Kündigungsschreiben: Vorlage + Regeln für Arbeitnehmer

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Kündigungsschreiben: Die wichtigsten Regeln

• Schriftform: Eine wirksame Kündigung muss laut § 623 BGB schriftlich auf Papier mit eigenhändiger Unterschrift erfolgen. Eine mündliche Kündigung ist unwirksam. Ebenso ein Kündigungsschreiben per E-Mail, SMS, Fax oder Whatsapp.
• Eindeutigkeit: Die Kündigungsaussage muss eindeutig sein – kein Konjunktiv, keine langen Ausführungen! Dazu reicht im Betreff das Wort „Kündigung“ oder im ersten Satz die Formulierung: „Hiermit kündige ich“
• Fristen: Im Schreiben muss ein Termin genannt sein, wann die Kündigung gilt. Dies geschieht per Datum oder mithilfe der Formel „zum nächstmöglichen Zeitpunkt“.
• Unterschrift: Das Kündigungsschreiben muss eigenhändig und mit vollem Namen unterschrieben werden. Elektronische oder eingescannte Unterschriften gelten nicht!
• Zugang: Allein der sog. Zugang entscheidet, wann die Kündigung gilt. Wird das Kündigungsschreiben persönlich übergeben (z.B. vor Zeugen), gilt es sofort. Wird die Kündigung per Post verschickt, gilt sie als empfangen, sobald sie im „Machtbereich“ zugeht – etwa Briefkasten oder Poststelle.

Um sicher zu gehen, empfehlen Anwälte beim Versand per Post ein Einwurf-Einschreiben. Eine Begründung, warum Sie kündigen, ist hingegen nicht erforderlich. Ebenso wenig ein Dank für die Zusammenarbeit.

Kündigungsschreiben Vorlage für Arbeitnehmer

Nach der Theorie die Praxis: Für einen ersten Entwurf finden Sie hier eine Kündigungsschreiben Vorlage. Das Musterschreiben können Sie gleich online umschreiben und anpassen. Dazu einfach auf den Mustertext klicken:

Einfaches Kündigungsschreiben – Online-Generator

Was sind wichtige Kündigungsarten?

Ein handschriftliches Kündigungsschreiben benötigen Arbeitnehmer und Arbeitgeber de facto und de jure immer. Unterschiede gibt es jedoch bei den zulässigen Kündigungsgründen, sodass das Kündigungsschreiben inhaltlich angepasst werden muss. Hier die wichtigsten Kündigungsarten im Überblick:

• Ordentliche Kündigung
  z.B. wegen wiederholtem Fehlverhalten trotz Abmahnung
• Außerordentliche (fristlose) Kündigung
  z.B. wegen Arbeitszeitbetrug, Diebstahl, Mobbing oder sexueller Belästigung
• Betriebsbedingte Kündigung
  z.B. wegen Umstrukturierung, Verlagerung, Insolvenz
• Personenbedingte Kündigung
  z.B. wegen Freiheitsstrafe oder Verlust der Fahrerlaubnis (bei Fahrern)
• Verhaltensbedingte Kündigung
  z.B. wegen Arbeitsverweigerung oder unerlaubter Nebentätigkeit
• Krankheitsbedingte Kündigung
  z.B. wegen negativer Gesundheitsprognose und Berufsunfähigkeit

Kündigungsschreiben erstellen: Der korrekte Aufbau

Formal muss ein wirksames Kündigungsschreiben immer folgende Elemente beinhalten:

1. Absender (Wer kündigt?)
2. Empfänger (Wem wird gekündigt?)
3. Datum (Wann wird gekündigt?)
4. Betreff (mit Begriff „Kündigung“)
5. Anrede (zuständige Person oder Personalabteilung)
6. Kündigungsabsicht (eindeutig formuliert, ordentlich und fristgerecht)
7. Kündigungsfrist (konkretes Beendigungsdatum)
8. Bestätigung der Kündigung (optional)
9. Bitte um qualifiziertes Arbeitszeugnis (optional)
10. Unterschrift (eigenhändig, kein Scan)

Auch wenn Sie das Kündigungsschreiben knapp halten: Die Tücken stecken im Detail! Wenn Sie eine Kündigung schreiben (sog. Eigenkündigung), achten Sie bei Aufbau und Inhalt bitte auf diese Punkte:

1. Briefkopf (Pflicht)

Das Kündigungsschreiben beginnt mit persönlichen Daten: Ihrem vollständigen Namen und der aktuellen Anschrift. Darunter kommen (Firmen-)Name und Anschrift des Arbeitgebers. Lesen Sie alle Angaben Korrektur! Tippfehler können das Kündigungsschreiben unwirksam machen.

