Unvorbereitet im Meeting – mehr Regel als Ausnahme
Mal wieder unvorbereitet im Meeting? Sie sind damit nicht alleine! Das passiert vielen Mitarbeitenden regelmäßig – und liegt manchmal auch schlicht daran, dass eine Agenda fehlt oder die Tagesordnung nicht rechtzeitig bekannt gegeben wurde.
Laut Studien geht rund die Hälfte der Arbeitszeit vieler Beschäftigter für Besprechungen drauf. Um sich jedes Mal darauf vorzubereiten, bräuchte es die andere Hälfte. Unmöglich!
Bloß nicht negativ auffallen!
Unvorbereitet im Meeting zu sein, ist also nicht immer Faulheit, sondern das Ergebnis einer schlechten Meetingkultur in vielen Unternehmen.
Sinn und Zweck der Teamsitzungen ist, Dinge voranzubringen, zu kommunizieren, zu planen und Resultate zu liefern. Das gelingt nur mit guter Vorbereitung. Trotzdem wollen Sie natürlich nicht negativ auffallen. Dafür haben wir jetzt ein paar bewährte Strategien…
6 Tipps, mit denen Sie unvorbereitet durchs Meeting kommen
Unvorbereitet im Meeting? – Das klingt erstmal unangenehm. Vor allem, wenn Sie angesprochen oder gefragt werden und keinerlei Ahnung haben oder den Kontext kennen. Wer dann anfängt, in den Unterlagen zu wühlen oder nach Worten ringt, offenbart seine Unkenntnis. Ein guter Eindruck sieht anders aus…
Trotz schlechter Vorbereitung überzeugend auftreten – das geht! Die Führungskräftecoachin Swantje Allmers hat uns dazu ihre besten Tipps und Tricks verraten, wie Sie die Meeting-Situation und mangelnde Vorbereitung retten können bzw. unvorbereitet im Meeting durchkommen:
1. Übernehmen Sie die Moderatoren-Rolle
Die Moderation zu übernehmen, ist die elegante Flucht nach vorn. Denn der oder die Meeting-Moderatorin ist diejenige, die auf Struktur und Ablauf achtet, dafür weniger zum Inhalt beisteuern muss. Natürlich sollten Sie mindestens das Thema kennen. Ansonsten ist es clever, gemeinsam mit dem Team Ziel, Agenda und gewünschte Ergebnisse der Besprechung zu definieren. Dann sind auch Sie automatisch im Thema.
Hinweis: Als Chef oder Teamleiter wird man Ihnen die Rolle des Moderators in der Regel direkt geben. Aber auch als Mitarbeiter können Sie sich dafür anbieten. Oft sind die Beteiligten dankbar, wenn jemand den Job übernimmt und auf den Überblick und roten Faden achtet.
2. Wechseln Sie die Ebene
Um den Details zu entfliehen, die Sie nicht kennen, können Sie die Betrachtungsebene wechseln. Lenken Sie den Fokus auf das große Ganze, die Kernfrage des Meetings oder die dahinterstehende Intention. Oft gibt es auf dieser Ebene genug, über das noch gesprochen werden muss. Ein Perspektivwechsel schützt Sie vor Detailfragen und lässt Sie wie jemanden aussehen, der für den nötigen Überblick sorgt.
3. Gesagtes zusammenfassen
Nicht selten verlieren sich die Meeting-Teilnehmer in den Inhalten oder kommen vom Hölzchen aufs Stöckchen. Wenn Sie auf der inhaltlichen Ebene nicht brillieren können, fassen Sie Gesagtes für die Gruppe intelligent zusammen. So leisten Sie auch ohne konkreten Input einen wertvollen Beitrag zur Gruppendiskussion.
Wichtig: Markieren Sie Ihren Beitrag unbedingt als Zusammenfassung des zuvor Gesagten! Sonst wirkt es wieder wie Bläh, Motto: Es ist zwar schon alles gesagt, aber nicht von allen.“
4. Konkretisierungsfragen stellen
Die wenigsten Menschen formulieren so, dass wirklich klar wird, was gemeint ist. Das bietet Ihnen die Möglichkeit, konkretisierende Fragen zu stellen. Wenn Ihr Kollege zum Beispiel sagt: „Hier müssten wir aktiv werden“, können Sie darauf Fragen stellen, wie: „Was stellen Sie sich konkret vor?“, „Wann müssen wir Ihrer Meinung nach aktiv werden?“, „Wer genau muss aktiv werden?“
Achten Sie darauf, dass Ihre Frage nicht als Angriff verstanden wird, sondern als konstruktive Hilfe, noch tiefer zu gehen. Das Ziel ist, Ihnen auch ohne Vorbereitung einen sinnvollen Beitrag zu verschaffen, indem Sie gemeinsames Nachdenken anregen.
