Besprechung: Definition + 13 Tipps für effektive Treffen

Definition: Was ist eine Besprechung?

Eine Besprechung (Englisch: Meeting) ist ein organisiertes Treffen von zwei oder mehreren Personen, um ein Thema zu diskutieren, Informationen auszutauschen, Entscheidungen zu treffen oder Probleme zu lösen. Besprechungen können formell oder informell sein und sind eine wichtige Form der Kommunikation in Unternehmen oder Organisationen.

Oft werden für professionelle Besprechungen im Vorfeld eine Agenda mit Tagesordnung sowie ein Zeitrahmen festgelegt sowie die optimale Teilnehmerzahl bestimmt, um das Treffen so effizient wie möglich zu gestalten.

Wesentliche Merkmale einer Besprechung:

• Form
  Persönlich, telefonisch oder virtuell per Videokonferenz
• Teilnehmer
  Variabel, je nach Ziel und Zweck: von 2 Personen bis Belegschaft
• Vorbereitung
  Struktur durch Tagesordnung oder klare Agenda
• Moderation
  Empfohlen – zur Verbesserung von Diskussionen und Zeiteinhaltung
• Ziel
  Informationsaustausch, Problemlösung, Entscheidungsfindung, Planung von Aufgaben

Charakteristisch für alle Besprechungsformen ist jedoch, dass die Teilnehmenden gleichzeitig anwesend sind – ein zeitversetzter Austausch (etwa per E-Mail) gilt nicht als Besprechung!

Welche Besprechung Arten gibt es?

Für Besprechungen gibt es zahlreiche unterschiedliche Formate und Arten – angefangen beim 4-Augen-Gespräch über eine Teamsitzung bis hin zum Townhall-Meeting mit der gesamten Belegschaft eines Betriebes.

Zu den meistgenutzten Meeting Arten gehören:

• Kick-Off-Meeting

  Das Kick-Off-Meeting ist eine Besprechung zum Start eines Projekts mit dem gesamten Projektteam, um dieses einzuschwören sowie Ziele und Aufgaben zu besprechen bzw. zu verteilen.

• Jour Fixe

  Der Jour Fixe ist eine regelmäßig wiederkehrende Besprechung zu einem festen Zeitpunkt und fester Teilnehmerzahl – etwa, um alle auf den aktuellen Stand zu bringen.

• Zoom Meeting

  Das Zoom Meeting (Oberbegriff: Telemeeting, Videokonferenz) ist inzwischen die häufigste Besprechungsform und findet per Internet-Video statt. Neben Zoom gibt es noch Microsoft Teams, Webex oder Google Meet.

• Brainstorming

  Bei Brainstorming treffen sich die Teilnehmer, um neue Ideen oder eine originell Problemlösung zu entwickeln. Wesentliches Merkmal: Die Ideen werden zunächst gesammelt ohne sie zu bewerten.

• Mystery Meeting

  Das Mystery-Meeting ist eine Sonderform der Besprechung, bei der nur Ort und Zeitpunkt bekannt sind. Teilnehmer und Inhalt sind eine Überraschung. Meist folgen Spiele zum Teambuilding oder ein Brainstorming.

• Chefmeeting

  Das Chefmeeting ist ein klassisches Mitarbeitergespräch mit dem Chef. Das kann positiv sein (Beförderung, Gehaltserhöhung) oder negativ. Dann spricht man auch vom Come to Jesus Meeting.

• Stehkonferenz

  Die Stehkonferenz ist eine meist kurze Besprechung im Stehen. Sie dauert in der Regel 10 bis 30 Minuten und ist deshalb besonders effizient und fokussiert.

• Telefonkonferenz

  Dank einfachen und billigen Videokonferenzen wird die Telefonkonferenz zwar seltener, die Besprechungsart ist deshalb aber nicht weniger effektiv. Sie beugt sogar dem Zoom Fatigue vor.

Besprechung Tipps: Wie vorbereiten, durchführen, nachbereiten?

