Coworking Space: Tipps fürs Coworking
Viele Freelancer und Arbeitnehmer mit Home Office Regelungen stehen nach einigen Wochen oder Monaten der Arbeit zu Hause oft vor einer Herausforderung: Einerseits wissen die meisten das selbstbestimmte Arbeiten und die flexible Arbeitsweise zu schätzen, andererseits fehlt ihnen der Kontakt zu Kollegen und anderen Menschen. Virtuelle Kontakte oder die telefonische Kommunikation können das Gespräch am Kaffeeautomaten eben nicht vollständig ersetzen. Die Lösung des Problems heißt in vielen Fällen Coworking Space. Die Arbeit in einem Gemeinschaftsbüro bietet weit mehr, als den Kontakt zu Gleichgesinnten...

Coworking Space: Netzwerken nicht nur für Freelancer

wavebreakmedia/shutterstock.comNeben einer gut ausgestatteten Arbeitsumgebung, der passenden Infrastruktur und der Trennung von Arbeitsplatz und Privatbereich, bietet die Arbeit im Coworking Space Freelancern und Angestellten vor allem eines: Netzwerkchancen. Da sich in Gemeinschaftsbüros Coworker verschiedenster Branchen und Fachbereiche treffen, können aus der Arbeit im gleichen Büro interessante und oft unerwartete Kontakte und Verknüpfungen entstehen.

Diese beschränken sich nicht auf den Erfahrungsaustausch, sondern können auch zur Vermittlung von Aufträgen und gemeinsamen Projekten führen. Ein weiterer Aspekt: Andere Coworking Kollegen können Freelancer in schwierigen Phasen unterstützen und (moralischen) Rückhalt bieten. Der Verlust von Projekten, Rückschläge oder einfach schlechte Tage lassen sich in Gesellschaft von Kollegen oft besser verarbeiten und überwinden.

Für Arbeitnehmer mit Home Office Regelungen sieht die Situation ein wenig anders aus. Kontakte und Netzwerk sind für sie zwar ebenfalls relevant, doch für sie stehen andere Faktoren im Vordergrund:

  • Kontakte, die dem Unternehmen und Arbeitgeber Vorteile bieten können.
  • Ein Netzwerk, das beim Aufbau einer neben- oder freiberuflichen Arbeit helfen kann.
  • Neue Perspektiven und Impulse, die sich im Unternehmen nicht finden lassen.
  • Kontakt zu Freelancern, die in Projekten des Unternehmens eingesetzt werden können.

Die dritte - und in Coworking Spaces oft vertretene Gruppe - besteht aus Startups und ihren Mitarbeitern. Unternehmen, die gerade erst am Anfang stehen, können sich oft keine eigenen Büroräume leisten und greifen daher gerne auf die Infrastruktur von Coworking Spaces zurück.

Auch das dort vorhandene Netzwerk kann für Startups wertvoll sein. Gerade der Kontakt zu passenden Freelancern kann Projekte erleichtern.

Alternativen zum Coworking Space

baranq/shutterstock.comWenn Coworking Spaces nicht Ihre Sache sind, gibt es auch alternative Arbeitsformen. Diese bieten teilweise den Vorteil eigener Räume, die mehr Rückzugsraum bieten. Sie haben jedoch den Nachteil, dass das Netzwerk und der Gemeinschaftsgedanke nicht annähernd so stark ausgeprägt ist, wie in Coworking Spaces. Die drei wichtigsten sind:

