Empfehlungsschreiben-Beispiele-Tipps-Brief
Zu der Bewerbung bitte noch eine oder drei Referenzen... Solche Wünsche äußern Personaler auch hierzulande immer öfter. Gemeint sind damit sogenannte Empfehlungsschreiben, wie sie im englischsprachigen Raum ("Letter of Recommendation") längst Gang und Gäbe sind. Aus gutem Grund: Sie schließen eine wichtige Lücke in der Bewerbung: die Einschätzung des Bewerbers durch einen möglichst unabhängigen Dritten. Den Job übernehmen zwar eigentlich schon Arbeitszeugnisse - doch gelten für sie strenge Auflagen: Sie müssen stets wohlwollend formuliert sein und verraten nur wenig über die Persönlichkeit des Bewerbers. Empfehlungsschreiben sind daher eine ideale Ergänzung - und noch mehr...

Wenn Arbeitgeber in spe nach Referenzen fragen, meinen Sie in der Regel ein Empfehlungsschreiben. Solche Referenzen werden aber nicht nur bei Stellenangeboten verlangt. Es gibt sie auch für:

  • Praktika
  • Studiengänge (vorzugsweise den MBA)
  • Stipendien

Gerade Studenten, die nach Bachelor noch einen Master-Abschluss anstreben, werden von den Hochschulen gebeten, ein Empfehlungsschreiben von ehemaligen Dozenten oder Professoren vorzulegen (Beispiel). Auch das ist eine angelsächsische Tradition (Beispiel), die sich auch hierzulande mit der Internationalisierung der Studienabschlüsse immer mehr durchgesetzt hat.

Wer braucht ein Empfehlungsschreiben?

Am meisten eignen sich diese Referenzen für Berufseinsteiger - sie besitzen schließlich noch kaum Arbeitszeugnisse und können durch einen solchen Empfehlungsbrief, wie er auch genannt wird, ihren bisherigen Berufsweg aufwerten und ihm mehr Aussagekraft verleihen.

Gleiches gilt für Kandidaten, die sich für eine Beförderung empfehlen oder auf eine Führungsposition bewerben wollen. Hier helfen Fürsprecher, die den Betroffenen entsprechende Fähigkeiten bescheinigen enorm.

Aber auch ehemalige Praktikanten, Trainees oder Bewerber, die im Ausland studiert oder mal gearbeitet haben sowie Stipendiaten in spe (Beispiel), können mit derlei Referenzen dokumentieren, dass sie nicht nur Erfahrungen gesammelt, sondern auch ihre Chefs und Kollegen von ihrer Arbeit überzeugt haben.

Vor allem aber Freiberufler profitieren von den Referenzen, denn sie haben keinen Anspruch auf ein Arbeitszeugnis, wenn sie für Unternehmen arbeiten. Allerdings heißt es bei ihnen nicht Empfehlungsschreiben, sondern Referenzschreiben.

Der Unterschied zwischen Empfehlungsschreiben und Referenzschreiben

Nur festangestellte Mitarbeiter haben einen Anspruch auf ein Arbeitszeugnis. Den haben Freiberufler oder Selbstständige folglich nicht. Wenn sie aber - beispielsweise als Berater - einen guten Job gemacht haben, benötigen sie bei der künftigen Akquise meist eine Art Beweis, dass sie halten, was sie versprechen. Gut, wenn ihnen das gleich mehrere Kunden bescheinigen...

Der Hauptunterschied zwischen einem Empfehlungsbrief und Referenzschreiben aber ist:

  • Empfehlungsschreiben sind an einen konkreten Empfänger gerichtet.
  • Referenzschreiben dagegen werden eher allgemein formuliert.

Ansonsten aber ist der Aufbau bei beiden Schreiben relativ gleich.

Wie ist ein Empfehlungsschreiben aufgebaut?

Weil der Absender der Referenz als eine Art Bürge oder Gutachter auftritt, wird die Empfehlung - anders als das Arbeitszeugnis - in der Ich-Form verfasst. Es ist eine persönliche Einschätzung des Protegés durch seinen ehemaligen Mentor. So eine Empfehlung darf also auch persönlich und emotional gehalten sein. Das macht die Wertschätzung umso glaubhafter.

Entsprechend geht es hierbei auch weniger um eine reine Tätigkeitsbeschreibung, sondern vielmehr um Fertigkeiten und Fachkenntnisse, mehr aber noch die erlebte Persönlichkeit, die hervorgehoben werden.