Besprechungen gehören heute zum Arbeitsalltag und sind durch nichts zu ersetzen. Eine strukturierte Vorbereitung ist bereits die halbe Miete und entscheiden für den Erfolg des Meetings. Mit den folgenden Tipps stellen Sie sicher, dass Ihre nächste Besprechung nicht nur gut organisiert, sondern auch zielführend verläuft:

Besprechung Vorbereitung

1. Ziele definieren

   Überlegen Sie schon im Vorfeld, was genau Sie mit der Besprechung erreichen wollen: Geht es um Entscheidungen, Informationen oder kreative Ideen? Klare Ziele helfen, das Meeting effizient zu strukturieren.

2. Teilnehmer auswählen

   Laden Sie ausschließlich die Personen ein, die für das Treffen wirklich relevant sind! Informieren Sie frühzeitig über Zeitpunkt, Ort und Ziel der Besprechung – am besten mit einem kurzen Überblick zum Thema.

3. Agenda erstellen

   Eine klar strukturierte Tagesordnung ist das Herzstück jeder effektiven Besprechung. Halten Sie die wichtigsten Punkte fest, definieren Sie Redezeiten dafür und schicken Sie die Agenda idealerweise einen Tag vor dem Meeting per E-Mail an alle Beteiligten.

4. Rahmen klären

   Sorgen Sie für einen passenden Raum mit ausreichender Kapazität und der nötigen technischen Ausstattung. Denken Sie auch an kleine Details wie Lüftung, Sitzordnung sowie Zugänge für hybride Teilnehmer per Video.

5. Unterlagen vorbereiten

   Stellen Sie sicher, dass alle Präsentationen, Dokumente und Materialien vorab vorhanden sind und auf dem Beamer o.Ä. laufen. Auch Getränke und Schreibutensilien können den Ablauf positiv unterstützen.

Besprechung Durchführung

6. Pünktlichkeit sicherstellen

   Respektieren Sie die Zeit der Kolleginnen und Kollegen. Beginnen und beenden Sie die Besprechung stets pünktlich – das setzt ein klares Signal für effizientes Arbeiten und sorgt für mehr Disziplin beim nächsten Mal.

7. Tagesordnung einhalten

   Halten Sie sich an die Agenda! Moderieren Sie Diskussionen zielgerichtet und unterbrechen Sie unnötige Abschweifungen frühzeitig – ohne dabei den offenen Austausch zu unterdrücken.

8. Beteiligung fördern

   Ermutigen Sie alle Teilnehmer, sich aktiv am Gespräch zu beteiligen. Fragen Sie gezielt nach Meinungen oder Perspektiven, insbesondere von den stilleren Kollegen. Das steigert nicht nur die Qualität der Ergebnisse, sondern auch die Akzeptanz getroffener Entscheidungen.

9. Ergebnisse protokollieren

   Fassen Sie während des Meetings die Zwischenergebnisse regelmäßig zusammen und halten Sie konkrete Beschlüsse schriftlich in einem Protokoll fest (siehe: Besprechungsprotokoll schreiben). Klare Entscheidungen am Ende helfen, Missverständnisse zu vermeiden und die nächsten Schritte verbindlich zu planen.

Besprechung Nachbereitung

10. Protokoll verteilen

    Überarbeiten Sie das Ergebnisprotokoll direkt im Anschluss an die Besprechung und senden Sie das Dokument zeitnah an alle Teilnehmer. So stellen Sie sicher, dass Informationen nicht verloren gehen und alle auf dem gleichen Stand sind.

11. Aufgaben kommunizieren

    Wer macht was bis wann? – Benennen Sie im Anschluss an das Meeting wichtige Aufgaben und verteilen Sie entsprechende Verantwortlichkeiten. Stellen Sie aber gleichzeitig sicher, dass alle Beteiligten ihre Aufgaben auch wirklich verstanden haben!

