Meeting Arten: 12 Formate und Ideen für Ihr Team

Meeting Formate: Gründe für Besprechungen

Meetings (Deutsch: Besprechungen) sind im Arbeitsleben unverzichtbar. Kein anderes Medium bietet die Chance, in kurzer Arbeitszeit so viele Ideen gemeinsam zu generieren, Probleme oder Konflikte zu lösen oder das Team umfassend zu informieren – inklusive Fragen und Feedback.

Dabei können Sie die Meeting Arten unterscheiden zwischen:

• Regelmäßige Treffen

  Sie finden zu einem festen Termin und Zeitpunkt statt und haben meist eine Tagesordnung.

• Follow-Up-Meetings

  Wenn die erste Besprechung zu keinem Ergebnis geführt hat, wird ein Folgemeeting angesetzt.

• Informationsrunden

  Hierbei werden die Teilnehmer kurz über den aktuellen Stand informiert oder Zwischenergebnisse präsentiert.

• Spontane Meetings

  Sie haben keine Agenda, sondern werden kurzfristig einberufen – z.B. als Krisensitzung.

Die 12 häufigsten Meeting Arten

Meetings gibt es in unterschiedlichen Formen und Formaten. Die Mehrheit davon sind inzwischen webbasierte digitale Treffen – als Zoom Meeting, via Teams oder Webex. Nur noch rund ein Viertel der Meeting Arten bleiben echte Präsenz-Meetings.

Zu den wichtigsten Arten von Meetings gehören:

1. Onboarding-Meeting

Das sogenannte Onboarding gibt neuen Mitarbeitern eine erste Orientierung über den neuen Job, den Betrieb, wichtige Abläufe und Strukturen. Das erste Onboarding-Meeting findet meist als Einzelbesprechung mit einem Personaler oder dem künftigen Chef statt. Häufig folgen weitere Meetings zum gegenseitigen Kennenlernen und um Rückfragen zu stellen.

• Teilnehmer: 2-3 Personen
• Dauer: 30-60 Minuten
• Frequenz: 1-3 Mal

2. Jour Fixe

Der Jour Fixe ist ein regelmäßiges Meeting für einen festgelegten Personenkreis zu festen Zeiten, um alle Mitarbeitende auf den aktuellen Stand zu bringen, die Kommunikation zu fördern sowie wichtige Punkte anzusprechen oder Fragen zu einem laufenden Projekt zu beantworten.

• Teilnehmer: Alle Teammitglieder
• Dauer: 30-60 Minuten
• Frequenz: Täglich, wöchentlich oder monatlich

3. Kickoff-Meeting

Das Kick-Off-Meeting startet ein neues Projekt. In der Regel lädt der Projektleiter dazu alle Beteiligten ein und informiert diese über Ziel und Zweck, Aufgaben und Rollen sowie Regeln und Deadlines zum Projekt. Ziel des Kickoff-Meeting ist, den gemeinsamen Rahmen für das Team zu definieren und die Grundlagen für wichtige Meilensteine zu schaffen – also das Projekt grob zu skizzieren und die Mitglieder darauf einzuschwören.

• Teilnehmer: Gesamtes Team
• Dauer: 60-120 Minuten
• Frequenz: Einmalig, danach folgen andere Meeting-Arten

4. Townhall-Meeting

Ein Townhall-Meeting (auch: Bürger- oder Betriebsversammlung) ist eine offene Versammlung, bei der Führungskräfte eines Unternehmens oder einer Organisation neue und wichtige Informationen bekannt geben und mit den Teilnehmern in einen Dialog gehen. Es ist eine Form der internen Kommunikation, die Transparenz oder ein Gefühl der Zusammengehörigkeit fördern soll.

