Richtig kündigen als Arbeitnehmer: Muster + Anleitung

Korrekt kündigen – Schnellcheck

• Gründe kennen: Treffen Sie die Entscheidung erst nach gründlicher Überlegung, nie aus dem Affekt. Besser: Erst neuen Job suchen, dann kündigen.
• Schriftform ist Pflicht: Das Kündigungsschreiben müssen Sie schriftlich auf Papier einreichen. Eine mündliche Kündigung, ebenso eine per E-Mail, Whatsapp, SMS oder Fax ist unwirksam.
• Immer mit Unterschrift: Die Kündigung muss eigenhändig unterschrieben werden – mit Kuli oder Füller, kein Scan.
• Fristen einhalten: Halten Sie die Kündigungsfrist ein – gesetzlich nach § 622 BGB oder laut Vertrag bzw. Tarifvertrag.
• Kündigung richtig zustellen: Entweder per Einwurf-Einschreiben oder persönlich mit Zeugen.
• Reihenfolge einhalten: Möglichst vorab ein Kündigungsgespräch mit dem Vorgesetzten führen – erst danach kündigen und Kollegen informieren.
• Formalitäten klären: Resturlaub besprechen und planen sowie saubere Übergabe vorbereiten und Nachfolger einarbeiten.
• Arbeitslos melden: Bei der Bundesagentur für Arbeit rechtzeitig arbeitslos melden – ideal: 3 Monate vor der Arbeitslosigkeit, spätestens nach dem letzten Arbeitstag.
• Bis zuletzt Profi bleiben: Kein Dienst nach Vorschrift schieben. Das Verhalten wirkt sich auf das Arbeitszeugnis und den Ruf in der Branche aus.

Kündigung richtig schreiben – Anleitung

Laut § 623 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) muss eine Kündigung stets schriftlich erfolgen, eine mündliche Kündigung ist rechtlich unwirksam. Auch eine E-Mail reicht nicht aus. Ebenso muss die Kündigungserklärung handschriftlich unterschrieben sein. Eine digitale Unterschrift per Scan ist ungültig.

Kündigungsschreiben Aufbau und formelle Inhalte

Ein professionelles Kündigungsschreiben wird wie ein klassischer Brief aufgebaut. Damit das Schreiben rechtssicher ist, muss es folgende Elemente enthalten:

1. Briefkopf

   Der Briefkopf enthält sowohl den Absender (wer kündigt?) als auch den Namen und die Anschrift des Empfängers (wem wird gekündigt?). Adressiert wird entweder der direkte Vorgesetzte oder die Personalabteilung.

2. Datum

   Unter Absender und Empfänger kommt rechtsbündig das aktuelle Datum. Für die Berechnung der richtigen Kündigungsfrist ist aber das Eingangsdatum ausschlaggebend.

3. Betreff

   In der Betreffzeile sollte unbedingt das Wort „Kündigung“ stehen. Zusätzlich können Sie Ihre Personalnummer angeben oder das Datum, an dem der Arbeitsvertrag enden soll. Das Wort „Betreff:“ davor immer weglassen.

4. Anrede

   Die Kündigung sollte sich an eine zuständige Person richten – an den Chef oder die Personalabteilung, nicht an „Sehr geehrte Damen und Herren“. Wie Sie den Zusatz „zu Händen“ richtig verwenden oder abkürzen, können Sie hier nachlesen.

5. Kündigungserklärung

   Bereits im ersten Satz müssen Sie eine eindeutige und unmissverständliche Kündigungsaussage formulieren, etwa: „Hiermit kündige ich meinen Arbeitsvertrag zum TT.MM.JJJJ.“

6. Kündigungsbestätigung

   Um sicherzugehen, dass Sie richtig gekündigt haben, empfehlen Experten einen kurzen Satz, mit dem Sie um eine schriftliche Bestätigung der Kündigung bitten.

7. Danksagung (optional)

   Je nachdem, wie und warum Sie kündigen, sollten Sie sich kurz für die bisherige Zusammenarbeit bedanken. Eine Begründung zur Kündigung ist hingegen nicht erforderlich.

8. Bitte um Arbeitszeugnis (empfohlen)

   Zusammen mit dem Kündigungsschreiben sollten Sie ein qualifiziertes Arbeitszeugnis anfordern. Sie brauchen es für spätere Bewerbungen!

9. Grußformel

   Formal korrekt beenden Sie die das Schreiben „mit freundlichen Grüßen“ – das reicht völlig.

