszeiten und vieles mehr bietet Ihnen diese Applikation. +++ Verfügbarkeit: iOS +++ Preis: 0,79€ werden für die iPhone-, und 1,59€ für die iPad-Version fällig.
73. Flight Track – Auch hier geht es um die aktuellen Informationen zu Ihrem Flug. Das Programm wird von weiteren Programmen des gleichen Herstellers ergänzt. +++ Verfügbarkeit: iOS, Android, Blackberry, Palm +++ Preis: 3,99 Euro.
74. Flight Board – Die Ankunfts- und Abflugszeiten weltweit können Sie hiermit immer aktuell abrufen. +++ Verfügbarkeit: iOS, Android +++ Preis: 2,99 Euro.

Dateimanagement

75. Dropbox – Der bekannte Online-Speicherdienst ist auf annähernd allen Plattformen mit einer nativen Applikation vertreten. +++ Verfügbarkeit: iOS, Android, Blackberry, Windows, Macintosh, Linux +++ Preis: Kostenlos, mehr Speicherplatz kann nachgekauft werden.
76. Goodreader – Egal welches Dateiformat Sie öffnen wollen, Good Reader kann es mit großer Wahrscheinlichkeit lesen. +++ Verfügbarkeit: iOS +++ Preis: ab 3,99€
77. Evernote – Notizen ertstellen und synchronisieren bietet Evernote kostenlos. Wer jede Art von Datei in Evernote ablegen will, muss dafür ein Premium-Konto anlegen und bezahlen. +++ Verfügbarkeit: iOS, Android, Windows Mobile, Web OS, Windows, Macintosh, Web-Version +++ Preis: Die Grundfunktionalität ist kostenlos, ein Premium-Konto kostet 5$ pro Monat oder 45$ pro Jahr.
78. Air Sharing – Der Dateiaustausch von Computer und Mobilgerät über Wlan – ohne die Verwendung von iTunes – ist die Speziallität dieses Programms +++ Verfügbarkeit: iOS +++ Preis: ab 5,49 Euro
79. File App Pro – Datei- und Dokumentenmanagement ist das erklärte Ziel dieser Applikation. +++ Verfügbarkeit: iOS +++ Preis: 3,99 Euro.
80. Yojimbo – Passwortspeicher und sichere Dateiverwaltung hat sich Yojimbo von Barebones auf die Fahne geschrieben. +++ Verfügbarkeit: iOS, Macintosh +++ Preis: ab 7,99 Euro.
81. Astro Dateimanager – Ein Dateimanager für mobile Geräte der eine Ordnersturktur ermöglicht.+++ Verfügbarkeit: Android +++ Preis: Grundversion kostenlos
82. Devon Think – Dokumentenverwaltung für professionelle Anwender mit eine Vielzahl an Funktionen von Schriftenerkennung bis hin zur automatischen Ordnung nach Dokumententyp. +++ Verfügbarkeit: Macintosh+++ Preis: Die Standard-Version schlägt mit 149,95 Euro zu Buche.

Dokumentenbearbeitung

83. Scrivener – Das Schreiben von Büchern und die Organisation großer Texte ist mit diesem Programm sehr einfach möglich. +++ Verfügbarkeit: Macintosh +++ Preis: ab 45 Dollar.
84. Quick Office – Ein Programmpaket zur Bearbeitung, Erstellung und Synchronisation von Microsoft Office Dokumenten+++ Verfügbarkeit: iOS; Android, Web OS, Blackberry, Symbian +++ Preis: Je nach Version werden bis zu 7,99 Euro fällig.>
85. Documents to go – Ein der größten Office Applikationen für mobile Endgeräte. +++ Verfügbarkeit: iOS, Android, Web OS, Windows Mobile, Symbian +++ Preis: Die Preise variieren zwischen 7,99 Euro und 11,99 Euro.
86. iSheet – Hier handelt es sich um einen reinen Tabelleneditor, nicht um eine Tabellenkalkulation. +++ Verfügbarkeit: iOS +++ Preis: 2,39 Euro
87. Plaintext – Ein einfacher und schlanker mobiler Texteditor mit Dropboy-Synchronistion. +++ Verfügbarkeit: iOS +++ Preis: kostenlos
88. iWork – Die Apple eigenen Office Programme werden unter dem Name iWork zusammengefasst. Die Programme könne jedoch auch getrennt erworben werden. +++ Verfügbarkeit: iOS, Macintosh +++ Preis: Die mobilen Versionen kosten jeweils 7,99 Euro, die Mac-Versionen jeweils 15,99 Euro.
89. Open Office – Eine sehr bekannte Open Source Alternative zu Microsofts Office Suite. +++ Verfügbarkeit: Windows, Macintosh, Linux +++ Preis: kostenlos
90. Libre Office – Ein Office Paket auf der Grundlage von Open Office. +++ Verfügbarkeit: Windows, Macintosh, linux +++ Preis: kostenlos
91. Neooffice – Eine speziell an die Mac-Oberfläche angepasste Version von Open Office. +++ Verfügbarkeit: Macintosh +++ Preis: kostenlos
92. Mellel – Dieses Textverarbeitungsprogramm richtet sich ganz gezielt an Autoren im wissenschaftlichen Bereich. DIe Arbeit mit Fußnoten, Zitaten und ähnlichem ist sehr intuitiv gelöst. +++ Verfügbarkeit: Macintosh +++ Preis: ab 39 Dollar
93. Omm Writer -Ablenkungsfreies Schreiben durch eine Vollbildansicht und eigens für das Programm geschriebene Entspannungsmusik – diese Funktionen kombiniert Omm Writer mit einem einfachen, klaren Design. +++ Verfügbarkeit: Macintosh +++ Preis: Es gibt eine kostenlose Version, ein erweiterter Funktionsumfang lässt sich für 3,99 Euro erwerben.
94. Write Room – Ein einfacher Texteditor der den ganezn Bildschrim einnimmt und dadurch Ablenkungen ausschalten hilft. Die Dokumente können über die Dropbox synchronisiert werden. +++ Verfügbarkeit: iOS, Macintosh +++ Preis: Sowohl die iOS- als auch die Mac-Version kosten jeweils 3,99 Euro.
95. Dark Room – Die Entwickler bezeichnen Ihr Programm selbst als die Windows-Version von Wirte Room. Bis auf die fehlende Dropbox-Synchronisation sind die beiden Programm auch nahezu identisch. – +++ Verfügbarkeit: Systeme +++ Preis: kostenlos.

