Die Gehaltsabrechnung - auch Lohn-, Monats- oder Entgeltabrechnung genannt- ist für viele Beschäftigte so selbstverständlich wie die Dusche am Morgen. Man bekommt sie, schaut kurz drauf, vergisst sie. Doch sollten Arbeitgeber wie Arbeitnehmer mehrere Punkte beachten, um keine böse Überraschung zu erleben. Karrierebibel hat alles, was Sie zur Gehaltsabrechnung wissen müssen, übersichtlich für Sie zusammengestellt.

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Gehaltsabrechnung 2017: Was wichtig ist

Die Gewerbeordnung sagt: "Dem Arbeitnehmer ist bei Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform zu erteilen." Der Arbeitgeber ist also verpflichtet, eine Gehaltsabrechnung auszuhändigen. Die Zustellung erfolgt in der Regel auf dem Postweg.

Gehaltsabrechnung Definition: Was ist das eigentlich?

Gehaltsabrechnung DefinitionAbhängig vom Arbeitsvertrag, erhält ein Arbeitnehmer zum Ende des Monats oder bereits in der Mitte sein Gehalt oder seinen Lohn meist bargeldlos auf sein Konto überwiesen.

Eine Gehaltsabrechnung belegt von Arbeitgeberseite in Textform, wie sich das Gehalt seines Mitarbeiters zusammensetzt.

Es handelt sich dabei um ein Dokument, das in vielen Lebenszusammenhängen als Einkommensnachweis dient. Dieser wird unter anderem benötigt bei der...

Grundsätzlich ist die Gehaltsabrechnung für die Berechnung der Einkommensteuer maßgeblich, da aus ihr Brutto- und Nettolohn, sämtliche Zulagen und Abzüge hervorgehen. Vom Bruttolohn abgezogen werden prinzipiell Einkommensteuer, Kirchensteuer (bei entsprechender Konfession), Solidaritätszuschlag, dazu die Sozialabgaben zur Renten-, Arbeitslosen-, Kranken- und Pflegeversicherung (dazu unten mehr).

Bei der Wohnungssuche oder Kreditvergabe dient die Gehaltsabrechnung als Liquiditätsnachweis. Kurzum: Sie ist so etwas wie ein Beweis, den man bei Bedarf vorlegen kann (bzw. muss).

Gehaltsabrechnung oder Lohnabrechnung: Was ist der Unterschied?

Gehaltsabrechnung kostenlos Erklärung Muster rechnen Beispiel onlineOftmals werden die Begriffe Lohn und Gehalt, Lohnabrechnung und Gehaltsabrechnung synonym verwendet. Es gibt bezüglich des Inhalts einer Lohnabrechnung im Vergleich zur Gehaltsabrechnung keine gravierenden Unterschiede; auch hier werden die erforderlichen Angaben (siehe nächster Absatz) aufgeführt.

Lohn und Gehalt sind die finanzielle Entlohnung eines Arbeitnehmers für die geleistete Arbeit, entsprechend dokumentiert wird dies in der Lohn- beziehungsweise Gehaltsabrechnung. Der Unterschied ist folgender:

  • Lohn

    Basis der Berechnung für das am Ende des Monats überwiesene Geld sind die tatsächlich erbrachten Arbeitsstunden eines Arbeiters. Es existiert ein fester Stundenlohn und der Arbeiter wird nur für die geleisteten Stunden bezahlt. Je nach Umfang der geleisteten Stunden, aber auch nach Monat schwankt die Höhe des Lohns. Zum Beispiel ist der Februar deutlich kürzer, der Lohn fällt daher niedriger aus.

  • Gehalt

    Bei einem monatlich festen Betrag spricht man von Gehalt. Es ist das Entgelt eines Angestellten, das ungeachtet dessen, ob der Arbeitnehmer Überstunden macht oder nicht gleich ausfällt. Häufig richtet es sich nach Tarifverträgen, die in der Branche üblich sind.

