Andrey_Popov/shutterstock.comGut, dass wir mal darüber geredet haben! Nicht selten ist das einzige Fazit, welches Mitarbeiter und Vorgesetzte nach einem Jahresgespräch ziehen. Viel geredet, nichts gesagt und noch weniger erreicht - kein Wunder, das der leidige Pflichttermin zwischen Dezember und März so unbeliebt ist. Oft wird dort dann nur ein reines Alibigespräch abgehalten - und das, obwohl 97 Prozent der Personalverantwortlichen Mitarbeitergespräche durchaus für ein sinnvolles Management-Werkzeug halten. Jedoch sagten 84 Prozent der Befragten einer Studie des Management Institute SECS auch, dass der Austausch zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern "mangelhaft und dürftig" sei.

Jahresgespräch: Ein beliebtes Instrument

Vor kurzem wurden zum Thema Jahresgespräche alle im Dax, MDax, TecDax und SDax gelisteten Aktiengesellschaften nach deren Erfahrungen damit befragt, Ergebnis: 90 Prozent der Unternehmen setzen sie seit Jahren ein und die Chefs nehmen sich dafür im Schnitt für jeden Mitarbeiter zwischen einer und zweieinhalb Stunden Zeit. Bei Infineon zum Beispiel kommt sogar noch ein einstündiges Vorgespräch dazu, bevor man für mindestens eine weitere Stunde in die Vollen geht.

Natürlich gibt es dazu auch einige Tipps, wie sich Mitarbeiter, aber auch Vorgesetzte optimal auf das Jahresgespräch vorbereiten sollten. Hier eine kompakte Liste:

Ein kleiner Leitfaden für Mitarbeiter

  • Vorbereiten. Informieren Sie sich vorab im Leitfaden Ihres Unternehmens über Zweck und Struktur des Jahresgesprächs. Die meisten Unternehmen haben einen solchen Leitfaden im Intranet. Das nutzt doppelt: Denn in schwierigen Gesprächen oder im Konfliktfall hilft manchmal auch ein dezenter Verweis auf diese Betriebsregeln.
  • Bilanzieren. Welche Projekte, welche Aufgaben sind Ihnen gelungen, was lief nicht so gut? Woran lag es? Wie können Sie und Ihr Chef zu einer Verbesserung beitragen? Wie wollen Sie im Unternehmen vorankommen? Formulieren Sie Ihre persönlichen Ambitionen so, dass klar wird, wie das Unternehmen davon profitiert. Gehen Sie all diese Fragen im Kopf durch, skizzieren Sie Antworten und Gegenargumente, notieren Sie Stichpunkte – dann wirft Sie so leicht nichts aus der Bahn.
  • Eingrenzen. Nachdem Ihr Vorgesetzter klargemacht hat, welche Ziele das Unternehmen im kommenden Jahr verfolgt und wie Sie helfen können, diese zu erreichen, sollten Sie selbst Stellung beziehen: Teilen Sie die Meinung, die Ihr Chef von Ihnen hat? Halten Sie die gesteckten Ziele für realistisch? Sind sie konkret genug? Haken Sie nach, wenn Ihnen Details nicht klar sind. Sprechen Sie aber auch die Rahmenbedingungen an, unter denen Sie Ihre Ziele erreichen sollen. Nicht jedes Jahr verläuft wie geplant. Welche Korrekturen sind also möglich, wenn etwas dazwischenkommt?
  • Präsentieren. Sprechen Sie eigene Ideen an, die das Unternehmen nach vorne bringen und präzisieren Sie Ihre Rolle dabei. Am besten, bevor Ihr Chef Sie dazu auffordert – das beweist Initiative. Und: Sprechen Sie über Projekte, die Sie interessieren. Dazu gehören auch Fortbildungsmaßnahmen oder die Chance, auf der Karriereleiter nach oben zu klettern. Verwechseln Sie das Mitarbeitergespräch aber nie mit einer Gehaltsverhandlung! Feilschen um mehr Geld ist hier tabu – vertagen Sie das auf einen separaten Termin.
  • Protokollieren. Nach dem Gespräch sollten Sie noch einmal kritisch prüfen, ob alle Punkte, die Ihnen wichtig waren, angesprochen wurden. Ansonsten dürfen Sie um ein kurzes Nachgespräch bitten. Zum Schluss werden alle Vereinbarungen in einem Protokoll fixiert, das beide Seiten unterschreiben müssen. Es ist zugleich die Basis für das nächste Jahresgespräch. Und falls Sie zufrieden waren: Loben Sie ruhig auch mal den Chef. Über positives Feedback freut sich jeder.

Fragen, die Ihnen bei der Vorbereitung helfen

Dragon Images/shutterstock.comBei der Vorbereitung Ihres Jahresgespräches sollten Sie sich eines bewusst machen: Es handelt sich dabei nicht um eine Applaus-Stunde, in der eine positive Nachricht nach der anderen auf Sie wartet. Vielmehr ist dieses Gespräch auch eine Chance zur Weiterentwicklung, Es muss also zwangsläufig auch um Defizite gehen. Um nicht aus allen Wolken zu fallen, wenn Ihr Chef etwas Negatives anspricht, sollten Sie sich vor dem Gespräch also etwas Zeit nehmen und sich einige selbstkritische Fragen zu Ihrer bisherigen Leistung stellen! Dabei ist unbedingt erforderlich, dass Sie versuchen, die Perspektive eines Außenstehenden einzunehmen.