• Teilnehmer: Bürger, Belegschaft
• Dauer: 60-90 Minuten
• Frequenz: Anlassbezogen

5. Strategie-Meeting

Ein Strategie-Meeting ist ein gezieltes Treffen von Führungskräften, Teamleitern oder wichtigen Stakeholdern, bei dem die künftige Ausrichtung eines Unternehmens oder Projekts geplant und diskutiert wird. Im Gegensatz zu operativen Meetings steht hier nicht das Tagesgeschäft im Mittelpunkt, sondern die übergeordneten Ziele, Visionen und langfristigen Strategien, die für den Unternehmenserfolg entscheidend sind. Im Rahmen des Meetings werden Prioritäten (neu) gesetzt, Ressourcen zugewiesen und ein konkreter Maßnahmenplan beschlossen. Ein Strategie-Meeting erfordert unbedingt eine sorgfältige Vorbereitung, eine klare Agenda sowie eine offene und strukturierte Diskussion.

• Teilnehmer: 4-12 Personen
• Dauer: 60-120 Minuten
• Frequenz: Nach Bedarf

6. Zoom-Meeting (Telemeeting)

Stellvertretend für Zoom gehen auch andere Anwendungen wie Microsoft Teams, Webex oder Google Meet. Der Oberbegriff ist Telemeeting steht für virtuelle Meetings – am Telefon oder heute eher als Videokonferenz. Diese Meeting-Art spart vor allem Zeit und Kosten; die Teilnahme ist auch vom Homeoffice möglich. Allerdings kommt es bei diesem Meeting vor allem auf eine stabile Internetverbindung (WLAN) sowie gute Kamera und Mikrofon (oder Headset) an. Achten sollten die Teilnehmer unbedingt auf einen neutralen Hintergrund und das Ausschalten von Störquellen (laute Kinder, Handy).

• Teilnehmer: Optimal 5-8
• Dauer: 30-60 Minuten
• Frequenz: Nach Bedarf

7. Teamsitzung

Sinn und Zweck einer Teamsitzung ist eine produktive und lösungsorientierte Zusammenkunft. Die Teilnehmer tauschen sich über mögliche Probleme aus, diskutieren Lösungen, besprechen offene Fragen und treffen unter Umständen Entscheidungen. Um die Effizienz von Teammeetings zu steigern, sollte es eine Agenda zur Vorbereitung sowie gemeinsam akzeptierte Gesprächsregeln geben.

• Teilnehmer: Das Team
• Dauer: 30-60 Minuten
• Frequenz: Nach Bedarf

8. Chefmeeting

Diese Art des Meetings ist in der Regel ein 4-Augen-Gespräch mit dem Chef, seltener eine Gruppensitzung. Die Anlässe für das Chefmeeting können positiv sein (Feedback, Beförderung, Gehaltserhöhung) oder negativ (Kritikgespräch, Abmahnung, Kündigung). Viele Mitarbeitergespräche finden heute regelmäßig statt. Das Feedbackgespräch kann jedoch auch aufgrund eines konkreten Anlasses einberufen werden. Wichtig: Mitarbeiter müssen der Aufforderung dazu nachkommen und dürfen das Meeting nicht schwänzen!

• Teilnehmer: 2-4 Personen
• Dauer: 30-60 Minuten
• Frequenz: Monatlich, anlassbezogen

9. Come to Jesus Meeting

Das Come-to-Jesus-Meeting ist ebenfalls ein Chefmeeting, aber stets unangenehm: Hierbei liest der Chef seinen Leuten die Leviten, tadelt wiederholtes Fehlverhalten und droht mit Konsequenzen – eine echte Bußpredigt! Dasselbe gilt für Krisenmeetings, bei denen die Führungskraft unmissverständlich klarmacht: „Jetzt geht es um alles oder nichts!“

• Teilnehmer: 1-5 Personen
• Dauer: 20-30 Minuten
• Frequenz: Anlassbezogen

10. Brainstorming Meeting

Bei dieser Meeting-Art werden Ideen und Lösungen für aktuelle Herausforderungen gesammelt. Die optimale Teamgröße bei einem Brainstorming liegt laut Studien bei maximal acht Personen. Diese bringen zunächst alle denkbaren Ideen ein – ohne diese zu bewerten. Anschließend werden die Vorschläge diskutiert und die besten Lösungen ausgewählt und umgesetzt.

