Mindestens einmal im Jahr steht es an: das Mitarbeitergespräch. Und ganz oft haben Chef und Mitarbeiter wenig Spaß daran. Kein Wunder: Es bedarf guter Vorbereitung, ist anstrengend und zuweilen unangenehm. Insbesondere dann, wenn man etwa dem Kollegen sagen muss, wo er beruflich steht statt stehen könnte, und dass er sich mehr anstrengen muss. In diesem Artikel erfahren Sie, was Sie beachten müssen, damit eine solche Unterhaltung ein echter Erfolg wird – aus zwei Perspektiven: Wir schlüpfen dabei zunächst in die Rolle des Chefs, danach in die des Mitarbeiters und geben Ihnen so wertvolle Tipps für bessere Mitarbeitergespräche (PDF). Übrigens lohnt es sich immer beide Perspektiven kennenzulernen. Lesen Sie also gleich weiter, selbst wenn Sie nur leidender Angestellter sind…

Ausschlaggebend dafür ob Mitarbeiter-Jahresgespräche von allen Beteiligten als hilfreich empfunden werden, sind natürlich mehrere Faktoren. Die beiden wichtigsten davon wiederum sind die Vorbereitung und die Zielsetzung des Vorgesetzten beziehungsweise des Mitarbeiters. Gehen Sie bitte nie auf gut Glück in ein solches Gespräch – das kann nur als Debakel enden! Des weiteren entscheiden aber auch Ihre innere Haltung, der Inhalt und Ablauf über das Gespräch: Wenn Sie schon nach dem Motto starten: “Der Typ da hat sowieso keine Ahnung von meiner Arbeit!” Oder: “Wir ziehen das jetzt einfach mal durch, dann haben wir es hinter uns”, dann kommt sicher auch nicht mehr raus als ein Pfund Gehacktes. Seien Sie also offen, egal auf welcher Seite des Schreibtisches, und sehen Sie die Sache als Chance – und sei es nur, um mal wieder miteinander ins Gespräch zu kommen…

Aber so wäre es natürlich besser:

So führen Chefs bessere Mitarbeitergespräche

Schlechte Vorbereitung, keine Gesprächsstruktur, unsachliche Äußerungen – die Liste der typischen Fehler, die ein Vorgesetzter dabei machen kann, ist lang und zum Haare raufen. Die Folge: Frust auf beiden Seiten. Die Motivation von Mitarbeitern ist aber das Allerwichtigste bei einem solchen Gespräch. Danach sollte ein Mitarbeiter wissen wo er steht und mit erhobenem Kopf den Raum verlassen können. Eine strukturierte Vorbereitung hilft Ihnen, dieses Ziel zu erreichen, ganz gleich, ob Sie ein Anerkennungs-, Ermahnungs- oder Konfliktgespräch führen.

Vor dem Gespräch mit dem Mitarbeiter

Der Hauptbestandteil dieser Phase ist die Vorbereitung der Unterhaltung. Planen Sie die organisatorischen Eckpunkte (pdf) des Gesprächs, also Zeitpunkt, Dauer und Ort der Unterhaltung. Grenzen Sie das Gespräch aber auch inhaltlich ein. Das hilft, um bei der Sache zu bleiben und nicht abzuschweifen. Fragen Sie sich, welche Art von Gespräch Sie durchführen wollen. Zum Beispiel Feedback- oder Gehaltsgespräch. Was wollen Sie alles ansprechen? Liegt Ihr Schwerpunkt bei aufgabenbezogenen Punkten oder auf den Soft Skills und Verhaltensweisen des Mitarbeiter? Müssen Dokumente, wie zum Beispiel Zielvereinbarungen vorbereitet werden? Bereiten Sie all das sorgfältig vor und verfassen Sie ein paar schriftliche Notizen, die Sie im Gespräch als Leitfaden nutzen können.

Während des Gesprächs mit dem Mitarbeiter

Während der Unterhaltung kann das Gespräch unterwartete Wendungen annehmen. Auch darauf sollten Sie mental vorbereitet sein. Dabei ist es wichtig, einen kühlen Kopf zu bewahren. Wenn Sie sich an die wichtigsten Regeln und Verhaltensweisen halten, können Sie schwierige Situationen schon im Vorfeld umgehen und Konfliktpunkte gut lösen. Was Sie machen können, zeigt Ihnen die folgende Liste:

Atmosphäre herstellen. Mit einem guten und lockeren Einstieg schaffen Sie eine positive Stimmung, mit der Sie Ihr Gegenüber öffnen und dessen Kritikfähigkeit wecken können (Im übrigen auch Ihre eigene).
Themen eingrenzen. Fokussieren Sie sich auf die wesentlichen Inhalte und schweifen Sie nicht ab. Auf dieser Grundlage können Sie eine sachbezogene Diskussion führen und konkrete Maßnahmen beschließen. Wenn Mitarbeiter sehen, dass ein Gespräch zu einem handfesten Sachverhalt führt, gehen diese höchstwahrscheinlich motivierter aus der Unterhaltung.
Wahrnehmungen wiedergeben. Wie in jeder zwischenmenschlichen Beziehung lohnt es sich immer, dem Mitarbeiter Ihre persönlichen Wahrnehmungen mitzuteilen. Mit Sätzen wie: “Ich empfinde etwas so und so” oder “Auf mich macht das folgenenden Eindruck”, fühlen sich Menschen häufig nicht direkt angegriffen. Dieses Mittel hilft Ihnen, Probleme zu klären ohne, dass Ihr Gegenüber sofort abblockt oder sich verschließt.
Probleme ansprechen. Wenn Sie nicht nur Lob zu verteilen haben, gibt es immer Raum zum Ansprechen von Problemen. Das Abstellen von Fehlern kann langfristig zu einem besseren Arbeitsklima zwischen Ihnen und Ihren Mitarbeitern und zu einer höheren Produktivität Ihrer Leute führen. Nur müssen Sie den Mut haben, Probleme anzusprechen. Nur übertreiben Sie es nicht damit. Ein goldener Mittelweg und Fingerspitzengefühl haben langfristig die besseren Effekte.
Fairness zeigen. Sie motivieren niemanden, wenn Sie nur seine Schwächen und Fehler anprangern. Wie bei jedem guten Feedback sollten Sie zuerst positive Dinge und die Stärken ansprechen und erst danach auf die Fehler des Mitarbeiters eingehen. Wenn Sie ein Gleichgewicht zwischen Lob und Kritik finden, wird sich Ihr Gegenüber fair behandelt fühlen.
Anregungen liefern. Kritik kann mal mehr oder mal weniger umfangreich ausfallen. Wichtig bei der Kritik ist jedoch, dass Sie neben dem Ansprechen von kritikwürdigen Punkten gleichzeitig auch Anregungen zur Besserung liefern. Diese Hinweise können auch bei einem Lob ausgesprochen werden. Es ist ja nicht ausgeschlossen, dass gute Dinge noch weiter verbessert werden können.
Transparenz herstellen. Zeigen Sie Ihren Mitarbeitern wie Sie zu Ihrer Meinung oder einem Urteil gekommen sind. Das ist bei der Beurteilung von Angestellten von besonderer Bedeutung. Wenn Ihr Gegenüber Ihren Weg der Meinungsbildung nachvollziehen kann, wird der Mitarbeiter auch Ihr Urteil besser verstehen und akzeptieren.
Sozialkompetenz ansprechen. In solchen Gesprächen geht es oft um Zahlen. Was wurde bis wann eingehalten und was nicht? Welches Ziel wurde wie hoch erfüllt oder auch nicht? Meistens sind es aufgabenbezogene Ziele, die Sie dabei ansprechen. Vergessen Sie aber nicht die “weichen Faktoren”! Sind Sie zufrieden mit seiner Kommunikationsfähigkeit? Indem Sie auf seine Sozialkompetenz eingehen, zeigen Sie ihm, dass Sie ihn ganzheitlich betrachten und seine Leistung nicht nur an Zahlen fest machen.
Ziele definieren. Egal welche Art von einem Gespräch Sie mit Ihrem Mitarbeiter führen, Ziele zu setzen gehört in jedes Gespräch. Vorgaben geben Ihren Leuten einen Ankerpunkt, den Sie während der Arbeit vor Augen haben. Für das richtige Aufstellen von Zielen kann Ihnen die SMART-Regel (pdf) Orientierung geben.
Ergebnisse festhalten. Viel Reden hilft viel? Nicht ganz! Wichtige Ergebnisse des Mitarbeitergesprächs, wie zum Beispiel definerte Ziele und andere Vereinbarungen, sollten unbedingt schriftlich fixiert werden. Aufgabenbezogen können das die neuen Ziele sein. Nach einem Konfliktgespräch kann ein Protokoll Lösungen beinhalten. Der Zweck eines solchen Dokumentes ist es, sowohl den Chef, als auch den Mitarbeiter nach längerer Zeit an die wesentlichen Punkte des Gesprächs zu erinnern. Nicht umsonst gibt es den Ausspruch: “Papier ist geduldig.”

Nach dem Gespräch mit dem Mitarbeiter

In den Wochen nach dem Mitarbeitergespräch gilt es zu kontrollieren, ob die besprochenen Ziele verfolgt und Vereinbarungen eingehalten werden. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeiter sich von neuen Projekten, Technologien oder Kunden nicht ablenken lassen und sich auf ihre Ziele fokussieren. Sprechen Sie ansonsten die getroffenen Vereinbarungen noch einmal an. Gegebenenfalls müssen Sie Ihre Mitarbeiter erneut motivieren.

Wie Mitarbeiter die Gespräche besser nutzen

Vor dem Gespräch mit dem Vorgesetzten

Auch für den Mitarbeiter gilt es, sich auf ein Gespräch mit dem Chef vorzubereiten. Klären Sie Ihre Ziele für das Gespräch ebenfalls vorher ab: Geht es um die Vereinbarung von neuen Zielen oder um die Planung Ihrer beruflichen Entwicklung? Was wollen Sie erreichen? Wo möchten kurzfristig und langfristig hin? Solche Ziele helfen Ihnen, das Gespräch nachher als Erfolg oder Misserfolg einzuordnen.

