Was ist Selbstorganisation?
Selbstorganisation (synonym: Selbstmanagement) umfasst alle Methoden, um die eigenen Arbeitsabläufe besser zu strukturieren, produktiver und effizienter zu arbeiten. Sie organisieren das eigene Handeln und Ihren Arbeitsplatz für bestmögliche Ergebnisse.
Kern der Selbstorganisation sind geordnete Prozesse. Statt planlos vorzugehen und bei der Arbeit im Chaos zu versinken, folgen Sie einer klaren Ordnung und behalten den Überblick.
Selbstorganisation in der Mitarbeiterführung
Selbstorganisation beschreibt in der Unternehmenskultur auch eine Mitarbeiterführung, bei der Teams und Angestellte die eigene Arbeit (größtenteils) eigenständig organisieren. Merkmale sind flache Hierarchien, große Eigenverantwortung und nur geringe Vorgaben durch Führungskräfte.
Vorteile einer guten Selbstorganisation
Ob Schule, Studium, Job oder private Angelegenheiten: Ohne Selbstorganisation versinken Sie im Chaos. Aufgaben bleiben liegen, Anfragen werden nicht beantwortet, Termine verpasst und Sie schaffen irgendwann gar nichts mehr. Ausreden helfen da nicht weiter.
Für Ihre Selbstorganisation sind Sie auch selbst verantwortlich. Das erfordert Disziplin, hat aber auch einige Vorteile:
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Sie sparen Zeit
Klare Ordnung und gute Organisation sparen eine Menge Zeit. Sie erkennen unnötige Zeitfresser, wissen immer, wo alles ist und arbeiten schneller. So bleibt insgesamt mehr Zeit. Statt einen Berg an Aufgaben vor sich herzuschieben, können Sie sich direkt darum kümmern.
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Sie haben weniger Stress
Stress entsteht, wenn Sie die Kontrolle verlieren und den Anforderungen nicht mehr gerecht werden können. Selbstorganisation verhindert solche Probleme, bevor sie entstehen können. Durch organisierte Arbeit behalten Sie den Überblick, setzen Prioritäten und kümmern sich zur richtigen Zeit um die richtigen Dinge – ohne Stress und Hektik.
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Sie erreichen Ihre Ziele
Wer unorganisiert handelt und entscheidet, verrennt sich auf dem Weg und kommt nicht da an, wo er eigentlich hin wollte. Durch gute Selbstorganisation behalten Sie Ihre Ziele im Blick und arbeiten wirklich darauf hin. Sie werden nicht abgelenkt, sondern wissen stets, was der nächste Schritt ist.
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Sie werden erfolgreicher
Selbstorganisation ist ein Erfolgsfaktor. Sie erledigen Aufgaben besser erledigen, produktiver und effizienter. Das bemerken Vorgesetzte – Sie positionieren sich für Beförderungen, Gehaltserhöhungen und weitere Karriereschritte. Verstärkt wird der Effekt durch zusätzliche Eigeninitiative. Ihre eigenständige Arbeitsweise zeigt, dass man sich auf Sie verlassen und Ihnen Verantwortung übertragen kann.
Selbstorganisation lernen: In 5 einfachen Schritten
Manchen Menschen fällt es leicht, sich selbst zu organisieren. Andere müssen es erst lernen. Aber wie? Zunächst müssen Sie die eigene Arbeitsweise wirklich verändern wollen. Hinterfragen Sie Ihr bisheriges Vorgehen und bleiben Sie offen für Anpassungen.
Mit dieser Grundeinstellung können Sie schon in fünf einfachen Schritten mehr Selbstorganisation lernen:
1. Schreiben Sie es auf
Das Aufschreiben von wichtigen Aufgaben, Terminen oder Deadlines ist der erste große Schritt zu besserer Selbstorganisation. Sie behalten jederzeit den Überblick und wissen, was ansteht. Noch wichtiger: Sie haben den Kopf frei für die Umsetzung.
Schon eine kleine ToDo-Liste bringt Struktur in den Tagesablauf. Sie können fokussiert einzelne Punkte abarbeiten, statt alles durcheinander zu machen. Haken Sie ab, was erreicht wurde, um den Fortschritt zu verdeutlichen.
2. Arbeiten Sie an Ihrer Konzentration
Ablenkung ist ein Feind der Selbstorganisation. Es gibt immer etwas, dass von Ihren Aufgaben ablenken könnte – Sie müssen diesen Versuchungen aber widerstehen. Durch Konzentration beenden Sie eine begonnene Aufgabe und springen nicht ständig zwischen verschiedenen Projekten hin und her.