Gehaltsabrechnung Bestandteile: Das steht drin

Viele Arbeitnehmer machen keinen Gebrauch von ihrer Kontrollmöglichkeit, denn dazu dient eine Gehaltsabrechnung. Sie muss alle relevanten Informationen zum Abrechnungszeitraum und zur Zusammensetzung des Einkommens umfassen. Laut Gewerbeverordnung zählen dazu:

  • Höhe der Zuschläge und Zulagen
  • Sonstige Vergütungen
  • Art und Höhe der Abzüge
  • Abschlagszahlungen
  • Vorschüsse

Für eine Gehaltsabrechnung gibt es keine verbindlichen Regeln, was die Gestaltung und den Inhalt anbelangt. Die meisten dürften jedoch recht ähnlich aufgebaut sein, schließlich geht es darum, für den Arbeitnehmer nachvollziehbar und transparent darzustellen, wie sich sein Nettolohn zusammensetzt.

Denn das ist letztlich das, was bei Ihnen als Arbeitnehmer ankommt: Die Abzüge vom Bruttogehalt nimmt der Arbeitgeber bereits vor. Er sollte bei der Erstellung der Gehaltsabrechnung sorgsam sein.

So ist beispielsweise die Angabe wichtig, ob es sich um laufende oder einmalige Bezüge oder Abzüge handelt oder ob ein möglicher Beitragszuschlag für Kinderlose korrekt vermerkt wurde.

Auch wirken sich etwa geldwerte Vorteile oder Arbeitgeberzuschüsse zu Entgeltersatzleistungen auf die Berechnung des Bruttolohns aus.

Die Gehaltsabrechnung muss gemäß Entgeltbescheinungungsverordnung zudem diese Angaben enthalten:

  • Name und Anschrift des Arbeitgebers
  • Name, Anschrift und Geburtsdatum des Arbeitnehmers
  • Versicherungsnummer des Arbeitgebers
  • Datum des Beschäftigungsbeginns
  • Steuerklasse und Steueridentifikationsnummer
  • Abrechnungszeitraum plus Anzahl der darin enthaltenen Steuertage und Sozialversicherungstage
  • Zahl der Kinderfreibeträge
  • Merkmale für den Kirchensteuerabzug
  • Mögliche Steuerfreibeträge und Steueranrechnungsbeträge

Gehaltsabrechnung kostenlos: Tipps für Unternehmer

Gehaltsabrechnung kostenlos Lohnabrechnung rechnen berechnen onlineWer als kleines oder mittelständisches Unternehmen (KMU) selbst die Lohn- oder Gehaltsabrechnung seiner Mitarbeiter vornehmen möchte, kann dies mithilfe diverser Programme oder ganz klassisch mit Excel-Tabelle tun.

Für welche Lösung auch immer Sie sich entscheiden: Es empfiehlt sich, die Gehaltsabrechnung pünktlich fertig zu bringen, da unpünktliche und unübersichtliche Abrechnungen zu Frust und Motivationsmangel bei den Angestellten führen.

Mehr dazu lesen Sie hier:

Gehaltsabrechnung verstehen: So berechnet sie sich

Die für Arbeitnehmer wohl wichtigste Angabe auf der Lohn- und Gehaltsabrechnung: Was am Ende herauskommt. Die Höhe des Nettolohns hängt letztlich von vielen Variablen ab. Das sind die entscheidenden...

