Scheinarbeit: Definition, Folgen & Tipps

Alles auf einen Blick

• Definition: Scheinarbeit umfasst alle beruflichen Tätigkeiten, die zwar Zeit und Energie kosten, aber keinen messbaren Mehrwert für die Unternehmensziele oder den Kunden stiften.
• Beispiele: Fake Work zeigt sich z.B. in endlosen Meetings, die niemanden weiterbringen, unproduktiver E-Mail-Kommunikation oder dem Ausfüllen bürokratischer Formulare und Berichte ohne Ergebnisse.
• Gründe: Hinter der scheinbaren Arbeit stecken häufig unklare Ziele, mangelnde Selbstorganisation, fehlende Prioritäten und oft schlechte Führungsarbeit.
• Folgen: Scheinarbeit führt nicht nur zu schlechteren oder gar keinen Ergebnissen, sie sorgt auch für Unzufriedenheit, Konflikte und Karrierestillstand.
• Gegenstrategien: Identifizieren Sie Pseudoaufgaben und machen Sie Leistungen messbar. Klare Zielvorgaben und Ergebnisse (z.B. durch KPIs) durchbrechen das System.

Fake Work ist verbreitet: Je nach Studie geben 29-36 % der Arbeitnehmer an, regelmäßig Zeit mit Scheinaufgaben zu verschwenden, Produktivität vorzutäuschen und nur beschäftigt auszusehen. Besonders häufig passiert das bei Büroarbeiten: Allein 13 % der Arbeitszeit gehen schon beim Suchen von Dokumenten oder Dateien verloren.

Was ist Scheinarbeit genau?

Scheinarbeit sind Aufgaben und Tätigkeiten, die sich wie echte Arbeit anfühlen und ebenso Zeit beanspruchen, aber absolut unproduktiv sind, Projekte nicht voranbringen und keinen sinnvollen Beitrag zu Ergebnissen leisten. Unter die sogenannte Fake Work fallen viele Aktivitäten im Job. Typische Beispiele sind:

• Dokumente sortieren
• E-Mail-Postfach aufräumen
• Unnötige Meetings
• Doppelte Erledigung einer Aufgabe durch zwei Mitarbeiter
• Telefonate ohne Ergebnis
• Endlose Vorbereitungen, statt loszulegen
• Lange bürokratische Prozesse im Unternehmen

Lesen Sie hierzu auch unseren Fachartikel über Prokrastination.

Ursachen: Wie entsteht Scheinarbeit?

Ein bisschen Scheinarbeit ist im Arbeitsalltag normal. In jedem Job gibt es Kleinigkeiten und Nebensächlichkeiten, die erledigt werden müssen, aber keinen größeren Beitrag stiften. Macht Scheinarbeit jedoch den Großteil des Arbeitstages aus, stehen dahinter häufig dieselben Ursachen, die sich einander verstärken und bedingen können:

Falsches Selbstmanagement

Fehlendes Zeitmanagement fördert Scheinarbeit: Betroffene verzetteln sich, sind permanent abgelenkt oder erledigen Aufgaben, die weder dringend noch wichtig sind (siehe: Eisenhower-Prinzip). Problematisch ist ebenso eine falsche Arbeitsweise, speziell das sogenannte Multitasking. Zahlreiche Studien beweisen längst: Es funktioniert nicht! Wer zu viele Dinge gleichzeitig erledigt, ist zwar gut beschäftigt, macht aber mehr Fehler und schafft am Ende des Tages weniger.

Mikromanagement der Vorgesetzten

Je stärker das Mikromanagement des Chefs, desto wahrscheinlicher kommt es zu Scheinarbeit. Die permanente Kontrolle führt zu langen Reportings, endlosen Meetings, unzähligen Rückmeldungen und unnötiger Einmischung. Zusätzlich werden Mitarbeiter von diesem Führungsstil entmutigt: Sie haben dann das Gefühl, der Chef traue ihnen nichts zu. In der Folge kümmern sie sich um unwichtige Sachen, weil der Vorgesetzte alles andere selbst machen will.

Falsche Prioritäten

Wer keine Lust hat, bestimmte Aufgaben zu erledigen, schiebt diese vor sich her. Scheinarbeit ist die angenehmere Alternative, um trotzdem beschäftigt zu sein. Unwichtige Aufgaben und Lückenfüller werden vorgezogen, statt sich um das eigentliche Projekt zu kümmern. Falsche Prioritäten treten ebenso auf, wenn die Wichtigkeit von Aufgaben falsch eingeschätzt wird. Grund dafür kann eine schlechte Kommunikation im Team sein.

