Bedeutung: Was ist eine Tagesordnung?
Eine Tagesordnung ist ein zentrales Organisationsinstrument, das den Ablauf eines Meetings oder einer Besprechung inhaltlich und zeitlich klar strukturiert, Diskussionen fokussiert und die Sitzungsziele effektiv unterstützt. Hierzu listet sie alle Themen, Fragen oder Abstimmungen auf und gibt diesen Prioritäten sowie einen zeitlichen Rahmen
Ziel der Tagesordnung ist, den Ablauf des Treffens effizient und zielorientiert zu gestalten, damit wichtige Themen systematisch besprochen und Entscheidungen fundiert getroffen werden.
Inhalt: Was gehört in eine Tagesordnung?
-
Thema der Besprechung
Im Kopfteil der Tagesordnung steht das übergeordnete Thema: ein aktuelles Projekt, eine wichtige Fragestellung oder ein anderer Anlass.
-
Teilnehmer & Ort
Die Agenda nennt alle Teammitglieder, die am Meeting teilnehmen sowie den genauen Ort und Zeitpunkt, wo und wann das Treffen startet.
-
Tagesordnungspunkte (TOP)
Einzelne Themenabschnitte, z.B. Begrüßung, aktuelle Aufgaben, geplante Projekte, Abstimmungen und Verabschiedung.
-
Zeitangaben
Für jeden Punkt wird ein Zeitrahmen festgelegt, um den Ablauf zu steuern und Überziehungen zu vermeiden (siehe: Parkinsonsches Gesetz).
-
Abstimmungen
Stehen Entscheidungen an, werden diese ebenfalls klar benannt, damit sich Teilnehmer darauf vorbereiten können und diese nicht vergessen werden.
-
Verantwortliche
Wir empfehlen, in der Tagesordnung ebenfalls den Verantwortlichen, Projektleiter oder Moderator zu nennen, eventuell auch den Protokollführer. So sind wichtige Aufgaben bereits vergeben und klar.
Die Tagesordnung wird meist vor der Sitzung an alle Teilnehmer verteilt, um eine angemessene Vorbereitung zu ermöglichen. In vielen Gremien ist die rechtzeitige Bekanntgabe sogar gesetzlich oder satzungsmäßig vorgeschrieben. So werden Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Sitzung gewährleistet.
Tagesordnung Synonyme
Im Deutschen wird die Tagesordnung auch Agenda, Tagesprogramm oder Ablaufplan – in der Schweiz „Traktandenliste“ genannt. Das Wort stammt aus einer Lehnübersetzung des französischen „ordre du jour“ (Englisch: order of the day). Bekannt ist eine Tagesordnung im Bundestag oder Bundesrat.
Tagesordnung Beispiel & Muster
Das folgende Tagesordnnung Beispiel können Sie sich als kostenloses Muster bzw. Vorlage im Word-Format herunterladen. Je nach Inhalt, Dauer und Teilnehmerzahl kann der Themenkatalog auch länger oder kürzer ausfallen.
Bei einem ganztägigen Workshop, umfasst die Tagesordnung zum Beispiel ebenfalls die Pausen sowie Zeit für das Mittagessen und unterschiedliche Arbeitsphasen.
Tagesordnung (Beispiel)
Teammeeting: (Titel oder Thema der Besprechung)
Ort & Zeit: Raum 4 (2. Etage), TT.MM.JJJJ, 10-13 Uhr
Projektleiter & Moderator: Herr Beispiel
Tagesordnungspunkte
Uhrzeit |
Thema |
Personen |
10:00-10:05 Uhr | 1. Begrüßung & Vorstellung | Frau Muster |
10:05-10:15 Uhr | 1.2 Ziel des Meetings | Frau Muster |
10:15-10:30 Uhr | 2. Ergebnisse des letzten Meetings | Herr Beispiel |
10:30-11:00 Uhr | 2.1 Update: Aktueller Stand | Herr Beispiel |
11:00-11:30 Uhr | 3. Vorstellung des Projekts XY | Frau Muster |
11:30-11:45 Uhr | 3.1 Erwartungen des Kunden | Frau Muster |
11:45-12:00 Uhr | 3.2 Budget und Zeitplan | Frau Muster |
12:00-12:30 Uhr | 4. Offene Diskussion & Vorschläge | Alle |
12:30-12:45 Uhr | 5. Zuteilung von Aufgaben | Herr Ersatz |
12:45-12:55 Uhr | 6. Verabschiedung | Frau Muster |
12:55-13:00 Uhr | 6.1 Terminverkündung nächstes Meeting | Frau Muster |
Download: Tagesordnung Muster (Word)
Gestaltung: Wie muss eine Tagesordnung aussehen?
Für berufliche Meetings und Besprechungen im Team gibt es keine Vorgaben für die Gestaltung der Tagesordnung. Die Gliederung sollte in erster Linie übersichtlich und klar strukturiert sein. So können alle Teilnehmer auf einen Blick die wichtigsten Inhalte im Ablaufplan erfassen.