  • Lohnsteuer

    Jeder angestellt beschäftigte Arbeitnehmer in Deutschland muss sie abführen. Die Höhe der Lohnsteuer richtet sich nach dem Einkommen - und nach der Lohnsteuerklasse des Beschäftigten. Davon gibt es insgesamt sechs, die sich prinzipiell so einteilen lassen:

    • Lohnsteuerklasse 1: Für alleinstehende Arbeitnehmer.
    • Lohnsteuerklasse 2: Alleinerziehende Arbeitnehmer.
    • Lohnsteuerklasse 3: Verheirateter Arbeitnehmer, dessen Partner in Lohnsteuerklasse 5 eingeordnet ist oder keinen Arbeitslohn erhält.
    • Lohnsteuerklasse 4: Verheiratete Arbeitnehmer, die einen gleich oder ähnlich hohen Verdienst erzielen.
    • Lohnsteuerklasse 5: Verheirateter Arbeitnehmer, dessen Partner in Lohnsteuerklasse 3 eingeteilt ist.
    • Lohnsteuerklasse 6: Für einen Zweit- oder Nebenjob, sofern es sich nicht um eine geringfügige Beschäftigung handelt.




    Positiv aus Arbeitnehmersicht: Der Grundfreibetrag wurde für 2017 um 168 Euro auf 8.820 Euro pro Person und Jahr angehoben. Für Ehe- und Lebenspartner, die eine gemeinsame Steuererklärung abgeben, gilt der doppelte Freibetrag: 17.640 Euro.

    Das bedeutet konkret: Erst ab dieser Summe wird überhaupt Lohnsteuer fällig. Beispiel: Wer 20.000 Euro im Jahr verdient, zahlt nun 2.520 Euro Lohnsteuer. Ersparnis gegenüber 2016: 40 Euro.


  • Kirchensteuer

    Die Kirchensteuer zählt zu den besonders unbeliebten Steuern im Lande. Eine Umfrage von "Bild am Sonntag" ergab 2016, dass 42 Prozent der Leser die Steuer am liebsten abschaffen würden. In einer INSA-Umfrage sprachen sich sogar über 65 Prozent gegen ihre Beibehaltung aus.

    Viele Bürger stimmen bereits mit den Füßen ab - und treten aus der Kirche aus. Gewichtiger Grund bei vielen: Die Abtrünnigen müssen keine Kirchensteuer mehr zahlen.

    Grundsätzlich können nur staatlich anerkannte Religionsgemeinschaften eine Kirchensteuer erheben. Dazu zählen insbesondere die katholische und evangelische Kirche.

    Andere wie etwa die orthodoxen Kirchen erheben - wenngleich auch sie Körperschaft des öffentlichen Rechts sind und die Möglichkeit dazu hätten - keine Kirchensteuer. Staatlich nicht anerkannte Religionsgemeinschaften wiederum dürfen keine Kirchensteuer erheben.

    Formell gesehen wichtig: Die Kirchensteuer ist direkt an die Lohnsteuer gekoppelt und zudem vom jeweiligen Bundesland abhängig. In Bayern und Baden-Württemberg beträgt die Kirchensteuer aktuell nur acht Prozent, in allen anderen Bundesländern neun Prozent.

    Beispielrechnung: Sie verdienen brutto 3.000 Euro im Monat, sind römisch-katholisch, in Lohnsteuerklasse 1 eingeteilt und wohnen in Nordrhein-Westfalen. Ihre zu zahlende Lohnsteuer wird auf 431,16 Euro festgesetzt. Neun Prozent dieser Summe werden nun als Kirchensteuer veranschlagt, das sind in Ihrem Fall 38,80 Euro - vermerkt auf Ihrer Gehaltsabrechnung.


  • Solidaritätszuschlag

    Auch der Solidaritätszuschlag ist regelmäßig Zankapfel der Politik. Das Kabinett Kohl führte ihn Anfang der 90er Jahre aus verschiedenen Gründen ein, heute steht er synonym mit dem damals verkündeten Ziel des Aufbaus Ost.

    Zur Berechnung: Arbeitnehmer müssen 5,5 Prozent der Lohnsteuersumme als Soli abführen. Beispiel: Von 3.000 Euro brutto im Monat fallen 431,16 Euro Lohnsteuer an. 5,5 Prozent dieser Summe ergeben 23,71 Euro. Dieser Betrag würde auch auf Ihrer Entgeltabrechnung vermerkt sein.