Negative Auswirkungen von Scheinarbeit

Die offensichtlichste Folge von Scheinarbeit: hohe Lohnkosten ohne nennenswerte Ergebnisse. Also das genaue Gegenteil von Effizienz und Produktivität. Für das Unternehmen ist das ein enormer Nachteil. Scheinarbeit hat aber genauso negative Konsequenzen für die Arbeitnehmer:

• Sie langweilen sich im Job

  Statt sich spannenden Aufgaben und neuen Projekten zu widmen, beschäftigen Sie sich mit eintönigen Aufgaben und unkreativer Arbeit. Die Folgen sind Langeweile und fehlende Herausforderungen. Der Job wird irgendwann zur Belastung.

• Sie bekommen keine Anerkennung

  Weil Erfolge ausbleiben und Projekte vorankommen, bleiben ebenso die Anerkennung und Wertschätzung aus. Obwohl Sie täglich arbeiten und sich anstrengen, sinkt dennoch die Motivation.

• Sie haben keine Energie mehr

  Auch Scheinarbeit laugt aus. Nach der Arbeit wollen viele nur noch schnell nach Hause in den Feierabend. Für Hobbys oder Treffen mit Freunden fehlt aber die Energie.

Generell führen sinkende Motivation und Zufriedenheit zu einem zunehmend schlechteren Betriebsklima, nachlassenden Leistungen und höherer Fluktuation. Zusätzlich geht die Kreativität der Mitarbeiter und damit ein wichtiger Motor für Innovationen verloren.

Tipps: So verhindern Sie Scheinarbeit

Sie können Scheinarbeit und damit auch die negativen Folgen verhindern oder zumindest reduzieren. Wir empfehlen hierfür folgende Strategien:

• Identifizieren Sie die Scheinarbeit

  Der erste und wichtigste Schritt: Finden Sie heraus, wann Sie nicht wirklich arbeiten. Hinterfragen Sie, ob Sie Ihre Arbeitszeit wirklich produktiv nutzen oder nur mit unwichtigen Dingen beschäftigt sind.

• Fokussieren Sie klare Ziele

  Definieren Sie eindeutig, was Ihre Aufgaben und Projekte sind – und orientieren Sie sich daran. Je mehr Sie sich die Ziele Ihrer täglichen Arbeit vor Augen führen, desto besser werden Sie diese erreichen.

• Legen Sie zeitliche Intervalle fest

  Sie verzetteln sich oder rutschen in unwichtige Aufgaben? Dann legen Sie einen festen Zeitrahmen fest, in dem Sie sich nur um eine bestimmte Aufgabe kümmern (siehe: Timeboxing). Kein Abschweifen, kein „Ich mach’ nur kurz…“ So konzentrieren Sie sich auf die Prioritäten.

• Messen Sie Ihre Leistungen und Fortschritte

  Sie haben 8 Stunden gearbeitet, aber auch wirklich etwas geleistet? Das lässt sich zwar nicht bei jeder Aufgabe so leicht feststellen. Trotzdem sollten Sie versuchen, Ihre Arbeit und Leistungen messbar zu machen. Hierbei können zum Beispiel eine To-do-Liste oder ein Kanban-Board helfen.

• Sprechen Sie mit dem Chef

  Thematisieren Sie im Gespräch mit dem Chef die Probleme und mögliche Ursachen. Dies ist besonders wichtig, wenn der Führungsstil eine Ursache ist. Gemeinsam können Sie Lösungen erarbeiten.

• Denken Sie über einen Jobwechsel nach

  Liegen die Ursachen für die wachsende Scheinarbeit im System und beim Arbeitgeber, kann die letzte Konsequenz ein Jobwechsel sein. Spätestens, wenn die Situation zur Belastung für Sie wird und negativ in Ihr Privatleben ausstrahlt, sollten Sie diesen Schritt in Erwägung ziehen.

Können Unternehmen Scheinarbeit minimieren?

Mit einer passenden Unternehmenskultur können Arbeitgeber Scheinarbeit zwar nicht komplett verhindern, aber zumindest spürbar reduzieren. Eine Möglichkeit ist ein Umdenken, wie Leistung im Team gemessen wird. Arbeitszeit und Präsentismus sollten nicht im Mittelpunkt stehen – sondern die tatsächlichen Ergebnisse. So konzentrieren Mitarbeiter sich darauf, wirklich etwas zu erreichen, statt nur beschäftigt auszusehen. Wichtig ist zudem eine offene und gesunde Feedbackkultur. Wenn Mitarbeiter ehrlich sagen dürfen: „Dieses wöchentliche Meeting bringt unserem Team keinerlei Mehrwert“, kann Scheinarbeit aktiv reduziert werden.

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