Bewerbungsprozess: Die wichtigsten Schritte zum Job

Definition: Was ist ein Bewerbungsprozess?

Ein Bewerbungsprozess (synonym: Bewerbungsverfahren) bezeichnet den gesamten Ablauf und Zeitraum von der Stellenausschreibung und Bewerbung bis zur Kandidatenauswahl und finalen Entscheidung. Zum Prozess gehören damit alle Schritte, die nötig sind, um eine freie Stelle mit einem geeigneten Kandidaten zu besetzen.

Wie lange dauert der Bewerbungsprozess?

Ein typischer Bewerbungsprozess dauert 2-3 Monate – von der Erstellung des Anforderungsprofils bis zur Einstellung. Die eigentliche Bewerbungsfrist selbst dauert oft nur 4 Wochen. Die meiste Zeit braucht der Auswahlprozess mittels Bewerbungsgesprächen und teils Eignungstests oder Assessment Center.

Bewerbungsprozess Ablauf: 6 typische Phasen

Der typische Ablauf eines Bewerbungsprozesses in Deutschland gliedert sich in mehrere Phasen, die nacheinander oder teilweise überlappend durchlaufen werden:

1. Vorbereitung & Anforderungsprofil

In der ersten, inoffiziellen Phase ist zunächst nur der Arbeitgeber aktiv. Die wichtigsten Schritte für Unternehmen sind zu Beginn:

• Analyse der zu besetzenden Stelle und Erstellung eines Anforderungsprofils mit Muss- und Kann-Qualifikationen.
• Formulierung und Veröffentlichung der passenden Stellenanzeige in Online-Jobbörsen und der eigenen Firmen-Webseite – inklusive Aufgaben und Erwartungen.

2. Jobsuche & Bewerbung

Die zweite Phase dagegen wird bestimmt von den Bewerbern bzw. interessierten Kandidatinnen und Kandidaten. Ihre Schritte im Bewerbungsprozess sind nun:

• Jobsuche und Auswahl passender Stellenangebote – meist in Jobbörsen, auf Karrierewebseiten oder über persönliche Netzwerke (siehe: verdeckter Arbeitsmarkt).
• Erstellen vollständiger Bewerbungsunterlagen – insbesondere: Bewerbungsschreiben, Lebenslauf und Anlagen. Die Unterlagen werden – je nach Vorgabe – per E-Mail-Bewerbung, per Online-Formular oder postalisch auf Papier eingereicht.
• Viele Arbeitgeber versenden heute nach Erhalt der Bewerbung automatisch eine Eingangsbestätigung per E-Mail.

3. Pre-Screening & Vorauswahl

• Zunächst werden alle eingehenden Bewerbungen gesichtet und vorsortiert. Die Vorauswahl geschieht bei digitalen Bewerbungen heute häufig automatisch per Software und KI.
• Im Fokus der ersten Prüfung steht meist die Vollständigkeit der Unterlagen sowie die Erfüllung der Formalien und Hauptkriterien – z.B: Aktualität, Lückenlosigkeit, erfüllte Muss-Anforderungen.
• Unpassende Bewerbungen werden aussortiert. Oft sind das bis zu 75 Prozent. Bei Interesse erfolgt eine Einladung zum Vorstellungsgespräch bzw. nächste Schritte.

4. Einladung & Auswahlgespräche

• Ausgewählte Bewerberinnen und Bewerber werden zu einem oder mehreren Bewerbungsgesprächen eingeladen. Diese können telefonisch, per Video oder vor Ort stattfinden.
• Vor allem größere Unternehmen mit vielen Bewerbungen führen oft mehrere Gesprächsrunden – z.B. ein erstes Interview zum Kennenlernen, danach weiterführende Fachgespräche.
• Im persönlichen Vorstellungsgespräch beantworten die Bewerber Fragen, stellen ebenfalls Rückfragen und präsentieren kurz sich und ihre Fähigkeiten.
• Bei höheren Positionen, etwa für Führungskräfte oder Trainee-Stellen, gibt es zum Teil auch Assessment Center mit Fallstudien, Gruppendiskussionen oder Simulationen.

5. Finale Entscheidung & Jobzusage

• Das Unternehmen trifft schließlich eine Entscheidung für den oder die beste Kandidatin und bietet der Person eine Jobzusage mit Arbeitsvertrag an.
• Im Idealfall erhalten alle Bewerber zeitnah eine Rückmeldung – also auch eine Bewerbungsabsage. Das sogenannte Job-Ghosting gilt als unprofessionelle Unsitte mancher Arbeitgeber.