  • Welche Herausforderungen habe ich im vergangenen (Geschäfts-)Jahr bewältigt - und was war das Ergebnis?
  • Welche der Ziele aus dem vergangenen Jahresgespräch habe ich umgesetzt?
  • Woran muss ich noch weiterarbeiten?
  • Warum konnte ich das noch nicht umsetzen?
  • Woran möchte ich unbedingt arbeiten?
  • Wohin möchte ich mich weiterentwickeln?
  • Was habe ich in den vergangenen Jahren bereits erreicht?
  • Ergibt sich daraus ein roter Faden meiner Entwicklung?
  • Wo führt diese hin? Wo soll sie hinführen?
  • Was konnte ich für das Unternehmen erreichen?
  • Was hat sich dank meiner Arbeit verbessert?
  • Welche Mehrwerte habe ich geschaffen?
  • Lässt sich das im kommenden Jahr fortsetzen oder gar steigern?
  • Welche meiner Talente und Fertigkeiten kann ich künftig noch stärker für das Unternehmen einsetzen?

Derart vorbereitet können Sie nicht nur besser auf das Feedback Ihres Chefs eingehen - Sie können auch das Gespräch sogar führen und zu einem echten Dialog wandeln, indem Sie auch Ihre Ziele und Optionen einbringen. Je nach Verlauf lässt sich dabei der Grundstein für eine baldige Gehaltserhöhung legen.

Aber Sind Jahresgespräche auch objektiv?

Adam Gregor/shutterstock.comHalten Sie sich an den obigen Leitfaden und die Checkliste zum Jahresgespräch, sind Sie bereits auf einem guten Weg zu einem sinnstiftenden Jahresgespräch. Doch erfolgt dabei die Beurteilung auch wirklich gerecht? Mitarbeiter fordern zurecht, dass sie im Mitarbeitergespräch objektiv beurteilt werden. Doch wie soll dies gelingen, wenn der Vorgesetzte in gewissem Sinne Legislative, Judikative und Exekutive in Personalunion darstellt? Per se sind Mitarbeitergespräche nicht absolut objektiv, da sie von Menschen geführt werden. Aber sie lassen sich annäherungsweise objektivieren. Die Initiative hierbei muss allerdings vom Arbeitgeber ausgehen. Die folgenden Maßnahmen sind erforderlich:

  1. Alle Führungskräfte verwenden unternehmensweit den gleichen Fragebogen.
  2. Die Beurteilungskriterien sind genau und überschneidungsfrei ausformuliert.
  3. Die Reihenfolge der Beurteilungskriterien liegt fest.
  4. Eine Ratingskala zum Ankreuzen gibt vor, inwieweit ein Beurteilungskriterium zutrifft.
  5. Die Führungskräfte werden angehalten, das Mitarbeiterverhalten regelmäßig im Laufe des Jahres zu beobachten und sich Notizen zu machen.
  6. Die Führungskräfte werden trainiert, wie sie ein Mitarbeitergespräch führen sollten.

Können Jahresgespräche auch Spaß machen?

Eine etwas merkwürdige Frage und wahrscheinlich nur die Wenigsten assoziieren Spaß mit einem Mitarbeitergespräch. Aber es ist durchaus möglich, ein Jahresgespräch mit positiven Emotionen und guter Laune zu Verknüpfen. Denn auch Führungskräfte wollen mit einem guten Gefühl ins Gespräch mit ihren Mitarbeitern gehen. Dazu benötigen sie allerdings ein belastbares und zuverlässiges Instrumentarium mit ...

  • ... unternehmensweit einheitlichen Beurteilungskriterien.
  • ... einer tabellarischen und grafischen Auswertung.
  • ... einem Vergleich zwischen dem Selbstbild des Mitarbeiters und dem Fremdbild der Führungskraft.
  • ... der Möglichkeit, gemeinsam die Beurteilung zu erstellen.
  • ... einer Bewertungssimulation (was ändert sich am Gesamtbild, wenn sich einzelne Werte ändern).

Im Gegensatz zu den früheren papiergebundenen Beurteilungsbögen, sind moderne softwaregestützte Beurteilungssysteme heute in der Lage, all diese Anforderungen zu erfüllen. Integriert die Führungskraft diese technischen Hilfsmittel in das Mitarbeiterbeurteilungsgespräch, wird das vom Mitarbeiter durchaus akzeptiert.

Und der Führungskraft fällt es leichter, mit dem Mitarbeiter zu kommunizieren und die einstmals nur mit Widerwillen absolvierte Pflichtübung Mitarbeitsgespräch beginnt sogar Spaß zu machen.

P.S. In diesem PDF finden Sie weitere Tipps für ein besseres Mitarbeitergespräch

[Bildnachweis: Andrey_Popov, Dragon Images, Adam Gregor by Shutterstock.com]