10. Unterschrift

    Zwingend erforderlich ist eine handschriftliche Unterschrift am Ende des Kündigungsschreibens. Ohne die Unterschrift ist die Kündigung nicht rechtswirksam.

Darüber, wann das Arbeitsverhältnis endet, entscheiden Kündigungsfrist und der sogenannte „Zugang“ – also ab wann das Schreiben im Machtbereich des zu Kündigenden ist. Geben Sie die Kündigung persönlich ab, gilt sie sofort. Beim Versand per Post zählen Eingang im Briefkasten oder in der Poststelle. Anwälte empfehlen hierfür ein Einwurf-Einschreiben.

Kündigungsschreiben Vorlage – richtig formulieren

Das folgende Kündigungsschreiben Muster erfüllt alle genannten Kriterien einer formal richtigen Kündigung. Nutzen Sie die Vorlage zur Orientierung und passen Sie diese noch einmal individuell an. Dazu einfach auf den Kasten klicken:

Kostenlose Kündigungsschreiben Vorlagen

Weitere kostenlose Muster und Kündigungsvorlagen in Word oder als PDF können Sie sich hier herunterladen:

Achtung: Wenn Sie selbst kündigen, verhängt die Arbeitsagentur meist eine 3-monatige Sperrfrist beim Arbeitslosengeld. Trotzdem sollten Sie sich sofort „arbeitslos“ bzw. „arbeitssuchend“ melden, um weitere Nachteile zu vermeiden.

Kündigungsgespräch vorab richtig führen – Tipps

Bevor Sie Ihren Job kündigen, sollten Sie den immer direkten Vorgesetzten in einem persönlichen Kündigungsgespräch über Ihr Vorhaben informieren. Das gehört zum professionellen Stil, zeigt Haltung, Fairness und ermöglicht Ihrer Führungskraft, Ihre Entscheidung besser einzuordnen.

Gerade bei der Trennung zählt der letzte Eindruck, den Sie hinterlassen. Er beweist Ihre hohe Professionalität und zahlt sich später umso mehr in einem wohlwollenden Arbeitszeugnis sowie guten Referenzen aus. Sie wissen ja: „Man begegnet sich immer zweimal im Leben!“ Das Kündigungsgespräch erfordert jedoch Fingerspitzengefühl. Zur Vorbereitung empfehlen wir deshalb folgende Schritte:

• Termin machen

  Wählen Sie für das Kündigungsgespräch einen optimalen Zeitpunkt in der Woche, wenn der Chef genügend Zeit hat. Bewährt hat sich ein Termin am Vormittag zwischen 10 und 11 Uhr.

• Kündigungsgrund kennen

  Ihre Kündigung müssen Sie zwar nicht begründen, schon gar nicht rechtfertigen. Ein plausibler Hinweis macht diese aber nachvollziehbarer. Neutrale Gründe sind der Wunsch nach neuen Herausforderungen oder persönliche Veränderung.

• Gegenangebote kalkulieren

  Rechnen Sie mit einem Halte- bzw. Gegenangebot. Überlegen Sie sich im Vorfeld, ob und unter welchen Umständen Sie ein solches Angebot annehmen. Sind Sie fest entschlossen zu gehen, sollten Sie freundlich, aber bestimmt ablehnen.

• Worte wählen

  Kommunizieren Sie Ihre Entscheidung im Gespräch stets klar und sachlich. Emotionen oder Schuldzuweisungen sind tabu. Bedanken Sie sich für die bisherige Zusammenarbeit und finden Sie einen positiven Abschluss.

• Übergabe organisieren

  Im Gespräch sollten Sie den Übergang regeln: Besprechen Sie Themen wie die Übergabe, Resturlaub sowie Aufgaben am letzten Arbeitstag.

Zeitpunkt richtig wählen – Fristen beachten

Ausschlaggebend für die Kündigung und das Ende des Arbeitsverhältnisses ist die gesetzliche Kündigungsfrist nach § 622 BGB. Für Arbeitnehmer beträgt diese in der Regel 4 Wochen zum 15. oder zum Ende eines Monats. In manchen Fällen sind im Arbeitsvertrag auch andere Fristen festgelegt. Überprüfen Sie daher zunächst den Vertrag oder sprechen Sie mit der Personalabteilung, falls Unklarheiten bestehen.