  1. Gemeinschaftsbüros
    Die meisten Büroräume sind sowieso dafür eingerichtet, mehr als einen Schreibtisch plus Infrastruktur aufzunehmen. Was liegt also näher, als sie entsprechend auszustatten? In kleineren Räumen ist es prinzipiell auch möglich, sich einen gemeinsamen Schreibtisch zu teilen, wenn man sich bei dessen Nutzung nicht in die Quere kommt: So können sich beispielsweise Frühaufsteher und Nachteulen ein Büro teilen.
  2. Business Center
    Business Center stellen Büroräume in verschiedenen Größenordnungen für einen meist moderaten Preis bereit. Freiberufler, die kein permanentes Büro benötigen, können sich in BizzCentern auch tage- oder stundenweise einmieten. Gleichermaßen können Sie dort Konferenzräume inklusive Veranstaltungstechnik für Kundenpräsentationen oder Seminare mieten: Die Raum-Reservierung funktioniert einfach per Telefon oder Internet.
  3. Gründerzentrum
    Jede größere Gemeinde betreibt mittlerweile ein Gründerzentrum, in dem sich Existenzgründer für einen bestimmten Zeitraum einmieten können. Ähnlich wie in Business Centern finden Sie dort in der Regel eine Service-Infrastruktur vor, nur sind die Kosten für Miete und Extras deutlich günstiger. Interessant ist aber vor allem die Firmenmischung in diesen Inkubatoren: Hier findet sich das ganze Spektrum vom gerade gestarteten Einzelkämpfer bis zum Unternehmen mit mehr als zwanzig Mitarbeitern, das gerade auf dem Absprung ins eigene Firmengebäude ist.

Arbeit im Coworking Space: Turbo für die Produktivität

dotshock/shutterstock.comWer sich als Freelancer auf die Arbeit im Coworking Space einlässt, wird schnell feststellen, dass er neben der Trennung von Arbeit und Freizeit und dem Austausch mit Gleichgesinnten auch einen - oft unerwarteten - Produktivitätsschub erlebt.

Dieser resultiert nicht nur aus der reinen Arbeitsumgebung, in der es deutlich weniger Ablenkung gibt, als zu Hause. Die Arbeit im Coworking Space ist auch aus andere Gründen in vielen Fällen deutlich produktiver als in den eigenen vier Wänden:

  • Da alle anderen Anwesenden auch im Arbeitsmodus sind, fällt es oft leichter, sich selbst voll auf die Arbeit zu konzentrieren.
  • Kreative Blockaden oder Tiefphasen können durch Gespräche mit anderen Freiberuflern überwunden werden.
  • Der Austausch mit anderen Freiberuflern kann neue Impulse und Ideen bringen, die neue Motivation und Energie freisetzen.
  • Telefonate sind im Coworking Space zwar möglich, zu viele sollten jedoch - schon aus Rücksichtnahme - nicht geführt werden. Das ermöglich ablenkungsfreies Arbeiten.

Dazu kommen - je nach Coworking Space - Faktoren wie die Räumlichkeiten, Geräuschpegel, Atmosphäre und viele andere, die produktives Arbeiten erleichtern und unterstützen können. Die Arbeit im Coworking Space kostet zwar Geld, kann Freiberuflern durch die gesteigerte Produktivität jedoch auch zu deutlich höheren Umsätzen verhelfen.

In unserem Coworking ABC finden Sie alle wichtigen Tipps und Strategien, die Sie als Freelancer im Gemeinschaftsbüro beherzigen sollten. Die Tipps können Sie sowohl bei der Suche und Auswahl, als auch bei der konkreten Arbeit im Coworking Space nutzen. Natürlich freuen wir uns über Ihre Erfahrungsberichte und Ergänzungen in den Kommentaren.

Weiterführende Artikel

Wenn Sie sich umfassender mit Remote Working, flexibler Arbeit und Home Office befassen wollen, werden Sie in den folgenden Artikeln fündig:

A wie Arbeitsplatz

Arbeiten Sie regelmäßig in einem Coworking Space, sollten Sie dort Ihren Arbeitsplatz möglichst individuell gestalten. Einen festen Tisch oder Platz können Sie zwar nicht immer belegen, dennoch sollten Sie für sich eine gewisse Routine entwickeln, mit der Sie sich Ihre Arbeitsmaterialien vor dem Beginn Ihres Arbeitstages zurechtlegen. Dabei reicht es bereits, wenn Sie Ihre Arbeitsmaterialien in der immer gleichen Reihenfolge auf dem Tisch platzieren oder einige Schritte routinemäßig durchgehen und sich so auf die Arbeit einstimmen.