• Teilnehmer: 5-8 Personen
• Dauer: 30-60 Minuten
• Frequenz: Nach Bedarf

11. Stehkonferenz

Die Stehkonferenz ist ein Hybrid auch den schon genannten Meeting Arten – jedoch mit dem einzigen Unterschied, dass das Meeting ausschließlich im Stehen stattfindet. Das soll die Sitzungsdauer verkürzen und dafür sorgen, dass die Teilnehmer schon aus eigener Motivation zum Punkt kommen und nicht lange labern. Überdies macht das Stehen alle Teilnehmer sichtbarer – niemand kann sich verstecken.

• Teilnehmer: 3-10 Personen
• Dauer: 10-30 Minuten
• Frequenz: Nach Bedarf

12. Mystery Meetings

Mystery Meetings sollen Mitarbeiter motivieren und deren Kreativität fördern. Zu den Treffen wird häufig an einen ungewöhnlichen Ort eingeladen. Niemand weiß, wer kommt oder was dort passiert. Meist folgt aber nach einer ersten Kennenlernphase ein gemeinsames Brainstorming oder Teamspiele zum Teambuilding.

• Teilnehmer: 5-10 Personen
• Dauer: 1 Stunde bis 1 Tag
• Frequenz: Anlass- und projektbezogen

Was sind wichtige Meeting-Regeln?

Damit Ihre unterschiedlichen Meetings erfolgreich ablaufen haben sich zudem einige Meeting-Regeln und Tipps bewährt:

• Vorbereitung

  Sorgen Sie dafür, dass alle Teilnehmenden vorbereitet kommen können. Verteilen Sie dazu im Vorfeld eine eine detaillierte Agenda sowie relevante Unterlagen oder Liste mit offenen Fragen.

• Pünktlichkeit

  Achten Sie auf Pünktlichkeit, in dem Sie zur definierten Zeit beginnen und nach 5 Minuten keinen mehr dazu kommen lassen. Die Teilnehmenden sollten die Meeting-Zeiten respektieren (lernen).

• Auswahl

  Wählen Sie die Meeting-Teilnehmer genau aus: Dazu kommen sollte nur, wer einen Beitrag leisten kann. Blähen Sie die Teilnehmerzahl auf keinen Fall unnötig auf!

• Struktur

  Halten Sie sich an Ihre strukturierte Tagesordnung und achten Sie darauf, dass sich alle einbringen können – auch die Stilleren. Die Diskussionen müssen unbedingt fokussiert am Thema bleiben!

• Kommunikation

  Aktives Zuhören und eine respektvolle Kommunikation sind essenziell für die Zusammenarbeit in Besprechungen. Es hat sich bewährt, hierzu im Vorfeld klare Gesprächsregeln zu formulieren – auch zur maximalen Redezeit.

  

• Dokumentation

  Halten Sie die Meeting-Ergebnisse und -Entscheidungen möglichst schriftlich fest – mithilfe eines Ergebnisprotokolls. So bleiben Aufgaben und Verantwortlichkeiten für alle sichtbar, und es gibt später keine Missverständnisse.

• Zeitrahmen

  Ansonsten gilt: Halten Sie sich an den vorgegebenen Zeitrahmen. Das Meeting sollte nie länger dauern als geplant. Im Gegenteil: Limits erhöhen sogar dessen Produktivität (siehe: Parkinsonsches Gesetz).

In dem Sie sich an diese Grundregeln für erfolgreiche Meetings halten, schaffen Sie eine klare Struktur, fördern eine produktive Atmosphäre und führen zu klaren Ergebnissen! Wir wünschen dabei: viel Erfolg!

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