6. Vertragsunterzeichnung & Onboarding

• Der Bewerbungsprozess endet damit, dass beide Seiten – Arbeitgeber und Arbeitnehmer – den Arbeitsvertrag unterschreiben. Die freie Stelle ist damit offiziell besetzt, der Prozess beendet.
• Was jetzt noch folgt ist das offizielle Onboarding, also die Einarbeitung der neuen Mitarbeiter – oft mit einem Begrüßungstag und einer 1-2-wöchigen Einführungsphase.
• Ganz genau genommen endet der Bewerbungsprozess jedoch erst mit bestandener Probezeit. Solange können beide Seiten binnen 2 Wochen ohne Angabe von Gründen wieder kündigen.

Der genaue Ablauf des Bewerbungsprozesses kann je nach Branche und Unternehmensgröße schon mal variieren. Insbesondere bei Führungspositionen und begehrten Jobs sind häufig mehrere Auswahlrunden nötig, die das Verfahren in die Länge ziehen können.

Die zunehmende Digitalisierung bei der Personalbeschaffung sorgt dafür, dass vermehrt Online-Interviews geführt werden und die Vorauswahl von Software und KI erledigt wird. Das spart Kosten, hat für Bewerber jedoch auch einige Nachteile – Unterlagen, die von der KI nicht richtig verstanden werden, führen oft zu einer Absage!

Bewerbungsprozess nachfragen: Wann geht das?

Der gesamte Bewerbungsprozess kann nervenaufreibend sein, insbesondere wenn Sie eine Initiativbewerbung geschrieben haben und auf die Bewerbung keine Antwort erhalten oder nach dem Vorstellungsgespräch lange nichts mehr vom Unternehmen hören. Was tun?

Experten raten dazu, 2-3 Wochen abzuwarten, bevor Sie beim Unternehmen nachfragen bzw. wegen der Bewerbung nachfassen. Nach Ablauf dieser Frist sollten Sie sich aber nur nach dem Zwischenstand fragen – niemals drängeln! Bei vielen Kandidaten oder kranken Personalern kann es schon mal länger dauern…

Wegen Bewerbung nachfassen: Wie?

Wir empfehlen für den ersten Schritt das Nachfragen per Telefon. Das ist persönlicher – und Sie hören gleich, ob Ihr Anruf nervt oder ob Sie vielleicht noch wichtige Infos nachreichen können.

Die Grundregeln beim Nachfragen lauten aber immer:

• Melden Sie sich nie vor Bewerbungsschluss.
• Bleiben Sie stets höflich, und fragen Sie nur nach dem Bewerbungstand.
• Machen Sie keine Vorwürfe und bauen Sie keinen Druck auf.
• Bekräftigen Sie erneut Ihr Interesse für die Position.
• Fragen Sie nach weiteren Prozessschritten.

Wichtige Tipps im Bewerbungsprozess

Das Wichtigste, was Bewerberinnen und Bewerber im Bewerbungsprozess machen können, sind eine gute Vorbereitung, klare Kommunikation und ein professioneller Auftritt in jeder Phase des Prozesses. Im Detail:

• Gründliche Vorbereitung

  Bereiten Sie sich optimal auf jede einzelne Phase im Bewerbungsprozess vor! Das beginnt schon mit der sorgfältigen Recherche zu Stellenangeboten und Unternehmen. Nur so können Sie später gezielte Fragen stellen und für Sie wichtige Auswahlkriterien definieren (siehe: Arbeitgeberwahl Checkliste).

• Professionelle Bewerbungsunterlagen

  Eine professionelle Bewerbung muss vollständig, übersichtlich, lückenlos und fehlerfrei sein. Sowohl das Anschreiben sowie der Lebenslauf muss an die jeweilige Stelle individuell angepasst werden! Lassen Sie sich beim Formulieren von KI inspirieren, aber nicht Texte und Bewerbungsvorlagen 1:1 übernehmen!

• Überzeugende Selbstpräsentation

  Üben und trainieren Sie im Vorfeld das Vorstellungsgespräch – insbesondere die Selbstpräsentation. Zum perfekten Auftritt gehört auch ein gepflegtes Erscheinungsbild, eine selbstbewusste Körperhaltung sowie genaue Gehaltsvorstellungen.

• Authentische Kommunikation

  Seien Sie selbstbewusst, aber genauso authentisch und ehrlich (wenn Sie mal etwas nicht wissen). Bei Unklarheiten dürfen Sie immer nachfragen, sich Notizen machen oder um Bedenkzeit bitten. Wichtig ist, dass Sie Ihren Lebenslauf kennen und Widersprüche vermeiden – auch bei den Angaben in den Social-Media-Profilen (vorher checken!).

Wir empfehlen zusätzlich, dass Sie nach dem Vorstellungsgespräch noch ein kurzes Dankschreiben verfassen und verschicken. Das unterstreicht erneut Ihr Interesse, hebt Sie von der Masse ab und kann einen positiven Eindruck noch verstärken.

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