Anders ist es bei wichtigen Versammlungen. Die Bedeutung und Gestaltung der Tagesordnung in Parlamenten ist gesetzlich geregelt. Themen, die nicht auf der Agenda stehen, werden nicht besprochen, und es dürfen dazu auch keine Beschlüsse gefasst werden.
Tagesordnung erstellen – 5 Tipps
Sie wollen eine Tagesordnung nutzen und das nächste Gespräch strukturierter angehen? Dann haben wir noch einige bewährte Tipps wie Sie in Zukunft eine noch bessere Tagesordnung erstellen:
-
Lassen Sie die Teilnehmer mitgestalten
Zwar leitet der Teamleiter oder die Vorgesetzte meist das Meeting. Die Tagesordnung muss vom Moderator aber nicht allein erstellt werden. Sie können ebenso die Teilnehmer vorab an der Gestaltung der Agenda beteiligen! Geben Sie die Möglichkeit, Themen auf den Plan zu setzen oder vorab Fragen zu stellen, die in der Besprechung geklärt werden.
-
Planen Sie Pausen ein
Für ein kurzes Treffen ist das nicht nötig. Organisieren Sie hingegen eine lange Konferenz von mehreren Stunden, sollten Sie unbedingt Pausen einplanen! Nur so bleibt die Aufmerksamkeit und Motivation hoch.
-
Denken Sie an die Interaktion
Praktisch alle Meeting Arten brauchen die Beiträge und Ideen der Teilnehmer. Diskussionen und Interaktion wecken das Treffen auf und sorgen für bessere Ergebnisse. Achten Sie also darauf, dass die Tagesordnungspunkte nicht nur aus Vorträgen bestehen. Dabei schalten viele Beteiligte ab. Planen Sie lieber Fragerunden, Brainstormings oder Feedback ein.
-
Verschicken Sie die Tagesordnung vorab
Ihre volle Wirkung erreicht die Tagesordnung, wenn Sie diese schon 1-2 Tage vorab allen Teilnehmern per E-Mail zukommen lassen. So können sich alle auf die Themen vorbereiten, offene Fragen klären oder Probleme identifizieren, die besprochen werden müssen.
-
Halten Sie sich an die Agenda
Klingt simpel, ist es in der Praxis aber nicht! Die Agenda-Struktur ist nur dann nützlich, wenn sich alle daran halten. Achten Sie auf die zeitlichen Vorgaben und bremsen Sie Teilnehmer aus, die vom Thema abweichen. Planen Sie dafür lieber ein neues Meeting mit neuer Agenda.
-
Erstellen Sie ein Protokoll
Das Protokoll gibt nicht nur eine Übersicht der Ergebnisse. Es dient ebenso der Kontrolle, ob die Tagesordnung eingehalten und erfüllt wurde. Konnten alle Themen umfassend besprochen werden? War ausreichend Zeit? Aus dem Ergebnisprotokoll können Sie viel für die nächste Agenda lernen.
Bonus-Tipp: Damit die Gespräche und Diskussionen im Meeting und Team konstruktiv und produktiv bleiben, verteilen Sie mit der Tagesordnung gleichzeitig wichtige Gesprächsregeln.
Welche Vorteile hat eine Tagesordnung?
Das Erstellen einer Tagesordnung ist zwar zusätzliche Arbeit, doch der Aufwand lohnt sich! Ein Meeting mit Agenda hat gleich mehrere Vorteile:
-
Bessere Übersicht
Worum geht es? Was wird besprochen? Wie sollte ich mich vorbereiten? – Die Teilnehmer erhalten durch die Tagesordnung eine klare Übersicht über den gesamten Ablauf und können sich auf das Meeting einstellen. Das sorgt für produktivere und effizientere Treffen.
-
Konkrete Auswahl der Teilnehmer
Schon ein Blick auf die Agenda kann reichen, um festzustellen, dass nicht jedes Teammitglied dabei sein muss. Oft sitzen Teilnehmer nur rum, obwohl die Themen des Meetings sie nicht betreffen. Die Zeit kann besser genutzt werden, wenn eine sinnvolle Auswahl der Teilnehmer stattfindet.
-
Keine Abschweifungen
Jeder kennt das: Plötzlich geht es in der Besprechung um Themen, die gar nichts mit dem Ausgangspunkt zu tun haben… Es fehlt die klare Struktur. Eine Agenda schafft genau diese Ordnung und hilft dabei, konzentriert an den vorher aufgestellten Themen zu arbeiten.
-
Keine Überlänge
Geplant für eine Stunde – doch dann sitzen alle schon 3 Stunden im Besprechungsraum? Leider keine Seltenheit. Tagesordnungen helfen, solche Überlängen zu verhindern. Die zeitliche Gliederung gibt einen festen Rahmen vor, an den sich alle Beteiligten halten.
Was andere dazu gelesen haben