2. Datum (Pflicht)

Im Kündigungsschreiben müssen Sie zwei Datumsangaben machen: das Datum des Schreibens oben rechts – es dient als Nachweis der fristgerechten Zustellung. Und das Datum, wann das Beschäftigungsverhältnis enden soll. Beachten Sie (gesetzliche) Kündigungsfristen!

3. Betreff (Pflicht)

Wie jedes offizielle Dokument benötigt das Kündigungsschreiben eine Betreffzeile. Aus Gründen der Eindeutigkeit sollte hier „Kündigung“ stehen. Dazu können Sie entweder Ihre Personalnummer angeben oder das Datum, an dem der Arbeitsvertrag unterschrieben wurde oder enden soll. Beispiel:

• Kündigung meines Arbeitsvertrages zum TT.MM.JJJJ
  Meine Personalnummer: MM987654-123

4. Anrede (Pflicht)

Die Kündigung muss sich an eine zuständige Person richten, nicht an „Sehr geehrte Damen und Herren“. Arbeitnehmer adressieren die Kündigung entweder an den Chef oder an die Personalabteilung. Wer zuständig ist: vorher erfragen!

5. Kündigungserklärung (Pflicht)

Grundlegender Inhalt im Kündigungsschreiben ist die Kündigungserklärung. Also die unmissverständliche Aussage, dass Sie das Arbeitsverhältnis beenden wollen. Diese befindet sich zwingend im Einleitungssatz. Beispiel:

• „Hiermit kündige ich meinen Arbeitsvertrag zum TT.MM.JJJJ.“
• „Ich kündige hiermit fristgerecht und ordnungsgemäß meinen bestehenden Arbeitsvertrag zum nächstmöglichen Termin.“
• „Unter Einhaltung der vertraglich vereinbarten Kündigungsfrist zum TT.MM.JJJJ kündige ich hiermit meinen Arbeitsvertrag.“

6. Begründung (Optional)

Eine „ordentliche“ Kündigung benötigt keine Begründung! Diese ist im Kündigungsschreiben freiwillig. Wollen Sie dem Ex-Arbeitgeber einen Hinweis geben, warum Sie kündigen, sollten Sie sachlich bleiben. Beispiel:

• „Ich habe mich aus beruflichen Gründen dazu entschieden, das bestehende Arbeitsverhältnis nicht fortzusetzen.“
• „Leider bin ich aus gesundheitlichen Gründen nicht in der Lage, meine Berufstätigkeit fortzusetzen.“
• „Wie ich Ihnen im persönlichen Gespräch mitgeteilt habe, liegen die Gründe meines Ausscheidens hauptsächlich in den fehlenden Perspektiven.“

7. Danksagung (Optional)

Wenn Sie im Guten gehen, sollten Sie sich im Kündigungsschreiben kurz für die Zusammenarbeit bedanken. Das zeugt von Größe und Respekt. Ein, zwei kurze Sätze reichen. Formulierungen für die Danksagung:

• „An dieser Stelle möchte ich mich für die bisherige, gute Zusammenarbeit bedanken. Ich konnte viel für meinen beruflichen Werdegang lernen. Ich wünsche Ihnen und dem Unternehmen weiterhin alles Gute.“
• „Vielen Dank für das gezeigte Vertrauen und die bislang positive Zusammenarbeit. Ich konnte mich persönlich wie beruflich weiterentwickeln und freue mich, wenn wir in Kontakt bleiben.“
• „Ich bedanke mich für die angenehme Zeit in Ihrem Unternehmen. Ich konnte mich hier fachlich wie persönlich weiterentwickeln und zahlreiche Erfahrungen gewinnen. Dafür bedanke ich mich herzlich.“

