Personal KanbanOrganisationsmethoden sind inzwischen so zahlreich geworden, dass Sie alleine mit dem Testen der verschiedenen Systeme Tage, Wochen und Monate füllen könnten. Jede Methode kann funktionieren, erfordert jedoch eine gewisse Anpassung an die individuellen Bedürfnisse. Eines haben die meisten Systeme jedoch gemeinsam: Sie konzentrieren sich auf die Organisation von Aufgaben und kurzfristigen Projekten. Der Blick für die mittel- und langfristige Perspektive fehlt hier meist oder wird nur am Rande gestreift. Klar, der Arbeitsalltag lässt sich so organisieren, doch Projekte können nur schwer verfolgt werden. Eine Methode, die sich rein auf Projekte und den perspektivischen Blick konzentriert, ist Personal Kanban.

Um die Funktionsweise zu verstehen, ist die Entstehungsgeschichte des Personal Kanban Systems wichtig. Es entstand vor ungefähr 65 Jahren beim japanischen Automobilhersteller Toyota. Dort wurde das System entwickelt, um Produktions- und Fertigungsprozesse – unter anderem durch die Steuerung des Materialverbrauchs – zu optimieren. Die grundlegende Idee wurde dann auf viele Bereiche übertragen. Personal Kanban kommt vor allem visuell veranlagten Menschen entgegen, da die verschiedenen Projekte und deren Status klar visualisiert werden.

Personal Kanban – Konzentration und Fokus visualisiert

Das System funktioniert folgendermaßen: Jedes Projekt wird auf einer Karte notiert und am Kanban Board befestigt. Dort finden sich grundsätzlich drei Bereiche: “Zu erledigen”, “In Bearbeitung”, “Erledigt/Fertig”. Es kann jeweils nur ein Projekt in Bearbeitung sein und auf dem Board sollten sich im Bereich “Zu erledigen” maximal sechs bis acht Projekte in Wartestellung befinden. Die Struktur sieht in der einfachsten Form ungefähr so aus:

Personal Kanban

Hier sind auch einige Details für die konkrete Umsetzung zu sehen. Die verschiedenen Farben können der Unterscheidung von Kategorien dienen. Sie sollten sich dabei jedoch – wie in der Skizze zu sehen – auf maximal vier oder fünf verschiedene Farben beschränken. Mehr Farben sorgen nur für unnötige Komplexität und wirken der bewussten Reduktion des Kanban Systems entgegen.

Das Personal Kanban Board

Natürlich gibt es inzwischen auch elektronische Umsetzungen des Personal Kanban Systems, ein Beispiel dafür ist das Kanban Tool. Für den Einstieg empfehle ich Ihnen jedoch eine analoge Umsetzung. Damit lässt sich das grundlegende Prinzip besser verstehen und erfassen. In der Praxis haben sich Whiteboards, Flipcharts oder Plantafeln als ideal erwiesen. Wichtig: Bringen Sie ihr Personal Kanban Board in Sichtweite Ihres Arbeitsplatzes an und gestalten Sie es so groß, dass Sie die Projekte auch aus einige Metern Entfernung noch gut lesen können.

Für die Karten bieten sich einfache Karteikarten oder Haftnotizen an. Wenn Sie tiefer in das System einsteigen, können Sie die Basis Struktur natürlich verfeinern und anpassen. Marcel Widmer erläutert auf imgriff.com beispielsweise seine modifizierte Version des Kanban Systems. Doch Sie ahnen es schon: Zu Beginn empfehle ich Ihnen, mit der Basis-Variante zu starten.

Das Personal Kanban Board bildet logischerweise immer nur einen begrenzten Zeitraum ab. Hier haben sich vier Wochen für den Einstieg – für viele Anwender auch dauerhaft – bewährt. Um das Bord richtig zu nutzen, sollten Sie die folgenden drei Grundsätze beherzigen:

  1. Es befinden sich nie mehr als sechs, maximal acht Projekte in Wartestellung.
  2. Es darf nur ein Projekt in Bearbeitung sein.
  3. Alltägliche Aufgaben haben auf dem Board nichts zu suchen.

Der letzte Punkt ist entscheidend. Aufgaben gehören nach wie vor auf Ihre To-Do-Liste und nicht in das Kanban System. Dieses bleibt der Projektplanung und -steuerung vorbehalten und dient nicht der täglichen Organisation. Zum Schluss noch ein Lese-Tipp: Auf heise.de finden Sie ein Interview mit Jim Benson, der vielen als der Erfinder des Personal Kanban Systems gilt.

Nutzen Sie Personal Kanban für Ihre Organisation?