Kündigungsfrist Sonderfälle

Bei einer Eigenkündigung gibt es noch Sonderfälle, für die eine veränderte Kündigungsfrist gilt – etwa die fristlose Kündigung oder Kündigung in der Probezeit:

• Fristlose Kündigung

  Eine fristlose Kündigung durch den Arbeitnehmer benötigt einen schwerwiegenden Grund – zum Beispiel Mobbing, schwere Beleidigung oder sexuelle Belästigung. In diesen Fällen müssen Sie keine Kündigungsfrist einhalten und das Arbeitsverhältnis endet sofort.

• Kündigung in der Probezeit

  In der Probezeit (maximal 6 Monate) gilt eine verkürzte Kündigungsfrist von 2 Wochen. Arbeitnehmer und Arbeitgeber können währenddessen ohne Angabe von Gründen kündigen, falls sie nicht zusammenpassen. Bei einer Ausbildung dauert die Probezeit maximal 4 Monate.

Habe ich mit der Kündigung Anspruch auf ein Arbeitszeugnis?

Jeder Arbeitnehmer in Deutschland hat nach § 630 BGB einen gesetzlichen Anspruch auf ein Arbeitszeugnis. Dieser beginnt bereits, sobald die Kündigung rechtswirksam geworden ist. Allerdings müssen Arbeitgeber zunächst nur ein einfaches Arbeitszeugnis ausstellen. Das qualifizierte Zeugnis, das für die Bewerbung viel wichtiger ist, müssen Sie daher explizit anfordern.

In vielen Unternehmen dürfen Arbeitnehmer das Arbeitszeugnis selbst schreiben oder zumindest einen Entwurf einreichen. Diese Chance sollten Sie nutzen. Damit Sie sich aus Unwissenheit aber nicht selbst ein schlechtes Zeugnis ausstellen, sollten Sie unbedingt vorab unseren Ratgeber zu wichtigen Arbeitszeugnis Formulierungen lesen und anwenden.

Checkliste: Auf welche Unterlagen haben Arbeitnehmer Anspruch?

Nach einer Kündigung haben Arbeitnehmer neben dem Arbeitszeugnis auf weitere Unterlagen Anspruch. Dazu gehören:

• Arbeitsbescheinigung

  Die Arbeitsbescheinigung weist nach, innerhalb welches Zeitraums Sie bei dem Arbeitgeber beschäftigt waren. Damit erbringen Arbeitnehmer bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses zum Beispiel bei der Arbeitsagentur den notwendigen Nachweis, um den Anspruch auf Arbeitslosengeld geltend zu machen.

• Gesundheitszeugnis

  Arbeitnehmer, die in der Lebensmittelbranche oder Gastronomie arbeiten, müssen ihre Gesundheit mittels Gesundheitszeugnis belegen. Falls Sie das Dokument für die nächste Stelle (sofern kein Branchenwechsel geplant ist) benötigen, haben Sie Anspruch auf Herausgabe. Ebenfalls besteht ein Anspruch auf Aushändigung der Erstbelehrung gemäß § 43 des Infektionsschutzgesetzes.

• Sozialversicherungsnachweis

  Wurde der Sozialversicherungsausweis im Original vorgelegt, muss der Ex-Arbeitgeber diesen ebenfalls zurückgeben. Eine Kopie darf er hingegen behalten. Auszuhändigen ist überdies die Bescheinigung über die Meldung zur Sozialversicherung.

• Urlaubsnachweis

  Sie können sich vom Arbeitgeber eine Bescheinigung ausstellen lassen, in der Ihr bisher gewährter oder finanziell abgegoltener Urlaub belegt wird. Der neue Arbeitgeber kann einen solchen Urlaubsnachweis verlangen, um zu vermeiden, dass sein Mitarbeiter doppelten Urlaub in Anspruch nimmt.

• Vermögenswirksame Leistungen

  Einen Nachweis über sämtliche Unterlagen, die die betriebliche Altersvorsorge, Betriebsrente sowie vermögenswirksame Leistungen betreffen, sollten Sie sich ebenfalls für einen späteren Nachweis aushändigen lassen.

Keinen Anspruch haben Arbeitnehmer hingegen auf die Herausgabe der Personalakte, in der z.B. Bewerbungsunterlagen, Nachweise zu Krankenkasse oder Fortbildungen sowie etwaige Ermahnungen oder Abmahnungen enthalten sind. Sie haben aber nach § 18 des Betriebsverfassungsgesetzes das Recht auf Einsicht in Ihre Akte. Der Inhalt muss jedoch mindestens 3 Jahre, manch steuerlich relevante Dokumente sogar 6 Jahre lang vom Arbeitgeber aufbewahrt werden.