8. Empfangsbestätigung (Optional)

Wer sicher gehen will, kann sich den Empfang der Kündigung bestätigen lassen. Der Arbeitgeber ist dazu aber nicht verpflichtet. Am sichersten ist nur die Kündigung vor Zeugen oder den Brief als Einschreiben per Post zu versenden. Die Bitte um Empfangsbestätigung zum Kündigungsschreiben kann aber nicht schaden. Beispiel Formulierungen:

• „Bestätigen Sie mir bitte kurz den Empfang der Kündigung in schriftlicher Form.“
• „Bitte bestätigen Sie den Erhalt und die wirksame Kündigung schriftlich.“
• „Ich bitte Sie, mir den Erhalt der Kündigung und das Kündigungsdatum schriftlich zu bestätigen.“
• „Ich möchte Sie bitten, mir den Erhalt der Kündigung und das Kündigungsdatum des Arbeitsverhältnisses schriftlich zu bestätigen.“

9. Bitte um Arbeitszeugnis (Empfohlen)

Bitten Sie im Kündigungsschreiben immer um ein qualifiziertes Arbeitszeugnis. Darauf haben Arbeitnehmer einen gesetzlichen Anspruch. Das Arbeitszeugnis benötigen Sie überdies für die Bewerbung. Beispiel Formulierungen:

• „Zusätzlich bitte ich um die Ausstellung eines qualifizierten Arbeitszeugnisses.“
• „Ferner möchte ich Sie bitten, mir ein qualifiziertes Arbeitszeugnis auszustellen, das Sie bitte an die oben genannte Adresse schicken.“
• „Bitte stellen Sie mir außerdem ein qualifiziertes Arbeitszeugnis aus.“

10. Grußformel & Unterschrift (Pflicht)

Das Kündigungsschreiben MUSS eigenhändig unterschrieben werden. Ein eingescanntes Bild der handschriftlichen Unterschrift oder der getippte Name reichen nicht. Idealerweise beenden Sie das Kündigungsschreiben mit einer klassischen Grußformel und der Unterschrift. Beispiel:

• „Mit freundlichen Grüßen
  (Eigenhändige Unterschrift)“
• „Mit besten Grüßen
  (Eigenhändige Unterschrift)“

Welche Kündigungsfristen muss ich beachten?

Die Kündigung ist juristisch eine „einseitige und empfangsbedürftige Willenserklärung“. Bedeutet: Erst wenn sie empfangen wurde, beginnen die Fristen zu laufen. Folgende Kündigungsfristen müssen Arbeitnehmer und Arbeitgeber beachten:

Gesetzliche Kündigungsfrist

Nach § 622 BGB Abs. 1 können Arbeitnehmer in der Regel gesetzlich mit einer Grundkündigungsfrist von 4 Wochen zum 15. oder zum Ende eines Kalendermonats kündigen. Für Arbeitgeber ist die gesetzliche Kündigungsfrist meist länger. Sie richtet sich nach der Betriebszugehörigkeit des Arbeitnehmers:

Gesetzliche Kündigungsfrist für Arbeitgeber

Frist im Arbeitsvertrag

Der Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag kann eine längere Kündigungsfrist als die gesetzliche festlegen. Dann gilt diese. Sie darf für Arbeitnehmer aber nie länger sein als für Arbeitgeber, und sie darf 7 Monate nicht übersteigen.

Fristen für die Probezeitkündigung

In der Regel dauert die Probezeit 6 Monate. Innerhalb der Probezeit können beide Seiten – ohne Begründung – mit einer Kündigungsfrist von 2 Wochen kündigen. Das Kündigungsschreiben in der Probezeit unterscheidet sich nicht von der obigen Vorlage.

Kündigung von Minijob oder Aushilfen

Auch wer einen Minijob hat oder als Aushilfe arbeitet, kann nur schriftlich kündigen. Arbeitnehmer müssen nach § 622 BGB die Frist von 4 Wochen beachten, für Arbeitgeber gilt die Kündigungsfrist entsprechend der Dauer des Arbeitsverhältnisses. Für eine Aushilfe, die nur vorübergehend eingestellt wird, kann jedoch nach § 622 Abs. 5 Nr. 1 BGB eine verkürzte Kündigungsfrist vereinbart werden. Ein schriftliches Kündigungsschreiben ist aber in allen Fällen notwendig.

