Postkarte-Dankschreiben-Dankesbrief
Kennen Sie die Geschichte von Rafael J. Hernandez? Eines Tages verlor der seinen Job bei einer Agentur. Das allein wäre nicht erwähnenswert. Doch Hernandez entschied sich, über die Kündigung nicht narzisstisch gekränkt zu sein, sondern schrieb seinem ehemaligen Chef einen Brief – einen Dankesbrief sogar: Darin bedankte er sich für die Chance, für diese Agentur eine zeitlang arbeiten zu dürfen und die vielen Dinge, die er dabei gelernt hatte. Der Brief verfehlte seine Wirkung nicht: Über seine ehemaligen Kollegen hörte Hernandez, dass sich sein Ex-Chef über so viel menschliche Größe gefreut hätte. Deswegen bekam er den Job zwar nicht zurück, blieb aber in positiver Erinnerung. Gut so! Jahre später – Hernandez arbeitete inzwischen für eine andere Agentur, verlor er wieder seinen Job. Diesmal aber meldete sich sofort besagter Ex-Chef bei ihm. Sein Brief blieb ihm über all die Jahre im Gedächtnis, und nun wollte er ihm eine neue Stelle anbieten, sogar zu besseren Konditionen. Ein einfaches Dankeschön – mit großer Wirkung...

Dankbarkeit macht glücklich

Dankbarkeit ist nicht nur ein Erfolgsschlüssel - es macht einen auch selber glücklich. Dazu gibt es zum Beispiel ein wunderbares Experiment von Robert Emmons (Universität von Kalifornien in Davis) und Michael McCullough (Universität von Miami, PDF): Die beiden teilten ihre Probanden in zwei Gruppen. Die einen ließen sie ein paar Minuten darüber nachsinnen, wofür sie in ihrem Leben dankbar sind; die anderen sollten einfach an irgendetwas denken.

Diese kurzen Reflexionsübungen wiederholten die Forscher jede Woche, zehn Wochen lang.

Das Ergebnis war mehr als eindeutig: Im Vergleich zur Kontrollgruppe zeigten die Dankbaren über den gesamten Zeitraum des Experiments hinweg mehr Motivation. Sie sagten, sie seien glücklicher und zufriedener mit ihrem Leben, ja sogar optimistischer mit Blick auf die kommende Woche. Selbst ihre Gesundheitswerte und die Immunabwehr verbesserten sich nachweislich.

Kurz: Ein paar dankbare Gedanken machten die Probanden glücklicher und gesünder.

Oft unterschätzt: Die Danksagung als Dankschreiben

Dankbarkeit, insbesondere in schriftlicher Form verkommt in der rauen Realität des heutigen Geschäftslebens jedoch zur Ausnahme. Dankschreiben, besonders in Briefform, wirken auf manche wie ein Relikt aus vergangenen Tagen. Schade!

Manche halten sie gar für aufdringlich oder für übertriebene Effekthascherei. Da ist etwas dran - aber nur, wenn man damit übertreibt. Wahre Profis schaffen es, dass solche Danksagungen eben nicht wie eine hohle Phrase oder Bettelei klingen. Dosiert eingesetzt, kann ein solches Dankschreiben nach dem Bewerbungsgespräch enorme Kraft entwickeln und Ihre Chancen auf den Job dramatisch erhöhen:

  • Zum Einen, weil Sie damit auffallen - und zwar positiv und mit Klasse. Ein persönlicher Dankesbrief ist ein Ausdruck von Höflichkeit: Sie haben sich die Zeit genommen, sich zu bedanken. Das zeugt von Wertschätzung für den Empfänger. Und Sie erzeugen mit einem solchen Brief Aufmerksamkeit für sich und damit auf einen guten zweiten Eindruck: Sie rufen sich ins Gedächtnis zurück - und bleiben hoffentlich noch eine Weile dort.
  • Zum Anderen, weil sie in dem Dankschreiben noch einmal wichtige Punkte, vielleicht sogar kleine Patzer aus dem Bewerbungsgespräch aufgreifen, nachbessern oder richtigstellen können.

Gerade, wenn das Jobinterview nicht so gelaufen ist, wie Sie sich das erhofft hatten, ist das Dankschreiben eine hübsche Verpackung, in der Sie das noch einmal gerade rücken und ein paar Argumente für sich mitsenden.