Bildbearbeitung/Zeichnen

96. Photogene – Eine Applikation mit umfangreichen Bildbearbeitungsoptionen, die Bandbreite reicht von Filtern bis hin zur Farbkorrektur. +++ Verfügbarkeit: iOS +++ Preis: ab 2,39 Euro.
97. Adobe Photoshop Touch – Die Bildbearbeitungssoftware des Photoshop-Herstellers Adobe. Die mobile Version bietet jedoch – trotz des Namens – nur einen Bruchteil der Funktionen des großen Bruders. +++ Verfügbarkeit: iOS, Android +++ Preis: kostenlos.
98. Skitch – Vom Mac bekannt gibt es die Bildbearbeitungs-Applikation jetzt auch für das iPad. Die Software gehört inzwischen Evernote. +++ Verfügbarkeit: iOS +++ Preis: kostenlos.
99. Art Studio Pad – Eine Applikation, die neben der rudimentären Bildbearbeitung vor allem die Verschönerung der Fotos durch eigene Zeichnungen und Ergänzungen im Fokus hat. +++ Verfügbarkeit: iOS +++ Preis: 4,99 Dollar.
100. Brushes – Das wohl bekannteste Zeichenprogramm für das iPad glänzt mit einem großen Funktionsumfang. +++ Verfügbarkeit: iOS +++ Preis: ab 3,99 Euro.
101. PicsArt – Auf der Android-Plattform gehört PicsArt definitiv zu den besten Bildbearbeitungsoptionen, die verfügbar sind. +++ Verfügbarkeit: Android +++ Preis: kostenlos.
102. Picsay – Wenn Sie Bilder mit Anmerkungen und Kommentaren versehen wollen, ist Picsay eine sehr gute Option. +++ Verfügbarkeit: Android +++ Preis: Die Grundversion ist kostenlos.

Nützliches

103. Perfect OCR – Ein Programm das Ihr Smartphone in einen mobilen Dokumentenscanner verwandelt. +++ Verfügbarkeit: iOS +++ Preis: 2,99€
104. Jot Not – Ein weiterer Dokumentenscanner, der jedoch mit seiner direkten Anbindung an Evernote punktet. +++ Verfügbarkeit: iOS +++ Preis: Der Preis reicht von kostenlos bis zu 1,59 Euro.
105. Starmoney – Eine weitere Online-Banking-App deren Hersteller inzwischen Konkurrenzprodukte wie S-Banking übernommen hat. +++ Verfügbarkeit: iOS +++ Preis: ab 3,99 Euro.<
106. iOut Bank – Vielleicht die bekannteste Applikation für Online Banking auf dem iPhone.+++ Verfügbarkeit: iOS +++ Preis: Je nach Version variiert der Preis von kostenlos bis hin zu 9,99 Euro.
107. S-Banking – Ein Online-Banking-Programm für den mobilen Einsatz.+++ Verfügbarkeit: iOS, Android +++ Preis: kostenlos
108. QR-Lesegerät – Eine von vielen Möglichkeiten, QR-Codes am iPhone zu scannen. Eine solide Applikation die genau das tut, was der Name verspricht. +++ Verfügbarkeit: iOS +++ Preis: kostenlos.
109. Convertbot – Die Umrechnung verschiedener Einheiten ist mit dieser Applikation kein Problem. +++ Verfügbarkeit: iOS +++ Preis: 1,59 Euro
110. Barcode Scanner – Auch für Android gibt es natürlich eine Vielzahl an QR-Applikationen. Barcode Scanner ist eine davon. +++ Verfügbarkeit: iOS, Android +++ Preis: kostenlos.
111. Team Viewer – Fernwartung von Computern leicht gemacht, könnte das Motto dieses Programms sein. +++ Verfügbarkeit: iOS, Android, Windows, Macintosh, Linux +++ Preis: Für den privaten Gebrauch kostenlos. Im professionellen Einsatz werden maximal knapp 100 Euro fällig.