Achten Sie auch auf das Timing Ihrer Pausen. Solche Unterbrechungen sind für Erholung und klare Gedanken notwendig. Sie sollten aber wichtige Aufgaben nicht mittendrin unterbrechen. Beenden Sie erst einen Abschnitt und finden Sie den richtigen Zeitpunkt für eine Auszeit.
3. Unterteilen Sie Aufgaben
Multitasking funktioniert nicht. Es führt nur zu mehr Fehlern sowie schlechteren Ergebnissen – und schneller sind Sie auch nicht. Besser ist Selbstorganisation über Prioritäten. Legen Sie fest, was wirklich wichtig ist und kümmern Sie sich zuerst darum (siehe: Singletasking).
Große Projekte sollten in kleine Aufgaben unterteilt werden. Es ist leichter, Teilziele zu erreichen und dem Ziel Stück für Stück näherzukommen. Auch behalten Sie den Überblick und versinken nicht in einem unüberwindbaren Berg von Aufgaben.
4. Halten Sie sich an Zeitpläne
Deadlines sind keine Ursache von Stress, sondern hilfreich für bessere Selbstorganisation. Klare Zeitvorgaben geben Ihnen die nötige Struktur – wenn Sie sich wirklich daran halten. Setzen Sie eine Frist für jede Aufgabe (siehe: Timeboxing) und erledigen Sie das ToDo in dieser Zeitspanne.
Keine Ausreden oder Rechtfertigungen, warum Sie doch länger brauchen. Den Effekt bestätigt das Parkinson’sche Gesetz. Je mehr Zeit Sie haben, desto mehr Zeit brauchen Sie auch. Strikte Vorgaben sorgen dafür, dass Sie ins Handeln kommen und weniger Zeit verschwenden – die Vorgaben müssen aber realistisch sein.
5. Ziehen Sie es durch
Selbstorganisation braucht Zeit und Geduld. Neue Arbeitsweisen müssen sich etablieren. Gerade zu Beginn kann es zu frustrierenden Rückschlägen kommen.
Lassen Sie sich nicht entmutigen. Sehen Sie Ihre Selbstorganisation als langfristiges Projekt. Geben Sie nicht auf und es wird Ihnen mit der Zeit leichter fallen. Mit Übung und Erfahrung werden Sie besser und profitieren zunehmend von den positiven Effekten.
Selbstorganisation lernen durch Gewohnheiten
Selbstorganisation muss zur neuen Gewohnheit werden und die alten Vorgehensweisen ersetzen. Leider sind diese oft fest verankert. Experten sagen: Es dauert bis zu 66 Tage, um Routinen und alte Gewohnheiten zu ersetzen.
Das sollte Sie nicht abschrecken. Der Weg zu einer besseren Selbstorganisation beginnt mit dem Sprung ins kalte Wasser: Fangen Sie einfach an!
Methoden für bessere Selbstorganisation
Sie können verschiedene Methoden nutzen und ausprobieren, um Ihre Selbstorganisation zu verbessern. Wir stellen Beispiele für Methoden vor, die mehr Struktur in den Arbeitsalltag bringen.
Inbox Zero
Ihr E-Mail-Postfach quillt nicht über, sondern ist übersichtlich geordnet. Eingehende Nachrichten bleiben nicht liegen, sondern werden zu einem festen Zeitpunkt strukturiert – nach Aufgaben, Projekten und Priorität.
Eisenhower Matrix
Die Eisenhower Matrix unterteilt Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit. So wissen Sie gleich, wie Sie mit welchen ToDos umgehen sollten – gleich erledigen, für einen späteren Zeitpunkt terminieren, an andere delegieren oder verwerfen.
2-Minuten-Regel
Eine einfache, aber effektive Methode zur Selbstorganisation ist die 2-Minuten-Regel: Alles, was Sie innerhalb von 2 Minuten erledigen können, machen Sie sofort. Sie müssen sich gedanklich nicht weiter damit beschäftigen und schieben kleine Aufgaben nicht vor sich her.
Eat the frog
Der Grundgedanke dieser Methode: Kümmern Sie sich an jedem Tag als Erstes um die unangenehmste Aufgabe. Mit der Eat the frog Methode ist das Schlimmste gleich geschafft und Sie können sich auf alle anderen Aufgaben in Ruhe konzentrieren. Sonst sind Sie abgelenkt und denken immer an die Aufgabe, die noch vor Ihnen liegt.
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