Vielleicht haben Sie gemerkt, dass Ihre Fähigkeiten nicht mit den Anforderungen der Jobs zusammenpassen oder erwünschte Skills fehlen. Klar, wenn das Muss-Anforderungen waren, dann sind Sie raus. Da hilft dann auch kein Dankesbrief mehr. Waren es hingegen Kann-Anforderungen, können Sie so noch einmal begründen, warum Sie dennoch der perfekte Kandidat sind oder wie Sie gedenken, diese Schwächen auszugleichen.

Was können Sie schon verlieren? Ein paar Stunden Zeit und etwas Porto...

Gut gemachte Dankschreiben können so nachträglich Sympathien wecken, Beziehungen stärken und nicht zuletzt den Ausschlag geben, ob einer den Auftrag oder Job bekommt oder nicht.

Haben Sie jemals ein Dankschreiben wutschnaubend zerrissen und den Verfasser als heuchlerischen Zeitdieb beschimpft? Eben. Rund ein Viertel unserer Leser sieht das übrigens genauso, wie die folgende Umfrage zeigt...

Umfrage: Welche Erfahrungen haben Sie mit Dankesbriefen gemacht?


Ganz uneigennützig ist es natürlich trotzdem nicht. Egal, ob Sie nun die Zeit, das Vertrauen oder die Mühe Ihres Adressaten würdigen – mit einem Dankschreiben erhöhen Sie die Chance, dass Sie diese irgendwann wieder in Anspruch nehmen können. Kurzum: Dankschreiben sind auch ein Spiel mit dem sogenannten Reziprozitäts-Effekt.

Und es gibt zahlreiche Anlässe, ein Dankschreiben zu verfassen:

  • Nach dem Bewerbungsgespräch
  • Nach einem guten Gespräch mit dem Boss
  • Nach dem erfolgreichen Abschluss eines Projekts
  • Nach guten Leistungen
  • Nach dem ersten Kundenkontakt
  • Nach einem Networking-Event

6 Grundregeln für das Formulieren von Dankschreiben

Aber was zeichnet ein gutes Dankschreiben aus? Wie wird es aufgebaut? Offen gestanden: Feste Regeln gibt es dazu nicht, kann es auch nicht geben, schließlich soll ein solcher Brief Ausdruck individueller Dankbarkeit und persönlich formuliert sein sowie von Herzen kommen. Das widerspricht jedem Normschreiben.

Allerdings gibt es ein paar Empfehlungen, die zumindest die Wirkung eines solchen Schreibens unterstützen:

  1. Der Empfänger.

    Der Adressat eines Dankesbriefs ist immer der Gastgeber - also derjenige, der zum Vorstellungstermin eingeladen hat. Dieser Gastgeber ist der- oder diejenige, die das Bewerbungsgespräch eröffnet und auch wieder abschließt. Sie erkennen die Person aber natürlich auch daran, dass deren Unterschrift unter dem Einladungsschreiben steht. Sollten noch weitere Personen am Bewerbungsgespräch teilgenommen haben, können Sie den Empfänger auch kurz (!) bitten, sich bei diesen in Ihrem Namen zu bedanken, oder Sie richten beste Grüße aus.

  2. Das Format.

    Dankschreiben sollten nicht länger als eine halbe Seite sein. Viele Worte schwächen nur die Kernaussage. Im Job sollte zudem auf ein elegantes, zurückhaltendes und professionelles Design geachtet werden – oft reicht schon ein Logo oder Monogramm als Gestaltungselement. Ihr Name, Ihr Unternehmen sowie Ihre Adresse sollten sich ebenso darauf befinden wie Ort, Datum und Unterschrift. Ob Sie das Schreiben handschriftlich oder am PC verfassen, ist Ihre Entscheidung. Wägen Sie selbst ab, was dem Anlass entsprechender ist. Die Ästhetik Ihrer Handschrift ist möglicherweise ein Kriterium.

  3. Der Inhalt.

    Machen Sie dem Leser schon im ersten Satz deutlich, dass er ein Dankschreiben in der Hand hält. Natürlich müssen Sie auch den Grund oder den Auslöser Ihres Schreibens nennen. Dann denken Sie an die verschiedenen Details der gemeinsamen Zusammenarbeit – was ist Ihnen besonders positiv in Erinnerung geblieben? Was unterschied Ihren Kontakt vom Alltäglichen? Auch bei der Kommunikation entstandene komische Situationen können Sie unterbringen – das kommt allerdings besser an, wenn Sie den Adressaten schon etwas länger kennen.

