Vorstellungsgespräch Ablauf: Tipps für 5 Phasen

Ablauf des Vorstellungsgesprächs: 5 Phasen

Jedes Vorstellungsgespräch durchläuft praktisch immer fünf Phasen: Begrüßung und Smalltalk, Kennenlernen, Präsentation, Rückfragen und Abschlussphase.

Wer sich dieses Ablauf-Schema bewusst macht, kann sich besser vorbereiten und bleibt auch insgesamt souveräner im Jobinterview. Egal, ob das Bewerbungsgespräch 20 Minuten oder 1 Stunde dauert. Hier die einzelnen Tipps für den Vorstellungsgespräch Ablauf.

1. Phase: Smalltalk

Der typische Vorstellungsgespräch Ablauf beginnt natürlich immer mit einer Begrüßung und etwas Smalltalk. Unterschätzen Sie diese erste Phase aber bitte nie – hier entwickelt sich der sprichwörtliche erste Eindruck, der das ganze Vorstellungsgespräch überstrahlen kann.

So geht es richtig: Stellen Sie sich mit Namen vor, halten Sie Blickkontakt – und warten Sie, bis man Ihnen die Hand reicht (das macht immer der Gastgeber zuerst). Dazu unbedingt lächeln – macht sympathisch. Anschließend bedanken Sie sich für die Einladung zum Vorstellungsgespräch.

Üblicherweise erkundigt sich der Personaler oder Interviewer, wie Ihre Anreise war oder wie es Ihnen geht. Solche Eisbrecher sollen die Gesprächsatmosphäre auflockern. Wichtig ist, dass Sie jetzt positiv bleiben, nicht jammern oder über Nervosität klagen. Bleiben Sie locker, erzählen Sie eine kleine lustige Anedote – aber nur kurz. Entscheidend bleibt eine offene Haltung, die auch in der Körpersprache signalisiert: Sie freuen sich auf das gegenseitige Kennenlernen…

2. Phase: Kennenlernen

In der Regel stellt sich im Ablauf des Vorstellungsgesprächs jetzt zuerst der Arbeitgeber vor. Zuerst alle anwesenden Unternehmensvertreter, danach das Unternehmen, dessen Hintergrund und schließlich Details zum ausgeschriebenen Job. Hören Sie unbedingt aufmerksam zu, nicken Sie interessiert und machen Sie sich gerne auch ein paar Notizen. Die sind erlaubt und auch in Phase 4 noch nützlich.

Nach der Unternehmensvorstellung folgen oft typische Vorstellungsgespräch Fragen. Einen Fragenkatalog mit 100 möglichen Fragen, die Ihnen im Vorstellungsgespräch gestellt werden können, finden Sie HIER (PDF). Weil einige Fragen in fast jedem Jobinterview gestellt werden, haben wir dazu ausführliche Artikel erstellt – mit passenden Antworten und Reaktionen:

• Warum sollten wir Sie einstellen?
• Warum sind Sie besser als andere?
• Haben Sie sich woanders beworben?
• Wie hoch war Ihr letztes Gehalt?
• Wo sehen Sie sich in 5 Jahren?
• Was war Ihre Lieblingsaufgabe?
• Was treibt Sie an?
• Was ist Ihre Motivation?

Schwächen im Vorstellungsgespräch

Auf eine besonders häufige und bei Bewerbern verhasste Frage wollen wir gesondert eingehen – die Frage nach den Schwächen im Vorstellungsgespräch. Bitte niemals ausweichen oder mit Blödsinn wie „Schokolade“ oder „Perfektionismus“ antworten. Beweisen Sie lieber, dass Sie mit Ihren Defiziten konstruktiv und selbstreflektiert umgehen können – DAS ist die wahre Stärke (siehe Video)!

3. Phase: Selbstpräsentation

Die Selbstpräsentation gehört zum festen Repertoire im Bewerbungsprozess. Meist wird dieser Teil im Ablauf eingeleitet mit der Aufforderung: „Erzählen Sie doch mal etwas über sich!“ Die anschließende Präsentation (nie ablesen – immer ein freier Vortrag!) sollte nicht länger als fünf bis zehn Minuten dauern und lässt sich vorab perfekt vorbereiten.

Für die Selbstpräsentation orientieren Sie sich am besten an der folgenden Aufbau-Formel:

Ich bin

• Selbstvorstellung (Name, Alter, Herkunft)
• Ausbildung/Studium, höchster Abschluss
• Bisherige Jobs, Erfahrungen

Ich kann

• Meilensteine des Berufslebens
• Besondere Qualifikationen, Zertifikate
• Größe Erfolge (Zahlen!)

Ich will

• Stärken und Talente mit Mehrwert
• Motivation für den Job
• Ziele in der Position

4. Phase: Rückfragen

In jedem professionellen Vorstellungsgespräch Ablauf kommt der Teil, in dem Sie Rückfragen stellen können und sollen. Nutzen Sie diese Chance zum Kennenlernen – immer! Sie dokumentieren damit echtes Interesse; beweisen, dass Sie vorbereitet sind und erfahren so mehr über den Job und das Unternehmen.