5. Bewusst vage formulieren
Im Umkehrschluss zum letzten Punkt können Sie sich natürlich selbst aus der Affäre ziehen, indem Sie bewusst unkonkret formulieren und mit Oberbegriffen arbeiten, wie zum Beispiel „Hier müssen wir die Verantwortung übernehmen.“ Oder: „Das sollten wir uns genauer anschauen.“ In der Regel wird dies als klares Statement (miss)gedeutet, da jeder das interpretiert, was für ihn am besten passt.
6. Bieten Sie an, das Protokoll zu schreiben
Für die meisten Treffen gilt: Die Ergebnisse müssen in einem Protokoll (siehe: Ergebnisprotokoll) dokumentiert werden. Selbstverständlich können Sie auch in diesem Fall anbieten, dass Protokoll zu schreiben. Auch das ein ungeliebter Job.
Vorteil für Sie: Wer permanent Notizen machen muss, kann nicht wirklich an der Diskussion teilnehmen und muss praktisch kaum etwas sagen. Dadurch fällt garantiert nicht auf, dass Sie unvorbereitet im Meeting sitzen.
Meeting Fehler: Achtung, schädlicheTäuschungsversuche!
Gleichzeitig gibt es Strategien, mit denen Sie sich selbst schaden. Von den folgenden Aktionen sollten Sie unbedingt Abstand nehmen, wenn Sie unvorbereitet im Meeting sind:
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Fehler zugeben
Die Flucht nach vorn, indem Sie allen Teilnehmern gleich zu Beginn mitteilen, dass Sie nicht vorbereitet sind, ist definitiv keine gute Idee. Das provoziert nur diejenigen, die sich vorbereitet haben und signalisiert, dass Sie das Meeting weniger ernst nehmen. Es wird auch nicht besser, wenn Sie darauf verweisen, dass Sie Wichtigeres zu tun hatten.
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Vorbereitung nachholen
Versuchen Sie nicht, die erforderlichen Unterlagen im Meeting zu lesen, um die fehlende Vorbereitung auszugleichen. Das fällt auf und führt außerdem dazu, dass Sie abgelenkt und unaufmerksam wirken, statt einen Beitrag zu leisten.
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Sich verstecken
Ziehen Sie sich nicht zurück, indem Sie ruhig sind oder auf das Smartphone schauen (siehe: Sidebarring). Das stört die Atmosphäre erheblich und zeigt mangelnden Respekt gegenüber den anderen Teilnehmern!
Unvorbereitet im Meeting sollte Ausnahme sein
Mit den obigen Tipps gelingt es Ihnen, gut durch eine Besprechung zu kommen – selbst wenn Sie vollkommen unvorbereitet im Meeting sind. Trotzdem ist es auf lange Sicht besser, sich nicht darauf zu spezialisieren. Sie wollen sich positionieren und nicht nur verhindern, dass Sie negativ auffallen.
Besser also: Erarbeiten Sie sich eine Routine, die Ihnen zumindest eine gewisse Vorbereitung für Besprechungen ermöglicht. Dafür müssen Sie keineswegs die Agenda auswendig lernen, sich zu jedem Aspekt ein paar Ideen überlegen, deren Vor- und Nachteile analysieren und noch anschauliche Diagramme und Powerpoint-Präsentationen erstellen.
Machen Sie es sich vielmehr zur Regel, sich je nach Thema mindestens 15 Minuten vor dem Termin noch einmal mit dem Thema zu beschäftigen und darüber nachzudenken. Selbst eine kurze Vorbereitung hat mehrere Vorteile:
- Sie sind damit oft besser vorbereitet als andere.
- Kollegen und Vorgesetzte nehmen Sie als informiert wahr.
- Sie können Ihre eigene Position besser durchsetzen.
- Sie können das Meeting inhaltlich mitsteuern.
Wie Unternehmen mangelnde Vorbereitung verhindern
Einige Unternehmen haben bereits realisiert, dass viele Teilnehmer unvorbereitet im Meeting sitzen und packen das Übel daher bei der Wurzel: Sie praktizieren ein sogenanntes Silent Meeting (auch: Silent Start). So nennt sich eine halbstündige Phase zu Beginn des Meetings, in der die Teilnehmer das Sitzungsmemo bzw. die Agenda durchgehen und sofort Anmerkungen und Ideen notieren.
Vorteile
- Keine Ausreden, warum man etwas nicht vorbereiten konnte.
- Keine Vorbereitungszeit, die Sie woanders wegnehmen müssen.
- Sie sind direkt im Thema, alle sind auf demselben Stand.
Nachteile
- Manchen fällt es schwer, Gedanken ad hoc zu formulieren.
- Sie können keine Nacht darüber schlafen.
- Für vorbereitete Teilnehmer ist es Zeitverschwendung.
Kritisiert wird jedoch auch, dass regelmäßig unvorbereitete Mitarbeiter für die mangelnde Selbstorganisation so auch noch belohnt werden. Ob sich diese Methode für alle Meeting Arten eignet, bezweifeln wir daher.
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