Können Arbeitnehmer fristlos kündigen?

Auch Arbeitnehmer können fristlos kündigen. Die fristlose Kündigung durch Arbeitnehmer ist nach § 626 BGB allerdings nur aus „wichtigem Grund“ möglich. Bedeutet: Dem Arbeitnehmer ist es nicht zuzumuten, weiter für das Unternehmen zu arbeiten. Wichtige Gründe sind etwa:

• Das Gehalt wird über längere Zeit zu spät oder gar nicht gezahlt.
• Der Mitarbeiter wird vom Arbeitgeber bedroht, beleidigt oder körperlich angegriffen.
• Der Arbeitnehmer wird sexuell belästigt oder schikaniert (siehe: Mobbing).
• Der Arbeitgeber missachtet die Arbeitsschutzvorschriften und gefährdet die Gesundheit der Angestellten.
• Der Arbeitgeber verlangt von den Arbeitnehmern strafbare Handlungen – etwa Bilanzfälschung, Bestechung oder Betrug.

Auch hierbei müssen Sie Fristen beachten: Nach § 626 Absatz 2 BGB sind Arbeitnehmer verpflichtet, innerhalb von 2 Wochen ab Kenntnis des „wichtigen Grundes“ den Arbeitgeber über den Kündigungsgrund schriftlich zu informieren bzw. abzumahnen. Der Chef muss die Chance erhalten, den Missstand zu beseitigen, sonst ist die fristlose Kündigung unwirksam.

Kann ich einen befristeten Vertrag kündigen?

Ein befristeter Arbeitsvertrag sieht keine Kündigung oder Kündigungsfrist vor. Das Arbeitsverhältnis endet mit dem Ablauf des Vertrages automatisch. Eine vorzeitige Kündigung per Kündigungsschreiben ist laut § 15 Absatz 3 und 4 Teilzeit- und Befristungsgesetzes (TzBfG) für Arbeitnehmer nur möglich, wenn das eine entsprechende Kündigungsklausel im Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag festlegt. Eine weitere Möglichkeit, befristete Arbeitsverhältnisse vorzeitig zu beenden, ist wieder die fristlose Kündigung aus wichtigem Grund.

Was sind häufige Kündigungsschreiben Fehler?

Obwohl es so wenig Text hat, können Sie sich beim Kündigen schnell ein Bein stellen. Hier sind die häufigsten und zugleich schlimmsten Fehler beim Kündigungsschreiben, kurz erklärt:

• Mündliche oder elektronische Kündigung

  In Deutschland ist die Schriftform absolute Pflicht, also ein ausgedrucktes Schreiben mit eigenhändiger Unterschrift. Eine Kündigung per E-Mail, Whatsapp oder mündlich reicht nicht.

• Keine Unterschrift

  Ohne Datum und handschriftliche Unterschrift bleibt die Kündigung unwirksam. Es ist tatsächlich einer der häufigsten Gründe, warum Kündigungen scheitern: eine eingescannte Unterschrift.

• Unklare Formulierungen

  „Ich denke darüber nach, zu kündigen“, ist keine Kündigung. Die Kündigungsaussage muss klar und eindeutig sein, damit das Schreiben rechtswirksam wird.

• Fehlender Empfänger

  Das Schreiben muss an die richtige Firma im Arbeitsvertrag und den korrekten Ansprechpartner gerichtet werden – meist Vorgesetzter oder Personalabteilung.

• Falsche oder fehlende Kündigungsfrist

  Ein Kündigungsschreiben können Sie nicht zurückdatieren. Ebenso müssen Sie die Fristen aus Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder Gesetz einhalten. Eine falsche Frist kann sogar zu Schadensersatz führen.

• Beleidigungen oder Rechtfertigungen

  Vorwürfe oder eine Abrechnung mit dem Arbeitgeber sind absolut tabu. Das Kündigungsschreiben ist keine Therapiesitzung, unsachliche Äußerungen können sogar gegen Sie verwendet werden, z.B. im Arbeitszeugnis.