Übergangszeit richtig nutzen – Perfekter Abschied

Das Kündigungsgespräch ist abgeschlossen, die schriftliche Kündigung eingereicht? Dann nutzen Sie die Zeit bis zu Ihrem letzten Arbeitstag für eine richtige Übergabe: Beenden Sie angefangene Projekte, erstellen Sie eine umfassende Dokumentation für Ihren Nachfolger und stehen Sie für Rückfragen bereit, um den Übergang so reibungslos wie möglich zu gestalten.

Nutzen Sie insbesondere den letzten Arbeitstag, um sich formvollendet von den Kolleginnen und Kollegen zu verabschieden. Ob Sie einen Ausstand geben oder eine Abschiedsrede halten, hängt von der Unternehmenskultur und der bisherigen Zusammenarbeit ab.

Sollte das Verhältnis zu Kollegen oder Vorgesetzten zuletzt angespannt gewesen sein, ist aber dennoch eine verbale Abrechnung tabu. Bleiben Sie bis zum Schluss professionell und schicken Sie wenigstens eine sachlich-höfliche Abschiedsmail an das Team.

„Professionalität endet nicht mit der Kündigung. Sie endet mit dem letzten Arbeitstag. Nach einer Kündigung arbeiten Sie nicht mehr für Ihren Arbeitgeber, sondern für Ihren guten Ruf.“

Jochen Mai, Bewerbungsexperte mit über 20 Jahren Erfahrung und Autor zahlreicher Karrierebücher. Seine Empfehlungen basieren auf Analysen von mehr als 1000 erfolgreichen Bewerbungen und zahlreichen Interviews mit Personalentscheidern.

Was sollte ich nach der Kündigung tun?

Nach jeder Kündigung gibt es vorwiegend drei zentrale Schritte, mit denen Sie Ihre weitere berufliche Zukunft erfolgreich gestalten:

1. Übergabe professionell organisieren
2. Im Jobcenter arbeitslos melden
3. Bewerbungen aktualisieren und Job suchen

1. Professionelle Übergabe nach der Kündigung

Eine professionelle Übergabe hat vor allem zwei Ziele: Nach Ihrer Demission können die Kollegen Ihre Aufgaben reibungslos weiterführen – und Sie selbst beweisen Niveau und Haltung. Noch werden Sie schließlich für Ihren Job bezahlt und sind Teil des Teams. Arbeiten Sie also mit 100 % Einsatz weiter und erstellen Sie eine umfassende, gut strukturierte Dokumentation wichtiger Aufgaben und Tätigkeiten. Hinweise zu Abläufen, Zugängen oder Absprachen erleichtern Ihrem Nachfolger die Einarbeitung deutlich.

Ebenso sollten Sie externe Partner, Dienstleister oder Geschäftskontakte über Ihren Weggang informieren und kommunizieren, wer künftig deren Ansprechpartner ist. Spätestens in Ihrer letzten Arbeitswoche sollten Sie einen Termin mit Ihrer Führungskraft vereinbaren und über den aktuellen Stand Ihrer Projekte unterrichten. So stellen Sie sicher, dass Ihr Arbeitsverhältnis sauber abgeschlossen wird.

Gleich hier weiterlesen: Offboarding Leitfaden + Checkliste

2. Kontakt zur Arbeitsagentur aufnehmen

Wer selbst kündigt, muss in der Regel mit einer Sperrzeit von bis zu 3 Monaten rechnen. In dieser Zeit besteht kein Anspruch auf Arbeitslosengeld. Sie können sich frühestens 3 Monate vor Eintritt der Erwerbslosigkeit bei der Agentur für Arbeit „arbeitssuchend“ melden. Das sollten Sie aber spätestens am ersten Tag der Arbeitslosigkeit tun und sich persönlich im Jobcenter melden, um nicht weitere Ansprüche zu verlieren oder finanzielle Unterstützungen zu verzögern. Idealerweise kommt es aber gar nicht erst dazu. Unser Tipp deshalb: Um einen nahtlosen Übergang in ein neues Arbeitsverhältnis zu schaffen, sollten Sie schon mit der Jobsuche beginnen, sobald der Entschluss feststeht, dass Sie kündigen.