Darüber hinaus sollten Sie sich auch auf Kritik seitens des Chefs gefasst machen. Gehen Sie vor dem Gespräch in sich und überlegen Sie, was an Ihren Leistungen in letzter Zeit kritikwürdig war. Seien Sie ehrlich zu sich, nicht zu optimistisch. Überlegen Sie sich aber auch, wie Sie es künftig besser machen können. Das will der Chef hören, keine Rechtfertigungen oder Ausflüchte. Zudem hilft Ihnen diese seelische Vorbereitung, die Kritik souveräner zu verarbeiten.

Während des Gesprächs mit dem Vorgesetzten

Im Gespräch mit Ihrem Chef können Sie mit verschiedenen Verhaltensweisen punkten und die Unterhaltung in Ihrem Sinne beeinflussen. Dabei können Ihnen folgende Empfehlungen helfen:

Interesse zeigen. Sagen Sie Ihrem Chef, was Ihnen Spaß macht und machen Sie deutlich, wie Ihre Interessen für die Weiterentwicklung des Unternehmens in der Zukunft genutzt werden können. Das kann sich im Hinblick auf Weiterbildungsmaßnahmen als wichtig erweisen.
Verbesserungsvorschläge vorbereiten. Sie können Ihren Chef neben den Leistungen der vergangenen Monate, auch mit neuen Ideen, Konzepten und Verbesserungsvorschlägen von Ihrer Qualität überzeugen. Stellt Ihr Chef die Frage danach, sollten Sie ohnehin vorbereitet sein.
Loyalität beweisen. Machen Sie Ihrem Vorgesetzten bewusst, dass Sie Einsatz für das Unternehmen zeigen und voll hinter seinen Zielen stehen. Loyalität wird von Mitarbeitern erwartet. Längst nicht alle zeigen diese jedoch, und so kann überdurchschnittliche Loyalität positiv hervorstechen.
Gleichberechtigung einfordern. Machen Sie Ihre Erfolge für das Unternehmen deutlich. Sie bringen Tag für Tag Ihre Leistung für die Firma und haben daher ein Recht darauf, beurteilt zu werden. In einem Mitarbeitergespräch treffen Sie sich mit Ihrem Chef auf Augenhöhe, nicht als Bittsteller oder Lehrling (es sei denn Sie sind wirklich noch in der Ausbildung).
Sachlichkeit zeigen. Ein Mitarbeitergespräch kann turbulent werden, wenn Sie die Unterhaltung dazu nutzen, um Ärger, Frust und Angst an Ihrem Vorgesetzten abzuladen. Ein Mitarbeiter hat noch nie einen Chef umstimmen können, nur weil er diesen angebrüllt hat. Lassen Sie Ihre Emotionen vor der Konferenztür und drücken Sie Ihre Gefühle lieber sachlich aus.
Kritik vorbereiten. Einige Chefs wollen auch ein Feedback von Ihren Mitarbeitern. Seien Sie also vorbereitet, Ihre positiven und negativen Wahrnehmungen von Ihrem Vorgesetzen kurz zu umreißen. Bei den negativen seien Sie aber bitte zurückhaltender und diplomatischer.
Konkret werden. Im Gespräch mit Ihrem Chef können Sie Ihre Stärken hervorheben und aufzeigen, dass Sie ein Gewinn für das Unternehmen sind. Sparen Sie dabei mit allgemeinem Verkäufergeschwätz und nutzen Sie konkrete Beispiele!
Zusammenarbeit ansprechen. Wie viel Freiraum für selbstständige Arbeit haben Sie? Wie oft kontrolliert Ihr Chef Ihre Arbeit? Brauchen Sie weniger oder gar mehr Feedback von Ihrem Chef? Das Mitarbeitergespräch ist ein guter Zeitpunkt, um die langfristige Zusammenarbeit neu abzustecken.

Nach dem Gespräch mit dem Vorgesetzten

Nach dem Gespräch sollten Sie unbedingt die abgestimmten Ziele verfolgen und versuchen, diese so gut es geht zu erfüllen. Legen Sie mit guter Leistung vor, dann sind Sie in einer komfortablen Situation, um auch Vereinbarungen seitens des Chefs (zum Beispiel Weiterbildungsmaßnahmen) einfordern zu können. Erinnern Sie Ihren Vorgesetzten gegebenenfalls an seinen Teil der Vereinbarungen.

Sollten sich später Ihre Arbeitsbedingungen personell (Kollege kündigt) oder fachlich (ein neues Projekt) ändern, sollten Sie auch eine Änderung der bisherigen Vereinbarungen ansprechen. Was nützen Ziele und Vereinbarungen, wenn sich die Bedingungen oder der Schwerpunkt der Arbeit verändert haben?

Darüber hinaus sollten Sie sich freilich peu à peu schon auf das nächste Gespräch mit dem Chef vorbereiten. Denn nach dem Mitarbeitergespräch ist vor dem Mitarbeitergespräch. Und das kommt alle Jahre wieder.