• Kündigung nicht nachweisbar abgegeben

  Die Kündigung einfach auf den Schreibtisch legen? Schlechte Idee! Um wirklich sicherzugehen, sollten Sie diese entweder vor Zeugen abgeben oder per Einwurf-Einschreiben verschicken. Im Streitfall müssen Sie beweisen, dass sie zugegangen ist.

„Das Kündigungsschreiben ist das letzte Zeugnis eines professionellen Auftritts. Juristisch ist es eine einseitige Willenserklärung; taktisch ist es der Grundstein für ein wohlwollendes Zeugnis und einen sauberen Exit ohne Rechtsstreit.“ – Jochen Mai, HR-Experte mit 20 Jahren Erfahrung im Personalwesen.

Checkliste: Richtig kündigen in 5 Schritten

Sie haben sich entschieden, Ihren Job zu kündigen? Mit einem systematischen und strukturierten Fahrplan, vermeiden Sie nicht nur typische Fehler und behalten Sie den Überblick bei Kündigungsschreiben und Kündigungsfrist – Sie sind bestens auf etwaige Gespräche vorbereitet und sorgen so für einen professionellen Abgang. So gehen Sie dabei vor:

1. Kündigungsfrist prüfen

Bevor Sie Ihre Kündigung schreiben, werfen Sie bitte einen genauen Blick in Ihren Arbeitsvertrag: Prüfen Sie dort, welche Kündigungsfrist gilt – auch durch einen Tarifvertrag. Sind Sie beim exakten Enddatum unsicher, formulieren Sie in der Kündigung vorsorglich „zum nächstmöglichen Zeitpunkt unter Einhaltung der vertraglich vereinbarten Kündigungsfrist“. Damit ist die Kündigung rechtlich wirksam.

2. Kündigungsschreiben anpassen

Wählen Sie eine passende Kündigungsschreiben Vorlage aus und passen Sie diese individuell an – inklusive persönlicher Daten, korrekten Angaben zum Arbeitgeber, aktuellem Datum sowie Beendigungsdatum. Und vergessen Sie nicht Ihre eigenhändige Unterschrift! Das Kündigungsschreiben selbst sollte klar, sachlich und knapp formuliert sein. Eine Begründung ist bei der Eigenkündigung nicht erforderlich.

3. Kündigungsbrief zustellen

Damit Ihre Kündigung wirksam wird, muss sie Ihrem Arbeitgeber fristgerecht zugehen. Entscheidend ist nicht das Datum auf dem Schreiben, sondern der tatsächliche Zugang. Übergeben Sie den Kündigungsbrief idealerweise persönlich in der Personalabteilung gegen eine schriftliche Empfangsbestätigung oder versenden Sie ihn als Einwurf-Einschreiben. So haben Sie im Zweifel einen Nachweis über die rechtzeitige Zustellung.

4. Kündigungsgespräch vorbereiten

Rechnen Sie mit einem Kündigungsgespräch. Das ist zwar gesetzlich nicht vorgeschrieben, gehört aber zu einem professionellen Abschied dazu. Informieren Sie Ihre Führungskraft möglichst persönlich über Ihre Entscheidung und bereiten Sie sich auf mögliche Rückfragen vor. Im Gespräch bleiben Sie sachlich und vermeiden bitte emotionale Diskussionen. Ein souveräner, respektvoller Abschied sichert Ihren Ruf und ein gutes Arbeitszeugnis.

5. Offboarding planen

Bleiben Sie immer ganz Profi bis zum Schluss und letzten Arbeitstag. Bedeutet: Nach der Kündigung sollten Sie offene Punkte wie Resturlaub, Überstunden oder die Rückgabe von Arbeitsmitteln klären, Projekte abschließen sowie Ihren Nachfolger einarbeiten oder zumindest eine saubere Übergabe ermöglichen, damit Ihr Austritt reibungslos verläuft.

FAQ – Wichtige Fragen zur Kündigung

Da es im Arbeitsrecht viele Irrtümer gibt und Details zu beachten sind, finden Sie im Folgenden Antworten auf die häufigsten Fragen zum Kündigungsschreiben:

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