  4. Die Dreingaben.

    In jedem Fall sollten Sie Ihren Dank dazu nutzen, den Wunsch hier zu arbeiten, noch einmal zu bekräftigen. Auch dürfen Sie sich selbst subtil loben - insbesondere jene Talente, die für die Stelle wichtig sind, beim Bewerbungsgespräch aber irgendwie nicht recht zur Sprache gekommen sind. Oder Sie fügen noch eine gute Idee hinzu, wie Sie im neuen Job echten Mehrwert schaffen.

  5. Das Timing.

    Mit dem Abschicken des Dankesschreiben sollten Sie nach dem Gespräch nicht allzu lange warten. Faustregel: Eine Woche nach dem Gespräch sollte Ihr Gegenüber den Brief auf dem Schreibtisch haben. Natürlich ausreichend frankiert, auf unbeflecktem hochwertigem Papier und persönlich adressiert.

  6. Die Organisation.

    Wenn Sie dieser Artikel motiviert, künftig mehr Dankschreiben zu verschicken, halten Sie stets passendes Briefpapier (weiß oder creme) dafür bereit – gängiges 08/15-Kopierpapier wird sich kein Kunde an die Pinnwand hängen sowie einen ausreichenden Vorrat an Briefmarken. Das setzt den inneren Schweinehund schachmatt, der sonst geplante Dankesbriefe sabotiert.

Dankschreiben Muster: Ein Dankeschön für jeden Anlass

Für alle, die so gar keine Idee haben, wie Sie einen solchen Dankesbrief formulieren sollen, haben wir hier einige Muster und Vorlagen vorbereitet. Die können und sollten Sie aber nicht einfach 1:1 kopieren, sondern mindestens umformulieren und individuell anpassen. Gedacht sind die Vorlagen eher als Anregung, Anstoß und Ansporn...

Am Ende des Artikels erhalten Sie alle Vorlagen und Musterbriefe als Gratis-PDF zum Download.

Dankschreiben nach der Bewerbung

Sehr geehrte Frau XXX,

herzlichen Dank für die Einladung zum Vorstellungsgespräch und die Chance, mich bei Ihnen noch einmal persönlich vorzustellen. Ich habe unser Gespräch als sehr angenehm empfunden und selten ein so kollegiales Betriebsklima erlebt, wie bei Ihnen.

Bei der Frage nach YYY war ich zuerst ein wenig verunsichert, jetzt aber bin ich mir sicher, dass ich Sie vor allem mit meinen Erfahrungen als ZZZ bei künftigen Projekten unterstützen kann.

Besonders gut hat mir an Ihrem Unternehmen gefallen, dass ... Die Zeit bei und mit Ihnen hat daher meinen Wunsch noch einmal verstärkt, für Ihr Unternehmen zu arbeiten.

Ich hoffe darauf, bald von Ihnen zu hören - vorzugsweise mit einem konkreten Termin, wann wir uns wiedersehen und ich bei Ihnen anfangen kann. Darüber würde ich mich sehr freuen.

Bis dahin verbleibe ich
mit herzlichen Grüße

Dankschreiben als Geschäftsbrief

Lieber Herr XXX,

hiermit möchte ich mich bei Ihnen herzlich bedanken - für Ihre Unterstützung bei unserem gemeinsamen Projekt, für die vielen guten Anregungen, Ihre kritischen Hinweise, aber auch Ihre wertvollen Erfahrungen, die sie beigesteuert und so das Projekt maßgeblich mit zum Erfolg geführt haben.

Wir planen in den kommenden Monaten ein zweites Projekt und würden uns freuen, wenn wir Sie auch hierfür für unser Team gewinnen könnten. Ich werde Sie dazu demnächst noch einmal persönlich anrufen.

Noch einmal meinen herzlichen Dank für die professionelle Arbeit, die Sie geleistet haben!

Mit besten Grüßen

Dankschreiben an Mitarbeiter

Liebe Frau XXX,

es ist eigentlich längst überfällig: Ich möchte die Gelegenheit nutzen, mich bei Ihnen für Ihren unermüdlichen Einsatz und Ihre hervorragenden Leistungen im Team zu bedanken.

Sie sind das, was man einen echten Teamplayer nennt. Ihr vorbildliches Engagement und die permanent gute Laune, die Sie im Büro versprühen, haben entscheidend zu der guten Atmosphäre in unserer Abteilung beigetragen. Und mir ist auch sehr bewusst, dass Ihre Leistungen weit über das erforderliche Maß hinausgehen.

