Problemlösung: In 4 simplen Schritten
Kaum ein Arbeitstag vergeht ohne das ein oder andere Problem. Ein Kunde ist unzufrieden, eine Deadline kann nicht eingehalten werden, wodurch zusätzliche Kosten entstehen oder ein Zulieferer ruft kurzfristig an, um eine geplante Lieferung zu verschieben. Egal, worum es sich handelt, alle Probleme haben eine Gemeinsamkeit: Sie müssen gelöst werden. Bekanntlich ist das aber leichter gesagt, als getan. Denn in einigen Fällen steht man einfach auf dem Schlauch und weiß erst mal nicht, wo man anfangen soll. Doch mit der richtigen Technik, lässt sich nahezu jedes Problem in den Griff bekommen. Diese vier simplen Schritte helfen Ihnen bei der Problemlösung…
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Stellen Sie das Problem in den Mittelpunkt
Die erste Erkenntnis zur Problemlösung ist ebenso banal wie entscheidend: Konzentrieren Sie sich auf das Problem. Allzu oft wird der Fehler begangen, ein Problem zwar zu erkennen, den Fokus jedoch erst einmal auf etwas anderes zu legen. Probleme lösen sich weder von allein, noch dadurch, dass Sie sich über die Umstände ärgern, die Ihnen dadurch entstehen.
Packen Sie das Problem stattdessen gleich an und verschieben Sie unwichtige Nebensächlichkeiten auf einen anderen Zeitpunkt.
In 4 simplen Schritten zur Problemlösung
In welcher Branche Sie auch tätig sind und mit welchen Problemen Sie es dort zu tun bekommen: Eine koordinierte Problemlösung ist immer noch der beste Weg, um schnell und zuverlässig zu einem passenden Ergebnis zu kommen. Dieser Prozess gelingt am ehesten, wenn Sie dafür vier simple Schritte befolgen, die Sie zielsicher von einem Problem zu einer Lösung führen.
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Definition des Problems.
Logischerweise muss der erste Schritt immer darin bestehen, das eigentliche Problem zu definieren. Was ist schief gelaufen, was entspricht nicht dem erhofften Ergebnis? Hierbei kann ein Vergleich zwischen dem Soll- und dem Ist-Zustand helfen. Je konkreter hier das Problem definiert wird, desto besser kann später eine passende Lösung gefunden werden.
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Analyse der Ursachen.
Für eine gelungene Problemlösung und auch für das frühzeitige Vermeiden eines ähnlichen Fehlers in der Zukunft, ist die Analyse der Ursachen unerlässlich. Wie konnte es zu dem Missstand kommen? Welche Faktoren haben dazu geführt, dass das Problem aufgetreten ist? Werden mögliche Ursachen aufgedeckt, kann an diesen Stellen gearbeitet werden.
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Vorschläge zur Lösung.
Sie wissen nun, was das Problem ist und wodurch dieses entstanden ist. Zeit, um sich mögliche Lösungen zu überlegen. Manchmal gibt es bereits Erfahrungswerte, die zu einer Lösung führen können. In anderen Fällen können Sie sich durch Kreativitätstechniken inspirieren lassen. Ein richtig oder falsch gibt es hier erstmal noch nicht.
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Bewertung der Vorschläge.
Erst im letzten Schritt erfolgt eine Bewertung der vorliegenden Lösungsvorschläge. Hier wird nun festgelegt, welche Vorschläge einer idealen Lösung am nächsten kommen. Dafür empfiehlt es sich, Kriterien festzulegen, welche die Lösung erfüllen muss. Ausgewählt und umgesetzt wird anschließend jener Lösungsvorschlag, der die Kriterien am besten erfüllt.
Sie können sich dabei auch an der sogenannten STAR-Methode orientieren – diese lässt sich genauso auf die Problemlösung abwandeln und anwenden:
Daran sollten Sie bei der Problemlösung unbedingt denken
Ein gut koordinierter Problemlösungsprozess ist bereits die halbe Miete. Es lässt sich aber durchaus noch mehr tun, um Probleme effizient zu lösen. In erster Linie geht es dabei um das Arbeitsumfeld, denn wenn das nicht stimmt, werden eher neue Probleme geschaffen, als bestehende gelöst. Wenn das nächste Mal im Büro ein Problem auftritt, sollten Sie unbedingt an diese drei Dinge denken, um zu einer guten Lösung zu kommen.
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Fehler werden nicht vorsätzlich gemacht
Es mag Ihnen manchmal vielleicht so vor kommen, doch in 99 Prozent der Fälle stimmt es wirklich: Fehler werden nicht absichtlich gemacht. Es ist vielmehr so, dass das Gegenteil zutrifft. Mitarbeiter streben danach, einen möglichst guten Job zu erledigen. Anstatt ein Teammitglied für einen gemachten Fehler anzubrüllen, sollten Sie ihn lieber animieren, das Problem selbst zu lösen. Aus dem Antrieb heraus, sein Bestes zu geben, wird er motiviert sein, eine passende Lösung zu präsentieren.
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Viele Augen sehen mehr als nur zwei
Warum sollte nur ein einzelner Mitarbeiter oder vielleicht ein kleines Team mit der Lösung eines Problems beauftragt werden? Vielleicht hätte ja ein anderer Kollege einen viel besseren Lösungsvorschlag. Beschränken Sie daher den Lösungsprozess nicht nur auf einen kleinen Teil, sondern beziehen Sie alle Mitarbeiter mit ein. Sprechen Sie es beispielsweise in einem Meeting an und bitten alle Anwesenden, sich Gedanken über eine mögliche Lösung zu machen.
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Je größer das Interesse, desto besser die Leistungen
Natürlich lässt sich ein Mitarbeiter bestimmen, der für die Problemlösung zuständig ist. Ob dies auch der beste Kandidat für diese Aufgabe ist, bleibt jedoch zweifelhaft. Findet sich hingegen ein Mitarbeiter, der großes Interesse an genau diesem Problem hat, sind auch bessere Lösungsvorschläge zu erwarten. Stellen Sie ein Problem also in die Runde, anstatt einen Mitarbeiter dazu zu verdonnern.
Probleme lösen durch Abwarten
Manchmal ist das Beste, das man tun kann, genau das Gegenteil dessen, was man tun will. Tatsächlich glauben viele, dass allein Handeln das Beste ist, um seine Ziele zu erreichen. Taten statt Worte und so. Meistens stimmt das auch. Aber eben nicht immer.
Manchmal sind Nicht-Handeln, Abwarten und Aussitzen die besseren Alternativen. Verstehen Sie mich nicht falsch. Ich spreche nicht von Tatenlosigkeit, Phlegma oder die Hände in die Hosentaschen zu stecken – ich meine Wu Wei. Diese ursprünglich aus dem Taoismus entliehene Maxime, steht für bewusstes Handeln durch Nicht-Handeln. Es steht für mehr Gelassenheit.
Wer es aber lieber schematisch mag: Hier unser ultimatives Problemlösungs-Flussdiagramm samt kleinem Augenzwinkern…
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Autor: Jochen Mai
Jochen Mai ist Gründer und Chefredakteur der Karrierebibel. Der Autor mehrerer Bücher doziert an der TH Köln und ist gefragter Keynote-Speaker, Coach und Berater.