B wie Beleuchtung

Achten Sie auch im Coworking Space auf die gute Beleuchtung Ihres Arbeitsplatzes. Idealerweise suchen Sie sich daher einen Platz in Fensternähe oder in der Nähe einer angenehmen Lichtquelle. Diesen Aspekt sollten Sie auch bei der Besichtigung und einem Probearbeitstag berücksichtigen und prüfen. Sollte die Beleuchtung vor Ort unzureichend sein, können Sie - wenn Sie häufiger dort sind - sicherlich auch eine Tageslichtlampe oder eine ähnliche Lichtquelle mitbringen und installieren. Natürlich sollten Sie das mit der Leitung des Coworking Spaces absprechen.

C wie Chancen

Coworking Spaces bieten Ihnen nicht nur ein hervorragendes Arbeitsumfeld, sondern auch zahlreiche Netzwerk- und Businesschancen. Diese können Sie jedoch nur dann erkennen und nutzen, wenn Sie die Augen danach offen halten, gut vorbereitet sind und offen auf andere Freelancer und potentielle Kontakpartner zugehen. Hier gilt der bekannte Spruch: “Glück ist das Zusammentreffen von Gelegenheit und guter Vorbereitung.” Zumindest den zweiten Teil haben Sie in der Hand. Zur Vorbereitung gehören beispielsweise die Bereitstellung von Visitenkarten, die Offenheit für Gespräche und die Bereitschaft, anderen Freelancern im Coworking Space zu helfen.

D wie Dauer

Vielleicht wollen Sie nicht jeden Tag im Coworking Space arbeiten, vielleicht gibt es Monate, in denen Sie ohnehin viel unterwegs oder ständig vor Ort beim Kunden sind. Diese Struktur und Anforderungen Ihrer Arbeit sollten Sie auch bei der Buchung Ihres Coworking Spaces berücksichtigen. Prüfen Sie daher im Vorfeld, wie lange Sie sich binden wollen und welche Modelle der Coworking Space dafür anbietet. Die meisten Coworking Spaces bieten inzwischen auch Punktekarten an, bei denen Sie beispielsweise zehn Besuche buchen. Wenn Sie viel - und unregelmäßig - reisen, könnte dieses Modell für Sie ideal sein.

E wie Einstieg

Da ein Coworking Space Ihnen beim produktiven Arbeiten helfen soll, müssen Sie sich in der jeweiligen Umgebung natürlich auch wohl fühlen. Da hier viele völlig individuelle Faktoren eine Rolle spielen, sollten Sie sich - wenn mehrere Coworking Spaces in Reichweite liegen - verschiedene Optionen anschauen und umfassend prüfen. Achten Sie dabei auch darauf, welche Einstiegs- und Testmöglichkeiten die verschiedenen Coworking Spaces bieten. Tun Sie sich jedoch selbst einen Gefallen und beurteilen Sie einen Coworking Space erst nach einigen Besuchen. Es kann ein wenig dauern, bis Sie mit einer ungewohnten Umgebung warm werden.

F wie Fachbereiche

Ein nicht zu unterschätzender Fakor ist das Klientel des Coworking Spaces. Nehmen Sie sich einige Tage und Wochen Zeit, um ein Gefühl dafür zu bekommen, aus welchen Fachbereichen und Branchen die anwesenden Freelancer stammen. Nur so können Sie einschätzen, ob das vorhandene Netzwerk Ihnen auch für Ihre Arbeit echte Chancen bietet. Denken Sie dabei bitte über die klassischen Branchen hinaus. Auch Freelancer, die nicht direkt aus Ihrem Bereich kommen, können sich zu wertvollen Kontakten entwicklen. Eine gewisse Offenheit für neue Ansätze sollten Sie mitbringen.

G wie Guidelines

Jeder gute Coworking Space verfügt über eigene Guidelines und Verhaltensregeln. Studieren Sie diese gründlich, achten Sie darauf, wie sich die Regeln für Sie intuitiv anfühlen und halten Sie die Vorgaben unbedingt ein. In den meisten Fällen sind die Regeln mit etwas gesundem Menschenverstand und Rücksichtnahme bereits erfüllt. Stellen Sie sich einfach die Frage: "Welches Verhalten erwarte ich von anderen Coworkern?" Diesen Standard sollten Sie dann ebenfalls einhalten. Gegenseitige Rücksichtnahme macht das Leben - und die Arbeit - leichter.

