Daily Huddle: 6 geniale Tipps & Kicks für Ihre Meetings

Definition: Was ist ein Daily Huddle?

Das Daily Huddle ist eine Meeting-Sonderform, bei der in kurzer Zeit die wichtigsten Informationen ausgetauscht und die nächsten Aufgaben besprochen werden. Anders als in klassischen Besprechungen sitzen die Teilnehmer hierbei nicht für 60 oder 120 Minuten zusammen. Stattdessen findet ein effizientes und produktives Treffen von maximal 10-15 Minuten statt, aus dem jeder mit einem Mehrwert herausgeht.

Der Begriff „Daily Huddle“ bedeutet wörtlich „tägliches Gedränge“ oder „täglicher Haufen“. Auch im Sport – insbesondere beim American Football – bezeichnet „Huddle“ ein kurzes Treffen der Spieler, um den nächsten Spielzug zu besprechen. Dieses Prinzip wird auf den Job übertragen. Das Team steckt kurz die Köpfe zusammen, spricht sich ab und geht motiviert an die Umsetzung. Der „Team Huddle“ ist somit ein effektives Instrument der Kommunikation und im Leadership.

Die sechs Regeln des Daily Huddle

Die Idee des Daily Huddle ist nicht wirklich neu. Viele Unternehmen setzen bereits seit Jahren auf Kurzmeetings. Der Unternehmer und Autor Verne Harnish zitiert in seinem Buch „Scaling Up“ Größen wie John D. Rockefeller und Steve Jobs, die bereits kurze Zusammenkünfte der Mitarbeiter nutzten.

Dass immer mehr Teams Huddles einsetzen, hat einen einfachen Grund: Die meisten Meetings sind schlicht Zeitverschwendung – zumindest für die meisten der Teilnehmer. Es wird viel und lange geredet, ohne wirklich etwas Relevantes zu bewegen oder zu beschließen.

Um den kurzen, täglichen Team Huddle zu optimieren, nennt Harnish deshalb zusätzlich sechs Regeln für eine erfolgreiche Kurzbesprechung:

1. Häufigkeit

Der Name deutet es bereits an: Der Daily Huddle sollte täglich stattfinden. Typisch ist ein kurzes Treffen vor Beginn der eigentlichen Arbeit. So beginnt jeder den Arbeitstag auf dem aktuellen Stand und jeder im Team kennt die ToDos der Agenda. Manche Unternehmen halten nur jeden zweiten Tag ein solches Meeting ab, andere veranstalten ein Weekly Huddle. Beides läuft aber dem Grundgedanken zuwider: Nimmt die Frequenz ab, bleiben die Vorteile auf der Strecke!

2. Dauer

Ein Daily Huddle sollte nicht länger als 10-15 Minuten dauern. Die Kraft liegt in der Kürze. Es geht um den Stand der Dinge, größere Probleme müssen in Vier-Augen-Gesprächen oder Folge-Meetings erörtert werden. Zweck des Daily Huddle ist die Synchronisierung des gesamten Teams und damit eine Erhöhung der Geschwindigkeit.

3. Teilnehmer

Soweit es möglich ist, sollten die Daily Huddles vor Ort stattfinden und alle am Projekt Beteiligten dabei sein. Bei dezentralen Teams kann das Treffen auch digital als Telemeeting bzw. Zoom Meeting stattfinden. Bei den Teilnehmern muss aber darauf geachtet werden, dass niemand dabei ist, für den der Inhalt irrelevant ist.

4. Agenda

Damit das Ganze so kurz bleibt, sollten vor allem drei zentrale Fragen gestellt werden:

1. Woran wird gerade gearbeitet?
2. Was ist der aktuelle status quo im Projekt?
3. Wo gibt es Probleme?

Die Beteiligten können knapp beschreiben, woran Sie arbeiten und wie der aktuelle Stand ist. Angesichts der Zeitvorgabe können hierbei nur elementare Aufgaben besprochen werden. Gleichzeitig kann das Daily Huddle helfen, zu erkennen, dass Aufgaben neu priorisiert oder anders verteilt werden müssen.

5. Moderator

Große Bedeutung kommt dem Moderator zu: Wie beim Sport der Teamcaptain übernimmt der Moderator eine Schlüsselfunktion und weiß, was wann zu tun ist, etwa wenn Probleme auftauchen. Er behält die Zeit im Blick und sorgt dafür, dass alle drängenden Fragen geklärt werden. Idealerweise wissen nach der Auflösung des Daily Huddle alle Teilnehmer, was als Nächstes ansteht.