3. Bewerbungen schreiben und optimieren

Statistisch wechseln Arbeitnehmer in ihrem Berufsleben mehr als siebenmal den Job. Eine Kündigung ist also vollkommen normal und gehört zum Arbeitsleben dazu. Damit daraus ein ebenso bewusster und erfolgreicher Neuanfang wird, sollten Sie die Übergangsphase zugleich dafür nutzen, Ihre Bewerbungsunterlagen auf den neusten Stand zu bringen – dazu gehören hauptsächlich:

• Ein aussagekräftiges Bewerbungsschreiben
• Ein moderner Lebenslauf – ATS tauglich

Weitere Tipps, wie Sie Ihre Bewerbung optimieren und Ihre Kündigung begründen, finden Sie in unseren verlinkten Fachartikeln mit ausführlicher Anleitung, Beispiel-Formulierungen und Checklisten.

Checkliste: Professionell kündigen – Schritt für Schritt

• 1. Entscheidung bewusst treffen

  Kündigen Sie nicht im Affekt. Prüfen Sie Ihre Wechselmotivation ehrlich: Gehalt, Entwicklung, Führung, Arbeitsklima oder Work-Life-Balance? Je klarer Ihre Gründe, desto souveräner treten Sie auf.

• 2. Arbeitsvertrag & Fristen prüfen

  Kontrollieren Sie Ihre vertragliche Kündigungsfrist sowie Sonderregelungen (z.B. Probezeit, Wettbewerbsverbote). Achten Sie auf Resturlaub, Überstundenregelungen und mögliche Bonusansprüche.

• 3. Kündigungsschreiben korrekt formulieren

  Ihre Kündigung muss schriftlich erfolgen und eigenhändig unterschrieben sein. Wichtig sind klare Formulierungen („Hiermit kündige ich ordentlich und fristgerecht zum“). Empfohlen werden die Bitte um ein qualifiziertes Arbeitszeugnis sowie eine Kündigungsbestätigung und das Beendigungsdatum.

• 4. Persönliches Gespräch suchen

  Informieren Sie zunächst Ihre direkte Führungskraft – idealerweise in einem persönlichen Gespräch. Bleiben Sie sachlich, wertschätzend und professionell: keine Schuldzuweisungen, keine Abrechnung mit dem Unternehmen! Argumentieren Sie zukunftsorientiert („Ich möchte mich weiterentwickeln“). Erst nach dem Gespräch übergeben Sie das Kündigungsschreiben.

• 5. Gegenangebot souverän prüfen

  Erhalten Sie ein Gegenangebot, nehmen Sie sich Bedenkzeit. Fragen Sie sich: Löst das Angebot die ursprünglichen Gründe für Ihre Kündigung? Handelt es sich um eine langfristige Perspektive oder eine kurzfristige Reaktion? Treffen Sie Ihre Entscheidung strategisch – nie emotional.

• 6. Resturlaub & Freistellung klären

  Offene Urlaubstage sollten möglichst während der Kündigungsfrist genommen werden. Falls das nicht möglich ist, besteht Anspruch auf finanzielle Abgeltung. Sie haben zudem Anspruch auf Freistellung für Bewerbungsgespräche (§ 629 BGB).

• 7. Übergabe professionell vorbereiten

  Eine strukturierte Übergabe stärkt den professionellen Cut. Erstellen Sie eine Übersicht laufender Projekte, aller Zugangsdaten (sofern erlaubt) und Ansprechpartner sowie Statusberichte und Deadlines.
  Ziel ist: Ihr Nachfolger soll Ihren Job reibungslos übernehmen können.

• 8. Team & Netzwerk informieren

  Klären Sie mit Ihrem Vorgesetzten, wann und wie das Team informiert wird. Verabschieden Sie sich professionell – persönlich oder per Abschiedsmail. Denken Sie strategisch auch an Ihre Ankündigung auf Linkedin und aktualisieren Sie Ihre Online-Profile. Wichtig ist, dass Sie wertschätzend in Erinnerung bleiben: Der Ex-Arbeitgeber kann morgen eine wichtige Referenz sein!

• 9. Letzter Eindruck zählt

  Arbeiten Sie bis zum letzten Tag engagiert weiter. Vermeiden Sie negative Kommentare oder den Dienst nach Vorschrift. Ihr Ruf bleibt – oft länger als Sie denken.

Profi-Tipp: Kündigen Sie möglichst zu einem strategisch sinnvollen Zeitpunkt (z.B. nach Projektabschluss, Jahreswechsel, Bonuszahlung) und sichern Sie rechtzeitig wichtige, persönliche Daten oder Beweismittel, falls es zum Rechtsstreit kommt. Und bleiben Sie diskret, bis alles offiziell ist!

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