Wie schreibt man ein Besprechungsprotokoll?
Zugegeben, die Aufgabe ist unbeliebt. Einen Bericht schreiben oder ein Protokoll anfertigen macht zusätzliche Arbeit – und man muss im Meeting aufmerksamer zuhören und permanent Notizen machen.
Besprechungsprotokoll Definition
Ein Besprechungsprotokoll (auch: Gesprächsprotokoll) ist die wahrheitsgetreue und kurze Aufzeichnung (Niederschrift) einer Besprechung, aller Teilnehmer und Ergebnisse. Besonders sinnvoll ist es nach Meetings oder Verhandlungen.
Ein Besprechungsprotokoll schreiben, ist einfacher als viele meinen. Es ist eine übersichtliche Zusammenfassung der wichtigsten Themen, Entscheidungen und Aufgaben – keine Wort-für-Wort Wiedergabe. Im Folgenden finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie sie ein professionelles Besprechungsprotokoll erstellen:
1. Richtig vorbereiten
Als Protokollführer sollten Sie sich unbedingt auf die Besprechung vorbereiten, die Themen und Punkte der Tagesordnung kennen und ein Bild davon haben, worum es in der Diskussion geht. Dadurch können Sie sich später umso mehr auf die Inhalte und das Wesentliche konzentrieren.
Zur Vorbereitung gehört ebenfalls, sich eine Vorlage für das Besprechungsprotokoll zu erstellen, sodass Sie diese nur noch auszufüllen müssen. Das Protokoll bekommt so von Anfang an eine klare Struktur und Sie sind nicht damit beschäftigt, die Vorlage zu formatieren, während das Meeting bereits im vollen Gange ist.
2. Sofort nachfragen
Trotz guter Vorbereitung kann es während der Besprechung zu Unklarheiten kommen. Haben Sie einen Punkt nicht ganz verstanden oder ging es in der Diskussion zu schnell? Dann haken und fragen Sie sofort nach! Das ist völlig legitim, schließlich ist es die Verantwortung des Protokollführers, ein vollständiges und korrektes Besprechungsprotokoll zu erstellen.
Scheuen Sie sich deshalb nicht davor, Rückfragen zu stellen oder um eine Erklärung zu bitten. Eine kurze Wiederholung schadet ohnehin nicht und sorgt auch bei den Teilnehmern für eine Verschnaufpause oder für eine Klärung.
3. Platz lassen
Sie schreiben auf, machen Anmerkungen und Notizen… und doch kehrt so manche Debatte nochmal an den Startpunkt zurück. Gut, wenn Sie im bisherigen Besprechungsprotokoll noch Platz gelassen haben für weitere Ergänzungen. So bleibt das Protokoll lesbar und behält seine Struktur.
Ein echter Profi-Tipp: Immer genügend Platz lassen – nicht nur am Rand. Lassen Sie nach jedem Abschnitt oder Tagesordnungspunkt noch mal gut eine halbe Seite leer. Wenn die Besprechung zuende ist, können Sie das Besprechungsprotokoll immer noch eindampfen. Aber jetzt lassen Sie noch Platz für Unvorhergesehenes.
4. Kurz fassen
Ein Besprechungsprotokoll lebt davon, dass es auf den Punkt formuliert wird. Es soll eine kurze Zusammenfassung des Meetings oder der Verhandlung sein – keine Wort-für-Wort-Wiedergabe. Schreiben Sie daher möglichst kurze Hauptsätze. Füllwörter streichen Sie. Faustregel: Präzision vor Schönheit, Knappheit gewinnt. Konzentrieren Sie sich auf die wichtigsten Erkenntnisse und Ergebnisse zur Agenda. Unwichtiges lassen Sie weg.
5. Ergebnisse präsentieren
Idealerweise hat der oder die Protokollführerin das letzte Wort. Geben Sie noch einmal kurz den Inhalt des Besprechungsprotokolls wieder. Die Teilnehmer können dabei dessen Richtigkeit kontrollieren oder letzte Anmerkungen machen. Das erhöht dessen Verbindlichkeit und gibt Ihnen die Sicherheit, dass alles korrekt wiedergegeben wurde. Anschließend schreiben Sie das Besprechungsprotokoll in Reinform zusammen und verteilen es an alle Teilnehmer.
Besprechungsprotokoll: Beispiel und Vorlage
Das folgende Besprechungsprotokoll Beispiel und Muster können Sie direkt online im Browser editieren und so an Ihre Bedürfnisse anpassen und danach kopieren und ausdrucken. Dazu einfach auf den Kasten klicken…
Besprechungsprotokoll
Meeting zur Umsetzung neuer Marketingmaßnahmen
Datum: TT.MM.JJJJ
Uhrzeit: 10:00 Uhr
Teilnehmer: Hans Muster, Claudia Beispiel, Stefanie Vorlage
Protokoll: Max Muster
Agenda – 1. Welche Marketingmaßnahmen stehen zur Verfügung?
Diskussion: Welche Maßnahmen sind sinnvoll? Fernsehwerbung ist zu teuer, vorhandene Reichweite bestmöglich nutzen –> Social-Media-Kanäle mehr ins Marketing einbauen. Zusätzlich zu lokalen Geschäften neue Distributionskanäle ausbauen –> vor allem einen eigenen Online-Shop starten, andere Optionen testen.
Ergebnis: Werbung auf Facebook und anderen Social Media, neue Distributionskanäle erschließen
Was ist zu erledigen? Werbeagentur finden und beauftragen, Online-Shop planen und aufbauen
Wer ist dafür verantwortlich? Hans Muster und Claudia Beispiel sowie Stefanie Vorlage
Agenda – 2. Welche Kosten sind damit verbunden?
Diskussion: Budget von maximal 50.000 Euro zur Verfügung, genauere Aufteilung erst möglich, wenn Informationen zu den einzelnen Kostenpunkten vorliegen.
Ergebnis: Ausgaben für Werbeagentur, Ausgaben für Online-Shop (professionelle Fotos, Reichweitenaufbau, Texte und Content, Server…).
Was ist zu erledigen? Einholen eines möglichst genauen Kostenvoranschlags der Agentur, Informationen über die Kosten eines Online-Shops sammeln, Angebote einholen.
Wer ist dafür verantwortlich? Stefanie Vorlage, Claudia Beispiel
Zusätzlich zu diesem Beispiel können Sie sich eine kostenlose Besprechungsprotokoll Vorlage hier gleich herunterladen – wahlweise ist der Download der Vorlage in Word oder als PDF möglich.
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