H wie Hilfsbereitschaft

Auch wenn es sich bei einem Coworking Space formal “nur” um ein Gemeinschaftsbüro handelt, spielt der Gemeinschaftsaspekt hier oft eine entscheidende Rolle. Dessen sollten Sie sich bewusst sein und sich aktiv in die Gruppe einbringen. Dazu gehört auch, andere Freelancer im Coworking Space hin und wieder zu unterstützen und - wenn es Ihre Zeit und Arbeit zulässt - Hilfestellung zu bieten. Diese Hilfe wird zwar nicht immer sofort honoriert oder vergolten, zahlt sich in der Regel jedoch mittel- und langfristig aus.

I wie Infrastruktur

Bei Ihrer Entscheidung für den passenden Coworking Space sollte die vorhandene Infrastruktur natürlich eine Rolle spielen. Neben Druckern - die doch immer wieder benötigt werden - sind auch Schließfächer, die Versorgung mit Kaffee, eine stabile und schnelle W-Lan-Verbindung sowie die Möglichkeit, sich zu ungestörten Telefonaten zurückzuziehen, relevante Aspekte. Auch Konferenz- und Besprechungsräume - ausgestattet mit Beamer, Flipchart und anderen Tools - sollten buchbar sein.

J wie Jobangebote

Manche Coworking Spaces haben spezielle Boards für Job- und Projektangebote im Einsatz, in anderen findet die Vermittlung formlos zwischen den anwesenden Freelancern statt. Nehmen Sie sich - bevor Sie selbst auf Angebote eingehen oder diese aussprechen - bitte Zeit, um die ungeschriebenen Regeln des Coworking Spaces bei diesem Thema kennen zu lernen. Dass Sie diese dann auch einhalten, versteht sich von selbst. Außerdem sollten Sie offen und - zumindest zu Beginn - zurückhaltend auf die Angebote eingehen. Es sollte nicht der Eindruck entstehen, dass Sie nur dort sind, um Aufträge abzugreifen.

K wie Kooperation

Viele Kooperationsprojekte von Freelancern beginnen in Coworking Spaces. Klar ist jedoch, dass solche Projekte in der Regel auf der Grundlage Ihrer Reputation und Vertrauenswürdigkeit zustandekommen. Um sich in “Ihrem” Coworking Space als guter Netzwerk- und Kooperationspartner zu positionieren, sollten Sie sich daher sowohl an Gesprächen, als auch an gemeinsamen Mittags- und Kaffeepausen beteiligen. Auch im Coworking Space angebotene Workshops sollten Sie dazu wahrnehmen. Nutzen Sie jede sich bietende Gelegenheit, um zu einem festen Teil der "Coworking Familie" zu werden.

L wie Lautstärke

Denken Sie bitte immer daran: Alle im Coworking Space anwesenden Freelancer wollen dort produktiv arbeiten. Es ist daher ein Gebot der Höflichkeit, die eigene Arbeit so zu gestalten, dass Sie Ihre Kollegen nicht stören. Telefonate, Besprechungen oder lebhafte Diskussionen sollten Sie daher in Besprechungsräume oder abgetrennte Bereiche verlegen. Alternativ können Sie Ihre hoch aktiven Telefontage auch einfach nach Hause verlegen. Dann wissen Sie den Coworking Space an anderen Tage umso mehr zu schätzen.

M wie Mehrbedarf

Apropos Besprechungsräume: Stellen Sie bereits bei der Auswahl des Coworking Spaces sicher, dass Sie vor Ort die Möglichkeit haben, solche Räume zu vertretbaren Stundensätzen anzumieten und auch Ihren Arbeitsplatz bei Bedarf erweitern können. Auch der beste Coworking Space hilft Ihnen nicht, wenn Sie dort keine Besprechungen abhalten oder Meetings veranstalten können. Für Coaches und Trainer ist diese Möglichkeit auch wichtig, um Workshops und Beratungen in einer ruhigen Atmosphäre durchführen zu können.