  • Arbeitslosenversicherung

    Mit die wichtigste Abgabe auf Ihrer Gehaltsabrechnung ist die Arbeitslosenversicherung. Für den Fall einer Kündigung durch den Arbeitgeber sind Sie abgesichert, da Sie auch während der Arbeitslosigkeit ein Einkommen erhalten.

    Die Beitragssätze in der Arbeitslosenverischerung bleiben 2017 unangetastet. Sie betragen momentan drei Prozent des Bruttolohns - Arbeitnehmer und Arbeitgeber übernehmen jeweils die Hälfte, also 1,5 Prozent.

    Aber: Da gleichzeitig die Beitragsbemessungsgrenzen für 2017 angehoben werden, erhöht sich die Belastung vor allem für Besserverdiener. So müssen Arbeitnehmer in die Renten- und Arbeitslosenversicherung nunmehr bis zu einem Jahreslohn von 76.200 Euro im Westen und bis zu 68.400 Euro im Osten Beiträge einzahlen.


  • Rentenversicherung

    Ebenfalls stabil bleiben die Beiträge zur Rentenversicherung. Der Beitragssatz liegt unverändert bei 18,7 Prozent des Bruttolohns - Arbeitgeber und Arbeitnehmer teilen ihn sich zur Hälfte. Jeder übernimmt also 9,35 Prozent.

    Beispiel: Sie verdienen 2.500 Euro brutto im Monat. Davon müssen Sie 9,35 Prozent als Beitrag an die Rentenversicherung abführen. Auf Ihrer Gehaltsabrechnung vermerkt: 233,75 Euro.

    Aber: Zum Jahreswechsel 2017 steigt die Beitragsbemessungsgrenze - in den alten Bundesländern von monatlich 6.200 Euro auf 6.350 Euro und in den neuen Bundesländern von 5.400 auf 5.700 Euro. Für Einkommen, das darüber hinaus gezahlt wird, müssen keine Beiträge entrichtet werden.

    Neues Beispiel: Sie verdienen 10.000 Euro im Monat und wohnen in Frankfurt am Main. Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung zeigt einen Rentenversicherungsbeitrag von 593,72 Euro an - das sind 9,35 Prozent von 6.350 Euro. Alles oberhalb dieser Summe bleibt unangetastet.


  • Krankenversicherung

    Auch der Beitrag zur Krankenversicherung wird zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer geteilt. Er liegt momentan bei 14,6 Prozent des Bruttolohns - das macht für beide Parteien 7,3 Prozent.

    Besonderheit: Jede Krankenkasse kann Zusatzbeiträge erheben, die alleine vom Arbeitnehmer getragen werden. Die „Welt“ berichtet, dass von 113 gesetzlichen Krankenkassen 27 ihren Zusatzbeitrag für 2017 erhöht haben. Während etwa die Metzinger BKK nun auf einen Gesamtbeitragssatz von 14,9 Prozent kommt, liegt er bei der Barmer bei 15,7 Prozent, bei der BKK Vital sind es sogar 16,4 Prozent.

    Und: Die Beitragsbemessungsgrenze in der Krankenversicherung wurde zum 1. Januar 2017 bundesweit von 4.237,50 Euro auf 4.350 Euro angehoben.

    Rechenbeispiel: Sie verdienen 3.200 Euro brutto im Monat und sind bei der BKK Vital versichert. Damit errechnet sich der Beitragssatz so: 7,3 Prozent plus Zusatzbeitrag von 1,8 Prozent ergibt einen Gesamtbeitrag von 9,1 Prozent, den Sie als Arbeitnehmer zahlen müssen. Ergo stehen 291,20 Euro bei Ihnen auf der Gehaltsabrechnung.


  • Pflegeversicherung

    Die Pflegeversicherung gehört mit der Krankenversicherung, Rentenversicherung und Arbeitslosenversicherung zu den Sozialversicherungen. Für den Fall, dass Sie pflegebedürftig werden, dient das Geld aus der Pflegeversicherung zur Mitfinanzierung der Langzeitpflege.