Allgemein sollte das Empfehlungsschreiben folgende Elemente enthalten:

  • Briefkopf des Ausstellers (Vorname, Nachname sowie Name und Unternehmen oder Organisation)
  • Direkte Telefonnummer (für etwaige Rückfragen kommt häufig vor!)
  • Datum
  • Name und Anschrift des Adressaten (nicht des Bewerbers!)
  • Betreff (Empfehlungsschreiben für... - hier taucht der Bewerber namentlich auf)
  • Kurze Selbstvorstellung (Wer ist der Gutachter: ehemaliger Chef?)
  • Ausstellungsgrund (meist Jobwechsel oder Ende des Praktikums)
  • Sachliche Empfehlung des Begutachteten (Name, von wann bis wann hat es was gearbeitet; wie war das hierarchische Verhältnis?)
  • Erreichte Qualifikationen (Studien- oder Ausbildungsabschluss, Zertifikate, Weiterbildungen)
  • Erfolge (Welche bisherigen Leistungen sind besonders erwähnens- und lobenswert?
  • Subjektive Empfehlung des Begutachteten (Wie wird die Persönlichkeit eingeschätzt, die Softskills und die Eignung für die avisierte Position?)
  • Datum, Unterschrift

Eine Geheimsprache wie bei Arbeitszeugnissen müssen Sie hier übrigens nicht fürchten: Wer Sie nicht empfehlen kann, wird dies auch nicht tun, und wer Ihrer Bitte nachkommt, wird Sie entsprechend loben.

Schädlich wirken hierbei eher andere Elemente, die ein Empfehlungsschreiben und damit den Kandidaten nachhaltig in Zweifel ziehen:

  • Ein schlecht beleumundeter Gutachter.
  • Ein Fürsprecher, der das gar nicht fachlich beurteilen kann.
  • Nichtssagende und abgedroschene Floskeln.
  • Übertriebene Lobhudelei, die nach einem Gefälligkeitsgutachten riechen.
  • Superlative, die sowieso nicht stimmen können.

Zu dem zweiten Punkt zählen vor allem auch die zunehmenden Online-Referenzen, die sich Mitglieder bei Xing, Linkedin oder Klout ausstellen können. De facto sind sie für das Gros der Personaler wertlos. Erstens, weil die meisten Fürsprecher etwaige Kompetenzen allenfalls aus der Ferne beurteilen; zweitens, weil diese Empfehlungen oft nach dem Schema ablaufen: Empfiehlst du mich, empfehle ich dich...

Formale Anforderungen an Empfehlungsschreiben

Generell gilt:

  • Das Empfehlungsschreiben sollte eine DIN-A4-Seite nicht überschreiten.
  • Um ihm einen offiziellen Charakter zu geben, sollte es auf Firmenpapier gedruckt werden.
  • Der Bewerbung sollten nicht mehr als 3 Empfehlungsschreiben oder Referenzen beigelegt werden.

Je dosierter solche Empfehlungen erfolgen, desto überzeugender wirken sie. Das gilt nicht nur für die Anzahl der beigefügten Referenzen, sondern natürlich auch für das Ausmaß des Lobes selbst.

Tipp für Aussteller

Wann immer Sie ein Empfehlungsbrief oder Referenzschreiben ausstellen, bedenken Sie, dass dies auch auf Sie zurückfallen kann. Wer einen Kandidaten über den grünen Klee lobt, der dann nicht halten kann, was Sie versprechen, schadet das auch Ihrer Reputation!

Musterbeispiel für ein Empfehlungsschreiben

Name des Referenzgebers
Anschrift
PLZ Wohnort
Telefonnummer

Datum

Empfänger
Adresse
PLZ Unternehmenssitz

Empfehlungsschreiben für XXX

Nach langjähriger und hervorragender Arbeit in unserem Unternehmen hat sich Herr/Frau XXX dazu entschlossen, neue berufliche Herausforderung zu suchen. Ein Schritt, den ich als sein bisheriger Chef einerseits sehr bedauere, aber Herrn/Frau XXX dennoch wärmstens weiterempfehlen kann.