12. Umsetzung nachverfolgen

    Lassen Sie die Aufgaben nicht einfach im Raum stehen: Prüfen Sie regelmäßig den Fortschritt – idealerweise in kurzen Follow-up-Formaten oder durch gezielte Rückfragen.

13. Feedback einholen

    Fragen Sie aktiv nach Rückmeldungen zum Ablauf, Inhalt oder zur Moderation der Besprechung. So können Sie Ihre Meetingkultur kontinuierlich verbessern – ein Zeichen echter Professionalität!

Effiziente Besprechungen beginnen lange vor dem ersten Wort – und enden nicht mit dem letzten Satz! Wer gut vorbereitet ist, zielgerichtet moderiert und konsequent nacharbeitet, erhöht nicht nur deren Produktivität, sondern auch den Mehrwert solche Treffen.

Was sind häufige Besprechung Fehler?

Leider ist eine erfolgreiche Besprechung kein Selbstläufer. Immer wieder werden dabei vermeidbare Fehler gemacht. Zu den häufigsten gehören:

• Unnötige Besprechungen

  Der definitiv häufigste Fehler sind zu viele unnötige oder unnütze Meetings. Diese sind pure Zeitverschwendung. Prüfen Sie, ob Sie die Besprechung durch kurze E-Mails oder ein kurzes Telefonat ersetzen können.

• Fehlende Agenda

  Ohne klar festgelegte Tagesordnung fehlt der Sitzung die Struktur und Zielorientierung. Die Teilnehmer wissen dann nicht, wozu die Besprechung dient, was zu ineffizienten und chaotischen Abläufen führt.

• Zu viele Teilnehmer

  Auch das ein klassischer Meeting Fehler: Werden zu viele oder die falschen Personen eingeladen, verwässert das die Diskussion und ufert aus. Bewährt hat sich eine Teilnehmerzahl von 5-8 Personen.

• Schlechtes Zeitmanagement

  Besprechungen oder Zeitvorgaben haben die Tendenz, sich in die Länge zu ziehen (siehe: Parkinsonsches Gesetz). Effekt: Wichtige Themen kommen zu kurz oder werden ganz vergessen. Setzen Sie daher Limits – und halten Sie sich daran!

• Unzureichende Vorbereitung

  Der Punkt gilt allgemein wie persönlich: Eine Besprechung sollte vom durch Agenda und wichtige Unterlagen vorbereitet werden – aber auch Sie selbst sollten sich ausreichend vorbereiten. Ansonsten beeinträchtigt das die Qualität der Diskussion erheblich.

• Mangelhafte Disziplin

  Unpünktlichkeit ist ein echter Motivations- und Zeitkiller. Sie stiehlt allen anderen Teilnehmern nur unnötig Zeit. Genauso übrigens wie Labern und „nicht auf den Punkt kommen.“

• Multitasking

  Das sogenannte Sidebarring ist eine wachsende Unsitte in Besprechungen: Statt sich aktiv zu beteiligen, checken die Anwesenden lieber Mails oder Social Media auf dem Smartphone. Versuchen Sie solche Multitasking durch klare Gesprächsregeln und Teamregeln zu unterbinden.

• Fehlende Ergebnisorientierung

  Endet eine Besprechung ohne klares Ziel oder Ergebnis, wird es von den Teilnehmern als Zeitverschwendung wahrgenommen. Sorgen Sie stattdessen für eine starke Ergebnisorientierung und finden Sie am Ende stets einen Beschluss.

• Unklare Rollenverteilung

  Bleib unklar, wer moderiert oder wer für das Protokoll zuständig ist, entstehen die oben schon genannten Fehler oder wichtige Teamaufgaben werden einfach nicht wahrgenommen.

• Technische Probleme

  Besonders bei hybriden Arbeitsmodellen können technische Schwierigkeiten (z.B. schlechte Konferenztechnik oder wackliges WLAN) den Start und Ablauf erheblich behindern. Das ist dann ein echtes Ärgernis, weil man das ganz einfach schon vorher testen kann.

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