N wie Netzwerk

Sie haben es bestimmt schon viel zu oft gehört, dennoch verliert der Grundsatz nichts an Aktualität und Bedeutung: Ein gutes Netzwerk entsteht nicht von selbst, sondern muss aktiv aufgebaut werden. Das gilt auch im Coworking Space. Suchen Sie daher - natürlich unaufdringlich - die Kommunikation mit anderen Coworkern, steigen Sie in Gespräche ein, pflegen Sie Beziehungen aktiv und bieten Sie Ihren Kontakten Mehrwert. Lassen Sie sich dafür Zeit und bauen Sie Ihr Netzwerk kontinuierlich und nachhaltig auf.

O wie Oeffnungszeiten

Ausstattung, Infrastruktur und Klientel sind zwar wichtig, ohne die für Sie passenden Öffnungszeiten jedoch nutzlos. Achten Sie daher bei der Auswahl darauf, dass die Öffnungszeiten mit Ihrem Rhythmus vereinbar sind und sie - mit den entsprechenden Tarifen - auch die Möglichkeit haben, außerhalb der offiziellen Öffnungszeiten zu arbeiten. Allerdings ist hier Vorsicht geboten: Nur weil Sie jederzeit im Coworking Space arbeiten können, sollten Sie das nicht unbedingt tun. Freie Tage sind auch für Freelancer wichtig.

P wie Preise

Natürlich spielt der Preis des Coworking Spaces bei Ihrer Auswahl ebenfalls eine Rolle. Prüfen Sie - auch durch Probetage - ob der Nutzen des Gemeinschaftsbüros für Sie in einem vernünftigen Verhältnis zum Preis steht. Beachten Sie dabei bitte, dass Sie diesen Aspekt möglicherweise erst nach einigen Wochen beurteilen können. Haben Sie sich grundsätzlich für die Arbeit im Coworking Space entschieden, sollten Sie auch prüfen, ob ein Jahresabo möglicherweise die günstigste Option für Sie darstellt.

Q wie Qualität

Die Arbeit im Coworking Space ist vor allem auch Typsache. Nicht jeder ist für die Arbeit in einem Gemeinschaftsbüro geeignet und kann dort wirklich produktiv sein. Daher sollten Sie für sich herausfinden - und das auch sehr aktiv und genau prüfen - ob Ihre Arbeitsqualität im Coworking Space wirklich gut ist oder ob Ihre Arbeitsergebnisse darunter leiden. Dass Sie diesen Test nicht gerade mit wichtigen Projekten durchführen sollten, ist klar. Möglicherweise stellen Sie auch fest, dass Sie manche Aufgaben im Coworking Space, andere jedoch besser zu Hause erledigen können.

R wie Rücksichtnahme

Auch wenn Sie sich an alle offiziellen Regeln halten, können Sie andere Coworker durch Ihr Verhalten stören oder nerven. Daher ist es wichtig, dass Sie bei der Arbeit im Coworking Space grundsätzlich Rücksicht auf andere Anwesende nehmen und sich selbst im Zweifel etwas zurücknehmen. So vermeiden Sie Konflikte und Probleme. Natürlich sollten Sie diese Rücksichtnahme umgekehrt dann auch von Ihren Coworking-Kollegen einfordern - auf höflicher Art und Weise, versteht sich.

S wie Sicherheit

Vertrauen ist gut, doch da Sie die meisten Ihrer Coworker nicht kennen, ist Vorsorge besser. Bedeutet konkret: Stellen Sie sicher, dass sich vor Ort Schließfächer befinden, in denen Sie Computer und Arbeitsmaterialien in Pausen einschließen und sicher verstauen können. Benötigen Sie primär Ihren Laptop für die Arbeit, werden Sie diesen vermutlich ohnehin mitnehmen. Stellen Sie auf jeden Fall sicher, dass Sie den Coworking Space abends mit einem guten und sicheren Gefühl verlassen können.

T wie Telefonate

Rückzugsbereiche und -räume für Telefonate sind nicht nur eine Frage der Höflichkeit, sondern auch der Vertraulichkeit. Vermutlich besprechen Sie mit Ihren Kunden telefonisch auch Themen und Informationen, die nicht für die Ohren anderer bestimmt sind und so manche Firmeninterna sollten ihren Weg sicherlich auch nicht zu anderen Coworkern finden. Ein Coworking Space ohne entsprechende Rückzugsmöglichkeiten dürfte für viele Freelancer daher ungeeignet sein.

