Definition: Was sind Mystery Meetings?
Ein Mystery Meeting ist ein Treffen mehrerer Personen mit einem speziellen Überraschungseffekt: Die Teilnehmenden wissen im Vorfeld nicht, worum es im Meeting geht, wer kommt oder welches Ziel die Besprechung hat. Bekannt sind lediglich Ort und Zeit – und der Gastgeber.
Oft erhalten die Teilnehmenden zum Beispiel nur eine Postkarte als Einladung, auf der ein geheimnisvoller Platz oder Eingang genannt oder sogar nur aufgemalt ist – obendrein zu einer untypischen Uhrzeit.
Was ist das Ziel von Mystery Meetings?
Ziel des Mystery Meetings ist, die meist festgefahrenen Routinen klassischer Meetings aufzubrechen, den Teamgeist zu stärken, Kreativität zu fördern oder den Arbeitsalltag aufzulockern. Der Überraschungseffekt soll Motivation und Neugier wecken und so zu frischen Ideen und besseren Ergebnissen führen.
In dieselbe Kategorie wie „Mystery Meetings“ fallen auch sogenannte Daybreaker-Events: Dabei treffen sich Beschäftigte morgens um 6 Uhr noch vor dem Arbeitstag, um diesen mit einer wilden Tanzparty zu beginnen. Auch dabei sollen Motivation und Kreativität buchstäblich „geweckt“ werden.
Alternative: Meeting im Dunkeln
Im privaten Umfeld gibt es das „Dinner in the Dark“ – ein Restaurant und Essen in völliger Dunkelheit. Hierbei werden Speisen und Geschmäcker anders wahrgenommen und andere Sinne stärker angeregt. Das Konzept lässt sich auf den Job übertragen: ein Meeting im Dunkeln. Wenn sich alle nicht sehen, bekommen Stimme, Sprache und Worte mehr Gewicht. Auch Hierarchien werden flacher, weil keiner mehr sieht, wie der Chef oder Kollegen auf Gesagtes reagieren. Das kann Hemmungen abbauen und zu ganz neuen Erkenntnissen führen.
Mystery Meeting planen: Tipps zur Vorbereitung
Ein Mystery Meeting ist leider kein Selbstläufer. Einfach ein paar Kollegen zu einem unbekannten Ort einladen und sehen, was passiert – das funktioniert nicht! Damit das Konzept aufgeht, sollten Sie folgende Punkte beachten:
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Anlass wählen
Mystery Meetings eignen sich vor allem für kreative Meeting Arten, wie ein Brainstorming. Oder für Teambuilding-Events. Wählen Sie also zuerst einen passenden Anlass, daraus ergeben sich dann auch meist schon Ort und Oberthema.
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Termin nennen
Je ungewöhnlicher der Termin für das Mystery Meeting, desto größer der Überraschungseffekt! Arbeitsrechtlich sollten Sie aber nicht die Freizeit oder den Freitagabend wählen. Dann muss niemand kommen. Besser ist die Zeit zwischen 10 und 12 Uhr oder mysteriöser: 9:47 Uhr oder 6:58 Uhr.
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Ort finden
Für das Überraschungsmeeting benötigen Sie einen Ort oder Raum, der zum Thema und Anlass passt. Gut geeignet sind zum Beispiel ein Kinosaal, eine Hotelsuite, eine Ferienwohnung am See, ein Tourbus oder Musikclub… Den genauen Meetingort sollten Sie bis kurz vor knapp geheim halten, um die Spannung zu steigern. Beim Tourbus geben Sie also zum Beispiel nur einen Parkplatz an.
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Einladung formulieren
Zum Mystery Meeting können Sie – klassisch – per Mail einladen. Das ist aber langweilig. Steigern lässt sich der Effekt mit einer mysteriösen Einladung – zum Beispiel eine Postkarte im Stil eines Erpresserbriefs mit aufgeklebten Buchstaben. Kein Absender – nur Ort und Zeitpunkt. Die Aufschrift „Top Secret“, um den Charakter des Meetings noch geheimnisvoller zu machen. Lassen Sie die Einladung und Worte möglichst mysteriös aussehen!
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Meeting vorbereiten
Auch ein Mystery Meeting braucht am Ende eine Agenda und Moderator. Der Rahmen ist mysteriös, der Inhalt bitte nicht! Um sinnvolle Ergebnisse zu erzielen, sollten Sie den Ablauf genau planen, auch wenn der von üblichen Strukturen abweichen darf. Integrieren Sie zum Beispiel noch ein Überraschungs-Dinner oder einen Überraschungsgast. Oder planen Sie ein paar gruppendynamische Spiele ein. Erlaubt ist alles, was das Mystery Meeting zu einem echten Event macht.
Tipp: Unbedingt Stillschweigen bewahren!
Ein gelungenes Mystery Meeting werden Sie vielleicht nicht alleine, sondern mit Kollegen oder einer Event-Agentur vorbereiten. In dem Fall gilt für alle Beteiligten strikte Schweigepflicht. Sollten per Flurfunk Details durchsickern, ist der Überraschungseffekt dahin.
Ausnahme: Sie legen bewusst falsche Fährten, um die Spekulationen anzuheizen und die tatsächliche Überraschung noch größer zu machen. Das ist aber meist erst sinnvoll, wenn Sie schon ein paar Mystery Meetings im Unternehmen praktiziert haben und hierbei bereits so etwas wie eine Routine entstanden ist. Motto: „Ach, mal wieder so ein Mystery-Dings!“
Wann ist ein Mystery Meeting sinnvoll?
Laut Studien verbringen Büroarbeiter bis zu 4,5 Stunden pro Woche in Meetings, Führungskräfte kommen sogar auf 23 Stunden. Davon sind jedoch rund 72 Prozent ineffektiv und unproduktiv. Also Zeitverschwendung pur. Mystery Meetings bringen einen neuen Twist in die langweilige bis eintönige Meetingkultur.
Das Konzept, das ursprünglich aus den USA stammt, bringt nicht nur Spaß und Abwechslung in den Büroalltag – die spielerischen Elemente fördern zugleich die kreativen Potenziale der Teilnehmer. Gleich mehrere Studien über kreative Orte belegen: Ein Tapetenwechsel lässt die Geistesblitze nur so sprühen.
Geeignet sind Mystery Meetings daher vor allem für Innovationsprozesse, bei denen es um ungewöhnliche Lösungen oder völlig neue Ideen geht. Ungeeignet ist die Meeting Art dagegen für den täglichen Informationsaustausch oder wöchentliche Besprechungen wie etwa einen Jour fixe. Dafür wäre der Aufwand zu groß…
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