    Der Beitragssatz zur Pflegeversicherung nimmt sich vergleichsweise bescheiden aus. Zum Jahreswechsel 2017 aber wurde er - parallel zur zweiten Stufe der Pflegereform - um 0,2 Prozent auf nunmehr 2,55 Prozent des Bruttolohns erhöht. Davon übernehmen Arbeitgeber und Arbeitnehmer wieder die Hälfte, also jeder 1,275 Prozent. Für Kinderlose erhöht sich der Beitragssatz ab der Vollendung des 23. Lebensjahres auf insgesamt 2,8 Prozent.

    Beispiel: Sie verdienen 2.800 Euro brutto im Monat, sind 25 und kinderlos. Ihr Beitragssatz für die Pflegeversicherung: 1,525 Prozent. Das sind 42,70 Euro - nachzulesen auf Ihrer Lohn- und Gehaltsbrechnung.

Gehaltsabrechnung: Wegschmeißen oder aufheben?

Strenggenommen sind Sie nicht dazu verpflichtet, Ihre Gehaltsabrechnungen aufzuheben, zumal Sie mit der elektronischen Lohnsteuerkarte einen Nachweis darüber besitzen, dass Sie gearbeitet haben.

Dennoch raten Experten, Gehaltsabrechnungen, Arbeitsverträge und den Nachweis über die Rentenversicherung mindestens bis zur Rente aufzuheben. Die Daten sind zwar auch beim Rentenversicherungsträger gesichert, dennoch gehen Sie so auf Nummer sicher. Übrigens sollten auch Studienbescheinigungen so lange archiviert werden.

Gehaltsabrechnung: Was Sie prüfen sollten

Rat für Arbeitnehmer: Prüfen Sie Ihre Gehaltsabrechnung regelmäßig auf Unstimmigkeiten. Das kann vor allem zu Jahresbeginn sinnvoll sein, da sich hier neue Fehler einschleichen können. Beispiel: Freibeträge müssen (meist) neu beantragt werden, werden also nicht einfach aus dem Vorjahr übernommen.

Arbeitnehmer sollten insbesondere überprüfen:

  • Ist die eingetragene Lohnsteuerklasse korrekt?

    Die Steuerklasse richtet sich danach, ob Sie ledig, verheiratet oder verwitwet sind und ob Sie Kinder haben. Bei verheirateten Paaren kann - je nach Einkommenshöhe - ein Wechsel der Steuerklasse Sinn ergeben.

  • Wurde der Freibetrag beim Lohnsteuerabzug richtig vermerkt?

    Freibeträge aus dem Vorjahr werden nicht automatisch übernommen, sondern müssen neu beantragt werden. Es gibt aber Ausnahmen: So können seit 2016 einzelne Freibeträge - zum Beispiel für hohe Werbungskosten - auch mit einer Gültigkeit von zwei Jahren beantragt werden.

  • Ist der Kinderfreibetrag richtig eingetragen?

    Wie hoch der Kinderfreibetrag der Eltern ist, hängt von der Zahl ihrer Kinder ab, von deren Alter und ob diese schon berufstätig sind. Beispielsweise kann man für ein 25-jähriges Kind noch einen Freibetrag geltend machen, sofern sich Sohn oder Tochter in einer Ausbildung oder einem Studium befindet.

  • Ist die Kirchensteuer korrekt?

    Nur Angehörige einer kirchensteuerberechtigten Religionsgemeinschaft - zum Beispiel der römisch-katholischen Kirche - zahlen Kirchensteuer.

  • Wie hoch sind meine Abgaben zur Krankenversicherung?

    Die Höhe des Zusatzbeitrags unterschiedet sich von Kasse zu Kasse zwar nur marginal, könnte Ihnen aber ein paar zusätzliche Euro bescheren. Ein Vergleich der Krankenkassen kann sich daher lohnen.

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