U wie Umgebung

Empfangen Sie ab und ab auch Gäste im Coworking Space oder führen Sie dort Besprechungen und Workshops durch, sollten Sie auch auf die Umgebung und das Gebäude achten. Wirken beide nicht einladend, kann das den ersten Eindruck negativ beeinflussen - und für Sie zum Problem werden. In diesem Fall ist es vielleicht sinnvoller, Workshops in einer anderen Location durchzuführen.

V wie Vorbereitung

So gut die Infrastruktur vor Ort auch sein mag, je nach Arbeitsweise müssen Sie vielleicht doch einige Materialien selbst mitbringen oder besorgen. Stellen Sie daher sicher, dass Sie Ihre Arbeit im Coworking Space umfassend vorbereiten und mit allen notwendigen Materialien und Informationen ausgestattet sind. Idealerweise nutzen Sie Ihre Coworking-Tage dazu, um sich eine Struktur für Ihre Arbeit aufzubauen. So können Sie verschiedene Aufgaben beispielsweise auf verschiedene Tage verteilen und sich so Routinen und Workflows aufbauen.

W wie W-Lan

Es klingt trivial, doch eine stabile und schnelle W-Lan-Verbindung mit keinen oder nur sehr geringen Ausfallzeiten ist für die meisten Freelancer essentiell. Sollten Sie auf Kundensysteme zugreifen oder andere sensible Daten verschicken, sollten Sie sich Gedanken über die Nutzung eines VPNs machen. Für manche Arbeiten ist die Möglichkeit eines kabelgebundenen Internetzugangs wichtig. Stellen Sie sicher, dass diese im Coworking Space vorhanden ist.

X wie X-treme

Es gibt Coworking Spaces, in denen entweder fast nur Freelancer einer bestimmten Branchen arbeiten oder in denen immer zu den gleichen Zeiten Hochbetrieb herrscht. Solche und andere extreme Umstände und Konditionen können eine ansonsten gute Arbeitsumgebung für Sie problematisch machen. Nehmen Sie sich vor dem Abschluss eines langfristigen Vertrages daher bitte die Zeit, den Coworking Space umfassend zu prüfen. Möglicherweise finden Sie dann heraus, dass Sie nur an bestimmten Tage und Uhrzeiten im Coworking Space sinnvoll arbeiten können. Auch eine so eingeschränkte Nutzung kann sinnvoll sein.

Z wie Zeitbedarf

Die Arbeit im Coworking Space bietet Ihnen viele Vorteile, ist oft jedoch mit einem Nachteil verbunden: Der Pendelzeit. Je nach dem, wie weit der Coworking Space von Ihrem Wohnort entfernt ist, kann der für die Fahrten notwendige Zeitbedarf problematisch werden. Prüfen Sie daher, ob und wann sich die Fahrten für Sie wirklich lohnen. Vielleicht können Sie die Fahrzeit zum und vom Coworking Space auch als Ruhezeit und zur Trennung von Arbeit und Freizeit nutzen.

Coworking Space: Risiken und Tipps

Kues/shutterstock.comSo viele Vorteile die Arbeit im Coworking Space auch bietet, so bringt sie doch auch einige Nachteile und/oder Risiken mit sich. Das gilt vor allem für Freelancer und Arbeitnehmer, die viel mit Kundendaten arbeiten, sich regelmäßig mit Kunden austauschen oder viel mit sensiblen Daten zu tun haben.

Neben den technischen Aspekten des Datenschutzes spielt hier auch die menschliche Facette eine Rolle. VPNs, Verschlüsselung und andere Techniken können die Sicherheit von Daten nicht garantieren, wenn Coworker mit diesen nicht sorgsam umgehen, den Laptop beispielsweise grundsätzlich schließen, wenn sie ihren Arbeitsplatz verlassen und sich ähnliche Routinen angewöhnen.

Vor allem Unternehmen sollten ihre Mitarbeiter vor der Arbeit im Coworking Space daher entsprechend schulen. Ein Bewusstsein für Datenschutz und die Sensibilität von Informationen lässt sich nicht durch technische Maßnahmen ausgleichen.

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