Problemlösung: In 4 simplen Schritten

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Stellen Sie das Problem in den Mittelpunkt

Problem definieren wir hier als eine Aufgabe, Streitfrage oder einen Umstand, der Unzufriedenheit verursacht. Er hält uns davon ab, unser privates oder berufliches Ziel zu erreichen. Eine gelungene Problemlösung ist abhängig davon, welche Problemlösungsstrategie Sie wählen:

Flucht
Um eine Flucht handelt es sich, wenn Sie das Problem zwar erkennen, aber keine Maßnahmen ergreifen, um es zu beseitigen.
Verdrängung
Eine klassische Vermeidungsstrategie ist auch die Verdrängung. Statt es anzupacken, reden die Akteure das Problem klein oder ignorieren es ganz. Ein ähnlicher Fehler ist, ein Problem zwar zu erkennen, den Fokus jedoch erst einmal auf etwas anderes zu legen.
Akzeptanz
Die wichtigste Erkenntnis zur Problemlösung ist ebenso banal wie entscheidend: Konzentrieren Sie sich auf das Problem. Probleme lösen sich weder von allein, noch dadurch, dass Sie sich über die Umstände ärgern, die Ihnen dadurch entstehen. Akzeptieren Sie das Problem stattdessen, packen Sie es gleich an und verschieben Sie unwichtige Nebensächlichkeiten auf einen anderen Zeitpunkt.

In 4 simplen Schritten zur Problemlösung

In welcher Branche Sie auch tätig sind und mit welchen Problemen Sie es dort zu tun bekommen: Eine koordinierte Problemlösung ist immer noch der beste Weg, um schnell und zuverlässig zu einem passenden Ergebnis zu kommen. Dieser Prozess gelingt am ehesten, wenn Sie dafür vier simple Schritte befolgen, die Sie zielsicher von einem Problem zu einer Lösung führen.

1. Definition des Problems

Logischerweise muss der erste Schritt immer darin bestehen, das eigentliche Problem zu definieren. Was ist schief gelaufen, was entspricht nicht dem erhofften Ergebnis? Hierbei kann ein Vergleich zwischen dem Soll- und dem Ist-Zustand helfen. Je konkreter hier das Problem definiert wird, desto besser kann später eine passende Lösung gefunden werden.

2. Analyse der Ursachen

Für eine gelungene Problemlösung und auch für das frühzeitige Vermeiden eines ähnlichen Fehlers in der Zukunft, ist die Analyse der Ursachen unerlässlich. Wie konnte es zu dem Missstand kommen? Welche Faktoren haben dazu geführt, dass das Problem aufgetreten ist? Werden mögliche Ursachen aufgedeckt, kann an diesen Stellen gearbeitet werden.

3. Vorschläge zur Lösung

Sie wissen nun, was das Problem ist und wodurch dieses entstanden ist. Zeit, um sich mögliche Lösungen zu überlegen. Manchmal gibt es bereits Erfahrungswerte, die zu einer Lösung führen können. In anderen Fällen können Sie sich durch Kreativitätstechniken inspirieren lassen. Ein richtig oder falsch gibt es hier erstmal noch nicht.

4. Bewertung der Vorschläge

Erst im letzten Schritt erfolgt eine Bewertung der vorliegenden Lösungsvorschläge. Hier legen Sie nun fest, welche Vorschläge einer idealen Lösung am nächsten kommen. Dafür empfiehlt es sich, Kriterien festzulegen, welche die Lösung erfüllen muss. Ausgewählt und umgesetzt wird anschließend jener Lösungsvorschlag, der die Kriterien am besten erfüllt.

Sie können sich dabei auch an der sogenannten STAR-Methode orientieren – diese lässt sich genauso auf die Problemlösung abwandeln und anwenden:

Daran sollten Sie bei der Problemlösung unbedingt denken

Ein gut koordinierter Problemlösungsprozess ist bereits die halbe Miete. Es lässt sich aber durchaus noch mehr tun, um Probleme effizient zu lösen. In erster Linie geht es dabei um das Arbeitsumfeld. Wenn das nicht stimmt, entstehen eher neue Probleme, als dass sich bestehende lösen lassen. Wenn das nächste Mal im Büro ein Problem auftritt, sollten Sie unbedingt an diese drei Dinge denken, um zu einer guten Lösung zu kommen:

1. Fehler passieren nicht vorsätzlich

Es mag Ihnen manchmal vielleicht so vorkommen, doch in 99 Prozent der Fälle stimmt es wirklich: Keiner macht Fehler absichtlich. Es ist vielmehr so, dass das Gegenteil zutrifft. Mitarbeiter streben danach, einen möglichst guten Job zu erledigen. Anstatt ein Teammitglied für einen gemachten Fehler anzubrüllen, sollten Sie den Kollegen lieber animieren, das Problem selbst zu lösen. Aus dem Antrieb heraus, sein Bestes zu geben, wird er motiviert sein, eine passende Lösung zu präsentieren.

2. Viele Augen sehen mehr als nur zwei

Warum sollte sich nur ein einzelner Mitarbeiter oder vielleicht ein kleines Team mit der Lösung eines Problems beschäftigen? Vielleicht hätte ja ein anderer Kollege einen viel besseren Lösungsvorschlag. Beschränken Sie daher den Lösungsprozess nicht nur auf einen kleinen Teil, sondern beziehen Sie alle Mitarbeiter mit ein. Sprechen Sie es beispielsweise in einem Meeting an und bitten alle Anwesenden, sich Gedanken über eine mögliche Lösung zu machen.

3. Je größer das Interesse, desto besser die Leistungen

Natürlich lässt sich ein Mitarbeiter bestimmen, der für die Problemlösung zuständig ist. Ob dies auch der beste Kandidat für diese Aufgabe ist, bleibt jedoch zweifelhaft. Findet sich hingegen ein Mitarbeiter, der großes Interesse an genau dieser Herausforderung hat, sind auch bessere Lösungsvorschläge zu erwarten. Stellen Sie ein Problem also in die Runde, anstatt einen Mitarbeiter dazu zu verdonnern.

Probleme lösen durch Abwarten

Manchmal ist das Beste, das man tun kann, genau das Gegenteil dessen, was man tun will. Tatsächlich glauben viele, dass allein Handeln das Beste ist, um seine Ziele zu erreichen. Taten statt Worte und so. Meistens stimmt das auch. Aber eben nicht immer. In einigen Fällen sind Nicht-Handeln, Abwarten und Aussitzen die besseren Alternativen.

Verstehen Sie uns nicht falsch. Wir sprechen nicht von Tatenlosigkeit, Phlegma oder die Hände in die Hosentaschen zu stecken – wir meinen Wu Wei. Diese ursprünglich aus dem Taoismus entliehene Maxime, steht für bewusstes Handeln durch Nicht-Handeln. Sie steht für mehr Gelassenheit. Wer es aber lieber schematisch mag: Hier unser ultimatives Problemlösungs-Flussdiagramm samt kleinem Augenzwinkern:

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