Dafür möchte ich mich bei Ihnen nicht nur herzlich und mit diesen Zeilen bedanken. Anbei finden Sie außerdem einen Essensgutschein für Sie und Ihren Partner im 5-Sterne Restaurant YYY. Ich wünsche Ihnen einen schönen Abend - und nehmen Sie sich bitte auch den Rest des Tages frei!

Ich bin dankbar dafür, Sie an Bord haben zu dürfen!

Mit freundlichen Grüßen

Dankschreiben an den Chef

Sehr geehrter Herr XXX,

ich möchte Ihnen für Ihr Verständnis danken. Die Situation ist für mich zurzeit nicht leicht. Umso mehr hat es mich beeindruckt, wie viel Entgegenkommen und Fürsorge Sie hier bewiesen haben.

Ich bedanke mich besonders für Ihr großzügiges Angebot bei den Arbeitszeiten und verspreche Ihnen, dass ich mich in der verbleibenden Zeit umso mehr reinhängen werde.

Auch wenn das vielleicht ein wenig anbiedernd wirkt, so möchte ich Ihnen dennoch sagen, dass Sie der beste Chef sind, den ich je hatte. Auch für dieses Vorbild ein herzliches Dankeschön!

Mit den allerbesten Grüßen

Dankschreiben als Kurzmail

Liebe XXX,

es war wundervoll, Dich gestern wiedergesehen und mit Dir gesprochen zu haben. Darüber habe ich mich sehr gefreut. Deine Anregungen zu meiner beruflichen Entwicklung haben mich nachdenklich gemacht, mich aber auch inspiriert und mir viel Mut gegeben. Dafür möchte ich mich bei Dir von Herzen bedanken. Insbesondere für die Zeit, die Du Dir dafür genommen hast und für deine offenen Ohren.

Danke!

Liebe Grüße

Follow-Up-Dankschreiben nach einem Netzwerk-Event

Sehr geehrter Herr,

ich habe mich sehr gefreut, Sie gestern auf der YYY Veranstaltung kennengelernt zu haben. Ich habe unser anregendes Gespräch noch lebhaft in Erinnerung und würde mich sehr freuen, wenn wir tatsächlich einen Weg finden, wir unsere beiden Unternehmen künftig kooperieren. Hierzu finden Sie anbei bereits einige konkrete Vorschläge...

Übrigens: Vielen herzlichen Dank für Ihre guten Ideen zu unserem Projekt XY und den Kontakt, den Sie gestern gleich vermittelt haben. Ich habe diesen heute direkt an den Projektleiter weitergegeben, der sich darüber nicht nur sehr gefreut hat, sondern sich dazu noch mal direkt mit Ihnen in Verbindung setzen wird, um sich persönlich zu bedanken.

Ich freue mich auf Ihre Antwort und verbleibe dankend

mit den besten Grüßen

Alle Dankschreiben als PDF-Vorlagen

Dankschreiben Fehler: Diese bitte vermeiden

Obwohl Dankschreiben eine enorm positive Wirkung haben, können sie auch gewaltig nach hinten losgehen und einen ansonsten imposanten Kandidaten ins Aus schießen. Vor allem dann, wenn der- oder diejenige einen der folgenden Fehler begeht. Dabei geht es gar nicht mal so sehr um Perfektion, sondern eben nicht unwichtige Details...

  • Massenschreiben

    Auch wenn die obigen Dankschreiben Vorlagen und Muster vielleicht verführerisch sind: Kopieren Sie diese nicht einfach nur, sondern geben Sie Ihrem Dankesbrief immer eine persönliche Note. Nur so bleibt er glaubhaft. Zumal: Wie wirkt es wohl auf einen Personaler, wenn Ihr Mitbewerber ebenfalls diesen Artikel gelesen hat und dasselbe Dankschreiben wie Sie verschickt?

  • Blabla

    Schreiben Sie so lange wie nötig und so fokussiert wie möglich. Heißt: Ein Dankesschreiben dient dazu ein, zwei wichtige Punkte zu unterstreichen, Dank auszudrücken - es ist kein zweites Anschreiben. Konzentrieren Sie sich also auf das Wesentliche. Langatmiges Blabla will keiner lesen.

  • Details

    Wie schon gesagt: Achten Sie auch auf kleinste Details, denn das Dankschreiben hallt nach. Klar, dass es fehlerfrei ist, Namen und Adresse korrekt geschrieben sind. Wirkungsvoll ist aber auch die Papier- oder Postkarten-Qualität oder ob es mit der Hand und einem Füller geschrieben wurde. Solche Details können dem Dankesbrief eine ganz individuelle und werthaltige Note geben.

[Bildnachweis: Jochen Mai]

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