In der Zeit von xx.xx.xxxx bis yy.yy.yyyy hat Herr/Frau XXX in der Position als YYY für mich gearbeitet und dabei seine Aufgaben stets zu meiner vollsten Zufriedenheit und mit großem Elan und viel Engagement bewältigt. Ich habe ihn/sie als selbstständig denkenden und verantwortungsvollen und immer zuverlässigen Kollegen/in kennen und schätzen gelernt.

Herr/Frau XXX genießt bis heute einen hervorragenden Ruf bei seinen Kollegen und Kunden - nicht zuletzt wegen seiner/ihrer zahlreichen konstruktiven Vorschläge zur Lösung damaliger Probleme.

Neben der einwandfreien fachlichen Qualifikation zeichnet sich Herr/Frau XXX durch Optimismus, Freundlichkeit und Teamfähigkeit aus. Ich halte ihn/sie für die Position als ZZZ für bestens geeignet und empfehle ihn/sie jederzeit für eine Beschäftigung in diesem Bereich.

Falls Sie hierzu noch Fragen haben, stehe ich Ihnen gerne für telefonische Rückfragen zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen

Unterschrift Referenzgeber

Selbstverständlich können Sie sich diese Mustervorlage auch gerne kostenlos als Word-Dokument oder PDF herunterladen:

Word-Doc PDF-Dokument

Wie Sie nach einer Empfehlung oder Referenz fragen

  1. Empfehlungsschreiben an der Universität

    An der Universität sind Professoren es gewohnt um Empfehlungsschreiben gebeten zu werden. Jedoch sollten Sie darauf achten, einen Professor auszuwählen, der Sie persönlich kennt und bei dem Sie einen guten Eindruck hinterlassen haben. Besonders gut eignet sich der Professor, der Ihre Abschlussarbeit betreut hat oder für den Sie als studentische Hilfskraft tätig waren.

    So fragen Sie den Professor:

    • Wählen Sie einen geeigneten Zeitpunkt.

      Schreiben Sie eine E-Mail oder vereinbaren Sie einen Termin in der Sprechstunde. Eine Anfrage zwischen Tür und Angel macht keinen guten Eindruck.

    • Sagen Sie präzise, was Sie brauchen.

      Der Professor muss wissen, ob es um eine Einschätzung der persönlichen oder der fachlichen Eignung geht. Bei einem Stipendium für ein Forschungsvorhaben steht beispielsweise die fachliche Eignung des Kandidaten im Vordergrund.

    • Erläutern Sie Ihr Vorhaben.

      Erklären Sie dem Professor genau, was Sie machen möchten und warum Sie dieses Ziel anstreben. Das hilft dabei, das Empfehlungsschreiben auf Ihr Vorhaben auszurichten.

    • Liefern Sie alle notwendigen Unterlagen.

      Machen Sie es dem anderen so leicht wie möglich. Liefern Sie von sich aus alle notwendigen Unterlagen, wie eventuelle Vordrucke, Ihre Zeugnisse und Ihren Lebenslauf.

    • Planen Sie genügend Zeit ein.

      Professoren haben viel zu tun. Daher sollten Sie damit rechnen, dass Sie Ihr Empfehlungsschreiben nicht innerhalb von ein paar Tagen erhalten. Sprechen Sie ihn mindestens vier bis fünf Wochen vor dem Abgabetermin an.

    • Informieren Sie über formale Kriterien.

      Gelten bestimmte Richtlinien für das Schreiben, ist es an Ihnen, den Professor darüber zu informieren. Dazu zählt auch, in welcher Sprache Sie das Schreiben brauchen.

    Beispielformulierung

    Sehr geehrter Professor Mustermann,
    wie Sie sich bestimmt erinnern, haben Sie meine Bachelorarbeit über die internationalen Sanktionen gegen Simbabwe betreut. Nun möchte ich mich für den Master Friedens- und Konfliktforschung an der TU Darmstadt bewerben und wäre Ihnen sehr dankbar, wenn Sie mir ein Empfehlungsschreiben ausstellen. Der Abgabetermin für die Bewerbung ist am xx.yy.zzzz. Die notwendigen Unterlagen bringe ich Ihnen gerne vorbei. Ich freue mich, wenn Sie die Zeit hätten, in einem persönlichen Gespräch nähere Details zu besprechen.

  2. Empfehlungsschreiben im Job

    Als Angestellter ist die Entscheidung, wen Sie fragen, von großer Bedeutung. Planen Sie einen Jobwechsel, wollen diesen aber noch nicht an die große Glocke hängen, können Sie nicht Ihren direkten Vorgesetzten fragen. Der würde den Braten sofort riechen.