Eigene Fragen sind ein Symbol für Eigeninitiative, Selbstbewusstsein, und sie signalisieren eine professionelle Einstellung. Zu den besten Rückfragen gehören zum Beispiel diese:

• Wie definieren Sie Erfolg für diese Position?
• Was erwarten Sie von dem idealen Kandidaten?
• Was zeichnet Ihre besten Mitarbeiter aus?
• Was könnte mich an diesem Job am meisten frustrieren?
• Wie würden Sie den Führungsstil meines Chefs beschreiben?
• Wie würden Sie Ihre Unternehmenskultur beschreiben?
• Wie wird bei Ihnen Leistung gemessen und bewertet?
• Wie werden bei Ihnen Talente und Stärken gefördert?
• Warum arbeiten Sie gerne für dieses Unternehmen?
• Wann kann ich mit Ihrer Entscheidung rechnen?

5. Phase: Abschied

Der Ablauf des Vorstellungsgesprächs kommt in die Schlussphase. Leider machen viele Bewerber beim Abschied die schlimmsten Fehler. Unbedachte Äußerungen wie „Da bin ich aber froh, dass Sie mich eingeladen haben“ (Resterampe-Kandidat) oder: „Wie stehen meine Chancen denn jetzt so?“ (klingt nach Bittsteller) ruinieren einen bisher tadellosen Eindruck.

Einzig richtig: Bedanken Sie sich für das gute Gespräch und bekräftigen Sie den Wunsch, für das Unternehmen arbeiten zu wollen. Und stellen Sie allenfalls noch Fragen vom Typ: „Was wären die nächsten Schritte im Bewerbungsprozess?“ Oder: „Mit wem kann ich in Kontakt bleiben, um eventuelle Rückfragen zu besprechen?“ Danach bleibt nur noch, sich formvollendet zu verabschieden und das Gespräch zu beenden: Wieder viel lächeln, von allen namentlich verabschieden dazu ein kurzer, aber fester Händedruck mit Blickkontakt.

Vorstellungsgespräch Dauer

Jobinterviews haben zwar diesen typischen Ablauf – manche Phasen können sich aber auch verschieben. Klar, Begrüßung und Abschied bilden immer den Rahmen. Die Selbstpräsentation kann aber gleich zu Beginn kommen. Ebenso können Kennenlern-Phase und Rückfragen-Phase miteinander verschmelzen.

Wie lange ein Vorstellungsgespräch dauert, hängt zudem von der Gesprächsform und der Stelle ab, auf die Sie sich bewerben. Vorstellungsgespräche für höhere Positionen und für Führungskräfte dauern meist länger als solche für Sachbearbeiter. Im Durchschnitt dauert ein Vorstellungsgespräch zwischen 30 und 45 Minuten. Es kann auch länger als eine Stunde dauern. Das muss aber kein schlechtes Zeichen sein: Je länger es dauert, desto stärker ist man an Ihnen interessiert. Sie sind in der engeren Wahl – gut so!

Vorstellungsgespräch Nachbereitung

Ist das Vorstellungsgespräch vorbei und Sie befinden Sie auf dem Heimweg, sollten Sie sich einige Minuten zur Reflexion und Nachbereitung nehmen. Im Vorstellungsgespräch Ablauf ist dies die „heimliche“ 6. Phase. Stellen Sie sich bitte folgende Fragen:

• Wie ist das Vorstellungsgespräch gelaufen?
• Waren Sie mit sich und Ihren Antworten zufrieden?
• Wenn ja: Was ist gut gelaufen?
• Wenn nein: Was würden Sie das nächste Mal besser machen?

Überlegen Sie, ob das Unternehmen auch Sie überzeugen konnte. Ob alle Ihre Fragen zufriedenstellend beantwortet wurden. Kurz: ob es wirklich Ihr Traumjob und Wunschunternehmen ist.

Dankschreiben formulieren

Wenn Sie mit dem Ablauf zufrieden waren und Sie dort arbeiten möchten, spricht nichts dagegen, sich binnen 48 Stunden nach dem Vorstellungsgespräch per E-Mail bei dem Gesprächspartner für das freundliche Gespräch zu bedanken – mit einem klassischen Dankschreiben. Das könnte zum Beispiel so aussehen:

Sollten Sie von dem Arbeitgeber nichts mehr hören, dürfen Sie sich frühestens zwei Wochen nach dem Vorstellungsgespräch telefonisch erkundigen, ob es schon eine Entscheidung gibt. Mancher Ausleseprozess dauert länger. Deshalb: Bitte Geduld haben!

Der wichtigste Tipp zum Schluss

Hören Sie nicht auf, sich zu bewerben! Solange die Tinte unter dem neuen Arbeitsvertrag nicht trocken ist, haben Sie keinen neuen Job. Machen Sie also weiter und geben Sie nicht auf.

Wir wünschen viel Erfolg bei der Bewerbung!

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