Meeting-Tipp: Die Zwei-Pizza-Regel von Amazon
Meetings gelten als einer der größten Zeitfresser im Büro. Und das liegt nicht nur an mangelhafter Vorbereitung oder einem fehlenden Moderator – oft ist es die Zusammensetzung und Teilnehmerzahl selbst, die das Meeting so nützlich machen wie eine Wärmflasche aus Schokolade. Nicht dass Bezos seinen Mitarbeitern während der illustren Runde italienische Teigwaren spendieren würde (jedenfalls ist uns darüber nichts bekannt). Die Zwei-Pizza-Regel ist vielmehr metaphorisch zu verstehen und besagt:
Laden Sie nie mehr Teilnehmer zum Meeting ein, als Sie mit zwei Pizzas satt bekommen könnten.
Zugegeben, das ist eine ziemlich simple Regel. Aber die Größe amerikanischer Pizzas und den Appetit amerikanischer Arbeitnehmer eingerechnet, dürfte man so auf nicht mehr als fünf bis acht Teilnehmer kommen.
Zwei-Pizza-Regel basiert auf Studien
Die Zwei-Pizza-Regel deckt sich allerdings auch mit anderen Untersuchungen zur optimalen Teilnehmerzahl. So kommt eine Standford-Studie vor einigen Jahren zu dem Ergebnis, dass sieben die perfekte Zahl für ein produktives Meeting ist. Sie räumt einen Spielraum von „plus oder minus zwei“ ein, heißt: Gruppendiskussionen mit 5 oder 9 Teilnehmern eignen sich ebenfalls. Und da liegt die Zwei-Pizza-Regel mit ihren 8 Teilnehmern genau in der goldenen Mitte, wie nachfolgende Grafik illustriert:
Auswirkungen von falschen Teilnehmergrößen
Der positive Effekt der Zwei-Pizza-Regel ist leicht nachvollziehbar, wenn Sie die Auswirkungen einer zu geringen oder zu großen Teilnehmerzahl berücksichtigen. Kleinere Teamsitzungen schaffen ein Gefühl der Vertrautheit, das sinnvolle und offenere Diskussionen fördert. Bei kleinen Gruppen lässt sich leichter sicherstellen, dass jeder seinen Standpunkt erörtern kann: Jeder wird gehört und fühlt sich wertgeschätzt. Aber die simple Formel „weniger ist mehr“ funktioniert nur bis zu einem gewissen Grad:
Nachteile zu weniger Teilnehmer
Ist die Gruppe zu klein, setzt sich womöglich die dominantere Persönlichkeit durch. Hinzu kommt die mangelnde Diversität: Teams sind dann am besten, wenn sie möglichst viele unterschiedliche Charaktere abbilden. Verschiedene Meinungen und Perspektiven beleben erst die Diskussion und sind nicht umsonst die Basis vieler Kreativitätstechniken. Diese fehlen bei kleineren Teilnehmerzahlen und wirken sich negativ auf die Qualität der Entscheidungen aus.
Nachteile zu vieler Teilnehmer
Andererseits wird ein Meeting mit mehr Beteiligten schnell unübersichtlich, ufert in Gelaber aus. Drei Pizzen wären klar zu viel: Kommunikationsforscher sagen etwa, ein Meeting mit mehr als acht, maximal neun Mitgliedern arbeitet kaum noch effizient. Es mutiert dann zur Selbstdarstellungsbühne. Das fördert Konflikte.
Zudem sind bei größeren Teilnehmerzahlen Moderatoren stärker gefragt, ausgleichend einzugreifen und Redezeit zu begrenzen. Gleichzeitig gelingt das nur bedingt, kommen introvertierte Teilnehmer nicht zu Wort. Und jeder Teilnehmer muss insgesamt mehr Zeit für Meetings und verschiedene Koordinationsaufgaben aufwenden, als für seine eigentliche Arbeit.
Kombination: 2-Pizza-Regel + 10-bis-12-Regel
Waren in den Besprechungen bisher immer größere Teilnehmerzahlen an der Tagesordnung, geht es nun darum, diese zu begrenzen: Wie lässt sich die Zwei-Pizza-Regel umsetzen? Ganz schmerzfrei wird es nicht verlaufen, der eine oder andere Kollege/Mitarbeiter mag sich vor den Kopf gestoßen fühlen, wenn er oder sie bisher immer an allen Meetings teilgenommen hat. Diese Tipps können helfen:
- Informieren Sie die Mitarbeiter
Kündigen Sie die Änderungen im Vorfeld an. Erklären Sie den Hintergrund der zukünftigen Größenreduzierung. Das ermöglicht das Verständnis der Maßnahmen, so dass sich niemand übergangen fühlen kann. - Wählen Sie bewusst aus
Steht ein Meeting an, sollten Sie genau auswählen, wen Sie dazu einladen möchten. Hier geht es nicht um Hierarchie, sondern bereichernden Input. Querulanten und Dauernörgler sind eher hinderlich. - Klären Sie Zuständigkeiten
Sorgen Sie dafür, dass die Ergebnisse des Meetings denjenigen zugänglich sind, die nicht teilnehmen. Informieren Sie die Teilnehmer, dass diese Aufgabe ihnen zufällt.
Die ultimative Kombination erreichen Sie, wenn Sie eine weitere Regel von Jeff Bezos zur Zwei-Pizza-Regel hinzunehmen: Die 10-bis-12-Regel. Die besagt, dass Besprechungen idealerweise in diesem Zeitfenster stattfinden sollten. Warum? Von 10 bis 12 Uhr vormittags befinden sich die meisten Menschen in ihrer geistigen Hochphase, ihre Konzentration und Leistungsfähigkeit ist am stärksten.
Auch wenn Sie die Zwei-Pizza-Regel vielleicht nicht allzu wörtlich nehmen sollten – denn sie gilt auch für Telemeetings – es spricht nichts dagegen, den Mitarbeitern im Meeting tatsächlich mal eine oder mehrere Pizzas zu spendieren. Angeblich motiviert die sogar mehr als Geld…
Bonus: Wann Sie sich im Meeting zu Wort melden sollten
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