6. Ort

Wo das Daily Huddle stattfindet, bleibt dem Moderator überlassen. Wir empfehlen aber, dass der Raum gut und schnell erreichbar ist und die Teilnehmer darin ungestört bleiben. Eine Ausstattung mit Stühlen und Tischen braucht es in der Regel nicht, da ohnehin keine Zeit für lange Diskussionen bleibt. Daher sollte das Daily Huddle als Stehkonferenz oder maximal auf Hockern stattfinden. Das erhöht die Dynamik des Treffens!

Daily Huddle: Vorteile der Kurzmeetings

Damit die regelmäßigen Meetings zum Erfolg führen, sollten sie überdies folgende Voraussetzungen erfüllen:

• Sie sind wirklich notwendig.
• Sie werden effizient moderiert.
• Sie dienen dem Erkenntnisgewinn und haben einen Nutzen für die Teilnehmer.

Genau diese Bedingungen kann ein Daily Huddle erfüllen, weil das ganze Konzept darauf ausgelegt ist. Zusätzlich steigern die kurzen Treffen die Motivation, weil jeder sich einbringen kann und Projekte wirklich vorangebracht werden.

Kurzmeetings stärken das Team

Ein weiterer Vorteil: Kurze Meetings sorgen für ein stärkeres Wir-Gefühl. Die tägliche Absprache, die verbesserte Kommunikation, das gemeinsame Erreichen von Zielen – all das stärkt den Teamgeist und Zusammenhalt im Team. Auch Probleme werden als Gruppe frühzeitig erkannt und gelöst.

Auch lernen sich die Teammitglieder im Austausch besser kennen. Das Vertrauen untereinander wächst, die Zusammenarbeit insgesamt wird besser. Davon profitiert schließlich auch das Betriebsklima.

Tipps: So gelingt Ihr tägliches Stand-up-Meeting

Ein Daily Huddle ist kein Selbstläufer. Probleme tauchen da auf, wo vom ursprünglichen Fahrplan abgewichen wird:

• Der Daily Huddle startet und endet verspätet.
• Es werden Mitarbeiter hinzugezogen, die nichts mit der Sache zu tun haben.
• Die falschen Fragen werden erörtert und/oder Grundsatzdiskussionen angestoßen.
• Der Daily Huddle findet im Sitzen statt.

Umso wichtiger ist es, die zentralen Grundsätze der Methode einzuhalten. Besonders wichtig: Pünktlichkeit aller Teilnehmer. Das gilt für Beginn und Ende des Treffens, aber auch für die Dauer. Nach 15 Minuten ist Schluss, damit keine endlosen Diskussionen entstehen. Hier sind drei weitere Tipps für einen erfolgreichen Daily Huddle:

1. Wählen Sie einen geübten Moderator

   Mit den Fähigkeiten des Moderators steht und fällt der Erfolg der kurzen Besprechung. Er muss das Gespräch auf die Kernfragen lenken können, alle Mitarbeiter zu Wort kommen lassen, aber auch begrenzen, wenn jemand zu weit ausholt. Das erfordert Übung und Erfahrung.

2. Beginnen Sie zu einer ungewöhnlichen Zeit

   Harnish zufolge motiviert eine krumme Zeitangabe die Mitarbeiter eher, pünktlich zum Beginn des Daily Huddle zu erscheinen, also nicht um 9.15 Uhr, sondern beispielsweise um 9.23 Uhr. Andere Unternehmen arbeiten mit abgesprochenen Sanktionen: Wer zu spät kommt, zahlt in eine gemeinsame Kasse. Damit keine Streitigkeiten über die Zeitangabe entstehen, dient eine Atomuhr als Maßstab.

3. Ermutigen Sie, Probleme zu benennen

   Ein Daily Huddle erhält seine Daseinsberechtigung unter anderem dadurch, dass er ein Problem löst, einen Mehrwert bietet. In dem Moment, in dem keine nützlichen Informationen geliefert werden, wird das Meeting überflüssig. Es sollten daher alle ermutigt werden, ihre Schwierigkeiten zu benennen, selbst wenn jemand meint, für sein Anliegen gäbe es keine Hilfe im Team.

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