    In diesem Fall sollten Sie einen ehemaligen Chef oder Leistungsträger aus anderen Abteilungen fragen. Vorsicht ist geboten, wenn Sie im eigenen Unternehmen fragen. Dies sollten Sie nur tun, wenn Sie absolutes Vertrauen zu der Person haben, die Sie fragen. Ansonsten sickert die Information höchstwahrscheinlich zum Chef durch.

    Wechselt Ihr Vorgesetzter, sollten Sie immer nach einer Referenz fragen. Es ist die optimale Gelegenheit, sich gute Leistungen bescheinigen zu lassen. Damit sichern Sie sich auch ab, falls es mit dem neuen Chef nicht klappt.

    So fragen Sie den (ehemaligen) Chef:

    • Fragen Sie persönlich.

      Geht es um eine Beförderung, vereinbaren Sie eine persönlichen Termin mit Ihrem Chef. Möchten Sie eine Referenz von einem ehemaligen Chef, melden Sie sich am besten telefonisch bei diesem. E-Mail geht auch. Aber alles, was schriftlich passiert, wird auch dokumentiert und könnte gegen Sie verwendet werden, wenn es in die falschen Hände gerät.

    • Bringen Sie gute Leistungen, bevor Sie fragen.

      Nur wer gute Leistung bringt, wird auch empfohlen. Halten Sie Beispiele bereit, die das belegen.

    • Begründen Sie in der Anfrage.

      Insbesondere, warum Sie für den künftigen Job geeignet sind. Damit geben Sie bereits eine grobe Richtung des Schreibens vor und erklären, wo Sie Ihre Stärken sehen.

    Beispielformulierung

    Lieber Herr Mustermann,
    nachdem ich nun fünf Jahre für dieses Unternehmen in der Marketingabteilung tätig bin, würde ich mich gerne weiterentwickeln und mich für die intern ausgeschriebene Stelle als Leiter der Abteilung XY bewerben. Sie haben in diesen fünf Jahren meinen Werdegang im Unternehmen begleitet und gefördert. Dafür möchte ich mich bedanken. Da Sie meine Fähigkeiten aber auch am besten einschätzen können, bitte ich Sie, mir für diesen Zweck ein Empfehlungsschreiben auszustellen...

  3. Empfehlungsschreiben als Freiberufler

    Als Freiberufler sollten Sie namenhafte Kunden der Branche auswählen sowie jene, die besonders zufrieden mit Ihrer Leistung sind:

    • Gehen Sie aktiv auf Ihre Kunden zu.

      Fragen Sie nach einem abgeschlossenen Projekt, ob der Kunde zufrieden mit Ihrer Arbeit war. Viele Kunden sind zwar zufrieden, vergessen dies aber zu äußern.

    • Halten Sie Lob schriftlich fest.

      Erhalten Sie Lob von Kundenseite, sollten Sie dieses unbedingt aufschreiben und nachfragen, ob Sie dieses verwenden dürfen.

    • Holen Sie sich ein schriftliches Einverständnis.

      Würden Sie gerne ein positives Statement Ihres Kunden auf Ihrer Website verwenden, brauchen Sie das schriftliche Einverständnis. Erläutern Sie, wofür Sie das Statement verwenden möchten und lassen Sie sich schriftlich bescheinigen, dass der Kunde mit der Nennung seines Namens und seiner Position einverstanden ist.

    • Bitten Sie um Firmenpapier.

      Sollten Sie eine schriftliche Referenz erhalten, bitten Sie darum, diese auf Firmenpapier ausstellen zu lassen. Das erhöht die Glaubwürdigkeit.

    Beispielformulierung

    Lieber Herr Mustermann,
    herzlichen Dank für die jahrelange gute Zusammenarbeit. In einem unserer Gespräche sagten Sie: "Unsere Zusammenarbeit war sehr angenehm. Wir haben uns gut betreut gefühlt und sind von der Qualität des Produkts begeistert." Es freut mich, dass Sie mit meiner Leistung zufrieden sind. Damit auch andere davon profitieren können, würde ich Sie gerne mit dieser Aussage namentlich auf meiner Website zitieren. Über Ihr Einverständnis hierfür würde ich mich freuen.

[Bildnachweis: Syda Productions by Shutterstock]

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